According to a report by Radicati Group, the number of email accounts per user is currently 1.75 and that's likely to go up to 1.86 by 2022. With 26% of all emails sent through Gmail, a lot of us juggle multiple Google accounts with multiple Gmail addresses. We may have one for private purposes, one for general work email, one for specific projects, one for team work, and so on.
When none of these accounts are connected, we lose a lot of time and focus switching between them - not to mention the risk of missing important messages or emails going unanswered.
Luckily, Gmail allows you to handle multiple Gmail accounts and email addresses from one Gmail inbox. In this post, we'll discuss how you can easily set up the Gmail multiple inboxes feature to manage multiple Gmail accounts in one inbox.
We'll also discuss how you can make inbox management even more efficient and use Gmelius to create a shared inbox straight within Gmail to collaborate with team members on the same emails without having to give them access to your entire Gmail account.
Can't wait to give it a go? Sign up for Gmelius today and easily manage team emails from a collaborative inbox without needing to leave Gmail.
How to Manage Multiple Gmail Accounts in One Inbox
Multiple Gmail Accounts One Inbox
- In your primary Gmail account, go to "Settings" > "See all settings" > "Accounts and Import"
- In the "Send mail as:" section, add a second Gmail account.
- Click the "Send Verification" button
- Verify your secondary email address
- Select your default way of replying
- In your secondary account, go to "Settings" > "Forwarding and POP/IMAP" > "Forwarding:" section
- Click "Add a forwarding address" and enter your primary account's Gmail address
- Copy/paste the confirmation code to confirm your forwarding address
- Choose a forwarding option
Now, let's go over these steps in detail.
Step 1: Go to "Settings" > "See all settings" > "Accounts"
Start in the Gmail account from where you want to manage all of your other accounts and go to "Settings" > "See all settings" > "Accounts".
Step 2: In the "Send mail as:" section, add your secondary Gmail account
In the "Send mail as:" section, click on "Add another email address". A pop-up will appear where you can add the email address you'd like to add, as well as the sender name it should display. Check the "Treat as an alias" box to make sure emails from your secondary account arrive in your primary inbox.
When you're done, click "Next Step".
Step 3: Click the "Send Verification" button
You're now able to click the "Send Verification" button, which will cause an automatic email to be sent to your secondary email account. Make sure not to close the pop-up once you've clicked the button.
Step 4: Verify your secondary email address
Go to your secondary email account, find the verification email and either click the verification link in that email or copy/paste the verification code in the email into the "Enter and verify the confirmation code" field in the pop-up in your primary account.
When that's done, you'll be able to send emails from your secondary email address, straight from your primary Gmail inbox.
Step 5: Select your default way of replying
Gmail automatically sets your primary email address as your default email address to send new emails with. If you'd like to change that, you can select the "make default" next to the secondary email address you'd like to send new email addresses from.
You can also decide whether you want to reply to emails from the same email address the email was sent to, or from your default email address by selecting the appropriate option under "When replying to a message:".
Step 6: In your secondary account, go to "Settings" > "Forwarding and POP/IMAP" > "Forwarding" section
For this step, you need to go to your secondary Gmail account. Head into all settings and go to the "Forwarding and POP/IMAP" tab.
Step 7: Click "Add a forwarding address" and enter your primary account's Gmail address
In the "Forwarding" section, click the "Add a forwarding address" button and enter the email address of your primary Gmail account. Click "Next" > "Proceed" > "OK" to have a confirmation email sent to your primary Gmail address.
Step 8: Copy/paste the confirmation code to confirm your forwarding address.
Go back to your primary account, find the confirmation email, and click the confirmation link. A new browser tab will open to let you know your email address has been confirmed.
Alternatively, copy/paste the confirmation code from the email into the related field in the pop-up in your secondary Gmail account. Click "Verify" to finalize the verification process.
Step 9: Choose a forwarding option
Go back to your secondary Gmail account and under "Forwarding:", select an option from the dropdown under "Forward a copy of incoming mail to…".
Save your changes at the bottom of the page and any emails coming into your secondary account will now be forwarded to your primary Gmail account.
Note that you can also automatically forward emails from non-Gmail accounts. Check the support documentation of the respective email client on how to set that up.
Extra 1: Importing emails from non-Gmail accounts
If you also want to use your primary Gmail inbox to send and receive emails from non-Gmail accounts, you can do so by adding the relevant email address under "Send email as:" as described above, and also having its emails imported.
The downside to using this option is that it's limited to pulling in emails from just five other email accounts so if you want to manage more than five secondary accounts in your main account, you'll have to resort to the email forwarding option anyway.
Se você quiser, por algum motivo, usar a opção de importação:
- Vá em “Configurações” > “Contas e importação”.
- Role para baixo até “Verificar e-mails de outras contas:”.
- Adicione as contas de e-mail das quais você deseja importar e-mails.
- Siga o processo de verificação.
Extra 2: Gerenciando assinaturas para várias contas do Gmail
Depois de adicionar suas contas secundárias do Gmail à sua caixa de entrada principal, você pode atribuir facilmente uma assinatura de e-mail exclusiva a cada uma delas.
- Vá para “Configurações” > “Ver todas as configurações” > “Geral”.
- Role para baixo até “Assinatura:”.
- Selecione “Criar novo” se ainda não tiver uma assinatura ou selecione cada endereço de e-mail adicionado à sua conta para editar a assinatura.
- Clique em “Salvar alterações” na parte inferior da página.
Como configurar várias caixas de entrada do Gmail
Depois de conectar suas outras contas do Gmail, você pode configurar o Gmail para que ele agrupe os e-mails de cada uma dessas contas na visualização principal da caixa de entrada. Para fazer isso, você precisa ativar várias caixas de entrada do Gmail.
Etapas para configurar várias caixas de entrada do Gmail
- Vá para “Configurações” > “Ver todas as configurações” > “Caixa de entrada”.
- Selecione “Tipo de caixa de entrada: várias caixas de entrada”.
- Em “Várias seções da caixa de entrada”, atribua consultas de pesquisa às suas caixas de entrada.
- Dê um nome às suas caixas de entrada (opcional).
- Escolha quantas conversas as caixas de entrada são exibidas
- Selecione a posição de suas várias caixas de entrada.
- Clique em “Salvar alterações”.
O recurso de várias caixas de entrada do Gmail permite que você veja os e-mails entrando em diferentes caixas de entrada, bem categorizados por caixa de entrada na visualização principal da caixa de entrada.
Veja como configurá-lo:
Etapa 1: Vá para “Configurações” > “Ver todas as configurações” > “Caixa de entrada”
Etapa 2: Selecione “Tipo de caixa de entrada: várias caixas de entrada”
Uma forma alternativa de ativar várias caixas de entrada é clicar na roda de configurações da sua caixa de entrada, rolar para baixo e selecionar “Várias caixas de entrada” lá. Você também pode clicar em “Personalizar” e o Gmail ativará automaticamente várias caixas de entrada e o redirecionará para a tela de configurações relacionadas.
Se você ainda não vê as várias caixas de entrada nas configurações da sua caixa de entrada, acesse a “Avançado” aba e habilite várias caixas de entrada lá.
Etapa 3: Em “Várias seções da caixa de entrada”, atribua consultas de pesquisa às suas caixas de entrada
Você pode criar até cinco caixas de entrada diferentes em Configurações > Ver todas as configurações > Caixa de entrada > Várias seções da caixa de entrada. Use o “Consulta de pesquisa” campos para informar ao Gmail quais e-mails enviar para essa caixa de entrada.
- Para todos os e-mails provenientes de um endereço específico, use “from:emailaddress”.
- Para todos os e-mails provenientes de vários endereços, use “from:emailaddress1 OU emailaddress2".
- Para todos os e-mails marcados com estrelas, não lidos ou categorizados pelo Gmail, use “is:unread”, “is:starred”,...
- Para e-mails enviados para uma de suas outras contas do Gmail, use “para: [email protected]”. Para usar essa consulta de pesquisa, você precisa configurar o Gmail para enviar e-mails de endereços diferentes, o que discutiremos mais adiante nesta postagem.
- Para e-mails com várias características, use Operadores de pesquisa do Gmail.
- Para todos os e-mails com um rótulo específico, use “label:labelname”.
Um rótulo pode se referir a um cliente, um fluxo de trabalho e uma equipe, ou pode se referir a uma tarefa específica, como “acompanhamento” ou “posterior”. Se você ainda não criou nenhum rótulo que queira usar para diferenciar suas várias caixas de entrada, faça o seguinte:
- Vá para “Configurações” > “Ver todas as configurações” > “Etiquetas” e clique em “Criar nova etiqueta”.
- Insira o nome da etiqueta e clique em “Criar”.
Como alternativa, acesse sua caixa de entrada, role até a parte inferior do painel esquerdo e clique em “Mais” > “Criar nova etiqueta”.
Observe que, se você criar várias caixas de entrada com base em marcadores, é melhor atribuir um marcador aos seus e-mails assim que você os redige. Dessa forma, tanto seu e-mail quanto a resposta recebida irão automaticamente para a caixa de entrada correta.
Para aplicar uma etiqueta a um novo e-mail:
- Clique em “Escrever” para iniciar um novo e-mail.
- Clique nos três pontos “Mais” no canto inferior direito.
- Clique em “Etiqueta”.
- Selecione uma etiqueta.
- Clique em “Aplicar”.
Dica extra: Se você passar o mouse sobre uma etiqueta no painel esquerdo da sua caixa de entrada, os três pontos “Mais” aparecerão. Clique neles para atribuir uma cor a cada etiqueta para que se destaquem visualmente.
Etapa 4: dê um nome às suas caixas de entrada (opcional)
Se quiser que suas caixas de entrada apareçam com um nome específico na visualização geral da caixa de entrada, você pode definir esse nome na “Nome da seção” campo de cada caixa de entrada. Caso contrário, a caixa de entrada terá o nome da consulta de pesquisa que você está usando para criá-la.
Etapa 5: escolha quantas conversas as caixas de entrada são exibidas
Por padrão, cada uma de suas caixas de entrada exibe no máximo nove conversas. Você pode alterar esse número no “Tamanho máximo da página:” seção na guia Configurações da caixa de entrada.
Etapa 6: selecione a posição de suas várias caixas de entrada
Por padrão, suas novas caixas de entrada serão mostradas acima da caixa de entrada geral. Se você quiser arriscar isso, você pode fazer isso no “Posição em várias caixas de entrada:” seção.
Etapa 7: clique em “Salvar alterações”
Simplifique várias caixas de entrada com o Gmelius
Como vimos acima, o Gmail tem formas integradas de lidar com várias contas em uma caixa de entrada. No entanto, ele não permite que você compartilhe apenas uma ou algumas das várias caixas de entrada que você criou. Ou você compartilha todo o seu Gmail com os membros da sua equipe (caramba!) , ou você ainda é forçado a trabalhar com uma caixa de entrada separada para e-mails que vários membros da equipe precisam ler e responder.
A menos que você use Gmelius.
Gmelius permite que você crie um verdadeiro caixa de entrada compartilhada no Gmail permitindo que você adicione membros da equipe somente às caixas de entrada específicas do Gmail. Os benefícios são abundantes:
- Não há mais necessidade de avançar e fazer cc.
- Não há risco de alguém não receber um e-mail que deveria receber.
- Você evita que dois membros da equipe respondam ao mesmo e-mail.
- Você pode distribuir facilmente a carga de trabalho da caixa de entrada entre os membros da equipe.
- Você pode colaborar em tempo real, com o Gmelius sincronizando todas as atualizações dos membros da equipe em tempo real.
Além disso, o Gmelius permite que você atribua e-mails a membros específicos da equipe para que todos sempre saibam quem está trabalhando em quê. Isso significa que não há confusão sobre o que ainda precisa ser feito e você nunca deixará um e-mail sem resposta por muito tempo.
Quando você sabe com que rapidez você deve responder aos e-mails Para não incomodar colegas de trabalho e clientes, você sabe que isso é muito importante.
Etapa 1: instalar o Gmelius
Inscreva-se em uma conta Gmelius hoje e instale a extensão do navegador.
Etapa 2: adicione os membros da sua equipe à sua conta Gmelius
Vá para o “Equipe” seção em sua conta Gmelius e adicione sua equipe.
Etapa 3: criar uma nova caixa de entrada compartilhada
Vá para o painel do Gmelius. Clique no painel da caixa de entrada compartilhada e, em seguida, clique em “Nova caixa de entrada compartilhada”.
Se o endereço de e-mail que você deseja compartilhar for uma conta do Gmail ou do Google Workspace, primeiro você precisará adicionar esse endereço de e-mail como usuário à sua assinatura do Gmelius.
E se você usa os Grupos do Google para diferentes projetos ou listas de e-mail, o Gmelius também permite converter esses grupos em caixas de entrada compartilhadas e gerenciá-los de forma colaborativa diretamente da sua caixa de entrada pessoal.
Etapa 4: comece a usar sua caixa de entrada compartilhada!
É isso aí! Agora você pode adicionar status de fluxo de trabalho aos e-mails em sua caixa de entrada compartilhada, atribuir e-mails aos membros da equipe, ter discussões de equipe diretamente no Gmail usando o painel de conversas do Gmelius e muito mais.
Assuma o controle de suas contas do Gmail hoje
Alternar entre diferentes contas do Gmail faz com que você perca tempo, foco e, potencialmente, a boa vontade de contatos e clientes importantes. Seguindo as etapas deste artigo e gerenciando várias contas do Gmail em uma caixa de entrada, você poderá lidar com e-mails com mais facilidade, evitando sobrecargas e erros.
Inscreva-se no Gmelius para levar o mesmo tipo de eficiência à sua equipe com caixas de entrada colaborativas que permitem atribuir e tratar e-mails diretamente no Gmail, com sincronização em tempo real, garantindo que todos estejam sempre atualizados.
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