Bien que l'organisation des e-mails puisse occuper des heures de la journée de travail, elle garantit le succès de l'entreprise. Le succès étant vital pour les bénéfices de l'entreprise, il est crucial de mettre en œuvre les meilleures pratiques pour la boîte de réception de votre équipe. Cet article explore les meilleures pratiques de gestion du courrier électronique au travail et explique comment vous pouvez mettre en œuvre ces solutions pour votre équipe.
Meilleures pratiques de gestion des e-mails au travail
Selon un Analyse globale de McKinsey, le professionnel passe en moyenne 28 % de sa semaine de travail à lire des e-mails et à y répondre. En outre, les professionnels consacrent 19 % de leur semaine de travail à la collecte et à la recherche d'informations et 14 % à la communication et à la collaboration en interne, ce qui ne laisse que 39 % pour des tâches spécifiques à un rôle.
Comme il reste moins de la moitié de la semaine de travail pour les tâches importantes, il devient nécessaire de mettre en œuvre de nouvelles pratiques en matière de courrier électronique pour votre équipe. La gestion du courrier électronique fait partie de la plupart des tâches, mais trouver des solutions pour accélérer le processus peut réduire le temps perdu et aider votre équipe à se concentrer sur d'autres tâches.
Voici cinq bonnes pratiques de gestion des e-mails que vous pouvez mettre en œuvre pour votre équipe.
1. Utiliser une boîte de réception partagée ou collaborative
Si votre entreprise travaille à distance ou utilise le courrier électronique, un boîte de réception partagée peut être l'outil de collaboration idéal pour vous. Une boîte de réception partagée est utilisée pour gérer un volume élevé d'e-mails entrants. Ce type de boîte de réception peut comporter une adresse telle que support@, contact@ ou sales@. La gestion des e-mails nécessite d'organiser, de capturer et de répondre à un grand nombre d'e-mails entrants. Cela peut rapidement devenir incontrôlable s'il n'est pas géré correctement.
Une boîte de réception partagée permet aux équipes d'inviter les membres concernés à gérer les e-mails afin de savoir qui travaille sur quoi. Cela élimine la confusion en matière de responsabilité et de responsabilisation et réduit le besoin de CC'ing et de transfert d'e-mails.
Une boîte de réception partagée peut aller encore plus loin lorsqu'elle est mise en œuvre avec un outil de collaboration qui permet aux membres de l'équipe de travailler ensemble au sein de la boîte de réception partagée. Bien qu'une boîte de réception partagée puisse offrir de meilleures opportunités de gestion, les e-mails peuvent déborder et des tâches peuvent être perdues.
La collaboration au sein d'une boîte de réception partagée peut aider les équipes à gérer les e-mails en les transformant en tâches. Ce processus permet à chaque membre de l'équipe de voir ce qui doit être traité, qui gère la tâche et qui l'a exécutée. Les membres de l'équipe peuvent :
- attribuer les e-mails entrants en tant que tâches
- éviter d'envoyer des réponses dupliquées
- collaborez à l'aide de notes et de balises
- fournir un contexte pour éliminer la confusion
- répartir la charge de travail entre les membres de l'équipe
Google et Outlook proposent tous deux des options de boîte de réception partagées ou collaboratives qui peuvent être très efficaces. En outre, de nombreux outils d'intégration s'intègrent parfaitement à une plateforme que vous connaissez bien pour améliorer votre boîte de réception et aller encore plus loin dans une boîte de réception partagée.
2. Utiliser des modèles de courrier électronique
Modèles de courrier électronique peut fournir une solution rapide et efficace pour aider votre équipe à mieux gérer la copie des e-mails. La rédaction d'e-mails prend du temps, mais la création d'une gamme de modèles, adaptés aux différentes situations auxquelles votre entreprise est confrontée, vous permet de gagner du temps. L'utilisation du même modèle d'e-mail au sein de votre équipe peut également mettre en œuvre des politiques et des procédures pour répondre aux demandes de renseignements, coordonner les entretiens et résoudre les problèmes. Les modèles réduisent le stress et peuvent contribuer à améliorer la satisfaction des clients.
Imaginez que vous recevez trois demandes d'assistance client en même temps. Votre équipe peut mieux gérer ces e-mails si un modèle officiel est utilisé. Chaque réponse peut être personnalisée rapidement tout en étant en mesure d'offrir un support pour chaque demande. Les modèles peuvent également automatiser les réponses lorsque les membres de votre équipe ne sont pas au bureau ou travaillent sur d'autres tâches.
3. Organisez votre boîte de réception
Organiser une boîte de réception est plus facile à dire qu'à faire, mais cela peut être possible si une organisation utilise les bons outils. L'application de filtres et l'utilisation d'étiquettes et de notes peuvent aider à séparer les e-mails dans les catégories appropriées afin de désencombrer votre boîte de réception.
Par exemple, la création d'un dossier « important » ou « contrats » peut aider à identifier les e-mails. Les filtres vous permettent de définir des critères en fonction de l'endroit où vous souhaitez que vos e-mails aboutissent. Dans Gmail, les libellés sont situés sur le côté gauche de l'interface. Les couleurs peuvent même être coordonnées selon vos préférences.
Étiquettes Gmail sont utilisés à la place des dossiers mais offrent les mêmes fonctionnalités, mais avec une plus grande flexibilité pour gérer votre boîte de réception. Les e-mails peuvent également être configurés pour être transférés automatiquement à un autre membre de l'équipe si l'e-mail ne vous concerne pas, mais que vous avez besoin d'une adresse.
Pour un cabinet d'avocats, si vous travaillez avec plusieurs clients, chaque e-mail client peut être envoyé à une étiquette appropriée et automatiquement marqué comme « important » ou « ne jamais envoyer dans le courrier indésirable ». Ce processus garantit que toutes les informations critiques des clients sont envoyées vers un emplacement sécurisé de votre Gmail. Les filtres vous permettent également de bloquer les spams et les adresses e-mail qui encombreront votre boîte de réception. De plus, des libellés peuvent toujours être ajoutés aux messages sortants pour enregistrer les e-mails envoyés.
4. Ajouter des notes pour le contexte
Lorsque vous utilisez Gmail, des notes peuvent être ajoutées aux e-mails pour fournir plus de contexte et permettre aux membres de l'équipe de définir des rappels pour s'assurer que chaque e-mail est adressé. Supposons que votre équipe logistique reçoive une demande concernant une mise à jour de l'état d'une expédition. Gmail vous permet d'ajouter une note (telle que « obtenir la mise à jour du statut ») en cliquant sur « Conserver » dans la barre latérale droite.
La note électronique est ensuite conservée dans votre boîte de réception pour vos dossiers et contiendra un lien permettant de revenir directement à l'e-mail contenant la demande. Ces notes électroniques sont destinées à un usage personnel dans Gmail. Bien qu'ils constituent un excellent outil, ils ne sont pas aussi collaboratifs ou efficaces que l'utilisation Outils de collaboration Gmail comme Gmelius.
Imaginez le même e-mail, mais avec plus de fonctionnalités. Un outil de collaboration peut fournir davantage d'options pour garantir que le bon membre de l'équipe puisse voir la note. Par exemple, le coordinateur des expéditions peut être identifié par son adresse e-mail pour ajouter une note communiquant le statut en ajoutant « expédié à cette date » ou « en attente de livraison » dans la note. Envoyer des notes par e-mail dans Gmail peut aider les équipes à :
- réduire les e-mails internes
- fournir une communication individuelle
- ajouter du contexte aux e-mails
- demandes par e-mail des délégués
- collaborez dans un e-mail
La communication est vitale pour la gestion des projets et des clients. Le courrier électronique est le point de départ idéal pour éliminer le besoin de transferts et de CC-ing interminables et créer un moyen efficace de gérer et de développer le système de productivité de votre équipe.
5. Automatisez le flux
Si vous recherchez un moyen plus rapide de gérer votre boîte de réception au travail, l'automatisation est la clé. Que vous travailliez en présentiel, en équipe à distance ou hybride, les distractions sont monnaie courante sur le lieu de travail. Et malheureusement, le courrier électronique peut être l'une de ces distractions. Bien qu'il soit important de s'assurer que les courriels reçoivent des réponses en temps opportun, il est essentiel de fixer certains délais tout au long de la journée pour traiter les courriels. Gmail propose des fonctionnalités d'automatisation telles que l'envoi d'e-mails à une date ultérieure. Au lieu d'envoyer un e-mail en fin d'après-midi le vendredi, planifiez l'envoi d'un e-mail à la première heure, le lundi matin. Cela vous évitera de recevoir une réponse pendant le week-end, alors que vous n'êtes pas à votre bureau.
L'automatisation peut également s'avérer utile pour les réponses automatiques à l'aide d'un outil de collaboration par e-mail. C'est là que les modèles d'e-mails peuvent être particulièrement utiles. L'automatisation des réponses à l'aide d'un modèle déjà formaté peut améliorer les temps de réponse et permettre à votre équipe de se concentrer sur des tâches importantes tout en répondant aux e-mails. Comme indiqué ci-dessus, les filtres et les libellés Gmail peuvent être automatisés pour trier, organiser et étiqueter les e-mails entrants tout en supprimant automatiquement les e-mails indésirables, afin que vous n'ayez pas à le faire.
Gestion des e-mails avec Gmelius
Si les fonctionnalités de base de la gestion des e-mails ne suffisent pas à votre entreprise, investissez dans une meilleure solution. Gmelius est un outil de gestion des e-mails complet qui aide les membres de l'équipe à contrôler leurs boîtes de réception, à améliorer la communication et à répartir efficacement leurs charges de travail, le tout au sein de l'écosystème Gmail. En outre, la recherche d'un outil de gestion des e-mails qui s'intègre à la plateforme existante de votre entreprise vous permet de faire un pas de plus vers la gestion de votre boîte de réception.
Il n'est pas nécessaire d'apprendre un autre outil d'organisation. Gmelius s'intègre parfaitement à votre flux de travail actuel sans quitter votre boîte de réception. Une fois installé, chaque e-mail entrant nécessitera une communication et une collaboration en équipe. La collaboration via une seule plateforme peut contribuer à transformer la façon dont votre équipe gère les e-mails entrants et sortants. Non seulement il permet aux membres de l'équipe de mieux collaborer, mais Gmelius propose également de nombreuses fonctionnalités qui peuvent contribuer à une meilleure gestion des e-mails. Il s'agit notamment de :
✓ Une boîte de réception partagée pour Gmail
✓ Étiquettes Gmail partagées
✓ Brouillons d'e-mails partagés
✓ Notes par e-mail
✓ Modèles Gmail
✓ Automatisation des flux de travail
Ce ne sont là que quelques-unes des nombreuses fonctionnalités proposées pour aider votre équipe à communiquer et à collaborer au travail afin d'obtenir de meilleurs résultats de gestion. S'occuper d'une boîte de réception peut sembler intimidant au début, mais grâce à ces bonnes pratiques de gestion des e-mails au travail, votre équipe peut être sur la meilleure voie pour organiser sa boîte de réception et améliorer sa productivité au quotidien.
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