Os diagramas de fluxo de trabalho representam os dados visualmente, facilitando a compreensão de informações complexas e melhorando os processos de negócios. Embora possa parecer intimidante no início, aprender a criar diagramas de fluxo de trabalho é bem simples. Vários programas e aplicativos on-line facilitam a criação de diagramas fáceis de entender e o compartilhamento de uma quantidade impressionante de informações em uma mensagem compacta.
Para criar os melhores diagramas de fluxo de trabalho com a maior eficiência, inscreva-se no Gmelius pelo Google para acessar nossas integrações e canais.
Vá em frente para obter as respostas de que você precisa!
- O que é um diagrama de fluxo de trabalho?
- Melhores ferramentas de diagrama de fluxo de trabalho
- Como automatizar seus fluxos de trabalho
- Como criar um diagrama de fluxo de trabalho: passo a passo
- 3 exemplos de diagramas de fluxo de trabalho
- Automatize e crie fluxos de trabalho com o Gmelius
O que é um diagrama de fluxo de trabalho?
UM gráfico de fluxo de trabalho é uma representação visual que ilustra a sequência de etapas ou tarefas envolvidas em um processo de negócios. Ele foi projetado para mostrar como o trabalho flui de uma atividade para outra, ajudando a mapear cada estágio e ponto de decisão em um processo. Usando símbolos e formas padronizados, os diagramas de fluxo de trabalho simplificam processos complexos, tornando-os mais fáceis de entender, analisar e otimizar.
Os diagramas de fluxo de trabalho geralmente são usados para visualizar processos dentro de equipes ou organizações, permitindo que todos vejam como as diferentes tarefas se interconectam e a ordem em que devem ser concluídas. Eles geralmente representam tarefas e ações com formas, como a legenda em um mapa:
- Caixas = Itens de ação
- Diamantes = Decisão necessária
- Ovais = Processo de início e término
- Circulos = Avance
As setas conectam essas tarefas para ilustrar a ordem cronológica das tarefas em um diagrama de fluxo de trabalho. Esses diagramas são ferramentas valiosas para melhorar a clareza, a comunicação e a eficiência nas equipes. Eles ajudam a identificar gargalos, redundâncias ou ineficiências, permitindo melhorias e melhor gerenciamento do fluxo de trabalho.
Se você está mapeando uma tarefa simples ou um processo de negócios complexo, os diagramas de fluxo de trabalho garantem que todos os envolvidos entendam sua função e o processo geral, resultando em operações mais fáceis e erros reduzidos.
Melhores ferramentas de diagrama de fluxo de trabalho
Aprender a criar um diagrama de fluxo de trabalho é muito mais difícil sem os programas e aplicativos apropriados. Essas ferramentas fáceis de usar podem ajudar a criar diagramas para todas as suas necessidades comerciais. Gmelius usa o Trello e o Zapier para automatizar diferentes funções disponíveis nessas ferramentas de diagrama de fluxo de trabalho.
Opção 1: Trello e Diagramas.net
Trello é um programa de quadro Kanban baseado na web que ajuda na organização do fluxo de trabalho. O Trello oferece um serviço gratuito Power-Up ferramenta, chamada Diagramas.net. Diagramas.net é uma ferramenta de diagrama de fluxo de trabalho de código aberto com uma interface amigável. Draw.io permite criar, armazenar e compartilhar diagramas.
Com Diagramas.net, os usuários podem:
Crie diagramas personalizados: você pode criar vários tipos de diagramas para visualizar fluxos de trabalho complexos, cronogramas de projetos ou estruturas organizacionais.
Armazene e compartilhe diagramas: Diagramas.net salva todo o seu trabalho diretamente no Trello, que pode ser acessado, editado e compartilhado pelos membros da equipe em tempo real. Isso promove a colaboração e garante que todos estejam na mesma página.
Integre com outras ferramentas: Como é de código aberto, Diagramas.net também pode ser integrado a outras ferramentas de produtividade, como Google Drive, Dropbox, e OneDrive, oferecendo flexibilidade no local onde os diagramas são armazenados.
Dica profissional: Integre o Trello com o Gmail para receber atualizações do diagrama de fluxo de trabalho em sua caixa de entrada.
Opção 2: Zapier e Miro
Automatize recursos acionando ações por meio de zaps. Zapier permite que os aplicativos se conectem a milhares de outros serviços da Web, incluindo uma das melhores ferramentas de diagrama de fluxo de trabalho, Miro. O Miro permite que você crie belos gráficos e diagramas com suas integrações, enquanto o Zapier ajuda você a adicionar automaticamente cartões aos seus diagramas Miro. Trabalhando juntos, esses aplicativos podem criar belos diagramas de fluxo de trabalho com uma automação incrível.
Veja como o Zapier e o Miro podem trabalhar juntos para aprimorar a criação de diagramas de fluxo de trabalho:
Criação automatizada de cartões: Com o Zapier, você pode criar “zaps” para gerar automaticamente cartas no Miro quando uma ação específica ocorre em outro aplicativo. Por exemplo, quando uma nova tarefa é atribuída no Trello, um novo cartão pode ser adicionado automaticamente a um quadro Miro para refletir o status dessa tarefa no diagrama do fluxo de trabalho.
Atualizações em tempo real: À medida que os fluxos de trabalho evoluem, o Zapier pode sincronizar seus diagramas Miro com outras ferramentas em tempo real. Se uma solicitação do cliente for marcada como resolvida em sua ferramenta de suporte, o Zapier poderá acionar uma alteração no Miro, atualizando o fluxo de trabalho e mantendo o diagrama atualizado sem qualquer entrada manual.
Integração colaborativa: As equipes geralmente trabalham com várias ferramentas, e manter tudo sincronizado pode ser um desafio. O Zapier pode enviar automaticamente atualizações de uma ferramenta para o Miro, facilitando a colaboração entre equipes. Se você estiver trabalhando com equipes de marketing, vendas, suporte ao cliente ou produtos, todos podem estar na mesma página sem precisar atualizar os diagramas manualmente.
Simplificando a automação do fluxo de trabalho: A combinação de Diagramação visual de Miro capacidades e Automação do fluxo de trabalho do Zapier oferece uma experiência perfeita para criar e automatizar diagramas de fluxo de trabalho. Ao automatizar ações como criar novas tarefas, atualizar status e notificar os membros da equipe, você garante que seu fluxo de trabalho permaneça organizado e eficiente.
Relatórios aprimorados: Depois que seu diagrama de fluxo de trabalho é configurado no Miro, o Zapier pode ajudá-lo a acionar relatórios automatizados e resumos de tarefas com base no progresso do seu fluxo de trabalho. Por exemplo, uma tarefa concluída em um CRM pode acionar uma atualização do fluxo de trabalho no Miro, que, por sua vez, pode gerar um relatório para rastrear os marcos do gerenciamento.
Como criar um diagrama de fluxo de trabalho: passo a passo
Você pode criar um diagrama de fluxo de trabalho de negócios para vários processos em sua empresa. Dependendo do cenário e do tipo de prática comercial, as especificidades variam, mas há algumas etapas gerais a serem seguidas para criar um diagrama de fluxo de trabalho comercial bem-sucedido.
Etapa 1: Determinar o processo
É importante se concentrar em um processo de negócios por vez para que você não acabe com uma visualização excessivamente complicada. Determinar em qual processo trabalhar é a primeira etapa na criação de um diagrama de fluxo de trabalho.
Etapa 2: Listar as etapas do processo de negócios
Em seguida, descreva cada etapa envolvida no processo. Adote uma abordagem detalhada e anote cada ação, decisão ou tarefa que precisa acontecer. Dependendo da complexidade do processo, essa etapa pode envolver:
- Listar cada tarefa ou ação que precisa ser realizada.
- Identificação dos principais pontos de decisão.
- Mapeando possíveis resultados ou ramificações no processo.
É essencial ser minucioso e preciso para garantir que o diagrama do fluxo de trabalho reflita com precisão como o processo funciona.
Etapa 3: coletar informações
Agora que você sabe qual processo vai diagramar, é importante coletar todas as informações relacionadas a esse processo. Fazer uma lista ajuda.
- Recursos
- Responsabilidades
- Decisões-chave
Essas informações são a base do fluxo de trabalho e ajudarão você a criar uma representação visual.
Etapa 4: Elabore o diagrama
Se você não está acostumado a trabalhar com ferramentas de diagrama de fluxo de trabalho ou se sente mais confortável criando com papel e caneta, sempre pode começar com um diagrama manual. Dessa forma, recriá-lo como um fluxo de trabalho digital se torna uma simples questão de selecionar formas e criar conexões.
Observação: algumas ferramentas de diagrama também adicionam links e anexos a diferentes etapas do seu fluxo de trabalho. Isso permite que você vincule ferramentas e documentação a diferentes estágios do seu processo de negócios.
Etapa 5: compartilhe o rascunho final
Depois de aperfeiçoar seu diagrama de fluxo de trabalho, compartilhe-o com os membros da sua equipe para garantir que todos entendam as etapas e ações necessárias para executar o processo com sucesso. Compartilhar o diagrama também ajudará as pessoas a entenderem seu papel no panorama geral. Isso é especialmente benéfico quando você está mapeando processos que abrangem vários departamentos.
Ter mais atenção em seu diagrama também pode gerar insights sobre oportunidades de melhoria. Pedir feedback à sua equipe os lembra de seu papel como partes interessadas no projeto, incentiva o senso de propriedade e fortalece as conexões interpessoais.
Etapa 6: Acompanhe, analise e melhore
Quando cada etapa de um processo de negócios é documentada, fica muito mais fácil identificar gargalos e outras áreas problemáticas em potencial. Você também pode identificar os principais participantes do processo.
Analise o diagrama para determinar quais tarefas são absolutamente necessárias, quais podem ser descartadas ou simplificadas e quais podem ser automatizadas.
Nota: Criando um modelo de gráfico de fluxo de trabalho pois os processos da sua empresa podem fornecer uma base sólida para trabalhar ao adaptar processos existentes ou desenvolver novos. Usando um modelo, você pode manter todos os diagramas de fluxo de trabalho anteriores como registros históricos que você pode consultar quando necessário.
3 exemplos de diagramas de fluxo de trabalho
Você pode usar diagramas de fluxo de trabalho para diferentes empresas e setores. Esses exemplos podem ajudar você a entender o layout visual das práticas comerciais comuns e como cada detalhamento é criado.
Exemplo 1: diagrama do fluxo de trabalho de suporte ao cliente
Este exemplo ilustra o processo que ocorre quando um o cliente envia um ticket de suporte. Representamos o início e o fim do processo em bolhas ovais verdes.
- Iniciar - Um cliente envia um ticket
- Terminando - A equipe de suporte fecha o ticket
Depois que o cliente envia o ticket, a equipe de suporte executa uma série de tarefas, representadas como retângulos amarelos até o final.
- O ticket é criado e atribuído
- O membro da equipe designado revisa o tíquete de acordo com a prioridade
Em seguida, dividimos o diagrama com base em um momento de tomada de decisão, representado como um diamante cinza. A imagem mostra dois momentos nos quais o diagrama pode se dividir, com base na decisão.
3. O tíquete precisa de mais investigação ou o problema pode ser resolvido imediatamente?
- O problema precisa de mais investigação
- Tente corrigir o problema com mais investigações
- Você pode resolver o problema?
- sim
- Resolva o problema
- Feche o tíquete
- Não
- Passe o tíquete para a equipe de engenharia
- Eles fecharão o ticket quando resolvido
- sim
- Você pode resolver o problema?
- Tente corrigir o problema com mais investigações
- Corrija o problema imediatamente
- Feche o tíquete
Eventualmente, se o procedimento representado no diagrama for seguido de perto, o processo será concluído com um ticket fechado.
Exemplo 2: diagrama do fluxo de trabalho de vendas externas
Este diagrama do fluxo de trabalho de vendas mostra o processo que começa quando um O cliente potencial entra em contato com a empresa ou é chamado friamente pela empresa. Representado por bolhas ovais verdes, o diagrama do fluxo de trabalho tem um início e três finais possíveis.
Iniciar - O cliente potencial entra em contato com a empresa ou é chamado friamente
Terminando - O cliente potencial é removido da campanha
Terminando - A equipe entrega o cliente potencial ao gerente de contas
Terminando - O processo recomeça
O diagrama começa com um cliente potencial entrando em contato com a empresa ou recebendo uma ligação fria. Logo depois disso, um ponto de tomada de decisão determina se a equipe qualifica a liderança.
- Não - Eles removem o lead da campanha
- Sim - Se a equipe qualificar o lead, eles determinarão se uma reunião de vendas é necessária
- Não
- O lead é inserido na campanha de marketing da empresa e o processo é reiniciado.
- sim
- A equipe de vendas entrega a liderança ao gerente de contas
- Não
Exemplo 3: diagrama do fluxo de trabalho logístico
Este diagrama de fluxo de trabalho logístico mostra como o cliente pode criar um pedido bem-sucedido em setores como bens de consumo embalados (CPG), varejo ou construção. Esse diagrama tem um início e um final, com um ponto de tomada de decisão em que o diagrama se divide.
- Iniciar - Novo pedido de cliente
- Terminando - O pedido foi entregue com sucesso ao cliente
Quando um novo cliente faz um pedido, o departamento de logística precisa verificar se o produto solicitado está disponível. Esse é um momento decisivo.
- sim
- Se o produto não estiver disponível, uma resposta automática é enviada ao cliente para informá-lo, e o processo se repete com um novo pedido.
- Não
- Se o produto estiver disponível, o pedido passa para o gerente de logística
- O gerente de logística então delega a preparação do pedido à instalação de armazenamento local.
- Em seguida, prepara o pedido
- Em seguida, envia o pedido
- O processo termina quando o cliente recebe o pedido
Depois de ter seu diagrama de fluxos de trabalho, é hora de automatizar
Os diagramas de fluxo de trabalho facilitam o compartilhamento de processos de negócios com sua equipe para que todos estejam na mesma página. Infelizmente, os diagramas em si não fazem nada ativamente por você. Ainda depende de você e de sua equipe executar cada etapa do fluxo de trabalho com eficiência, e isso nem sempre é fácil. Felizmente, é aqui que a automação pode ajudar. Gmelius ajuda você a criar automações de fluxo de trabalho usando gatilhos simples do tipo “se isso, então aquilo”.
Nossa automação inclui, mas não está limitada a:
- Atribuição automática de tarefas
- Envio de respostas automáticas
- Elaboração automática de respostas a e-mails
- Etiquetagem de IA para classificar automaticamente sua caixa de entrada
- Sequências de e-mail automatizadas
- Notificações automáticas
Saiba como o Gmelius pode ajudá-lo automatize os fluxos de trabalho da sua equipe no Gmail e no Google Workspace.
Práticas recomendadas para criar diagramas de fluxo de trabalho
Aqui estão algumas dicas para ajudar você a criar diagramas de fluxo de trabalho mais claros e eficazes:
- Mantenha a simplicidade: evite tornar o diagrama muito complexo. Concentre-se nas principais tarefas e pontos de decisão para facilitar a compreensão.
- Use rótulos transparentes: Identifique claramente cada forma para explicar a tarefa ou decisão que ela representa.
- Atenha-se aos símbolos padrão: Use símbolos universalmente reconhecidos para obter consistência (retângulos para ações, diamantes para decisões etc.).
- Use a cor: Codifique por cores as diferentes etapas para melhor clareza visual. Por exemplo, use uma cor para ações e outra para pontos de decisão.
- Divida processos complexos: se um processo for muito detalhado, divida-o em subprocessos ou crie vários diagramas de fluxo de trabalho menores.
- Envolva a equipe: compartilhe o diagrama com sua equipe para obter feedback para garantir que ele reflita o fluxo de trabalho real e melhore a colaboração.
Conclusão
Aprender a criar um diagrama de fluxo de trabalho pode ser intimidante, mas, felizmente, existem ferramentas fáceis de usar disponíveis para você e sua equipe criarem e automatizarem fluxos de trabalho. A visualização dos procedimentos comerciais pode garantir que sua equipe siga as etapas adequadas e obtenha sempre o mesmo resultado.
Comece definindo o processo, selecionando as ferramentas certas e mapeando o fluxo. Quando o diagrama estiver pronto, compartilhe-o com sua equipe e refine-o continuamente para melhorar a produtividade.
Automatize o fluxo de trabalho da sua equipe com o Gmelius para garantir que você não perca notificações, tarefas e respostas.
Criamos o Gmelius para melhorar a comunicação e a colaboração da equipe. Confira nossos recursos e integrações! Pronto para começar? Cadastre-se hoje!
