A colaboração on-line tem se tornado cada vez mais o principal método para as equipes trabalharem juntas em uma ampla variedade de tarefas. As ferramentas de colaboração on-line para empresas facilitam o processo, oferecendo uma plataforma projetada para reunir os membros da equipe em um espaço digital, independentemente de sua localização ou fuso horário.
Durante anos, a colaboração presencial foi o método preferido para equipes trabalharem juntas. No entanto, o mundo digital atual transformou o local de trabalho após a introdução de ferramentas inovadoras para agilizar as oportunidades de comunicação e colaboração on-line.
Os benefícios inegáveis da colaboração on-line
O início da pandemia da COVID-19 trouxe mudanças monumentais para as empresas. Os bloqueios obrigatórios afastaram os funcionários das configurações presenciais do escritório e exigiram um ajuste em novos ambientes de trabalho remotos. Embora essas mudanças tenham causado o fim de muitas empresas, elas também produziram um Aumento de 44% em tecnologias digitais de 2019 a 2021.
1. Produtividade
Este ano, muitas empresas retornaram aos ambientes de trabalho híbridos ou presenciais, no entanto, a utilidade das ferramentas de colaboração on-line não está perdida. Na verdade, o recente aumento tecnológico teve um efeito substancial na força de trabalho, melhorando a comunicação, facilitando o agendamento flexível e aumentando a eficiência e a produtividade da equipe.
Embora a colaboração presencial ofereça muitos benefícios para as equipes, como a comunicação instantânea e a capacidade de construir relacionamentos pessoalmente, as ferramentas de colaboração on-line podem, na verdade, aumentar o trabalho produtivo. Eles reduzem as distrações comuns no escritório e permitem que os membros da equipe trabalhem juntos de forma conveniente, independentemente da localização.
2. Acesso e inclusão
Outro benefício inesperado surgiu como uma sensação de inclusividade entre equipes que confiam em sua capacidade de trocar ideias continuamente. Sem esse acesso ilimitado para colaborar, esse tipo de camaradagem entre a multidão geralmente falta nas colaborações cara a cara.
Trabalhar em uma plataforma unificada permite que cada membro da equipe seja visto e ouvido (digitalmente) em tempo real. As ferramentas de colaboração digital abrem oportunidades de inclusão; elas oferecem mais funcionários maior acessibilidade às reuniões e discussões que eles possam ter perdido em ambientes de escritório presenciais.
As reuniões on-line dão voz aos membros da equipe que se sentem desconfortáveis demais para compartilhar ideias em uma sala de reuniões lotada, seja devido a um medo profundo de falar em público ou ao medo de serem interrompidos ou discutidos por outros membros da equipe que falam mais alto.
Esse tipo de preconceito inconsciente sempre foi um problema significativo na força de trabalho que as ferramentas de colaboração on-line podem começar a resolver. Essas ferramentas de comunicação incentivam discussões abertas e contínuas que ocorrem on-line em um formato estruturado e organizado.
Cada informação é claramente documentada para referência, facilitando a navegação para as equipes que gerenciam uma grande carga de trabalho.
3. Economia de custos
Outro benefício notável da colaboração on-line é a redução nos custos indiretos. Embora a colaboração presencial exija um local físico para acomodar os funcionários, as empresas que operam remotamente não precisam alugar espaço de escritório. Em vez disso, a economia pode ser alocada para ferramentas de colaboração on-line que aumentam ainda mais a produtividade, resultando em um maior ROI.
As melhores ferramentas de colaboração on-line para empresas
Ferramentas de colaboração on-line for business revolucione a forma como as equipes trabalham, oferecendo uma plataforma segura para compartilhar ideias, gravar conversas e trabalhar em conjunto, não importa onde os membros da sua equipe estejam localizados. No entanto, pode parecer difícil pesquisar todas as opções disponíveis.
Embora você não esteja limitado pelo tamanho da sua equipe, é um parâmetro útil de referência que pode ajudar a restringir suas escolhas ao avaliar a utilidade de uma ferramenta. Você pode trabalhar com uma equipe de 2 a 5 membros em um startup, em um pequena empresa (menos de 75 funcionários), um nível médio empresa (75-400 funcionários), ou em uma das muitas equipes globais, nível corporativo corporação.
A chave é encontrar ferramentas que atendam às necessidades da sua equipe e que possam crescer à medida que sua organização cresce. Mais importante ainda, as ferramentas on-line devem atender a todas as suas necessidades comerciais, incluindo canais de comunicação síncronos e assíncronos.
A maioria das empresas opera usando comunicação assíncrona; essas mensagens não exigem resposta imediata, mas alguns funcionários preferem a opção de receber respostas imediatas (também conhecida como síncrono comunicação). O e-mail oferece o principal exemplo de comunicação assíncrona, enquanto as ferramentas de mensagens instantâneas ou chamadas telefônicas funcionam de forma síncrona.
Alguns exemplos de ferramentas de colaboração on-line para empresas incluem documentos on-line que permitem edição em tempo real, plataformas de gerenciamento de projetos e caixas de entrada de e-mail compartilhadas, todos oferecendo métodos de comunicação assíncrona e síncrona.
Vamos examinar mais de perto algumas das ferramentas de colaboração on-line mais usadas e como elas podem ajudar empresas de diferentes tamanhos.
1. Ferramentas de mensagens instantâneas
A capacidade de enviar mensagens e receber uma resposta instantânea é necessária para empresas de todos os tamanhos. Esses tipos de métodos de comunicação síncrona permitem que os funcionários simplifiquem a comunicação enquanto permanecem conectados on-line via desktop ou dispositivo móvel.
Para uma pequena startup, Slack é uma plataforma fácil de usar que permite que os funcionários criem canais específicos para várias funções da empresa. Um canal do Slack é um espaço criado para discutir um tema ou tópico em que membros específicos da equipe podem ser convidados a discutir questões de suporte ao cliente, prazos de envio ou iniciativas de marketing.
Alguns canais oferecem a chance de conectar pessoas com interesses comuns, como um clube do livro da empresa, um fórum de saúde mental ou um canal de networking para contadores em várias empresas.
Oferecer aos funcionários um espaço dedicado para interesses diversos pode criar oportunidades únicas de colaboração, que também são gratuitas, para uma empresa que está começando. O plano gratuito do Slack oferece acesso a 10.000 das mensagens mais recentes da sua equipe, além de 10 integrações com outros aplicativos, como Google Drive, Office 365 e muito mais.
Os planos profissionais e de negócios pagos podem acomodar empresas em crescimento ou empresas de pequeno a médio porte.
2. Caixas de entrada de e-mail compartilhadas
As caixas de entrada compartilhadas são ferramentas de colaboração que fornecem eficiência para gerenciar endereços de e-mail da empresa. Em vez de gerenciar caixas de entrada separadas da empresa com logins e senhas diferentes, as caixas de entrada compartilhadas permitem que as equipes gerenciem vários endereços de e-mail juntas em um único local.
No entanto, muitas caixas de entrada compartilhadas carecem de oportunidades de colaboração que podem fazer com que os membros da equipe adivinhem quem respondeu a qual e-mail. Toda essa confusão geralmente resulta em respostas duplicadas ou na ausência total de respostas.
O Gmelius, uma plataforma de comunicação e colaboração para o Gmail, oferece uma caixa de entrada compartilhada com recursos de colaboração perfeitos para equipes grandes e pequenas.
O Gmelius permite que as equipes façam login usando sua própria conta do Gmail para visualizar os endereços de e-mail compartilhados pela empresa. Além disso, o Gmelius também oferece às equipes a capacidade de atribuir e delegar conversas, compartilhar marcadores do Gmail, escrever notas pessoais de e-mail nas margens laterais de um e-mail e automatizar processos com recursos exclusivos regras de automação do fluxo de trabalho.
A caixa de entrada compartilhada do Gmelius oferece às empresas uma visão geral clara das operações, além de oferecer outras integrações úteis. Tudo é acessível por meio do Gmail, o que o torna fácil de usar para startups e fácil de escalar para empresas de médio a grande porte.
Experimente o Gmelius gratuitamente, aqui.
3. Soluções de gerenciamento de projetos
O gerenciamento de projetos exige colaboração entre os membros da equipe, mas muitas vezes é difícil para as equipes se conectarem. Soluções de gerenciamento de projetos, como Trello, Asana e aplicativos de criação de listas no estilo Kanban, ajudam as equipes a organizar as tarefas do projeto juntas em um formato organizado.
A colaboração presencial exige muito mais esforço para agendar reuniões e organizar várias mensagens para coordenar os detalhes do projeto.
As soluções de gerenciamento de projetos on-line reduzem os erros de comunicação e o tempo de coordenação entre as equipes. Para empresas maiores, a comunicação eficiente é essencial. O Trello permite que as equipes criem painéis relacionados a projetos específicos que podem ser atribuídos aos membros da equipe para esclarecimentos.
Empresas de médio a grande porte podem se beneficiar de ferramentas de colaboração que priorizam a organização, já que gerenciar vários projetos com centenas de funcionários pode ser complicado.
Por exemplo, um empresa de logística o responsável por grandes remessas deve ter um processo organizado e bem documentado para garantir entregas bem-sucedidas. Em vez de coordenar listas de embarque por meio de ligações telefônicas ou intermináveis linhas de e-mail, as soluções de gerenciamento de projetos on-line rastreiam os pedidos visualmente para que você possa enxergar o estágio de cada remessa, bem como o membro da equipe designado que é responsável.
O Gmelius oferece painéis Kanban do Gmail que podem ser sincronizados com o Trello em tempo real para ajudar empresas de todos os tamanhos a gerenciar tarefas com maior eficiência. O visual abaixo ilustra como as equipes podem separar tarefas e atribuí-las a membros específicos com prazos, níveis de prioridade e comentários sobre o status.
Conclusão
A chave para uma colaboração on-line bem-sucedida é encontrar e, em seguida, utilizar as ferramentas certas para sua empresa. A colaboração on-line se tornou cada vez mais essencial para as empresas à medida que as operações digitais aumentam. O uso de uma ferramenta como o Gmelius permite que as equipes gerenciem projetos, se conectem via Slack e outras ferramentas de mensagens e trabalhem em uma caixa de entrada compartilhada, tudo em uma única plataforma de colaboração.
É necessário um treinamento mínimo, permitindo uma fácil implementação para equipes de 10, 20 ou 500. Comece hoje mesmo gratuitamente!
Gmelius oferece inúmeras ferramentas de colaboração on-line para empresas. Confira nossos recursos e integrações e saiba como o Gmelius foi criado para melhorar a comunicação e a colaboração da equipe.
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