Als Teammanager kann Ihr normaler Arbeitstag damit beginnen, dass Sie sich in Ihren Posteingang einloggen, E-Mails adressieren und eine To-do-Liste mit Aufgaben für den Tag formulieren. Dann beginnen Sie, Verantwortlichkeiten zu kommunizieren und sie in einer Aufgabenverwaltungsanwendung zuzuweisen. Dieser Vorgang kann zwischen 15 Minuten und Stunden Ihres Arbeitstages dauern.
Das Hin- und Herwechseln zwischen E-Mail- und anderen Aufgabenverwaltungsanwendungen kann zeitaufwändig und frustrierend sein. Aber was wäre, wenn es eine einfachere Möglichkeit gäbe, E-Mails und Aufgaben zu bearbeiten?
Tools zur E-Mail-Aufgabenverwaltung können Ihren Posteingang auf die nächste Ebene heben, sodass Ihr Team Projekte auf einer praktischen Plattform teilen, verwalten und verfolgen kann.
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Was ist E-Mail-Task-Management?
Bei der E-Mail-Aufgabenverwaltung wird Ihr Posteingang verwendet, um eingehende Aufgaben zu adressieren, zu organisieren und zuzuweisen. Viele eingehende Aufgaben stammen von Ihrem E-Mail-Konto. Dadurch sind E-Mails und Aufgaben untrennbar miteinander verbunden.
E-Mails können E-Mails zwar systematisch nach Absender, Betreff, Datum usw. sortieren, der Prozess ist jedoch nicht immer effizient. Sie müssen immer noch zwischen E-Mail- und Aufgabenverwaltungsanwendungen hin und her wechseln, um Ihre Arbeit zu erledigen.
Viele Teams entscheiden sich für eine separate Aufgabenverwaltungsanwendung. Es gibt jedoch einfache Lösungen, mit denen Sie eingehende Aufgaben organisieren können. Dazu gehören:
E-Mail-Ordner
E-Mail-Ordner befinden sich an der Seite Ihres Posteingangs und können dazu beitragen, eingehende E-Mails zu organisieren. Beispielsweise kannst du einen Ordner als „Follow-ups“ für eingehende Kunden-E-Mails, die beantwortet werden müssen, oder als „ausstehende Aufgaben“ für E-Mails, die anderen Teammitgliedern zugewiesen werden müssen, benennen. Ordner minimieren die Unordnung im Posteingang und sorgen dafür, dass eingehende Aufgaben organisiert sind.
E-Mail-Etiketten
Gmail verwendet Labels anstelle von Ordnern für die Organisation. Labels dienen im Wesentlichen demselben Zweck wie Ordner und befinden sich im linken Bereich Ihres Gmail-Posteingangs. Die Etiketten können zur besseren Organisation farblich gekennzeichnet werden. Sie können einer E-Mail auch mehrere Labels zuordnen und diese bestimmte E-Mail später finden, indem Sie auf eines der Labels klicken.
Aufgaben tun, was Ordner und Labels nicht können
E-Mail-Labels und -Ordner können zwar dabei helfen, eingehende E-Mails zu organisieren und Ihnen bei der Navigation durch Aufgaben zu helfen, aber die Umwandlung von E-Mails in eine Aufgabe ist immer noch eine Notwendigkeit. Anstatt eine separate Anwendung einzugeben, kann eine Projekt-/Aufgabenverwaltungslösung direkt in Ihren Posteingang integriert werden, sodass Teams Aufgaben visuell sehen und die Arbeitsbelastung besser organisieren können.
Verwandeln Sie Ihren Posteingang in ein Aufgabenverwaltungssystem
So viele wie 42% der Organisationen Ich sehe den Wert des Projektmanagements nicht. E-Mails bieten zwar enorme Möglichkeiten zur Organisation von Aufgaben, sind aber für sich genommen möglicherweise kein effektives Tool. Durch das E-Mail-Aufgabenmanagement mithilfe von Projektmanagementlösungen kann der durchschnittliche Manager jedoch 153 Stunden pro Jahr einsparen.
Projektmanagement-Lösungen haben viele Formen. Viele Teams entscheiden sich für einen Kanban-Managementstil, der eine visuelle Projektmanagementlösung in Form von Spalten bietet, um die Transparenz zu erhöhen und die Kommunikation über Projekte in Echtzeit zu ermöglichen.
Gmelius, eine Kommunikations- und Kollaborationslösung für Gmail, bietet Kanban-Tafeln speziell für die Integration in Ihren Gmail-Posteingang entwickelt. Jede E-Mail kann als Aufgabenkarte für Gmail-Kanban-Boards zugewiesen werden. Auf diese Weise erhalten Sie direkt von Ihrem Team aus einen klaren Überblick über die Arbeitsabläufe Ihres Teams geteilter Posteingang. Teams können:
- Pinnwände über ihren gemeinsamen Posteingang anzeigen
- Aufgaben direkt aus ihrem Gmail-Posteingang zuweisen
- den Status eines Tickets festlegen
- taggen Sie Kollegen
- Notizen zu Tickets für den Kontext hinzufügen
Die „Board-Ansicht“ befindet sich auf der linken Seite Ihres Gmail, sodass Sie Ihre Kanban-Boards mit einem Klick anzeigen können.
Wenn Sie in Ihrem Unternehmen mehrere Abteilungen leiten, benötigen Sie eine einfache Möglichkeit, Kundenprojekte und -aufgaben zu verwalten und gleichzeitig sicherzustellen, dass die Termine eingehalten werden, um das Budget einzuhalten. Gmelius hilft genau dabei.
Wenn Sie beispielsweise mit Ihrem Support-Team Kontakt aufnehmen möchten, kann jede Spalte einem bestimmten Mitarbeiter zugewiesen werden, sodass Sie sehen können, welche Aufgaben in der jeweiligen Spalte enthalten sind.
Wenn Sie feststellen, dass einem Teammitglied zu viele Aufgaben zugewiesen wurden, können Sie einfach eine Aufgabe auf ein anderes Vorstandsmitglied übertragen, um dessen Arbeitslast effektiv zu verteilen. Dadurch müssen sich die Teams nicht mehr überlastet fühlen und die Projekte können auf Kurs bleiben. Sie können Ihre Kanban-Boards sogar mit synchronisieren Trello—eine Anwendung zur Erstellung von Kanban-Listen.
E-Mail-Aufgabenmanagement für Teams
Gmelius hilft Teams dabei, den gesamten Lebenszyklus einer Aufgabe zu verwalten, indem alltägliche Aufgaben auf einer kollaborativen Plattform vereinfacht werden. Zusätzlich zu den Kanban-Boards für Gmail ermöglicht Gmelius Teams auch, Gmail-Labels zu teilen, E-Mail-Vorlagen anzupassen und zu teilen sowie Follow-ups zu automatisieren.
Geteilte Gmail-Labels. Wie oben besprochen, Gmail-Bezeichnungen kann Teams dabei helfen, eingehende E-Mails zu sortieren und zu filtern, um sie besser zu organisieren. Mit Gmelius kann dein Team neue oder bestehende E-Mails in einem gemeinsamen Posteingang teilen, sodass alle von demselben Label aus arbeiten können, um die Kommunikation und Organisation aufrechtzuerhalten.
Geteilte E-Mail-Vorlagen. Das Beantworten von E-Mails und das Senden von Follow-ups kann Stunden dauern. Beschleunigen Sie den Vorgang mit Geteilte E-Mail-Vorlagen von Gmelius sodass Sie und Ihr Team gemeinsam aussagekräftige Antworten erstellen können.
Workflow-Automatisierung. Automatisieren Sie untergeordnete Aufgaben mithilfe von Workflow-Automatisierung Regeln. Eingehende E-Mails können in ein Gmail-Label oder ein Kanban-Board sortiert werden, indem einfach Auslöser ausgewählt und Bedingungen festgelegt werden. Nachverfolgung und Delegierung können mit einem Klick abgeschlossen werden. Ganz zu schweigen von unseren Sequenzen Mit dieser Funktion können Sie die Arbeitsabläufe und Prozesse Ihres Unternehmens automatisieren, sodass Ihr Team ganz einfach Drip-Kampagnen von Gmail oder G Suite aus versenden und Ihre Leads während des gesamten Verkaufszyklus binden kann.
Bidirektionale Integration. Müssen Sie eine Aufgabe schnell kommunizieren? Gmelius bietet eine Integration mit Slack, Zoom und anderen häufig verwendeten Plattformen für Teams. Teams können ganz einfach E-Mails über einen Slack-Kanal senden oder Zoom-Meetings in Gmail planen, um das lästige Hin- und Herwechseln zwischen Anwendungen zu vermeiden.
Mithilfe einer E-Mail-Aufgabenverwaltungslösung können Teams E-Mails und Aufgaben in einer Oberfläche bearbeiten, um ihre To-Do-Listen im Handumdrehen abzuarbeiten und gleichzeitig die Unordnung im Posteingang zu vermeiden.
Wenn Sie nach einer Möglichkeit suchen, Ihre E-Mail leistungsfähiger zu machen, melden Sie sich an heute bei Gmelius!
