Como gerente de equipe, seu dia de trabalho padrão pode começar fazendo login em sua caixa de entrada, endereçando e-mails e formulando uma lista de tarefas pendentes para o dia. Em seguida, você começa a comunicar responsabilidades e atribuí-las em um aplicativo de gerenciamento de tarefas. Esse processo pode levar de 15 minutos a horas do seu dia de trabalho.
Alternar entre e-mail e outros aplicativos de gerenciamento de tarefas pode ser oportuno e frustrante. Mas e se houvesse uma maneira mais fácil de lidar com e-mails e tarefas?
As ferramentas de gerenciamento de tarefas de e-mail podem levar sua caixa de entrada ao próximo nível para que sua equipe possa compartilhar, gerenciar e acompanhar projetos em uma plataforma conveniente.
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O que é gerenciamento de tarefas de e-mail?
O gerenciamento de tarefas de e-mail envolve o uso de sua caixa de entrada para endereçar, organizar e atribuir tarefas recebidas. Muitas tarefas recebidas vêm da sua conta de e-mail. Isso torna o e-mail e as tarefas inextricáveis.
Embora o e-mail possa classificar sistematicamente os e-mails por remetente, assunto, data etc., o processo nem sempre é eficiente. Você ainda precisará alternar entre aplicativos de e-mail e gerenciamento de tarefas para realizar o trabalho.
Muitas equipes optam por um aplicativo de gerenciamento de tarefas separado. Mas existem soluções simples que podem ajudar você a organizar as tarefas recebidas. Isso inclui:
Pastas de e-mail
As pastas de e-mail ficam na lateral da sua caixa de entrada e podem ajudar a manter os e-mails recebidos organizados. Por exemplo, você pode nomear uma pasta como “acompanhamentos” para e-mails recebidos de clientes que precisam de respostas ou “tarefas pendentes” para e-mails que precisam ser atribuídos a outros membros da equipe. As pastas minimizam a bagunça na caixa de entrada e mantêm as tarefas recebidas organizadas.
Etiquetas de e-mail
O Gmail usa marcadores em vez de pastas para organização. As etiquetas têm essencialmente a mesma finalidade das pastas e ficam no painel esquerdo da sua caixa de entrada do Gmail. As etiquetas podem ser codificadas por cores para uma melhor organização. Você também pode aplicar vários marcadores a um e-mail e, posteriormente, encontrar esse e-mail específico clicando em qualquer um de seus rótulos.
As tarefas fazem o que pastas e rótulos não podem fazer
Embora marcadores e pastas de e-mail possam ajudar a organizar os e-mails recebidos e ajudá-lo a navegar pelas tarefas, transformar e-mails em uma tarefa ainda é uma necessidade. Em vez de inserir um aplicativo separado, uma solução de gerenciamento de projetos/tarefas pode ser integrada diretamente na sua caixa de entrada para que as equipes possam ver as tarefas visualmente e organizar melhor a carga de trabalho.
Transforme sua caixa de entrada em um sistema de gerenciamento de tarefas
Tantos quanto 42% das organizações não vejo o valor do gerenciamento de projetos. Embora o e-mail possa oferecer grandes oportunidades para organizar tarefas, ele pode não ser uma ferramenta eficaz para tarefas por si só. No entanto, o gerenciamento de tarefas de e-mail por meio de soluções de gerenciamento de projetos pode economizar 153 horas por ano para o gerente médio.
As soluções de gerenciamento de projetos assumem várias formas. Muitas equipes optam por um estilo de gerenciamento Kanban, que oferece uma solução visual de gerenciamento de projetos na forma de colunas para aumentar a transparência e fornecer comunicação em tempo real sobre os projetos.
O Gmelius, uma solução de comunicação e colaboração para o Gmail, oferece Quadros Kanban projetado especificamente para se integrar à sua caixa de entrada do Gmail. Qualquer e-mail pode ser atribuído como um cartão de tarefa com os painéis Kanban do Gmail. Isso permite que você tenha uma visibilidade clara dos fluxos de trabalho da sua equipe diretamente dos da sua equipe caixa de entrada compartilhada. As equipes podem:
- visualize painéis por meio de sua caixa de entrada compartilhada
- atribuir tarefas diretamente da caixa de entrada do Gmail
- definir o status de um ticket
- marcar colegas
- adicione notas aos tickets para contextualizar
A “visualização do quadro” fica no lado esquerdo do seu Gmail para visualizar seus painéis Kanban com um clique.
Se você é gerente de vários departamentos da sua empresa, precisa de uma maneira simples de gerenciar projetos e tarefas do cliente e, ao mesmo tempo, garantir que os prazos sejam cumpridos para manter o orçamento. Gmelius ajuda exatamente com isso.
Por exemplo, se você quiser entrar em contato com sua equipe de suporte, cada coluna pode ser atribuída a um representante específico para que você possa ver quais tarefas estão na coluna.
Se você perceber que um membro da equipe recebeu muitas tarefas, você pode simplesmente fazer a transição de uma tarefa para outro membro do conselho para distribuir sua carga de trabalho de forma eficaz. Como resultado, as equipes não precisam mais se sentir sobrecarregadas e os projetos podem continuar no caminho certo. Você pode até mesmo sincronizar seus quadros Kanban com Trello—um aplicativo de criação de listas kanban.
Gerenciamento de tarefas de e-mail para equipes
O Gmelius ajuda as equipes a gerenciar todo o ciclo de vida de uma tarefa, simplificando as responsabilidades diárias em uma plataforma colaborativa. Além dos painéis Kanban para o Gmail, o Gmelius também permite que as equipes compartilhem marcadores do Gmail, personalizem e compartilhem modelos de e-mail e automatizem o acompanhamento.
Etiquetas compartilhadas do Gmail. Conforme discutido acima, Etiquetas do Gmail pode ajudar as equipes a classificar e filtrar os e-mails recebidos para uma melhor organização. Com o Gmelius, sua equipe pode compartilhar e-mails novos ou existentes em uma caixa de entrada compartilhada para que todos possam trabalhar com o mesmo rótulo para manter a comunicação e a organização.
Modelos de e-mail compartilhados. Responder a e-mails e enviar acompanhamentos pode levar horas. Agilize o processo com Modelos de e-mail compartilhados do Gmelius para que você e sua equipe possam criar respostas robustas juntos.
Automação do fluxo de trabalho. Automatize tarefas domésticas usando automação do fluxo de trabalho regras. Os e-mails recebidos podem ser classificados em um rótulo do Gmail ou em um quadro Kanban simplesmente escolhendo os gatilhos e definindo as condições. O acompanhamento e a delegação podem ser concluídos com um clique. Sem falar que nosso sequências O recurso pode automatizar os fluxos de trabalho e processos da sua empresa para que sua equipe possa enviar facilmente campanhas diretas do Gmail ou do G Suite e manter seus leads engajados durante todo o ciclo de vendas.
Integração bidirecional. Precisa comunicar uma tarefa rapidamente? O Gmelius oferece integração com Slack, Zoom e outras plataformas comumente usadas para equipes. As equipes podem facilmente enviar e-mails por meio de um canal do Slack ou agendar reuniões do Zoom no Gmail para eliminar o incômodo de alternar entre aplicativos.
Ao utilizar uma solução de gerenciamento de tarefas de e-mail, as equipes podem endereçar e-mails e tarefas em uma interface para facilitar suas listas de tarefas e, ao mesmo tempo, evitar a bagunça na caixa de entrada.
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