En tant que chef d'équipe, vous pouvez commencer votre journée de travail normale en vous connectant à votre boîte de réception, en adressant des e-mails et en formulant une liste de tâches de la journée. Vous commencez ensuite à communiquer les responsabilités et à les attribuer dans une application de gestion des tâches. Ce processus peut prendre de 15 minutes à plusieurs heures de votre journée de travail.
Basculer entre le courrier électronique et d'autres applications de gestion des tâches peut être rapide et frustrant. Et s'il existait un moyen plus simple de gérer les e-mails et les tâches ?
Les outils de gestion des tâches de messagerie peuvent faire passer votre boîte de réception au niveau supérieur afin que votre équipe puisse partager, gérer et suivre les projets sur une seule plateforme pratique.
Vous recherchez un meilleur moyen de gérer les tâches depuis votre boîte de réception ? Essayez Gmelius gratuitement.
Qu'est-ce que la gestion des tâches de messagerie ?
La gestion des tâches de messagerie implique l'utilisation de votre boîte de réception pour traiter, organiser et attribuer les tâches entrantes. De nombreuses tâches entrantes proviennent de votre compte de messagerie. Cela rend le courrier électronique et les tâches inextricables.
Bien que les e-mails puissent trier systématiquement les e-mails par expéditeur, objet, date, etc., le processus n'est pas toujours efficace. Vous devrez tout de même passer d'une application de messagerie à une application de gestion des tâches pour terminer votre travail.
De nombreuses équipes optent pour une application de gestion des tâches distincte. Mais il existe des solutions simples qui peuvent vous aider à organiser les tâches entrantes. Il s'agit notamment de :
Dossiers de courrier électronique
Les dossiers de courrier électronique se trouvent sur le côté de votre boîte de réception et peuvent vous aider à organiser les e-mails entrants. Par exemple, vous pouvez nommer un dossier « suivis » pour les e-mails entrants des clients qui nécessitent des réponses ou « tâches en attente » pour les e-mails qui doivent être attribués à d'autres membres de l'équipe. Les dossiers minimisent l'encombrement de la boîte de réception et permettent d'organiser les tâches entrantes.
Étiquettes de courrier électronique
Gmail utilise des libellés au lieu de dossiers pour l'organisation. Les libellés ont essentiellement le même objectif que les dossiers et se trouvent sur le panneau de gauche de votre boîte de réception Gmail. Les étiquettes peuvent être codées par couleur pour une meilleure organisation. Vous pouvez également appliquer plusieurs libellés à un e-mail et retrouver plus tard cet e-mail spécifique en cliquant sur l'un de ses libellés.
Les tâches font ce que les dossiers et les étiquettes ne peuvent pas faire
Bien que les étiquettes et les dossiers d'e-mails puissent vous aider à organiser les e-mails entrants et à naviguer dans les tâches, transformer les e-mails en tâches reste une nécessité. Plutôt que de saisir une application distincte, une solution de gestion de projet/de tâches peut être intégrée directement dans votre boîte de réception afin que les équipes puissent voir les tâches visuellement et mieux organiser la charge de travail.
Transformez votre boîte de réception en un système de gestion des tâches
Jusqu'à 42 % des organisations ne voient pas la valeur de la gestion de projet. Bien que le courrier électronique puisse offrir d'énormes possibilités d'organisation des tâches, il se peut qu'il ne soit pas un outil efficace pour les tâches à lui seul. Cependant, la gestion des tâches de messagerie par le biais de solutions de gestion de projet peut permettre au responsable moyen d'économiser 153 heures par an.
Les solutions de gestion de projet prennent de nombreuses formes. De nombreuses équipes optent pour un style de gestion Kanban qui propose une solution de gestion de projet visuelle sous forme de colonnes pour accroître la transparence et fournir une communication en temps réel sur les projets.
Gmelius, une solution de communication et de collaboration pour Gmail, propose Tableaux Kanban spécialement conçu pour s'intégrer à votre boîte de réception Gmail. N'importe quel e-mail peut être attribué en tant que carte de tâche avec les tableaux Kanban de Gmail. Cela vous permet d'obtenir une visibilité claire sur les flux de travail de votre équipe directement depuis boîte de réception partagée. Les équipes peuvent :
- consulter les tableaux via leur boîte de réception partagée
- attribuer des tâches directement depuis leur boîte de réception Gmail
- définir le statut d'un ticket
- taguer des collègues
- ajouter des notes aux tickets pour les mettre en contexte
La « vue du tableau » se trouve sur le côté gauche de votre Gmail et permet de consulter vos tableaux Kanban en un clic.
Si vous gérez plusieurs départements de votre entreprise, vous avez besoin d'un moyen simple de gérer les projets et les tâches des clients tout en respectant les délais pour respecter le budget. C'est exactement ce que Gmelius aide.
Par exemple, si vous souhaitez contacter votre équipe d'assistance, chaque colonne peut être attribuée à un représentant spécifique afin que vous puissiez voir quelles tâches figurent dans sa colonne.
Si vous remarquez qu'un membre de l'équipe s'est vu attribuer trop de tâches, vous pouvez simplement transférer une tâche à un autre membre du conseil d'administration afin de répartir efficacement sa charge de travail. Ainsi, les équipes n'ont plus besoin de se sentir surchargées de travail et les projets peuvent rester sur la bonne voie. Vous pouvez même synchroniser vos tableaux Kanban avec Trello—une application de création de listes Kanban.
Gestion des tâches de messagerie pour les équipes
Gmelius aide les équipes à gérer l'ensemble du cycle de vie d'une tâche en simplifiant les responsabilités quotidiennes sur une seule plateforme collaborative. Outre les tableaux Kanban pour Gmail, Gmelius permet également aux équipes de partager des libellés Gmail, de personnaliser et de partager des modèles d'e-mails et d'automatiser les suivis.
Étiquettes Gmail partagées. Comme nous l'avons vu plus haut, Étiquettes Gmail peut aider les équipes à trier et à filtrer les e-mails entrants pour une meilleure organisation. Avec Gmelius, votre équipe peut partager des e-mails nouveaux ou existants dans une boîte de réception partagée afin que tout le monde puisse travailler sur la même étiquette pour maintenir la communication et l'organisation.
Modèles d'e-mails partagés. Répondre aux e-mails et envoyer des suivis peuvent prendre des heures. Accélérez le processus avec Modèles d'e-mails partagés de Gmelius afin que vous et votre équipe puissiez créer ensemble des réponses robustes.
Automatisation des flux de travail. Automatisez les tâches subalternes en utilisant automatisation des flux de travail règles. Les e-mails entrants peuvent être triés dans une étiquette Gmail ou un tableau Kanban en choisissant simplement des déclencheurs et en définissant des conditions. Les suivis et la délégation peuvent être effectués en un clic. Sans oublier, notre séquences Cette fonctionnalité peut automatiser les flux de travail et les processus de votre entreprise afin que votre équipe puisse facilement envoyer des campagnes au goutte à goutte depuis Gmail ou G Suite et fidéliser vos prospects tout au long du cycle de vente.
Intégration bidirectionnelle. Vous avez besoin de communiquer rapidement une tâche ? Gmelius propose une intégration avec Slack, Zoom et d'autres plateformes couramment utilisées par les équipes. Les équipes peuvent facilement envoyer des e-mails via une chaîne Slack ou planifier des réunions Zoom dans Gmail pour éviter les tracas liés au passage d'une application à l'autre.
En utilisant une solution de gestion des tâches de messagerie, les équipes peuvent gérer les e-mails et les tâches dans une seule interface pour parcourir rapidement leurs listes de tâches tout en évitant d'encombrer la boîte de réception.
Si vous cherchez un moyen de rendre votre courrier électronique plus puissant, inscrivez-vous chez Gmelius aujourd'hui !
