Bien qu'il soit essentiel de rester au courant des e-mails pour maintenir la communication avec les clients et les autres membres de l'équipe, cela peut vous faire perdre beaucoup de temps et vous permettre de vous concentrer sur des tâches essentielles.
Une solution de gestion des e-mails peut aider à résoudre les problèmes courants liés à une boîte de réception bondée afin d'aider votre équipe à mieux collaborer sur les tâches entrantes. Mais vous vous demandez peut-être : qu'est-ce que la gestion des e-mails ? Comment puis-je mettre cela en œuvre pour mon entreprise ?
Qu'est-ce que la gestion des e-mails ?
La gestion des e-mails est le processus qui consiste à organiser, à capturer et à répondre à de gros volumes d'e-mails entrants reçus par une organisation. De nombreuses entreprises reçoivent une grande quantité d'e-mails internes. Par exemple, lorsqu'une équipe d'assistance reçoit les demandes des clients dans une boîte aux lettres partagée telle que support@ ou qu'une équipe des opérations reçoit des commandes par e-mail sur sa boîte aux lettres commandes@
Problèmes courants que la gestion des e-mails permet de résoudre
Une solution de gestion des e-mails peut aider à résoudre les problèmes que votre équipe peut rencontrer lors de la communication entre les services. Cela peut inclure :
Encombrement des boîtes de réception
Pour beaucoup, la gestion des e-mails consiste à trier les e-mails et à vider une boîte de réception, mais cette méthode manuelle ne peut pas produire de résultats efficaces à long terme. Le nombre moyen d'e-mails une personne en a environ 200 dans sa boîte de réception. Bien que ce chiffre puisse sembler gérable, il peut rapidement augmenter, car le travailleur reçoit en moyenne 121 e-mails par jour. Si cela n'est pas géré correctement, plus de 600 e-mails peuvent nécessiter une réponse avant la fin de la semaine.
Une boîte de réception encombrée peut avoir des conséquences négatives pour une entreprise, car des demandes importantes peuvent ne pas être lues et des conversations importantes peuvent disparaître. Les conversations ont souvent lieu en ligne par e-mail pour une équipe à distance ou hybride. Ces conversations peuvent contenir des informations précieuses que les membres de l'équipe et la direction doivent aborder. Lorsque ces conversations disparaissent, il n'existe aucune information à laquelle se référer. Par conséquent, la gestion des e-mails est cruciale pour contrôler l'encombrement des boîtes de réception afin d'améliorer les processus d'une équipe distante.
Listes Cc longues
Il est essentiel de s'assurer que les membres de l'équipe reçoivent des copies des e-mails importants pour maintenir la communication ; toutefois, en raison de la longueur des fils de discussion, il est difficile de les suivre. Cela réduit également la productivité, car beaucoup de temps est consacré à faire participer les bons membres de l'équipe aux tâches.
Tenue de registres
Le suivi des e-mails de l'entreprise garantit que les demandes importantes sont bien documentées et stockées en toute sécurité. Étant donné que la plupart des échanges d'entreprise se font par courrier électronique, ces conversations constituent des enregistrements essentiels pour une entreprise. La disparition de ces e-mails peut être préjudiciable à l'entreprise.
Délégation/attribution de tâches
La délégation de tâches et l'attribution de projets peuvent prendre beaucoup de temps au cours de la journée. Et si votre équipe travaille à distance, se rendre dans le bureau d'un collègue n'est pas aussi simple. Chaque échange se fait par le biais de différentes plateformes de communication, et si la discussion ne nécessite pas de réponse immédiate, le courrier électronique est le premier choix pour communiquer. Cependant, entre la gestion de plusieurs comptes de messagerie et la gestion de nombreuses tâches, les temps de réponse peuvent augmenter en attendant que le bon membre de l'équipe réponde.
Les avantages d'une solution de gestion des e-mails pour votre équipe
Avec communication asynchrone devenant l'avenir du travail à distance, les logiciels de gestion des e-mails peuvent aider votre équipe à organiser les tâches, à déléguer les tâches et à automatiser le flux de travail au sein d'une seule plateforme de messagerie.
Alors, qu'est-ce qu'un logiciel de gestion des e-mails ?
Un logiciel de gestion des e-mails aide votre équipe à organiser, trier et répondre à de grands volumes d'e-mails de manière collaborative. Et si votre équipe utilise Gmail, Gmelius est la solution idéale pour vous.
Gmelius est la plateforme de collaboration pour Gmail qui aide les membres de l'équipe à rationaliser le processus de messagerie, à améliorer la communication et à répartir efficacement leurs charges de travail. Lorsque vous recherchez une solution de gestion des e-mails, Gmelius propose une variété de fonctionnalités pour aider à améliorer la stratégie de vos équipes face à une boîte de réception bondée.
Boîte de réception partagée, étiquettes Gmail partagées, automatisation et plus encore avec Gmelius
Résoudre une boîte de réception encombrée n'est plus un problème lorsque vous implémentez une solution de gestion des e-mails robuste pour votre équipe. Gmelius permet à vos équipes de gérer les e-mails de groupe tels que support@ ou info@ beaucoup plus rapidement grâce à une boîte de réception partagée. UNE boîte de réception partagée permet à chaque membre de l'équipe de gérer les e-mails professionnels de votre choix via Gmail. Un outil de collaboration d'équipe tel qu'une boîte de réception partagée peut aider votre équipe à :
- Éliminez l'encombrement en gérant les e-mails de l'entreprise en équipe
- Déléguez des tâches à des membres spécifiques de l'équipe
- Menez des conversations internes sur le côté d'un e-mail
- Transformez les e-mails en tickets exploitables grâce aux tableaux Kanban de Gmail
Comment cela fonctionne-t-il ?
Une fois que tu installez Gmelius, votre boîte de réception Gmail sera transformée en votre nouvel espace de travail. Notre outil de gestion des e-mails s'intègre parfaitement à une plateforme que vous connaissez déjà. Gmelius abrite non seulement un boîte de réception partagée pour votre équipe mais également des étiquettes Gmail partagées et de nombreuses autres fonctionnalités pour la collaboration en équipe et l'automatisation des flux de travail.
Étiquettes Gmail partagées peut avoir un impact important sur votre équipe. Par exemple, ce dossier « important » auquel vous n'arrêtez pas d'ajouter d'autres e-mails ? Vous n'êtes plus obligé d'y faire face seul. Votre équipe peut partager des libellés Gmail nouveaux ou existants et synchroniser les conversations en temps réel entre les membres de l'équipe.
De plus, Gmelius permet à Gmail de s'intégrer à d'autres plateformes de communication telles que Slack ou Trello. Cela se fait grâce à notre architecture d'intégration bidirectionnelle qui permet à votre équipe de connecter les outils du quotidien. En outre, vous pouvez ensuite convertir n'importe quelle conversation en une carte de tâches et gérer les boîtes de réception et les projets avec Tableaux Kanban Gmail—un outil visuel de gestion de projet. Cet élément peut aider les membres de l'équipe à voir ce qui doit être accompli, quelles tâches sont en cours et ce qui est en attente.
Étant donné que vous pouvez passer beaucoup de temps à passer d'un compte de messagerie à l'autre et à communiquer avec des collègues, votre équipe peut abandonner les longs fils de discussion et se concentrer davantage sur la collaboration via une seule plateforme. Gmelius peut encore contribuer à simplifier ce problème en utilisant automatisation.
L'automatisation des e-mails peut aider les bons membres de l'équipe à se concentrer sur les e-mails qui les concernent. La distribution des flux de travail est essentielle pour attribuer les bons e-mails à la bonne personne de contact afin d'augmenter les temps de réponse et de fournir un contexte sur les tâches qui doivent être confiées à un membre spécifique de l'équipe. En outre, notre logiciel peut reconnaître des mots spécifiques dans un e-mail, par exemple « retour » ou « facture », afin que les e-mails puissent être délégués correctement au bon membre de l'équipe afin d'automatiser les processus quotidiens de votre entreprise et d'améliorer le flux de travail. Votre équipe peut choisir des déclencheurs et définir des conditions pour attribuer automatiquement des e-mails, appliquer des balises et des notes contextuelles.
Un logiciel de gestion des e-mails permet à votre équipe de reprendre le temps dont elle a tant besoin pour se consacrer à sa journée de travail. En demandant à tous les membres de l'équipe de gérer les e-mails de groupe, vous pouvez garantir que les e-mails importants sont lus, étiquetés et traités à temps. Cette méthode de gestion améliorera également l'organisation, de sorte que chaque e-mail aura un endroit où être stocké afin de garantir que les conversations importantes sont bien documentées et traitées. Ces e-mails peuvent être supprimés pour libérer de l'espace indispensable dans votre boîte de réception.
Lorsque vous vous demandez : qu'est-ce que la gestion des e-mails ? Cela va bien au-delà de la simple organisation d'une boîte de réception. Et les logiciels de gestion des e-mails peuvent aider votre équipe à utiliser des fonctionnalités de qualité qui peuvent avoir un impact important sur le flux de travail quotidien de votre entreprise afin d'optimiser l'efficacité, la productivité et d'améliorer la collaboration sur le long terme.
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