Das Organisieren von E-Mails kann zwar Stunden des Arbeitstages in Anspruch nehmen, sichert aber den Unternehmenserfolg. Da Erfolg für den Unternehmensgewinn von entscheidender Bedeutung ist, ist die Implementierung von Best Practices für den Posteingang Ihres Teams von entscheidender Bedeutung. In diesem Artikel werden die wichtigsten Best Practices für das E-Mail-Management bei der Arbeit untersucht und erklärt, wie Sie diese Lösungen für Ihr Team implementieren können.
Best Practices für das E-Mail-Management bei der Arbeit
Laut einem Globale McKinsey-Analyse, der durchschnittliche Berufstätige verbringt 28% seiner Arbeitswoche damit, E-Mails zu lesen und zu beantworten. Darüber hinaus verbringen Fachkräfte 19% der Arbeitswoche damit, Informationen zu sammeln und nach ihnen zu suchen, und 14% damit, intern zu kommunizieren und zusammenzuarbeiten, sodass nur 39% für rollenspezifische Aufgaben übrig bleiben.
Da weniger als die Hälfte der Arbeitswoche für wichtige Aufgaben übrig ist, wird es notwendig, neue E-Mail-Praktiken für Ihr Team zu implementieren. Die Verwaltung von E-Mails ist Teil der meisten Aufgaben, aber die Suche nach Lösungen zur Beschleunigung des Prozesses kann Zeitverschwendung reduzieren und Ihrem Team helfen, sich auf andere Aufgaben zu konzentrieren.
Hier sind fünf Best Practices für das E-Mail-Management, die Sie für Ihr Team implementieren können.
1. Verwenden Sie einen gemeinsamen oder kollaborativen Posteingang
Wenn Ihr Unternehmen remote arbeitet oder auf E-Mail angewiesen ist, ein geteilter Posteingang ist vielleicht das perfekte Tool für die Zusammenarbeit für Sie. Ein gemeinsam genutzter Posteingang wird verwendet, um ein hohes Volumen eingehender E-Mails zu verarbeiten. Diese Art von Posteingang kann eine Adresse wie support@, contact@ oder sales@ haben. Das E-Mail-Management erfordert das Organisieren, Erfassen und Beantworten einer großen Anzahl eingehender E-Mails. Dies kann schnell aus dem Ruder laufen, wenn es nicht richtig verwaltet wird.
Ein geteilter Posteingang ermöglicht es Teams, relevante Teammitglieder zur Verwaltung von E-Mails einzuladen, um zu erfahren, wer woran arbeitet. Auf diese Weise wird Verwirrung in Bezug auf Verantwortung und Rechenschaftspflicht vermieden und die Notwendigkeit, E-Mails zu versenden und weiterzuleiten, reduziert.
Ein geteilter Posteingang kann noch einen Schritt weiter gehen, wenn er mit einem Tool für die Zusammenarbeit implementiert wird, das es Teammitgliedern ermöglicht, innerhalb des gemeinsamen Posteingangs zusammenzuarbeiten. Ein geteilter Posteingang kann zwar bessere Verwaltungsmöglichkeiten bieten, aber E-Mails können überlaufen und Aufgaben können verloren gehen.
Die Zusammenarbeit in einem gemeinsamen Posteingang kann Teams dabei helfen, E-Mails zu verwalten, indem E-Mails in Aufgaben umgewandelt werden. Durch diesen Prozess kann jedes Teammitglied sehen, welche Aufgaben bearbeitet werden müssen, wer die Aufgabe bearbeitet und wer sie abgeschlossen hat. Teammitglieder können:
- Eingehende E-Mails als Aufgaben zuweisen
- vermeiden Sie das Senden doppelter Antworten
- Mithilfe von Notizen und Tagging zusammenarbeiten
- Kontext bereitstellen, um Verwirrung zu vermeiden
- Arbeitsbelastung auf die Teammitglieder verteilen
Sowohl Google als auch Outlook bieten gemeinsame oder kollaborative Posteingangsoptionen, die sehr effektiv sein können. Darüber hinaus passen viele Integrationstools direkt in eine Plattform, mit der Sie vertraut sind, um Ihren Posteingang zu erweitern und einen gemeinsam genutzten Posteingang noch einen Schritt weiter zu bringen.
2. Verwenden Sie E-Mail-Vorlagen
E-Mail-Vorlagen kann eine schnelle und effektive Lösung bieten, mit der Ihr Team E-Mail-Kopien besser verwalten kann. Das Verfassen von E-Mails nimmt Zeit in Anspruch, aber das Erstellen einer Reihe von Vorlagen, die auf die unterschiedlichen Situationen Ihres Unternehmens zugeschnitten sind, spart Ihnen Zeit. Wenn Sie in Ihrem Team dieselbe E-Mail-Vorlage verwenden, können Sie auch Richtlinien und Verfahren für die Beantwortung von Anfragen, die Koordination von Interviews und die Fehlerbehebung implementieren. Vorlagen reduzieren Stress und können dazu beitragen, die Kundenzufriedenheit zu verbessern.
Stellen Sie sich vor, Sie haben drei Kundendienstanfragen gleichzeitig. Ihr Team kann diese E-Mails besser bearbeiten, wenn eine formelle Vorlage verwendet wird. Jede Antwort kann schnell personalisiert werden und gleichzeitig können Sie für jede Anfrage Unterstützung anbieten. Vorlagen können auch Antworten automatisieren, wenn Ihre Teammitglieder nicht im Büro sind oder an anderen Aufgaben arbeiten.
3. Halten Sie Ihren Posteingang organisiert
Einen Posteingang zu organisieren ist leichter gesagt als getan, aber es kann möglich sein, wenn ein Unternehmen die richtigen Tools verwendet. Durch das Anwenden von Filtern und die Verwendung von Labels und Notizen können Sie E-Mails in die entsprechenden Kategorien unterteilen, um Ihren Posteingang aufzuräumen.
Beispielsweise kann das Erstellen eines Ordners „wichtig“ oder „Verträge“ helfen, E-Mails zu identifizieren. Mithilfe von Filtern können Sie Kriterien festlegen, die darauf basieren, wo Ihre E-Mails landen sollen. Bei Gmail befinden sich die Labels auf der linken Seite der Benutzeroberfläche. Sie können sogar farblich nach Ihren Wünschen abgestimmt werden.
Gmail-Bezeichnungen werden anstelle von Ordnern verwendet, bieten aber die gleiche Funktionalität, aber mit mehr Flexibilität bei der Verwaltung Ihres Posteingangs. E-Mails können auch so eingerichtet werden, dass sie automatisch an ein anderes Teammitglied weitergeleitet werden, wenn die E-Mail nicht auf Sie zutrifft, Sie sie aber adressieren möchten.
Wenn Sie in einer Anwaltskanzlei mit mehreren Mandanten zusammenarbeiten, kann jede Kunden-E-Mail an ein entsprechendes Label gesendet und automatisch als „wichtig“ oder „niemals als Spam gesendet“ markiert werden. Dieser Prozess stellt sicher, dass alle wichtigen Kundeninformationen an einen sicheren Ort in Ihrem Gmail gesendet werden. Mithilfe von Filtern können Sie auch Spam-Nachrichten und E-Mail-Adressen blockieren, die Ihren Posteingang überfüllen. Darüber hinaus können ausgehenden Nachrichten jederzeit Labels hinzugefügt werden, um gesendete E-Mails aufzuzeichnen.
4. Fügen Sie Notizen für den Kontext hinzu
Wenn Sie Gmail verwenden, können Notizen zu E-Mails hinzugefügt werden, um mehr Kontext zu bieten. Außerdem können Teammitglieder Erinnerungen einrichten, um sicherzustellen, dass jede E-Mail adressiert wird. Nehmen wir an, Ihr Logistikteam erhält eine Anfrage zu einer Aktualisierung des Versandstatus. In Gmail können Sie eine Notiz hinzufügen (z. B. „Status-Update abrufen“), indem Sie in der rechten Seitenleiste auf „Behalten“ klicken.
Die E-Mail-Notiz wird dann in Ihrem Posteingang für Ihre Unterlagen aufbewahrt und enthält einen Link, der direkt zu der E-Mail führt, die die Anfrage enthält. Diese E-Mail-Notizen sind für den persönlichen Gebrauch in Gmail bestimmt. Sie sind zwar ein großartiges Tool, aber sie sind bei weitem nicht so effektiv oder kooperativ wie die Verwendung Tools für die Zusammenarbeit in Gmail Ich mag Gmelius.
Stellen Sie sich dieselbe E-Mail-Notiz vor, aber mit mehr Funktionen. Ein Tool für die Zusammenarbeit kann mehr Optionen bieten, um sicherzustellen, dass das richtige Teammitglied die Notiz sehen kann. Beispielsweise kann der Versandkoordinator anhand seiner E-Mail-Adresse markiert werden, um eine Notiz hinzuzufügen, um den Status mitzuteilen, indem der Notiz „An diesem Datum versendet“ oder „Lieferung ausstehend“ hinzugefügt wird. E-Mail-Notizen in Gmail kann Teams helfen:
- interne E-Mails reduzieren
- bieten Sie Einzelkommunikation
- Kontext zu E-Mails hinzufügen
- E-Mail-Anfragen delegieren
- innerhalb einer E-Mail zusammenarbeiten
Kommunikation ist für das Projekt- und Kundenmanagement von entscheidender Bedeutung. E-Mail ist der perfekte Ausgangspunkt, um die Notwendigkeit endloser E-Mail-Weiterleitungen und CC-Ings zu eliminieren und eine effiziente Methode zur Verwaltung und zum Aufbau des Produktivitätssystems Ihres Teams zu schaffen.
5. Automatisieren Sie Arbeitsabläufe
Wenn Sie nach einer schnelleren Möglichkeit suchen, Ihren Posteingang bei der Arbeit zu verwalten, dann ist Automatisierung der Schlüssel. Egal, ob Sie persönlich oder als Remote- oder Hybrid-Team arbeiten, Ablenkungen sind am Arbeitsplatz häufig. Und leider können E-Mails eine dieser Ablenkungen sein. Es ist zwar wichtig, sicherzustellen, dass E-Mails rechtzeitig beantwortet werden, aber es ist wichtig, im Laufe des Tages bestimmte Zeitrahmen für die Bearbeitung von E-Mails festzulegen. Gmail bietet Automatisierungsfunktionen wie das Senden von E-Mails zu einem späteren Zeitpunkt. Anstatt am späten Freitagnachmittag eine E-Mail zu senden, planen Sie eine E-Mail so ein, dass sie als Erstes am Montagmorgen gesendet wird. Auf diese Weise können Sie vermeiden, dass am Wochenende eine Antwort eingeht, während Sie nicht an Ihrem Schreibtisch sind.
Die Automatisierung kann sich auch für automatische Antworten mit einem E-Mail-Collaboration-Tool als nützlich erweisen. Hier können E-Mail-Vorlagen besonders nützlich sein. Die Automatisierung von Antworten mit einer bereits formatierten Vorlage kann die Antwortzeiten verbessern und es Ihrem Team ermöglichen, sich auf wichtige Aufgaben zu konzentrieren und gleichzeitig E-Mails zu bearbeiten. Wie bereits erwähnt, können Filter und Gmail-Labels automatisiert werden, um eingehende E-Mails zu sortieren, zu organisieren und zu kennzeichnen. Unerwünschte E-Mails werden automatisch gelöscht, sodass Sie das nicht tun müssen.
E-Mail-Management mit Gmelius
Wenn die grundlegenden Funktionen des E-Mail-Managements für Ihr Unternehmen nicht ausreichen, investieren Sie in eine bessere Lösung. Gmelius ist ein umfassendes E-Mail-Management-Tool, das Teammitgliedern hilft, ihre Posteingänge zu kontrollieren, die Kommunikation zu verbessern und ihre Arbeitslasten effektiv zu verteilen — und das alles innerhalb des Gmail-Ökosystems. Darüber hinaus kommen Sie der Verwaltung Ihres Posteingangs einen Schritt näher, wenn Sie ein E-Mail-Management-Tool finden, das sich in die bestehende Plattform Ihres Unternehmens integrieren lässt.
Es ist nicht erforderlich, ein anderes Organisationstool zu erlernen. Gmelius passt perfekt in Ihren aktuellen Arbeitsablauf, ohne Ihren Posteingang zu verlassen. Nach der Installation erfordert jede eingehende E-Mail Teamkommunikation und Zusammenarbeit. Die Zusammenarbeit über eine Plattform kann dazu beitragen, die Art und Weise, wie Ihr Team eingehende und ausgehende E-Mails verwaltet, zu verändern. Es bietet nicht nur den Teammitgliedern die Möglichkeit, besser zusammenzuarbeiten, sondern Gmelius bietet auch viele Funktionen, die zu einem besseren E-Mail-Management beitragen können. Dazu gehören:
✓ Ein geteilter Posteingang für Gmail
✓ Geteilte Gmail-Labels
✓ Geteilte E-Mail-Entwürfe
✓ E-Mail-Notizen
✓ Gmail-Vorlagen
✓ Workflow-Automatisierung
Dies sind nur einige der vielen Funktionen, die Ihrem Team bei der Kommunikation und Zusammenarbeit bei der Arbeit helfen, um bessere Managementergebnisse zu erzielen. Die Bewältigung eines Posteingangs kann zunächst entmutigend wirken, aber mit diesen bewährten Methoden für das E-Mail-Management bei der Arbeit kann Ihr Team auf einem besseren Weg zu einem organisierten Posteingang und einem produktiveren Arbeitstag sein.
Sind Sie bereit, unsere Best Practices für das E-Mail-Management bei der Arbeit anzuwenden? Schauen Sie sich unsere Funktionen und Integrationen an und erfahren Sie, wie Gmelius darauf ausgelegt ist, die Kommunikation und Zusammenarbeit im Team zu verbessern. Bereit loszulegen? Melde dich an heute!
