Não subestime a importância de receber adequadamente os novos membros da equipe. As primeiras semanas e meses em uma nova empresa são essenciais para a visão de longo prazo da organização por um funcionário. Sem isso, é provável que fiquem sobrecarregados com e-mails e tarefas sem a mentalidade ou os preparativos corretos.
Pesquisas mostram que 69% dos funcionários têm maior probabilidade de permanecer em uma empresa a longo prazo se tiverem uma boa integração.
Portanto, quando uma nova pessoa começa na sua empresa, esse tempo deve ser usado para:
- Construir relacionamentos com o novo membro da equipe;
- Estabeleça funções, responsabilidades e expectativas claras; e
- Promova um ambiente de lealdade e engajamento.
Sem um plano de integração adequado para os novos membros da sua equipe, você pode acabar perdendo um valioso colega de equipe ou criar um ambiente em que eles estejam infelizes, desengajados ou ressentidos com a empresa.
Siga estas cinco etapas fáceis para dar aos novos funcionários (remotos ou internos) uma recepção calorosa e tranquila em sua empresa e equipe, garantindo que eles se sintam valorizados e respeitados.
1. Prepare documentos de integração
Provavelmente a etapa mais importante do processo de integração, ela define o tom de sua relação de trabalho e é importante para causar uma ótima primeira impressão.
Forneça todas as informações jurídicas por e-mail e permita que o novo membro da equipe as revise e as devolva digitalmente para uma experiência mais tranquila.
Mas a papelada não para por aí. Logo no primeiro dia no escritório, certifique-se de ter preparado todas as informações de integração em um documento fácil de usar.
Considere tudo o que eles possam precisar para fazer seu trabalho. De credenciais de login a códigos para fechaduras de portas, tudo deve estar em um só lugar, incluindo:
- Metas de trinta, sessenta e noventa dias;
- Descrições de suas tarefas e responsabilidades;
- Documentos, links, calendários e informações de login;
- Programações para as próximas reuniões e/ou reuniões regulares em andamento; e
- Nomes e informações de contato de todos os membros da equipe com quem trabalharão.
#ProTip: Usando um caixa de entrada compartilhada pode garantir que todos os seus novos contratados possam acessar os documentos compartilhados e que todos estejam na mesma página desde o primeiro dia.
2. Use ferramentas de comunicação e gerenciamento de projetos
Atualmente, as equipes trabalham em vários departamentos ou locais, então várias ferramentas podem ser usadas para permitir a comunicação e a colaboração, como o Gmail e o Slack para comunicação externa e interna e a Asana ou o Trello para gerenciamento de projetos. A lista continua.
Isso pode funcionar, mas também pode causar problemas. A maioria das ferramentas está desconectada da sua caixa de entrada, onde começa a maior parte das comunicações do projeto e do cliente. Essa necessidade constante de alternar entre aplicativos faz com que sua equipe passe muito tempo procurando informações, ao mesmo tempo em que a força a aprender e gerenciar uma complexa rede de ferramentas. E isso pode ser especialmente difícil para um novo membro da equipe.
Gmelius reconhece isso e oferece uma solução que transforma seus e-mails em canais flexíveis projetados para colaboração em equipe.
Como resultado, não importa em qual plataforma seus colegas de equipe prefiram trabalhar, o Gmelius garante que todos os dados da sua equipe, suas ferramentas e as ações a seguir sejam sincronizadas com toda a equipe.
3. Agende uma reunião de equipe
Você pode estar ocupado, mas é importante dar um passo atrás e agendar um horário para a equipe conhecer o novo funcionário.
Organize bebidas, almoços ou até mesmo café para toda a equipe. Certifique-se de avisar as pessoas com bastante antecedência para que elas possam adicioná-lo aos seus diários.
Uma reunião informal pode incentivar sua equipe a se relacionar com colegas de trabalho e ver que existe vida fora do trabalho. Tente manter a conversa sobre tópicos não relacionados ao trabalho!
4. Encontre um mentor de escritório
Um mentor de escritório é uma ótima maneira de ajudar um novo funcionário a se sentir confortável. O mentor poderá responder perguntas, explicar quaisquer regras e oferecer suporte. Considere quais dos membros atuais da sua equipe seriam um bom modelo e pense se suas personalidades, estilo de trabalho e funções se complementariam.
5. Mantenha-os ocupados!
Isso é imperativo. Não há nada pior do que ficar sem trabalho quando você está em um novo local de trabalho. Você precisa encontrar seu gerente, pedir mais trabalho e manter a calma. É uma maneira infalível de fazer com que seu novo membro da equipe se sinta estranho e nervoso.
Especialmente nas primeiras semanas, certifique-se de planejar tarefas, reuniões e treinamentos específicos para eles. Deve ser um trabalho significativo que os mantenha ocupados!
Conclusão
Em última análise, são as pequenas coisas que importam quando você recebe um novo membro da equipe. Uma plataforma de colaboração por e-mail como a Gmelius pode facilitar a jornada ao eliminar parte do trabalho mundano dos primeiros dias do funcionário. Por meio da marcação automática de IA, notas por e-mail e visualizações compartilhadas das mensagens recebidas, você pode criar um ambiente colaborativo e estimulante que defina sua nova contratação ou o sucesso.
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