5-minütiger Leitfaden zum Schreiben von KI-E-Mails [Aktualisiert für 2025]

Da E-Mail-Kommunikation sowohl im privaten als auch im beruflichen Umfeld eine wichtige Rolle spielt, wird es aufgrund des wachsenden Nachrichtenvolumens immer schwieriger, den Überblick zu behalten. Das macht KI-Tools unverzichtbar für die Bewältigung der täglichen E-Mail-Flut.

In diesem Leitfaden zeigen wir Ihnen, wie KI-Tools zum Verfassen, Beantworten und Verwalten von E-Mails die Art und Weise verändern, wie wir E-Mails entwerfen, beantworten und verwalten. So sparen Sie Zeit, steigern Ihre Produktivität und bleiben organisiert. Egal, ob Sie mit KI noch nicht vertraut sind oder Ihren E-Mail-Workflow optimieren möchten, dieser aktualisierte Leitfaden führt Sie in nur fünf Minuten durch alles, was Sie wissen müssen.

KI-E-Mail-Schreiben im Vergleich zum manuellen E-Mail-Schreiben

Die Wahl zwischen KI-gesteuertem E-Mail-Schreiben und manuellem E-Mail-Schreiben kann erheblich beeinflussen Ihren Arbeitsablauf und Ihre Ergebnisse. Lassen Sie uns den Unterschied zwischen beiden analysieren:

• AI-E-Mail-Schreiben: Hervorragend in Geschwindigkeit und Skalierbarkeit. Es kann E-Mails in Sekundenschnelle erstellen, ideal für Kampagnen mit hohem Volumen oder routinemäßige Kommunikation wie Follow-ups, Erinnerungen und Transaktionsnachrichten. Es ist besonders effektiv für die Personalisierung, da es Kundendaten analysieren und maßgeschneiderte Inhalte für einzelne Empfänger bereitstellen kann.
  
  
• Manuelles Schreiben von E-Mails: Manuelles Schreiben von E-Mails ist besonders effizient, um Nachrichten zu erstellen, die bei den Empfängern großen Anklang finden. Es versteht auch nuancierte Kontexte gut und bietet ein hohes Maß an Originalität.

Während manuelles Schreiben also von Kreativität und emotionaler Tiefe lebt, ist KI aufgrund ihrer Geschwindigkeit und Effizienz die ideale Wahl für Unternehmen, die ihre E-Mail-Workflows optimieren möchten.

Dies liegt daran, dass es sich automatisch an verschiedene Töne anpasst und für Konsistenz sorgt, ohne dass Sie sich viel Mühe geben müssen. Darüber hinaus verbessert KI schnell ihr Verständnis sensibler Kontexte oder komplexer Themen, wodurch sie für skalierbare Kommunikation noch zuverlässiger wird.

Wussten Sie, dass Der durchschnittliche Büroangestellte erhält 121 E-Mails pro Tag?

Künstliche Intelligenz für E-Mails ist wirklich ein Wendepunkt für Unternehmen, die ihre Effizienz steigern, die Konsistenz aufrechterhalten und mehr Kunden erreichen möchten.

Die 3 besten KI-E-Mail-Autoren

Wir werden drei der besten KI-Tools zum Schreiben von E-Mails untersuchen, die 2025 verfügbar sein werden:

1. Gmelius

Die KI-Agenten von Gmelius wurden entwickelt, um die E-Mail-Kommunikation zu optimieren und die Produktivität zu steigern. Sie generieren proaktiv Antworten auf der Grundlage von E-Mail-Inhalten und -Kontexten und stellen so sicher, dass die Antworten dem Ton und Stil der Konversation entsprechen, ohne dass Benutzereingaben erforderlich sind.

Die KI personalisiert E-Mails, indem sie Empfängerdaten analysiert, Follow-up-Erinnerungen sendet, sich an verschiedene Töne anpasst, E-Mails für eine optimale Zustellung plant und Analysen in Echtzeit bereitstellt. Diese Funktionen helfen Unternehmen nicht nur dabei, die Konsistenz aufrechtzuerhalten und die Effektivität von E-Mails zu verbessern, sondern helfen auch Organisieren Sie Ihren Posteingang mit KI. Dadurch haben Sie wichtige Nachrichten und Aufgaben immer im Blick.

Preisgestaltung: Ab 10$, bei jährlicher Abrechnung.

2. Google Gemini für die E-Mail-Generierung

Google Gemini ist Teil der generativen KI-Tools von Google und hilft Nutzern dabei, anhand kurzer Aufforderungen oder des Kontextes schnell E-Mail-Entwürfe zu erstellen. Es schlägt relevante Antworten vor, beschleunigt die Antwortzeiten und fasst E-Mail-Threads zusammen, um sicherzustellen, dass Nutzer keine wichtigen Details verpassen.

Das Tool passt sich dem Ton und Stil der Konversationen an und stellt sicher, dass E-Mails personalisiert, natürlich und professionell sind. Es bietet auch Grammatik- und Sprachverbesserungen, mit denen Sie Ihre Nachrichten verfeinern können.

Preisgestaltung: Ab 20$ pro Benutzer/Monat, kostenlos mit Business-Tarifen.

3. Microsoft Copilot in Outlook

Microsoft Copilot in Outlook wurde entwickelt, um die E-Mail-Produktivität zu verbessern und die Kommunikation zu vereinfachen. Es unterstützt Benutzer dabei, ihre Nachrichten zu organisieren und auf der Grundlage einer Aufforderung potenzielle Antworten zu geben. Copilot analysiert den Kontext und den Ton, um sicherzustellen, dass die Antworten personalisiert sind und auf die Stimme der Marke abgestimmt sind. Durch die Automatisierung sich wiederholender Aufgaben hilft Copilot den Benutzern, Zeit zu sparen, organisiert zu bleiben und ihre Posteingänge effizienter zu verwalten.

‍Preisgestaltung: Ab 30$ pro Benutzer/Monat bei jährlicher Abrechnung.

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Schrittweise Anleitung zu einer KI-E-Mail-Antwort, mit Eingabeaufforderungen

Um ein KI-Tool für E-Mail-Antworten zu verwenden, folgen Sie diesen Schritten für einen effizienten Prozess.

1. Richten Sie Ihr E-Mail-KI-Tool ein: Wählen und installieren Sie zunächst einen KI-gestützten E-Mail-Assistenten wie Google Gemini oder Microsoft Copilot. Stellen Sie sicher, dass es in Ihre E-Mail-Plattform wie Gmail oder Outlook integriert ist.
   
   
2. Das Tool konfigurieren: Passen Sie die Einstellungen nach Ihren Wünschen an. Dies kann den Ton, die Formalität und den bevorzugten Kommunikationsstil beinhalten. Mit einigen Tools können Sie Ihren Kalender oder Ihre Kontakte synchronisieren, um einen besseren Kontext zu erhalten.
   
   
3. Geben Sie den Kontext an, bevor Sie eine neue E-Mail verfassen: Geben Sie relevante Details zum E-Mail-Thread oder zur Anfrage des Absenders an. Dies kann frühere E-Mails, wichtige Punkte oder den gewünschten Ton beinhalten, damit die KI eine genauere Antwort generieren kann.
   
   
4. Generieren Sie den Entwurf: Sobald der Kontext festgelegt ist, lassen Sie das Tool den Entwurf erstellen. Prüfen Sie das Ergebnis auf Genauigkeit, Personalisierung und Übereinstimmung mit Ihren Kommunikationszielen. Sie können es bei Bedarf anpassen, bevor Sie es senden.

Hier sind ein paar schnelle Beispiele für das Schreiben von KI-E-Mails, um Benutzern zu helfen, die gerade erst anfangen:

• „Schreiben Sie eine professionelle E-Mail an einen Kunden, der < <enter details here>> ein kürzlich durchgeführtes Meeting verfolgt.“
• „Erstellen Sie eine E-Mail, in der Sie einem wiederkehrenden Kunden, der < <enter past history here>> hat, einen Rabatt anbieten.“
• „Verfassen Sie eine E-Mail, um meinen Kollegen < <enter personality type or context here>> an einen engen Abgabetermin zu erinnern.“

Vor- und Nachteile der Verwendung von KI-E-Mail-Schreibern

KI-E-Mail-Autoren sind eine sehr gute Option, die Sie in Betracht ziehen sollten. Hier sind ihre Vor- und Nachteile, damit Sie entscheiden können, ob das Schreiben von KI-E-Mails für Sie geeignet ist:

Vorteile:

• ICHVerbesserte Effizienz: KI kann sich wiederholende E-Mail-Aufgaben wie das Schreiben von Follow-ups, Antworten und Newslettern automatisieren und so Marketingfachleuten und Teams viel Zeit sparen. ‍
• Personalisierter Ton: Fortschrittliche KI-Tools können Kundendaten analysieren und personalisierte E-Mail-Inhalte auf der Grundlage des Nutzerverhaltens erstellen, wodurch das Engagement und die Konversionsraten erhöht werden.
• Skalierbarkeit: KI macht es einfach, maßgeschneiderte Nachrichten an große E-Mail-Listen zu senden, ohne die Qualität zu beeinträchtigen, sodass Unternehmen ihre Marketingaktivitäten effizient skalieren können.
• Kohärenz: KI stellt sicher, dass jede E-Mail auf den Ton und Stil Ihrer Marke abgestimmt ist, und sorgt so für Konsistenz in der gesamten Kommunikation.

Nachteile:

• Überautomatisierung: Eine zu starke Abhängigkeit von KI könnte zu einer übermäßig automatisierten Kommunikation führen, die sich unpersönlich und roboterhaft anfühlt und die Empfänger möglicherweise entfremdet.
• Abhängigkeit von Daten: KI ist für die Personalisierung auf genaue Daten angewiesen. Wenn die Daten ungenau oder unzureichend sind, können die E-Mails generisch oder irrelevant wirken.
• Eingeschränkter Kontext: KI kann Schwierigkeiten haben, komplexe oder hochspezifische Zusammenhänge zu verstehen, was sie für bestimmte nuancierte Themen oder Kundenanfragen weniger effektiv macht.

Einführung des KI-E-Mail-Schreibens ohne Eingabeaufforderungen

Im Jahr 2025 KI-E-Mail-Generierung ist so weit fortgeschritten, dass Sie keine spezifischen Aufforderungen mehr geben müssen, um Antworten zu generieren. Dank der Fortschritte in den Bereichen maschinelles Lernen und NLP kann die KI automatisch Antworten erstellen, die perfekt zu Ihrem Ton und Stil passen, ohne dass Eingaben erforderlich sind.

Gmelius stellt Advanced vor KI-E-Mail-Agenten das macht Aufforderungen beim Verfassen von Antworten überflüssig. Diese KI-Agenten sind anhand präziser Daten (z. B. Ihrer früheren E-Mail-Konversationen) geschult, sodass sie proaktiv Verstehen Sie den Kontext, identifizieren Sie die wichtigsten Punkte und erstellen Sie eine Antwort, die Ihrem Kommunikationsstil entspricht, ohne dass Sie sich von Ihnen beraten lassen müssen.

Das bedeutet, dass Sie E-Mails verfassen lassen können. während Sie sich auf das konzentrieren, was am wichtigsten ist. Öffnen Sie einfach Ihren Posteingang, nehmen Sie schnelle Änderungen vor und klicken Sie auf Senden. Dies stellt eine revolutionäre Veränderung in der Art und Weise dar, wie wir E-Mails schreiben, wodurch der Prozess schneller und effizienter wird.

Gewinnen Sie Ihre Zeit mit KI zurück

KI wird zu einem unverzichtbaren Vorteil für Unternehmen, die ihre Kommunikation optimieren, einen professionellen Umgangston beibehalten und mehr Kunden erreichen möchten, ohne Abstriche bei der Qualität machen zu müssen.

KI-Tools revolutionieren nicht nur das E-Mail-Management und machen es reibungsloser und effizienter als je zuvor, sondern sie haben auch das Schreiben von E-Mails einfacher und intuitiver gemacht.

Die KI-Agenten von Gmelius helfen Ihnen dabei, Anfragen zu beantworten, Leads weiterzuverfolgen oder einfach Ihren Posteingang zu verwalten. KI kann die schwere Arbeit erledigen und hat jeden Tag eine Stunde oder mehr Zeit.

Melde dich an zu Gmelius und holen Sie sich Ihr wertvollstes Gut zurück: Zeit.