Den Überblick über E-Mails zu behalten, ist zwar für die Aufrechterhaltung der Kommunikation mit Kunden und anderen Teammitgliedern von entscheidender Bedeutung, kann jedoch eine Menge Zeit außerhalb Ihres Arbeitstages in Anspruch nehmen und den Fokus von wichtigen Aufgaben ablenken.
Eine E-Mail-Verwaltungslösung kann dabei helfen, häufig auftretende Probleme im Zusammenhang mit einem überfüllten Posteingang zu lösen, damit Ihr Team bei eingehenden Aufgaben besser zusammenarbeiten kann. Aber Sie fragen sich vielleicht: Was ist E-Mail-Management? Wie kann ich das für mein Unternehmen implementieren?
Was ist E-Mail-Management?
E-Mail-Management ist der Prozess der Organisation, Erfassung und Beantwortung von E-Mails mit hohem Volumen, die von einer Organisation empfangen werden. Viele Unternehmen erhalten eine große Anzahl interner E-Mails. Zum Beispiel, wenn ein Support-Team Kundenanfragen an ein gemeinsames Postfach wie support@ erhält oder wenn ein Betriebsteam Bestellungen per E-Mail an sein orders@-Postfach erhält
Häufig auftretende Probleme, bei deren Lösung das E-Mail-Management hilft
Eine E-Mail-Management-Lösung kann helfen, Probleme zu lösen, auf die Ihr Team bei der abteilungsübergreifenden Kommunikation stoßen kann. Dies kann Folgendes beinhalten:
Unordnung im Posteingang
Für viele besteht das E-Mail-Management aus dem Sortieren von E-Mails und dem Löschen eines Posteingangs. Diese manuell durchgeführte Methode kann jedoch keine effizienten langfristigen Ergebnisse liefern. Das durchschnittliche Anzahl von E-Mails eine Person hat ungefähr 200 in ihrem Posteingang. Diese Zahl mag zwar überschaubar erscheinen, kann aber schnell steigen, da der durchschnittliche Mitarbeiter 121 E-Mails pro Tag erhält. Bei unsachgemäßer Verwaltung kann dies dazu führen, dass bis zum Ende der Woche über 600 E-Mails beantwortet werden müssen.
Ein überfüllter Posteingang kann negative Auswirkungen auf ein Unternehmen haben, da wichtige Anfragen ungelesen bleiben und wertvolle Konversationen verloren gehen können. Gespräche werden oft online per E-Mail für ein Remote- oder Hybrid-Team geführt. Diese Gespräche können wertvolle Informationen enthalten, mit denen sich Teammitglieder und Management befassen müssen. Wenn diese Konversationen verloren gehen, gibt es keine Aufzeichnungen mit Informationen, auf die man zurückgreifen könnte. Daher ist das E-Mail-Management von entscheidender Bedeutung, um die Unordnung im Posteingang zu kontrollieren und die Prozesse für ein Team an entfernten Standorten zu verbessern.
Lange Cc-Listen
Sicherzustellen, dass die Teammitglieder Kopien wichtiger E-Mails erhalten, ist für die Aufrechterhaltung der Kommunikation von entscheidender Bedeutung. Lange E-Mail-Threads erschweren es jedoch, den Überblick zu behalten. Dies beeinträchtigt auch die Produktivität, da viel Zeit darauf verwendet wird, sicherzustellen, dass die richtigen Teammitglieder in die Aufgaben einbezogen werden.
Aufbewahrung von Aufzeichnungen
Wenn Sie den Überblick über Unternehmens-E-Mails behalten, wird sichergestellt, dass wichtige Anfragen gut dokumentiert und sicher gespeichert werden. Da die meisten Unternehmensgespräche per E-Mail erfolgen, sind diese Konversationen für ein Unternehmen unerlässlich. Sollten diese E-Mails verloren gehen, kann dies für das Unternehmen schädlich sein.
Delegieren/Zuweisen von Aufgaben
Das Delegieren von Aufgaben und das Zuweisen von Projekten kann viel Zeit in Anspruch nehmen. Und wenn Ihr Team aus der Ferne arbeitet, ist es nicht so einfach, im Büro eines Kollegen vorbeizuschauen. Jeder Austausch findet über verschiedene Kommunikationsplattformen statt. Wenn die Diskussion nicht sofort beantwortet werden muss, ist E-Mail die erste Wahl für die Kommunikation. Zwischen der Verwaltung mehrerer E-Mail-Konten und der Bewältigung zahlreicher Aufgaben können sich die Antwortzeiten jedoch verlängern, während auf die Antwort des richtigen Teammitglieds gewartet wird.
Wie eine E-Mail-Management-Lösung Ihrem Team zugute kommen kann
Mit asynchrone Kommunikation E-Mail-Verwaltungssoftware ist die Zukunft der Telearbeit und kann Ihrem Team helfen, Aufgaben zu organisieren, Aufgaben zu delegieren und Arbeitsabläufe auf einer E-Mail-Plattform zu automatisieren.
Also, was ist E-Mail-Verwaltungssoftware?
E-Mail-Management-Software hilft Ihrem Team dabei, große Mengen an E-Mails gemeinsam zu organisieren, zu sortieren und zu beantworten. Und wenn Ihr Team Gmail verwendet, dann ist Gmelius die perfekte Lösung für Sie.
Gmelius ist die Kollaborationsplattform für Gmail, mit der Teammitglieder den E-Mail-Prozess optimieren, die Kommunikation verbessern und ihre Arbeitslasten effektiv verteilen können. Wenn Sie nach einer E-Mail-Management-Lösung suchen, bietet Gmelius eine Vielzahl von Funktionen, mit denen Sie die Strategie Ihrer Teams verbessern können, wenn Sie sich einem überfüllten Posteingang nähern.
Geteilter Posteingang, geteilte Gmail-Labels, Automatisierung und mehr mit Gmelius
Wenn Sie eine robuste E-Mail-Management-Lösung für Ihr Team implementieren, ist es kein Problem mehr, einen überfüllten Posteingang zu beheben. Mit Gmelius können Ihre Teams Gruppen-E-Mails wie support@ oder info@ mithilfe eines gemeinsamen Posteingangs viel schneller verwalten. EIN geteilter Posteingang gibt jedem Teammitglied die Möglichkeit, jede gewünschte Unternehmens-E-Mail über Gmail zu verwalten. Ein Tool zur Teamzusammenarbeit, wie z. B. ein gemeinsam genutzter Posteingang, kann Ihrem Team helfen:
- Beseitigen Sie Unordnung, indem Sie Unternehmens-E-Mails als Team verwalten
- Delegieren Sie Aufgaben an bestimmte Teammitglieder
- Führen Sie interne Konversationen neben einer E-Mail
- Verwandeln Sie E-Mails mit Gmail-Kanban-Boards in umsetzbare Tickets
Wie funktioniert das?
Sobald du installiere Gmelius, dein Gmail-Posteingang wird in deinen neuen Workspace umgewandelt. Unser E-Mail-Management-Tool passt perfekt in eine Plattform, mit der Sie bereits vertraut sind. Gmelius dient nicht nur als Zuhause für geteilter Posteingang für dein Team aber auch geteilte Gmail-Labels und eine Vielzahl anderer Funktionen für die Teamzusammenarbeit und Workflow-Automatisierung.
Geteilte Gmail-Etiketten kann einen großen Einfluss auf Ihr Team haben. Zum Beispiel der „wichtige“ Ordner, zu dem Sie immer mehr E-Mails hinzufügen? Das müssen Sie nicht mehr alleine angehen. Ihr Team kann neue oder bestehende Gmail-Labels teilen und Konversationen zwischen Teammitgliedern in Echtzeit synchronisieren.
Darüber hinaus ermöglicht Gmelius die Integration von Gmail in andere Kommunikationsplattformen wie Slack oder Trello. Dies wird durch unsere 2-Wege-Integrationsarchitektur erreicht, die es Ihrem Team ermöglicht, alltägliche Tools miteinander zu verbinden. Darüber hinaus können Sie dann jede Konversation in eine Aufgabenkarte umwandeln und Posteingänge und Projekte mit verwalten Gmail-Kanban-Boards—ein visuelles Projektmanagement-Tool. Dieses Element kann den Teammitgliedern helfen, zu erkennen, was erledigt werden muss, welche Aufgaben in Bearbeitung sind und welche noch ausstehen.
Da viel Zeit damit verbracht werden kann, zwischen mehreren E-Mail-Konten und CC-Kollegen hin und her zu wechseln, kann Ihr Team die langen E-Mail-Threads hinter sich lassen und sich mehr auf die Zusammenarbeit über eine Plattform konzentrieren. Gmelius kann dieses Problem weiter vereinfachen, indem es Automatisierung.
Die Automatisierung von E-Mails kann den richtigen Teammitgliedern helfen, sich darauf zu konzentrieren, welche E-Mails sie betreffen. Die Verteilung von Arbeitsabläufen ist entscheidend dafür, dass die richtigen E-Mails der richtigen Kontaktperson zugewiesen werden, um die Antwortzeiten zu verkürzen und den Kontext für Aufgaben bereitzustellen, die an ein bestimmtes Teammitglied gehen müssen. Darüber hinaus kann unsere Software bestimmte Wörter in einer E-Mail erkennen, z. B. „Rücksendung“ oder „Rechnung“, sodass E-Mails ordnungsgemäß an das richtige Teammitglied delegiert werden können, um die täglichen Prozesse Ihres Unternehmens zu automatisieren und den Arbeitsablauf zu verbessern. Ihr Team kann Auslöser auswählen und Bedingungen für die automatische Zuweisung von E-Mails sowie das Hinzufügen von Stichwörtern und Notizen für den Kontext festlegen.
E-Mail-Management-Software verschafft Ihrem Team die dringend benötigte Zeit zurück in den Alltag. Wenn alle Teammitglieder Gruppen-E-Mails verwalten, können Sie sicherstellen, dass wichtige E-Mails rechtzeitig gelesen, beschriftet und adressiert werden. Diese Verwaltungsmethode verbessert auch die Organisation, sodass jede E-Mail einen Platz zum Speichern hat, um sicherzustellen, dass wichtige Konversationen gut dokumentiert und beantwortet werden. Diese E-Mails können entfernt werden, um den dringend benötigten Speicherplatz für Ihren Posteingang bereitzustellen.
Wenn Sie sich fragen: Was ist E-Mail-Management? Es geht weit über die bloße Organisation eines Posteingangs hinaus. Und E-Mail-Management-Software kann Ihrem Team dabei helfen, hochwertige Funktionen zu nutzen, die einen großen Einfluss auf den täglichen Arbeitsablauf Ihres Unternehmens haben können, um die Effizienz und Produktivität zu maximieren und die Zusammenarbeit auf lange Sicht zu verbessern.
Bist du bereit, Gmelius als E-Mail-Management-Tool für dein Team zu verwenden? Schauen Sie sich unsere Funktionen und Integrationen an und erfahren Sie, wie Gmelius darauf ausgelegt ist, die Kommunikation und Zusammenarbeit im Team zu verbessern. Bereit loszulegen? Melde dich an heute!
