O engenheiro industrial Allen F. Morgenstern disse uma vez: “Trabalhe de forma mais inteligente e não mais árdua”. Cunhada na década de 1930, a frase de Morgenstern ainda é relevante hoje. Equipes de tamanhos variados estão procurando oportunidades para simplifique o fluxo de trabalho e minimize as tarefas diárias para trabalhar de forma mais produtiva.
No entanto, quando se trata de e-mail, reduzir a carga de trabalho é difícil. O funcionário médio recebe mais de 100 e-mails por dia. Além do tempo necessário para abrir e ler cada mensagem, cada resposta leva tempo para compor e coordenar o envio dentro de um prazo razoável.
Quando você calcula o tempo necessário para gerenciar a caixa de entrada de uma empresa, não é de se admirar que as equipes estejam procurando uma maneira mais fácil. Automatizar tarefas domésticas cria mais oportunidades de se concentrar em tarefas importantes.
Lembre-se, é preciso 23 minutos para se concentrar novamente em uma tarefa após uma interrupção. Para equipes que operam remotamente, trabalhar sem distrações é essencial. Além dos assuntos pessoais, distrações comuns no trabalho, como mensagens do Slack e e-mails recebidos, atrasam ainda mais o trabalho focado. Mas criar limites para evitar distrações é possível com a automação do fluxo de trabalho de e-mail.
O que é automação e como ela é usada atualmente?
A automação se refere ao uso de sistemas ou software para automatizar processos que executam tarefas previsíveis e reduzir o tempo necessário para a intervenção humana. Em vez de repetir a mesma ação repetidamente, muitas empresas usam a automação a seu favor para agilizar tarefas demoradas. Alguns exemplos incluem:
- Acompanhamento de vendas
- Processos de contratação/recrutamento
- Marketing por e-mail
- Respostas do atendimento ao cliente
Embora a automação seja usada de diferentes formas para diferentes indústrias, o objetivo é o mesmo: minimizar a intervenção humana para agilizar as responsabilidades domésticas. Quase todas as empresas estão procurando a maneira mais nova e rápida de fazer as coisas, além de encontrar a solução mais econômica.
A automação ajuda exatamente nisso, diminuindo a necessidade de mão de obra humana para concluir tarefas repetitivas. Isso permite que as empresas aumentem o trabalho produtivo com menos erros, o que, em última análise, contribui para seus resultados financeiros.
Automação do fluxo de trabalho de e-mail: uma maneira melhor de usar o e-mail
O e-mail oferece um excelente exemplo de uso da automação. E-mail automação do fluxo de trabalho envolve a definição de regras com um conjunto predeterminado de ações para reduzir as tarefas manuais de e-mail, como responder, classificar e excluir e-mails.
Isso reduz as horas normalmente necessárias para tarefas diárias de trabalho para apenas alguns segundos e alguns cliques. O tempo economizado com a redução da intervenção humana permite que as equipes se concentrem em responsabilidades mais valiosas do que em tarefas que podem ser facilmente automatizadas com a tecnologia.
A automação é ainda mais benéfica para equipes que usam um caixa de entrada compartilhada. Uma caixa de entrada compartilhada permite que os membros da equipe trabalhem juntos gerenciando e-mails por meio de um local unificado. Muitas vezes, as soluções de caixa de entrada compartilhada são aprimoradas por recursos de automação.
O Gmelius, uma ferramenta de comunicação e colaboração para o Gmail, é uma solução de software a ser considerada. Além de um recurso colaborativo de caixa de entrada compartilhada, o Gmelius oferece painéis Kanban do Gmail, marcadores compartilhados do Gmail e um agendador de reuniões, tudo isso pode ser automatizado.
Leia também: 10 dicas de automação do Gmail para economizar centenas de horas de trabalho
Aqui estão alguns exemplos de como usar o Gmelius para automação do fluxo de trabalho de e-mail:
1. Delegue tarefas rapidamente usando a caixa de entrada compartilhada colaborativa do Gmelius
Com o Gmelius, os gerentes podem eliminar as suposições envolvidas na maioria das soluções de caixa de entrada compartilhada delegando conversas a membros específicos da equipe. Isso garante que cada e-mail receba uma resposta da pessoa certa dentro de um prazo razoável.
No entanto, atribuir manualmente cada conversa por e-mail é demorado. Em uma caixa de correio compartilhada, o Gmelius oferece uma lógica baseada em regras que atribui automaticamente os e-mails recebidos aos usuários convidados. Isso garante que a carga de trabalho seja distribuída uniformemente e, ao mesmo tempo, simplifique o processo de delegação.
A imagem acima mostra como o Gmelius pode simplificar operações de vendas automatizando a delegação com apenas alguns cliques. Cada regra é definida usando condições acionadas. Por exemplo, parâmetros específicos para “se” e “então” precisarão ser preenchidos para que uma ação ocorra. Se um e-mail contiver a palavra “pedido”, ele poderá ser atribuído diretamente a Jay, membro da equipe de vendas. Isso agiliza o processo de pedido e faz com que Jay preencha um pedido rapidamente sem precisar filtrar vários e-mails.
2. Coloque o alcance da empresa no piloto automático
A automação é benéfica para as operações de vendas internas, mas também é benéfica para as vendas externas ou para a divulgação do atendimento ao cliente. Com o Gmelius, as equipes podem enviar facilmente campanhas diretas do Gmail para manter os leads engajados durante longos ciclos de vendas.
Filtros condicionais podem ser usados para enviar acompanhamentos com base no fato de um e-mail ter sido aberto ou se ainda precisa de uma resposta. Para ajudar a promover o processo, os usuários podem selecionar modelos de e-mail para reduza o tempo para redigir novos e-mails com cada resposta.
Além disso, as equipes podem empregar sequências do Gmelius para contratação e recrutamento, campanhas de marketing, contato com membros da equipe ou envio de acompanhamentos. Os acompanhamentos são metade da batalha para alcançar uma nova base de clientes.
Em vez de passar horas todos os dias cultivando leads, as equipes podem definir regras de automação para concluir as etapas repetitivas do processo para eles. Quando um potencial cliente entrar em contato, os membros da equipe estarão focados e prontos.
3. Gerenciamento de projetos simplificado
Compilar detalhes do projeto em uma solução de gerenciamento visual pode ajudar a identificar os estágios de cada tarefa dentro de um projeto. A Gmelius oferece uma solução com Quadros Kanban do Gmail que fornecem um layout visual das tarefas em colunas e ajudam a criar uma transparência clara para as equipes. O que torna o Gmelius único é a capacidade de transformar uma caixa de entrada compartilhada ou uma etiqueta do Gmail em um quadro personalizado que os membros da equipe podem compartilhar.
Com essa opção, qualquer conversa por e-mail pode ser convertida em um cartão de tarefa que é atribuído a um membro específico da equipe. O Gmail se torna um espaço de trabalho visual para sua equipe, criando um fluxo de trabalho que oferece responsabilidade e transparência claras para a caixa de entrada da equipe. Além disso, os quadros Kanban também podem ser automatizados. Os gerentes podem atribuir cartões de tarefas aos membros da equipe automaticamente e mover a tarefa para a coluna apropriada.
Por exemplo, um gerente de depósito pode receber conversas relacionadas a pacotes enviados para agilizar o processo da cadeia de suprimentos sem precisar filtrar uma caixa de entrada ou analisar conversas antigas.
Pensamentos finais
Embora existam muitas plataformas disponíveis atualmente para ajudar as equipes a aprimorar o fluxo de trabalho de e-mail, o tempo gasto gerenciando várias plataformas é um fator importante que dificulta o trabalho produtivo. O Gmelius oferece inúmeros recursos por meio de uma plataforma que permite colocar as operações de e-mail no piloto automático com automações poderosas. Trabalhar de forma mais inteligente nunca foi tão fácil.
Pronto para começar? Cadastre-se para Gmelius hoje!
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