Il existe deux types d'utilisateurs de messagerie : ceux qui s'efforcent d'atteindre « zéro boîte de réception » chaque jour, et les autres qui ont des boîtes de réception contenant 5 000 e-mails et plus. Que votre boîte de réception reste organisée ou non, ce n'est un secret pour personne que le courrier électronique est difficile à gérer. Le travailleur moyen a plus de 200 e-mails non ouverts dans leur boîte de réception, avec environ 121 nouveaux e-mails qui arrivent chaque jour. S'il n'est pas géré correctement, ce nombre de boîtes de réception peut facilement atteindre 1 000 en une seule semaine.
Le manque d'organisation entraîne un encombrement de la boîte de réception, des opportunités manquées et une surcharge d'e-mails. En tant qu'outil de communication largement utilisé, les employés doivent utiliser le courrier électronique au maximum de son potentiel pour maintenir un flux de travail productif et améliorer la communication par e-mail au sein de l'équipe.
Le problème du courrier électronique
La communication par e-mail est un élément essentiel de la journée de travail. Les employés l'utilisent pour communiquer en interne avec les autres membres du personnel, attribuer des tâches et transmettre des messages critiques. Dans de nombreux cas, le courrier électronique est également le principal canal de communication entre une entreprise et ses clients.
Lorsque les e-mails désorganisés deviennent trop nombreux, cela peut créer des problèmes importants pour les équipes, tels qu'une mauvaise communication, des messages clients non ouverts et une perte de temps pour l'entreprise en raison d'un flux de travail désorganisé. L'anxiété résultant de la surcharge de courriels a souvent également un impact négatif sur le moral de l'équipe.
Et l'organisation n'est qu'une partie du problème. De nombreuses équipes constatent qu'elles n'utilisent pas tout le potentiel de leur système de messagerie actuel. Un récent Sondage Mailbird publie des statistiques choquantes qui révèlent combien d'équipes sont désespérées à cause de la sous-utilisation de leurs plateformes de messagerie actuelles :
- 61 % pensent que leurs méthodes de gestion du courrier électronique sont inadéquates.
- 60 % déclarent ne pas avoir le temps de découvrir des solutions non technologiques pour faciliter la gestion du courrier électronique.
- 49 % déclarent que l'absence d'informations critiques pour l'entreprise constitue une grave source de préoccupation.
Lorsqu'on leur a demandé quelle solution pourrait améliorer la gestion actuelle des e-mails, 40 % ont estimé que l'adoption de meilleures pratiques de gestion des e-mails pourrait aider, et 20 % ont estimé que l'utilisation de solutions technologiques de gestion des e-mails telles que des programmes et des applications pourrait être utile.
Comment améliorer la communication par e-mail en équipe : les outils dont vous avez besoin
Il est essentiel d'accroître l'efficacité grâce à un solide processus de gestion des e-mails pour développer une meilleure communication au sein d'une équipe. Voici une liste des meilleurs outils de messagerie à implémenter dans votre flux de travail quotidien et comment Gmelius, un outil de communication et de collaboration pour Gmail, peut vous aider.
Arrêtez de perdre du temps et commencez à utiliser l'automatisation
Si vous n'avez pas encore commencé à utiliser automatisation dans votre flux de travail quotidien, c'est le moment idéal pour commencer. Alors que de plus en plus d'entreprises se tournent vers des options de travail à distance et hybrides, l'utilisation du courrier électronique est devenue un outil de communication essentiel. L'utilisation accrue du courrier électronique entraîne un besoin accru de gestion de celui-ci. L'automatisation des tâches fastidieuses améliore considérablement la productivité. Les équipes peuvent définir des règles d'automatisation pour les tâches suivantes :
- filtrage des e-mails dans des dossiers ou des libellés (Gmail)
- suppression d'e-mails après un certain laps de temps
- empêcher les courriers indésirables d'envahir une boîte de réception
- envoi de réponses automatiques à des heures planifiées
- réception de notifications et de rappels automatiques
L'utilisation d'une logique basée sur des règles pour gérer les e-mails permet également aux membres de l'équipe de communiquer plus efficacement pour gagner du temps, identifier les e-mails non lus potentiels et créer de meilleures opportunités de gestion des e-mails.
Gmelius propose de puissants automatisation des flux de travail règles visant à rationaliser les tâches subalternes et à organiser le courrier électronique, ce qui permet de consacrer plus de temps aux tâches critiques. La logique utilise une méthodologie « si ceci, alors cela ».
Par exemple, si un e-mail contient le mot commande, alors un e-mail de confirmation sera envoyé au client. Si un e-mail contient le mot revenir, alors cette adresse e-mail sera attribuée au membre de l'équipe concerné. Cela est particulièrement utile pour les chefs d'équipe car ils peuvent attribuer automatiquement des conversations par e-mail en fonction de la charge de travail d'un membre de l'équipe, envoyer des répondeurs automatiques par e-mail, appliquer des politiques de SLA et ajouter des libellés pour une meilleure organisation.
Communiquez plus rapidement grâce aux notes électroniques
Les équipes sont toujours à la recherche de nouveaux moyens de communiquer plus rapidement dans le monde numérique en pleine croissance d'aujourd'hui. Lorsque les employés n'ont pas la possibilité de se rendre au bureau d'un membre de l'équipe pour une simple question, les équipes s'appuient largement sur des outils de messagerie instantanée tels que Google Chat et Slack pour recevoir des réponses rapidement. Cependant, les allers-retours entre les applications de messagerie et de messagerie instantanée prennent du temps.
De nombreuses solutions de boîte de réception partagée permettent aux utilisateurs d'ajouter des notes à un e-mail pour plus de contexte. Il s'agit d'un moyen simple et efficace de clarifier les e-mails sans utiliser d'autres plateformes pour obtenir des réponses. Cependant, Gmelius permet aux équipes de créer des conversations en marge d'un e-mail grâce à sa fonction de notes par e-mail. Notes par e-mail en direct dans l'interface de messagerie d'une équipe afin qu'il soit possible de répondre aux questions en temps réel afin d'éviter des réponses différées.
En outre, Gmelius s'intègre à Slack, afin que les membres de l'équipe puissent recevoir des notifications à la fois dans Gmail et Slack. Les équipes peuvent répondre directement dans Slack pour améliorer la communication sans se laisser distraire par le reste des e-mails de leur boîte de réception.
Augmentez les temps de réponse grâce aux modèles d'e-mails
Le plus souvent, nous nous retrouvons à réécrire les mêmes e-mails tout au long de la journée de travail. Les modèles d'e-mails offrent une solution simple pour rationaliser ces tâches. La plupart des plateformes de messagerie, sinon toutes, proposent des modèles d'e-mail pour enregistrer les brouillons actuels et les réutiliser ultérieurement. Les modèles d'e-mail sont couramment utilisés pour les e-mails de suivi, les informations sur les nouveaux employés, les e-mails de remerciement, les problèmes de support client et les annonces de l'entreprise.
Gmelius va encore plus loin dans l'utilité des modèles d'e-mails avec modèles Gmail partageables et brouillons d'e-mails. Les équipes peuvent rédiger des réponses ensemble pour bénéficier de la collaboration, puis enregistrer le brouillon en tant que modèle à partager avec une autre équipe. Les réponses efficaces et répétitives se transforment en e-mails exploitables qui produisent des résultats positifs.
Améliorez le courrier électronique grâce à des intégrations robustes
Si votre équipe recherche un moyen plus efficace d'utiliser la messagerie électronique, les intégrations de messagerie sont essentielles. Les intégrations de messagerie relient les logiciels et les outils pour créer des résultats productifs et collaboratifs pour les équipes. Souvent, les solutions de messagerie standard ne sont pas suffisamment complètes pour permettre aux équipes de fonctionner efficacement, en particulier dans le climat numérique actuel. Par conséquent, les entreprises finissent par rechercher d'autres outils d'intégration pour fonctionner avec leurs plateformes de messagerie actuelles et créer des flux de travail plus efficaces et productifs.
Gmelius simplifie les boîtes de réception chaotiques dans les espaces de travail partagés sans quitter Gmail. D'après les statistiques de Mailbird susmentionnées, de nombreux employés n'ont pas le temps de découvrir de nouvelles plateformes en plus de leurs flux de travail actuels. Gmelius facilite la gestion des e-mails en s'intégrant à des plateformes que votre équipe connaît déjà.
En plus de Gmail, Gmelius propose de puissantes intégrations avec Google Workspace, Google Calendar, Slack, Trello, Zoom et bien d'autres. La communication par e-mail entre les équipes est facilitée et accélère la journée de travail en réduisant le besoin de passer d'une application à l'autre. Tout est accessible depuis une seule interface.
Pour parvenir à une communication de qualité au sein d'une équipe, les employés doivent réinventer la roue du courrier électronique en utilisant de nouveaux outils puissants pour enrichir le processus. C'est dans la nature humaine de faire ce avec quoi nous sommes déjà à l'aise. Mais apporter de petits changements peut avoir un impact important. Et Gmelius facilite les choses grâce à une plate-forme conviviale dotée d'innombrables fonctionnalités pour aider à améliorer la communication, la collaboration et la productivité des équipes.
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