Embora a organização de e-mails possa ocupar horas do dia de trabalho, ela garante o sucesso da empresa. Como o sucesso é vital para o lucro da empresa, implementar as melhores práticas na caixa de entrada da sua equipe é crucial. Este artigo explorará as principais práticas recomendadas de gerenciamento de e-mail no trabalho e como você pode implementar essas soluções para sua equipe.
Melhores práticas de gerenciamento de e-mail no trabalho
De acordo com um Análise global da McKinsey, o profissional médio gasta 28% de sua semana de trabalho lendo e respondendo e-mails. Além disso, os profissionais passam 19% da semana de trabalho reunindo e pesquisando informações e 14% se comunicando e colaborando internamente, deixando apenas 39% para tarefas específicas da função.
Com menos da metade da semana de trabalho restante para tarefas importantes, torna-se necessário implementar novas práticas de e-mail para sua equipe. Gerenciar e-mails faz parte da maioria dos trabalhos, mas encontrar soluções para agilizar o processo pode reduzir o desperdício de tempo e ajudar sua equipe a se concentrar em outras tarefas.
Aqui estão cinco melhores práticas de gerenciamento de e-mail que você pode implementar para sua equipe.
1. Use uma caixa de entrada compartilhada ou colaborativa
Se sua empresa trabalha remotamente ou depende de e-mail, um caixa de entrada compartilhada pode ser a ferramenta de colaboração perfeita para você. Uma caixa de entrada compartilhada é usada para lidar com um grande volume de e-mails recebidos. Esse tipo de caixa de entrada pode ter um endereço como support@, contact@ ou sales@. O gerenciamento de e-mails exige organizar, capturar e responder a uma grande quantidade de e-mails recebidos. Isso pode rapidamente sair do controle se não for gerenciado adequadamente.
Uma caixa de entrada compartilhada permite que as equipes convidem membros relevantes da equipe para gerenciar e-mails e saber quem está trabalhando em quê. Isso elimina a confusão em relação à responsabilidade e à prestação de contas e reduz a necessidade de CC'ing e encaminhamento de e-mails.
Uma caixa de entrada compartilhada pode ser levada um passo adiante quando implementada com uma ferramenta de colaboração que permite que os membros da equipe trabalhem juntos dentro da caixa de entrada compartilhada. Embora uma caixa de entrada compartilhada possa oferecer melhores oportunidades de gerenciamento, os e-mails podem transbordar e as tarefas podem ser perdidas.
Colaborar em uma caixa de entrada compartilhada pode ajudar as equipes a gerenciar e-mails transformando e-mails em tarefas. Esse processo permite que cada membro da equipe veja o que precisa ser resolvido, quem lida com a tarefa e quem a concluiu. Os membros da equipe podem:
- atribuir e-mails recebidos como tarefas
- evite enviar respostas duplicadas
- colabore usando notas e marcações
- forneça contexto para eliminar a confusão
- distribuir a carga de trabalho entre os membros da equipe
Tanto o Google quanto o Outlook oferecem opções de caixa de entrada compartilhada ou colaborativa que podem ser muito eficazes. Além disso, muitas ferramentas de integração se encaixam perfeitamente em uma plataforma com a qual você está familiarizado para elevar sua caixa de entrada e levar uma caixa de entrada compartilhada um passo adiante.
2. Utilize modelos de e-mail
Modelos de e-mail pode fornecer uma solução rápida e eficaz para ajudar sua equipe a gerenciar melhor a cópia do e-mail. Redigir e-mails leva tempo, mas criar uma variedade de modelos, atendendo às diferentes situações que sua empresa enfrenta, economiza seu tempo. Usar o mesmo modelo de e-mail em sua equipe também pode implementar políticas e procedimentos para responder a consultas, coordenar entrevistas e solucionar problemas. Os modelos reduzem o estresse e podem ajudar a melhorar a satisfação do cliente.
Imagine que você tenha três consultas de suporte ao cliente chegando ao mesmo tempo. Sua equipe pode acomodar melhor esses e-mails se um modelo formal for usado. Cada resposta pode ser personalizada rapidamente e, ao mesmo tempo, oferecer suporte para cada solicitação. Os modelos também podem automatizar as respostas quando os membros da sua equipe estão fora do escritório ou trabalhando em outras tarefas.
3. Mantenha sua caixa de entrada organizada
Manter uma caixa de entrada organizada é mais fácil falar do que fazer, mas isso pode ser possível se uma organização usar as ferramentas certas. Aplicar filtros e usar rótulos e notas pode ajudar a separar os e-mails nas categorias apropriadas para organizar sua caixa de entrada.
Por exemplo, criar uma pasta “importante” ou “contratos” pode ajudar a identificar e-mails. Os filtros permitem que você defina critérios com base em onde você deseja que seus e-mails cheguem. Com o Gmail, os marcadores estão localizados no lado esquerdo da interface. Eles podem até mesmo ser coordenados por cores de acordo com sua preferência.
Etiquetas do Gmail são usados em vez de pastas, mas oferecem a mesma funcionalidade, mas com mais flexibilidade para lidar com sua caixa de entrada. Os e-mails também podem ser configurados para serem encaminhados automaticamente para outro membro da equipe se o e-mail não se aplicar a você, mas você precisar que ele seja endereçado.
Para um escritório de advocacia, se você trabalha com vários clientes, cada e-mail do cliente pode ser enviado para uma etiqueta apropriada e marcado automaticamente como “importante” ou “nunca enviar para spam”. Esse processo garante que todas as informações críticas do cliente sejam enviadas para um local seguro no seu Gmail. Os filtros também permitem que você bloqueie mensagens de spam e endereços de e-mail que lotarão sua caixa de entrada. Além disso, marcadores sempre podem ser adicionados às mensagens enviadas para registrar os e-mails enviados.
4. Adicionar notas para contextualizar
Ao usar o Gmail, as notas podem ser adicionadas aos e-mails para fornecer mais contexto e permitir que os membros da equipe definam lembretes para garantir que cada e-mail seja endereçado. Digamos que sua equipe de logística receba uma pergunta sobre uma atualização do status da remessa. O Gmail permite que você adicione uma nota (como “obter atualização de status”) clicando em “manter” na barra lateral direita.
A nota de e-mail é então mantida em sua caixa de entrada para seus registros e terá um link para levar de volta ao e-mail que contém a consulta. Essas notas de e-mail são para uso pessoal no Gmail. Embora sejam uma ótima ferramenta, não são tão colaborativas ou eficazes quanto usar Ferramentas de colaboração do Gmail Eu gosto de Gmelius.
Imagine a mesma nota de e-mail, mas com mais recursos. Uma ferramenta de colaboração pode oferecer mais opções para garantir que o membro certo da equipe possa ver a nota. Por exemplo, o coordenador de remessa pode ser marcado por e-mail para adicionar uma nota para comunicar o status adicionando “enviado nesta data” ou “entrega pendente” na nota. Anotações por e-mail no Gmail pode ajudar as equipes a:
- reduzir e-mails internos
- fornecer comunicação individual
- adicionar contexto aos e-mails
- delegar consultas por e-mail
- colabore em um e-mail
A comunicação é vital para o gerenciamento de projetos e clientes. O e-mail é o lugar perfeito para começar a eliminar a necessidade de encaminhamentos infinitos de e-mails e CC-ing e criar uma maneira eficiente de gerenciar e criar o sistema de produtividade da sua equipe.
5. Automatize o fluxo de trabalho
Se você está procurando uma maneira mais rápida de gerenciar sua caixa de entrada no trabalho, a automação é a chave. Se você trabalha pessoalmente ou como uma equipe remota ou híbrida, as distrações são comuns no local de trabalho. E, infelizmente, o e-mail pode ser uma dessas distrações. Embora seja importante garantir que os e-mails recebam respostas em tempo hábil, designar determinados prazos ao longo do dia para endereçar os e-mails é fundamental. O Gmail oferece recursos de automação, como o envio de e-mails em uma data posterior. Em vez de enviar um e-mail no final da tarde de sexta-feira, agende um e-mail para ser enviado logo na segunda-feira de manhã. Isso ajudará a evitar que uma resposta chegue no fim de semana, enquanto você estiver fora de sua mesa.
A automação também pode ser útil para respostas automáticas com uma ferramenta de colaboração por e-mail. É aqui que os modelos de e-mail podem ser particularmente úteis. Automatizar as respostas com um modelo já formatado pode melhorar os tempos de resposta e permitir que sua equipe se concentre em tarefas importantes e, ao mesmo tempo, envie e-mails. Conforme discutido acima, os filtros e marcadores do Gmail podem ser automatizados para classificar, organizar e rotular os e-mails recebidos e, ao mesmo tempo, excluir automaticamente os e-mails indesejados, para que você não precise.
Gerenciamento de e-mail com Gmelius
Se os recursos básicos do gerenciamento de e-mails não forem suficientes para sua empresa, invista em uma solução melhor. O Gmelius é uma ferramenta completa de gerenciamento de e-mail que ajuda os membros da equipe a controlar suas caixas de entrada, melhorar a comunicação e distribuir suas cargas de trabalho de forma eficaz, tudo dentro do ecossistema do Gmail. Além disso, encontrar uma ferramenta de gerenciamento de e-mail que se integre à plataforma existente da sua empresa deixa você um passo mais perto de gerenciar sua caixa de entrada.
Não há necessidade de aprender outra ferramenta organizacional. O Gmelius se encaixa perfeitamente no seu fluxo de trabalho atual sem sair da sua caixa de entrada. Depois de instalado, cada e-mail recebido exigirá comunicação e colaboração da equipe. Colaborar por meio de uma plataforma pode ajudar a transformar a forma como sua equipe gerencia e-mails recebidos e enviados. Além de fornecer uma maneira de os membros da equipe colaborarem melhor, o Gmelius também oferece muitos recursos que podem contribuir para um melhor gerenciamento de e-mails. Isso inclui:
✓ Uma caixa de entrada compartilhada para o Gmail
✓ Etiquetas compartilhadas do Gmail
✓ Rascunhos de e-mail compartilhados
✓ Notas por e-mail
✓ Modelos do Gmail
✓ Automação do fluxo de trabalho
Esses são apenas alguns dos muitos recursos oferecidos para ajudar sua equipe a se comunicar e colaborar no trabalho para produzir melhores resultados de gerenciamento. Lidar com uma caixa de entrada pode parecer assustador no início, mas com essas melhores práticas de gerenciamento de e-mail no trabalho, sua equipe pode estar em um caminho melhor para uma caixa de entrada organizada e um dia de trabalho mais produtivo.
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