Lorsque vous démarrez un nouveau projet, la façon dont vous le gérez déterminera son succès global.
Selon la taille de votre projet, il peut y avoir des dizaines, des centaines, voire plus de pièces mobiles. Le fait de pouvoir pleinement tenir compte de la position de chaque élément dans la progression du projet vous permet d'évaluer s'il est géré correctement. Heureusement, vous pouvez le faire depuis le confort de votre boîte de réception Gmail, en utilisant les bons outils.
L'importance de la communication dans la gestion de projet
Une communication efficace permet aux chefs d'équipe de contrôler la performance du projet tout en mesurant et en comparant son état décrit lors de la phase de conception. Avec les bons outils, cette phase peut être facile pour le chef de projet. Sans les bons outils, cela peut être extrêmement stressant et compromettre la réalisation du projet.
Les délais accordés peuvent changer en raison de retards de livraison et d'autres complications imprévues, mais si tout le monde est sur la même longueur d'onde, d'autres aspects du projet peuvent être abordés jusqu'à ce que les problèmes soient résolus. C'est là que la communication responsable et en temps réel devient si précieuse.
Si vous pouvez gérer un projet à l'aide d'un outil facilement accessible à tous les membres de l'équipe, conçu pour la collaboration et permettant une communication fluide, il sera d'autant plus facile à gérer. C'est encore mieux si cet outil est intégré à la messagerie électronique, le principal outil de communication professionnelle pour les équipes.
Prenons l'exemple de Gmail, la principale plateforme de messagerie disponible dans le monde entier, qui répond à l'aspect accessibilité de l'équation. Ajoutez la puissance de Gmelius et vous disposez désormais d'un outil robuste de collaboration, de communication et de gestion de projet, qui fonctionne parfaitement depuis votre boîte de réception Gmail.
4 outils et astuces pour gérer des projets depuis Gmail
Voici quatre stratégies de gestion de projets à partir de Gmail, qui ont fait leurs preuves.
1. Tableaux Kanban
Tableaux Kanban ne sont que l'une des fonctionnalités que Gmelius intègre à votre Gmail. Élégamment placés dans le volet gauche de votre boîte de réception Gmail, les tableaux sont conçus pour vous fournir une représentation visuelle claire de votre boîte de réception et des projets qui découlent des e-mails.
Les cartes Gmelius vont encore plus loin. Pour commencer, ils vous permettent de gérer l'activité de votre boîte de réception de manière visuelle et transparente. Chacune de vos boîtes de réception et étiquettes partagées peut être affichée sous forme de tableau.
De plus, les tableaux permettent aux chefs de projet d'intégrer des fonctionnalités d'automatisation et d'assignation des tâches, avec la possibilité de suivre les performances, par membre de l'équipe, tout au long du projet jusqu'à son achèvement.
Après avoir créé votre tableau de projet, vous pouvez ajouter des cartes contenant une liste de tâches et les attribuer aux membres de l'équipe avec des dates d'échéance. Les fiches de tâches vous donneront une visibilité claire sur l'état de vos projets, les organiseront selon vos besoins et utiliseront la fonction glisser-déposer en fonction de la progression et de l'état de chaque mission.
Si vous souhaitez ajouter un commentaire à une tâche, il vous suffit de cliquer dessus. Et si une sous-tâche est requise, ce qui semble toujours être le cas lors de la gestion de projets, vous pouvez simplement ajouter d'autres éléments en cliquant dessus.
Gmelius vous permet également d'ajouter des balises de priorité et de partager les tableaux avec des membres spécifiques de l'équipe pour aborder différentes parties du projet.
Les tableaux Kanban ne sont pas un concept nouveau. Vous pouvez trouver de nombreux outils Kanban externes pour la gestion de projet. Trello est l'un d'entre eux et des millions de personnes lui font confiance. Le seul problème est que Trello, comme les autres outils kanban, est déconnecté de votre boîte de réception.
La différence avec Gmelius est qu'il place des tableaux kanban dans votre boîte de réception. Et il fait bien plus encore. Facile d'accès, facile à utiliser et conçu pour la collaboration en équipe, Les cartes Gmelius s'intègrent également à Trello.
Avec notre Intégration bidirectionnelle il n'est pas nécessaire de basculer entre Gmail et Trello. Chaque coéquipier peut travailler à partir de son outil préféré et Gmelius synchronisera vos équipes et vos données, dans les deux applications. Avec Gmelius, vous pouvez facilement surveiller les e-mails dans Trello et gérer vos projets Trello directement depuis votre boîte de réception.
Nos utilisateurs adorent leur tableaux kanban, ils font partie intégrante de leurs flux de travail quotidiens. Mais là où Gmelius brille vraiment lorsqu'il s'agit de gérer un projet, c'est grâce à l'outil de séquences automatisées.
2. Transformez les e-mails en tâches réalisables
Gmelius vous permet de transformer n'importe quel e-mail en carte de tâche en un clic, et d'ajouter cette carte au tableau kanban de votre choix en tant que « contact créé » par exemple. À partir de là, vous pouvez attribuer la tâche à un membre de l'équipe, ajouter une date d'échéance, ajouter des notes contextuelles et suivre la progression de la tâche sur l'ensemble de votre tableau de projet.
Si vous transformez les e-mails que vous recevez en tâches sans jamais quitter Gmail, pensez au temps que vous, votre équipe et votre organisation gagnerez. Et vous pouvez utiliser ces outils dans n'importe quel secteur d'activité pour améliorer l'efficacité de tous vos projets sans effort.
3. Créez des séquences et des automatisations
Votre projet est opérationnel et votre équipe est occupée à exécuter les tâches que vous lui avez assignées. Au cours du déroulement d'un projet, des mesures devront être prises, certaines étant attendues et d'autres non. Les séquences vous permettent de prendre en compte ces actions et de préconfigurer la réponse choisie.
Chaque action est liée à une tâche, est automatiquement mise à jour sur votre tableau de projet et communiquée en temps réel à l'ensemble de votre équipe.
Séquences vous permettra de créer un flux automatique d'e-mails vers les partenaires externes qui contribuent à votre projet. Vous définissez le flux de travail en fonction de leurs réactions et vous laissez Gmelius faire le reste.
Les e-mails entrants peuvent être étiquetés dans ce flux à tout moment et vous pouvez les envoyer au tableau Kanban désigné avec des suivis personnalisés.
Des filtres conditionnels, tels que s'il est ouvert, s'il n'y a pas de réponse, etc., peuvent être appliqués pour garantir que le message parvient au membre de l'équipe concerné. Avec Sequences, vous serez sûr que les e-mails que vous envoyez atteindront leurs cibles au bon moment pour faire avancer votre projet.
L'agent Gmelius AI peut écrire des règles d'automatisation en fonction de vos commandes en langage naturel afin que vous n'ayez pas à configurer manuellement des automatisations complexes.
4. Utilisez les notes pour collaborer avec les membres de l'équipe
La gestion d'un projet implique la participation de différentes parties prenantes, qu'il s'agisse d'un client, d'un fournisseur ou du CIO de l'entreprise. Et lorsqu'ils veulent communiquer quelque chose, c'est généralement par e-mail. Avec Gmelius, vous pouvez ajouter plus de contexte à ces e-mails avec des notes électroniques.
Lorsque vous êtes dans la boîte de réception Gmail, vous pouvez utiliser Notes de Gmelius pour expliquer plus en détail l'e-mail à un membre de votre équipe. Les notes sont affichées dans un fil de discussion à côté de chaque e-mail, offrant ainsi un espace sans distraction pour faire avancer la conversation.
Dans le même flux, vous pouvez attribuer l'e-mail à un membre de l'équipe, ajouter une note expliquant la préoccupation du client et la publier sur le tableau Kanban pour plus de visibilité.
La puissance de Gmelius lorsqu'il est installé dans Gmail
Depuis le début, l'objectif de Gmelius a été de rassembler les équipes en consolidant un riche ensemble d'outils de collaboration et d'automatisation et en les intégrant de manière fluide dans Gmail. Avant Gmelius, les équipes étaient obligées de gérer plusieurs plateformes extérieures à la boîte de réception, ce qui déconnectait et fragmentait davantage leurs flux de travail.
Le passage d'une plateforme à l'autre entraîne des coûts matériels et accessoires. Le changement d'attention est un coût qui nuit à la productivité de vos équipes. Les lacunes dans la communication entre le courrier électronique et le chat ainsi que la collaboration déconnectée touchent les entreprises là où cela fait le plus mal, à savoir le véritable résultat net en termes de rentabilité.
Puisque Gmelius vit et travaille dans Gmail, la courbe d'apprentissage est minimale.
Et moins une équipe passe de temps à utiliser une application, plus elle peut consacrer du temps à la réalisation du projet avec succès, dans les délais et dans les limites du budget.
Bien que Gmail soit un excellent client de messagerie, il ne dispose pas des outils nécessaires pour gérer les éléments mobiles d'un projet et toutes les communications associées. Gmelius comble le fossé créé par les e-mails externes et les communications internes telles que le chat, tout en les connectant à des outils de gestion de projet conçus pour la collaboration en équipe.
Plus de 100 000 professionnels font confiance à Gmelius pour renforcer les flux de travail de leur équipe. Nous transformons leur boîte de réception en une plateforme de collaboration et de communication efficace, leur permettant ainsi de mieux travailler depuis Gmail.
