Embora manter o controle dos e-mails seja vital para manter a comunicação com clientes e outros membros da equipe, isso pode tirar muito tempo do seu dia de trabalho e desviar o foco das tarefas essenciais.
Uma solução de gerenciamento de e-mail pode ajudar a resolver problemas comuns associados a uma caixa de entrada lotada para ajudar sua equipe a colaborar melhor nas tarefas recebidas. Mas você pode estar se perguntando: O que é gerenciamento de e-mail? Como posso implementar isso na minha empresa?
O que é gerenciamento de e-mail?
O gerenciamento de e-mails é o processo de organizar, capturar e responder a e-mails de entrada de alto volume recebidos por uma organização. Muitas empresas recebem uma grande quantidade de e-mails internos. Por exemplo, quando uma equipe de suporte recebe solicitações de clientes em uma caixa de correio compartilhada, como support@, ou uma equipe de operações recebe pedidos por e-mail em sua caixa de correio de pedidos@
Problemas comuns que o gerenciamento de e-mail ajuda a resolver
Uma solução de gerenciamento de e-mail pode ajudar a resolver problemas que sua equipe possa encontrar ao se comunicar entre departamentos. Isso pode incluir:
Desordem na caixa de entrada
Para muitos, o gerenciamento de e-mails consiste em classificar e-mails e limpar uma caixa de entrada, mas esse método feito manualmente não pode produzir resultados eficientes a longo prazo. O número médio de e-mails uma pessoa tem em sua caixa de entrada aproximadamente 200. Embora esse número possa parecer gerenciável, ele pode crescer rapidamente à medida que o trabalhador médio recebe 121 e-mails por dia. Se não for gerenciado adequadamente, isso pode resultar em mais de 600 e-mails precisando de uma resposta até o final da semana.
Uma caixa de entrada desordenada pode causar implicações negativas para a empresa, pois consultas importantes podem não ser lidas e conversas valiosas podem desaparecer. As conversas geralmente são realizadas on-line por e-mail para uma equipe remota ou híbrida. Essas conversas podem conter informações valiosas que os membros da equipe e a gerência devem abordar. Quando essas conversas desaparecem, não há registro de informações às quais se referir. Portanto, o gerenciamento de e-mails é crucial para controlar a desordem na caixa de entrada para melhorar os processos de uma equipe remota.
Listas longas de Cc
Garantir que os membros da equipe recebam cópias de e-mails importantes é fundamental para manter a comunicação; no entanto, longas conversas de e-mail dificultam o acompanhamento. Isso também reduz a produtividade, pois muito tempo é gasto garantindo que os membros certos da equipe sejam incluídos nas tarefas.
Manutenção de registros
Acompanhar os e-mails da empresa garante que consultas importantes sejam bem documentadas e armazenadas com segurança. Como a maioria das trocas entre empresas ocorre por e-mail, essas conversas são registros essenciais para uma empresa. Se esses e-mails desaparecerem, isso pode ser prejudicial para a empresa.
Delegando/Atribuindo Tarefas
Delegar tarefas e atribuir projetos pode tomar muito tempo do dia. E se sua equipe trabalha remotamente, ir até o escritório de um colega não é tão simples. Cada troca ocorre por meio de várias plataformas de comunicação e, se a discussão não precisar de uma resposta imediata, o e-mail é a melhor opção para se comunicar. No entanto, entre gerenciar várias contas de e-mail e lidar com várias tarefas, os tempos de resposta podem aumentar enquanto se espera que o membro certo da equipe responda.
Como uma solução de gerenciamento de e-mail pode beneficiar sua equipe
Com comunicação assíncrona tornando-se o futuro do trabalho remoto, o software de gerenciamento de e-mail pode ajudar sua equipe a organizar tarefas, delegar atribuições e automatizar o fluxo de trabalho em uma única plataforma de e-mail.
Então, o que é um software de gerenciamento de e-mail?
O software de gerenciamento de e-mail ajuda sua equipe a organizar, classificar e responder a grandes volumes de e-mails de forma colaborativa. E se sua equipe usa o Gmail, o Gmelius é a solução perfeita para você.
Gmelius é a plataforma de colaboração para o Gmail que ajuda os membros da equipe a otimizar o processo de e-mail, melhorar a comunicação e distribuir suas cargas de trabalho de forma eficaz. Ao procurar uma solução de gerenciamento de e-mail, o Gmelius oferece uma variedade de recursos para ajudar a melhorar a estratégia de suas equipes ao se aproximar de uma caixa de entrada lotada.
Caixa de entrada compartilhada, marcadores compartilhados do Gmail, automação e muito mais com o Gmelius
Lidar com uma caixa de entrada desordenada não é mais um problema quando você implementa uma solução robusta de gerenciamento de e-mails para sua equipe. O Gmelius permite que suas equipes gerenciem e-mails de grupo, como support@ ou info@, com muito mais rapidez por meio do uso de uma caixa de entrada compartilhada. UM caixa de entrada compartilhada dá a cada membro da equipe a capacidade de gerenciar qualquer e-mail corporativo que você desejar por meio do Gmail. Uma ferramenta de colaboração em equipe, como uma caixa de entrada compartilhada, pode ajudar sua equipe a:
- Elimine a desordem gerenciando os e-mails da empresa como uma equipe
- Delegar atribuições a membros específicos da equipe
- Execute conversas internas ao lado de um e-mail
- Transforme e-mails em tickets acionáveis com os painéis Kanban do Gmail
Como isso funciona?
Uma vez que você instale Gmelius, sua caixa de entrada do Gmail será transformada em seu novo espaço de trabalho. Nossa ferramenta de gerenciamento de e-mail se encaixa perfeitamente em uma plataforma com a qual você já está familiarizado. Gmelius atua como um lar não apenas para um caixa de entrada compartilhada para sua equipe mas também compartilhou marcadores do Gmail e uma série de outros recursos para colaboração em equipe e automação do fluxo de trabalho.
Marcadores compartilhados do Gmail pode causar um grande impacto em sua equipe. Por exemplo, aquela pasta “importante” à qual você continua adicionando mais e-mails? Você não precisa mais lidar com isso sozinho. Sua equipe pode compartilhar marcadores novos ou existentes do Gmail e sincronizar conversas em tempo real entre os membros da equipe.
Além disso, o Gmelius permite que o Gmail se integre a outras plataformas de comunicação, como Slack ou Trello. Isso é feito por meio de nossa arquitetura de integração bidirecional, que permite que sua equipe conecte as ferramentas do dia a dia. Além disso, você pode converter qualquer conversa em um cartão de tarefas e gerenciar caixas de entrada e projetos com Quadros Kanban do Gmail—uma ferramenta visual de gerenciamento de projetos. Esse elemento pode ajudar os membros da equipe a ver o que precisa ser concluído, quais tarefas estão em andamento e o que está pendente.
Como é possível gastar muito tempo alternando entre várias contas de e-mail e colegas de CC, sua equipe pode abandonar os longos tópicos de e-mail e se concentrar mais na colaboração por meio de uma plataforma. O Gmelius pode ajudar ainda mais a simplificar esse problema usando automação.
A automação de e-mails pode ajudar os membros certos da equipe a se concentrarem em quais e-mails pertencem a eles. A distribuição do fluxo de trabalho é fundamental para atribuir os e-mails certos à pessoa de contato certa para ajudar a aumentar os tempos de resposta e fornecer contexto sobre as tarefas que precisam ser enviadas a um membro específico da equipe. Além disso, nosso software pode reconhecer palavras específicas em um e-mail, por exemplo, “devolução” ou “fatura”, para que os e-mails possam ser delegados adequadamente ao membro certo da equipe para automatizar os processos diários da sua empresa e aumentar o fluxo de trabalho. Sua equipe pode escolher gatilhos e definir condições para atribuir e-mails automaticamente, aplicar tags e notas para contextualizar.
O software de gerenciamento de e-mail dá à sua equipe o tempo necessário para voltar ao dia. Ter todos os membros da equipe gerenciando e-mails em grupo pode garantir que e-mails importantes sejam lidos, rotulados e endereçados a tempo. Esse método de gerenciamento também melhorará a organização para que cada e-mail tenha um local para ser armazenado para garantir que conversas importantes sejam bem documentadas e abordadas. Esses e-mails podem ser removidos para fornecer o espaço necessário para sua caixa de entrada.
Quando se pergunta: O que é gerenciamento de e-mail? Isso vai muito além de apenas organizar uma caixa de entrada. E o software de gerenciamento de e-mail pode ajudar sua equipe a utilizar recursos de qualidade que podem causar um grande impacto no fluxo de trabalho diário da sua empresa para maximizar a eficiência, a produtividade e melhorar a colaboração a longo prazo.
Você está pronto para usar o Gmelius como ferramenta de gerenciamento de e-mail da sua equipe? Confira nossos recursos e integrações e saiba como o Gmelius foi criado para melhorar a comunicação e a colaboração da equipe. Pronto para começar? Cadastre-se hoje!
