Si bien estar al tanto de los correos electrónicos es vital para mantener la comunicación con los clientes y otros miembros del equipo, puede quitarle mucho tiempo a la jornada laboral y desviar la atención de las tareas esenciales.
Una solución de administración del correo electrónico puede ayudar a resolver los problemas comunes asociados con una bandeja de entrada llena para ayudar a tu equipo a colaborar mejor en las tareas entrantes. Pero quizás te preguntes: ¿qué es la administración del correo electrónico? ¿Cómo puedo implementar esto en mi empresa?
¿Qué es la gestión del correo electrónico?
La administración del correo electrónico es el proceso de organizar, capturar y responder a los correos electrónicos entrantes de gran volumen que recibe una organización. Muchas empresas reciben una gran cantidad de correos electrónicos internos. Por ejemplo, cuando un equipo de soporte recibe las solicitudes de los clientes en un buzón compartido, como support@, o un equipo de operaciones recibe los pedidos por correo electrónico a su buzón de pedidos@
Problemas comunes que la administración del correo electrónico ayuda a resolver
Una solución de administración del correo electrónico puede ayudar a resolver los problemas que su equipo pueda encontrar al comunicarse entre departamentos. Esto puede incluir:
Desorden en la bandeja de entrada
Para muchos, la administración del correo electrónico consiste en ordenar los correos electrónicos y borrar una bandeja de entrada, pero este método realizado manualmente no puede producir resultados eficientes a largo plazo. El número promedio de correos electrónicos una persona tiene en su bandeja de entrada aproximadamente 200. Si bien este número puede parecer manejable, puede crecer rápidamente, ya que el trabajador promedio recibe 121 correos electrónicos por día. Si no se gestiona correctamente, esto puede provocar que más de 600 correos electrónicos necesiten una respuesta antes de fin de semana.
Una bandeja de entrada desordenada puede tener implicaciones negativas para la empresa, ya que las consultas importantes pueden quedar sin leer y las conversaciones valiosas pueden perderse. Con frecuencia, las conversaciones se llevan a cabo en línea por correo electrónico para un equipo remoto o híbrido. Estas conversaciones pueden contener información valiosa que los miembros del equipo y la dirección deben abordar. Cuando estas conversaciones desaparecen, no hay ningún registro de información al que hacer referencia. Por lo tanto, la administración del correo electrónico es crucial para controlar el desorden de la bandeja de entrada y mejorar los procesos de un equipo remoto.
Listas de CC largas
Garantizar que los miembros del equipo reciban copias de los correos electrónicos importantes es clave para mantener la comunicación; sin embargo, las largas cadenas de correo electrónico dificultan el seguimiento. Esto también reduce la productividad, ya que se dedica una gran cantidad de tiempo a garantizar que los miembros correctos del equipo estén incluidos en las tareas.
Mantenimiento de registros
El seguimiento de los correos electrónicos de la empresa garantiza que las consultas importantes estén bien documentadas y almacenadas de forma segura. Dado que la mayoría de los intercambios empresariales se realizan por correo electrónico, estas conversaciones son registros esenciales para una empresa. La desaparición de estos correos electrónicos puede ser perjudicial para la empresa.
Delegación y asignación de tareas
La delegación de tareas y la asignación de proyectos pueden consumir una gran cantidad de tiempo del día. Y si tu equipo trabaja de forma remota, ir a la oficina de un colega no es tan sencillo. Cada intercambio se produce a través de varias plataformas de comunicación y, si la conversación no necesita una respuesta inmediata, el correo electrónico es la mejor opción para comunicarse. Sin embargo, entre la gestión de varias cuentas de correo electrónico y la gestión de numerosas tareas, los tiempos de respuesta pueden aumentar mientras se espera a que el miembro del equipo adecuado responda.
Cómo una solución de administración de correo electrónico puede beneficiar a su equipo
Con comunicación asincrónica convirtiéndose en el futuro del trabajo remoto, el software de administración de correo electrónico puede ayudar a su equipo a organizar tareas, delegar tareas y automatizar el flujo de trabajo dentro de una plataforma de correo electrónico.
Entonces, ¿qué es el software de administración de correo electrónico?
El software de administración de correo electrónico ayuda a su equipo a organizar, ordenar y responder a grandes volúmenes de correos electrónicos de forma colaborativa. Y si tu equipo usa Gmail, Gmelius es la solución perfecta para ti.
Gemelius es la plataforma de colaboración para Gmail que ayuda a los miembros del equipo a agilizar el proceso de correo electrónico, mejorar la comunicación y distribuir eficazmente sus cargas de trabajo. Cuando busques una solución de administración de correo electrónico, Gmelius ofrece una variedad de funciones para ayudar a mejorar la estrategia de tus equipos ante una bandeja de entrada llena de gente.
Bandeja de entrada compartida, etiquetas de Gmail compartidas, automatización y más con Gmelius
Abordar una bandeja de entrada desordenada ya no es un problema cuando implementas una solución sólida de administración de correo electrónico para tu equipo. Gmelius permite a tus equipos gestionar los correos electrónicos de grupos, como support@ o info@, de forma mucho más rápida mediante el uso de una bandeja de entrada compartida. A bandeja de entrada compartida brinda a cada miembro del equipo la posibilidad de administrar cualquier correo electrónico de la empresa que desee a través de Gmail. Una herramienta de colaboración en equipo, como una bandeja de entrada compartida, puede ayudar a tu equipo a:
- Elimine el desorden gestionando los correos electrónicos de la empresa en equipo
- Delega tareas a miembros específicos del equipo
- Mantiene conversaciones internas al lado de un correo electrónico
- Convierte los correos electrónicos en tickets procesables con los tableros Kanban de Gmail
¿Cómo funciona esto?
Una vez que instalar Gmelius, tu bandeja de entrada de Gmail se transformará en tu nuevo espacio de trabajo. Nuestra herramienta de administración de correo electrónico se adapta perfectamente a una plataforma con la que ya estás familiarizado. Gmelius actúa como el hogar no solo de un bandeja de entrada compartida para tu equipo pero también etiquetas de Gmail compartidas y muchas otras funciones para la colaboración en equipo y la automatización del flujo de trabajo.
Etiquetas compartidas de Gmail puede tener un gran impacto en tu equipo. Por ejemplo, ¿esa carpeta «importante» a la que sigues añadiendo más correos electrónicos? Ya no tienes que abordar eso solo. Tu equipo puede compartir etiquetas de Gmail nuevas o existentes y sincronizar las conversaciones entre los miembros del equipo en tiempo real.
Además, Gmelius permite que Gmail se integre con otras plataformas de comunicación como Slack o Trello. Esto se hace a través de nuestra arquitectura de integración bidireccional que permite a su equipo conectar las herramientas cotidianas. Además, puedes convertir cualquier conversación en una tarjeta de tareas y gestionar las bandejas de entrada y los proyectos con Tableros Kanban de Gmail—una herramienta visual de gestión de proyectos. Este elemento puede ayudar a los miembros del equipo a ver lo que hay que completar, las tareas que están en curso y las que están pendientes.
Dado que se puede dedicar mucho tiempo a alternar entre varias cuentas de correo electrónico y a hacer llamadas a los compañeros de trabajo, su equipo puede dejar de lado las largas cadenas de correo electrónico y centrarse más en colaborar a través de una plataforma. Gmelius puede ayudar aún más a simplificar este problema mediante el uso de automatización.
La automatización de los correos electrónicos puede ayudar a los miembros correctos del equipo a centrarse en los correos electrónicos que les pertenecen. La distribución del flujo de trabajo es clave para asignar los correos electrónicos correctos a la persona de contacto adecuada, a fin de aumentar los tiempos de respuesta y proporcionar contexto sobre las tareas que deben asignarse a un miembro específico del equipo. Además, nuestro software puede reconocer determinadas palabras en un correo electrónico, por ejemplo, «devolución» o «factura», de modo que los correos electrónicos se puedan delegar correctamente en el miembro del equipo adecuado para automatizar los procesos diarios de la empresa y aumentar el flujo de trabajo. Tu equipo puede elegir los factores desencadenantes y establecer condiciones para asignar automáticamente los correos electrónicos y aplicar etiquetas y notas en función del contexto.
El software de administración de correo electrónico le brinda a su equipo el tiempo que tanto necesita para volver a su día a día. Hacer que todos los miembros del equipo administren los correos electrónicos del grupo puede garantizar que los correos electrónicos importantes se lean, etiqueten y envíen a tiempo. Este método de administración también mejorará la organización, de modo que cada correo electrónico tendrá un lugar donde almacenarse para garantizar que las conversaciones importantes estén bien documentadas y abordadas. Estos correos electrónicos se pueden eliminar para proporcionar el espacio que tanto necesita para su bandeja de entrada.
Cuando se pregunte: ¿Qué es la administración del correo electrónico? Va mucho más allá de la simple organización de una bandeja de entrada. Además, el software de administración del correo electrónico puede ayudar a su equipo a utilizar funciones de calidad que pueden tener un gran impacto en el flujo de trabajo diario de su empresa para maximizar la eficiencia y la productividad y mejorar la colaboración a largo plazo.
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