En tant que chef d'équipe, vous et votre équipe effectuez les tâches quotidiennes qui, collectivement, constituent le « travail » de votre entreprise. Vous supervisez les différents composants du processus de flux de travail, ce qui donne une perspective unique et précieuse sur les outils et pratiques actuels : certains peuvent apporter une valeur ajoutée ou vous faire gagner du temps, tandis que d'autres constituent une opportunité de mise à niveau pour améliorer votre flux de travail.
Votre avis est important, notamment lorsqu'il s'agit de proposer un nouvel outil ou une nouvelle stratégie en tant que solution. Lors de la formulation d'un exemple de système de gestion des flux de travail à présenter à votre patron, il est important de prendre en compte chaque détail. Pour les décideurs, deux facteurs principaux sont prioritaires :
Combien cela coûte-t-il ? Et quels en sont les avantages pour l'entreprise ?
Cet article décrit les fonctionnalités de base et les défis courants de la gestion des flux de travail, ainsi que des exemples à des fins de clarification. De nombreux managers ont du mal à définir le processus de création d'un système de gestion des flux de travail efficace, mais le plus grand défi consiste à garantir sa durabilité.
Proposez des solutions, pas des problèmes
Les décideurs apprécient que leurs managers présentent des solutions clairement définies. L'achat initial d'outils de gestion des flux de travail est le chiffre le plus facile à déclarer, mais il ne représente qu'une partie des coûts de l'entreprise. Les informations issues de l'expérience directe vous permettent de détailler les coûts cachés des opportunités manquées en raison de goulots d'étranglement, de problèmes de communication ou d'autres obstacles au flux de travail.
Les coûts potentiels liés à l'ignorance de tels problèmes de flux de travail l'emportent largement sur l'achat initial du logiciel. En utilisant les prospects actuels comme exemples, vous pouvez clarifier le retour sur investissement positif d'une solution en expliquant à votre superviseur un scénario de goulot d'étranglement ou de mauvaise communication. Dans de nombreux cas, ces solutions de flux de travail sont essentiellement rentables, parfois plusieurs fois, en identifiant et en évitant les obstacles, en économisant du temps et en augmentant les profits.
Partagez votre expertise avec les décideurs
En plus de produire une analyse coûts-avantages officielle, vous pouvez également développer les avantages qualitatifs intangibles pour aider les décideurs à comprendre à quoi ressemble le « succès » pour votre équipe. Des qualités telles que la fierté du travail bien fait, l'adhésion des employés et l'amélioration du moral de l'équipe sont difficiles à mesurer, mais essentielles à la réussite.
Après avoir présenté les avantages quantifiables, tels qu'une productivité accrue et une augmentation des résultats, votre patron voudra certainement en savoir plus sur la solution que vous proposez.
Fonctions de gestion des flux de travail
La gestion des flux de travail implique la gestion d'un flux de tâches afin de créer un système organisé qui garantit la productivité. L'objectif ultime est de mettre au point un cadre permettant d'identifier les domaines nécessitant des améliorations afin de maintenir un flux de travail productif avec un produit final ou un service fiable. L'utilisation de Tableaux Kanban to management automotive manufacturing offre un exemple de référence de système de gestion des flux de travail.
Investir dans une solution logicielle peut aider les responsables dans le processus de cartographie initial, ce qui peut également accélérer les flux de travail, identifier les goulots d'étranglement et améliorer les fonctionnalités à long terme. En l'absence d'une méthode de feedback permettant d'identifier et de résoudre les problèmes de flux de travail, une efficacité accrue permet simplement de produire le même produit, mais plus rapidement.
Les solutions logicielles peuvent identifier les zones problématiques du processus de flux de travail, ce qui permet à votre équipe de résoudre le problème et d'augmenter efficacité: production d'une plus grande partie de droit produit final. En fin de compte, l'optimisation des flux de travail repose en grande partie sur deux fonctions : l'automatisation et l'intégration.
Automatisation
Automatisation implique de définir une logique basée sur des règles pour rationaliser les tâches nécessitant une exécution humaine. Les séquences manuelles répétitives peuvent occuper la journée de travail et ralentir les opérations. Par conséquent, de nombreuses équipes comptent sur l'automatisation en tant que ressource clé pour accélérer le flux de travail. La mise en œuvre de nouvelles technologies rationalise les tâches, réduit le risque d'erreurs humaines et fait gagner du temps à l'entreprise.
Dans un récent Forbes article, Jim Nicol écrit que « la voie vers une véritable automatisation des flux de travail numériques est pavée par l'intelligence artificielle ». Il met également en avant une enquête de Forrester qui indique que 61 % des entreprises ont classé l'automatisation des processus robotiques (RPA) comme leur principal cas d'utilisation en matière d'automatisation.
La RPA est une forme d'automatisation basée sur des logiciels, des robots et l'intelligence artificielle (IA) pour réduire les tâches humaines manuelles. L'utilisation de l'automatisation est devenue plus importante au début de la pandémie de COVID-19, lorsque les entreprises ont commencé à intégrer plus d'opérations numériques que jamais auparavant.
Ressource croissante pour de nombreux secteurs, l'avenir de l'automatisation s'annonce prometteur. Il est prévu d'atteindre 39,49 milliards de dollars américains d'ici 2027, les prévisions du marché de l'automatisation des flux de travail se traduisent par un taux de croissance annuel composé (TCAC) de 23,68 % entre 2020 et 2027.
Intégration
Intégration associe votre système de flux de travail actuel à des solutions de flux de travail supplémentaires pour créer un processus puissant. Les fonctionnalités d'intégration permettent d'étendre un système actuel afin d'améliorer ses fonctionnalités. De nombreux systèmes offrent une combinaison d'automatisation et d'intégration, ce qui permet aux équipes d'utiliser plusieurs fonctions différentes via un seul système, au lieu d'utiliser plusieurs plateformes.
Lorsque vous déterminez la solution la mieux adaptée à votre organisation, il est important de passer en revue les processus existants afin d'identifier les domaines à améliorer. Où se situent les goulots d'étranglement ? Quelle est la tâche qui prend le plus de temps ? Qu'est-ce qui peut être automatisé pour réduire les actions humaines ?
Ensuite, évaluez quels services ont besoin d'un meilleur système et créez une solution pour répondre à ce besoin. Par exemple, les équipes d'assistance peuvent avoir besoin d'aide pour répondre aux demandes du service client. Ils bénéficieraient d'un système qui répartirait automatiquement la charge de travail de manière uniforme entre les membres du personnel. Les équipes logistiques ont besoin d'un flux de travail structuré pour garantir les livraisons et la correspondance à temps avec un minimum d'erreurs.
Déterminer les besoins de votre entreprise et élaborer une stratégie pour y répondre sont deux étapes essentielles pour obtenir des résultats positifs.
Exemples de systèmes de gestion des flux de travail : création de la solution idéale pour votre équipe
Lorsque vous recherchez le système de gestion de flux de travail idéal, tournez-vous vers Gmelius, une plateforme de communication et de collaboration pour Gmail. Gmelius résout les problèmes courants liés aux flux de travail en combinant automatisation et intégration au sein d'une seule plateforme fluide.
Avec Gmelius, les équipes peuvent accéder à une gamme d'outils de gestion des flux de travail, en plus des règles d'automatisation des flux de travail, pour rationaliser les tâches, améliorer la communication et augmenter les opportunités de collaboration dans une nouvelle ère de travail à distance.
Voici quelques exemples de systèmes de gestion des flux de travail qui utilisent Gmelius comme solution logicielle.
Architecture bidirectionnelle = intégration fluide unique
La solution de boîte de réception partagée de Gmelius améliore la communication et la collaboration. Les équipes n'ont plus besoin de compter sur la gestion et le transfert manuels des e-mails. Au lieu de cela, les membres peuvent collaborer en temps réel via une boîte de réception partagée.
Comparé à d'autres boîtes de réception partagées ordinaires, Gmelius a le pouvoir de le transformer en un système de gestion des flux de travail grâce à de puissantes intégrations avec des applications telles que Slack, Trello, Zapier, etc. Plutôt que de passer d'une application à l'autre, les équipes utilisant Gmelius peuvent rester sur une seule plateforme pour rationaliser le flux de travail.
Comment cela fonctionne-t-il ?
Slack. Slack est une application de messagerie instantanée populaire conçue pour permettre aux employés de discuter au sein des services ou en équipe. Cette intégration connecte les boîtes de réception partagées d'une équipe dans Gmail avec Slack chaînes permettant aux membres de l'équipe de collaborer sur des e-mails sans quitter Slack. Les équipes peuvent :
- répondre aux e-mails
- ajouter des notes internes aux fils de discussion
- modifier le statut des e-mails
- attribuer des e-mails aux membres de l'équipe
Trello. Cette application de création de listes de style Kanban permet gestion de projet facile. Grâce à l'intégration bidirectionnelle unique de Gmelius avec Trello, les équipes peuvent facilement transformer des libellés Gmail collaboratifs en tableaux Kanban. Le tableau Gmelius peut ensuite être converti en tableau Trello qui synchronise les e-mails, les tâches et les dates d'échéance en temps réel : à la fois dans Gmail et Trello. Les tableaux Trello peuvent également être importés dans Gmail pour répondre aux préférences de l'équipe. Certains membres de l'équipe préférant travailler depuis Gmail, cette option simplifie les opérations.
Zapier. Zapier est un outil d'automatisation qui déplace automatiquement les informations entre les applications Web. L'intégration unique avec Zapier permet aux équipes de connecter Gmelius à des milliers d'autres services Web. Les connexions automatisées appelées Zaps automatisent les tâches quotidiennes et créent des flux de travail entre les applications qui ne seraient pas possibles autrement. Les équipes peuvent se mettre en place en quelques minutes sans aucun codage. Apprenez à connecter Gmelius à Zapier ici.
Automatisez Grunt Work grâce à de puissantes règles d'automatisation des flux de travail
L'automatisation des flux de travail permet de gagner du temps, de réduire les risques d'erreurs et d'accroître la productivité des équipes. Gmelius facilite encore l'automatisation des flux de travail grâce à des règles puissantes qui automatisent les processus quotidiens d'une entreprise.
Cet exemple de support client illustre comment Gmelius peut aider les équipes à automatiser les tâches et à répartir la charge de travail de manière uniforme.
Avec Gmelius, les équipes peuvent gérer les boîtes de réception de l'entreprise, comme support@, définir des règles d'automatisation des flux de travail pour envoyer des réponses automatiques, distribuer le flux de travail aux membres de l'équipe en fonction des déclencheurs de la ligne d'objet et ajouter des balises de priorité pour améliorer les temps de réponse. Ces automatisations se traduisent non seulement par un meilleur support client, mais cette logique basée sur des règles peut également permettre à l'entreprise de gagner des heures de temps par semaine.
Les équipes logistiques voient également de grands avantages à définir des règles d'automatisation des flux de travail. La plupart des opérations fonctionnent comme un processus du début à la fin qui ne permet qu'un minimum d'erreurs pour réussir. L'automatisation des séquences pour effectuer le travail manuel généralement effectué par les membres de l'équipe réduit ces risques et permet d'améliorer la performance des flux de travail logistiques.
Les équipes logistiques performantes doivent suivre des politiques strictes en matière d'accord de niveau de service (SLA) pour garantir le succès des clients et des fournisseurs. Une violation potentielle pourrait avoir des conséquences coûteuses pour une entreprise, notamment une atteinte à la réputation en raison d'un service médiocre.
Gmelius évite les divergences potentielles en permettant aux équipes de définir des règles d'automatisation qui informent les membres de l'équipe des violations potentielles des SLA. Cette logique basée sur des règles garantit également que les bons e-mails sont attribués aux bons membres de l'équipe. La mise en œuvre de ces types d'automatisation des flux de travail peut augmenter les taux de réalisation des SLA et accélérer le temps de résolution.
Pour fonctionner au mieux, chaque entreprise a besoin d'un solide système de gestion des flux de travail. Lorsque vous envisagez un système de gestion des flux de travail pour votre entreprise, pensez à Gmelius. Gmelius propose d'innombrables solutions pour accélérer le flux de travail et créer une solution durable qui évoluera à mesure que votre entreprise se développe.
Cet article présente des exemples de systèmes de gestion des flux de travail et explique comment les utiliser avec Gmelius. Découvrez nos fonctionnalités et intégrations et découvrez comment Gmelius est conçu pour améliorer la communication et la collaboration au sein des équipes. Prêt à démarrer ? INSCRIVEZ-VOUS aujourd'hui !
