Ne sous-estimez pas l'importance d'accueillir correctement les nouveaux membres de l'équipe. Les premières semaines et les premiers mois passés dans une nouvelle entreprise sont essentiels à la vision à long terme de l'entreprise par un employé. Sans cela, ils risquent d'être submergés par les e-mails et les tâches sans le bon état d'esprit ou les bonnes préparations.
Les recherches montrent que 69 % des employés sont plus susceptibles de rester dans une entreprise à long terme s'ils ont bénéficié d'une bonne intégration.
Par conséquent, lorsqu'une nouvelle personne entre dans votre entreprise, cette période doit être utilisée pour :
- Nouer des relations avec le nouveau membre de l'équipe ;
- Définir clairement les rôles, les responsabilités et les attentes ; et
- Favorisez un environnement de loyauté et d'engagement.
Sans un plan d'intégration approprié pour les nouveaux membres de votre équipe, vous risquez de perdre un coéquipier précieux ou de créer un environnement dans lequel il est malheureux, désengagé ou plein de ressentiment à l'égard de l'entreprise.
Suivez ces cinq étapes simples pour accueillir chaleureusement et harmonieusement les nouveaux employés (à distance ou en interne) au sein de votre entreprise et de votre équipe, en veillant à ce qu'ils se sentent valorisés et respectés.
1. Préparer les documents d'intégration
Sans doute l'étape la plus importante du processus d'intégration, elle donne le ton à votre relation de travail et est importante pour faire une bonne première impression.
Fournissez toutes les informations légales par e-mail et permettez au nouveau membre de l'équipe de les consulter et de les renvoyer sous forme numérique pour une expérience plus fluide.
Mais la paperasse ne s'arrête pas là. Lors de leur tout premier jour au bureau, assurez-vous d'avoir préparé toutes les informations d'intégration dans un document facile à utiliser.
Pensez à tout ce dont ils pourraient avoir besoin pour faire leur travail. Des informations de connexion aux codes de verrouillage des portes, tout doit se trouver au même endroit, y compris :
- Objectifs de trente, soixante et quatre-vingt-dix jours ;
- une description de leurs tâches et responsabilités ;
- Documents, liens, calendriers et informations de connexion ;
- les horaires des prochaines réunions et/ou des réunions régulières en cours ; et
- Les noms et les coordonnées de tous les membres de l'équipe avec lesquels ils travailleront.
#ProTip : À l'aide d'un boîte de réception partagée peut s'assurer que tous vos nouveaux employés peuvent accéder aux documents partagés et que tout le monde est sur la même longueur d'onde dès le premier jour.
2. Utiliser des outils de communication et de gestion de projet
De nos jours, les équipes travaillent sur plusieurs départements ou sites. Plusieurs outils peuvent donc être utilisés pour faciliter la communication et la collaboration, tels que Gmail et Slack pour la communication externe et interne et Asana ou Trello pour la gestion de projet. La liste est longue.
Cela peut fonctionner, mais cela peut également entraîner des problèmes. La plupart des outils sont déconnectés de votre boîte de réception, où commencent la plupart des communications relatives à vos projets et à vos clients. Ce besoin constant de passer d'une application à l'autre amène votre équipe à passer trop de temps à rechercher des informations, tout en l'obligeant à apprendre et à gérer un réseau complexe d'outils. Et cela peut être particulièrement difficile pour un nouveau membre de l'équipe.
Gmelius le reconnaît et propose une solution qui transforme vos e-mails en canaux flexibles conçus pour la collaboration en équipe.
Par conséquent, quelle que soit la plateforme sur laquelle vos coéquipiers préfèrent travailler, Gmelius garantit que toutes les données de votre équipe, leurs outils et les actions qui suivent sont synchronisés au sein de l'ensemble de l'équipe.
3. Planifiez une réunion d'équipe
Vous êtes peut-être occupé, mais il est important de prendre du recul et de fixer un rendez-vous pour que l'équipe rencontre le nouvel employé.
Organisez des boissons, des déjeuners ou même simplement un café pour toute l'équipe. Assurez-vous de prévenir les gens suffisamment à l'avance afin qu'ils puissent l'ajouter à leur agenda.
Une réunion informelle peut encourager votre équipe à créer des liens avec ses collègues et à découvrir qu'il y a une vie en dehors du travail. Essayez de poursuivre la conversation sur des sujets qui ne sont pas liés au travail !
4. Trouvez un mentor de bureau
Un mentor de bureau est un excellent moyen d'aider un nouvel employé à se sentir à l'aise. Le mentor sera en mesure de répondre aux questions, d'expliquer les règles et d'offrir son soutien. Déterminez lequel des membres actuels de votre équipe serait un bon modèle et demandez-vous si leur personnalité, leur style de travail et leurs rôles seraient complémentaires.
5. Gardez-les occupés !
Cela est impératif. Il n'y a rien de pire que de manquer de travail lorsqu'on se trouve sur un nouveau lieu de travail. Vous devez trouver votre manager, demander plus de travail et garder votre sang-froid. C'est un moyen infaillible de mettre votre nouveau membre de l'équipe mal à l'aise et nerveux.
En particulier au cours des deux premières semaines, assurez-vous d'avoir prévu des tâches, des réunions et des formations spécifiques pour eux. Ce doit être un travail significatif qui les tient occupés !
Conclusion
En fin de compte, ce sont les petites choses qui comptent lorsque vous accueillez un nouveau membre de l'équipe. Une plateforme de collaboration par e-mail telle que Gmelius peut faciliter le parcours en simplifiant le travail des employés au cours des premiers jours. Grâce au balisage automatique de l'IA, aux notes envoyées par e-mail et aux vues partagées des messages entrants, vous pouvez créer un environnement collaboratif et stimulant qui favorisera la réussite de votre nouvelle recrue.
