Como configurar uma caixa de entrada de colaboração para obter vitórias no projeto

Uma comunicação bem-sucedida pode significar a diferença entre eficaz gerenciamento de projetos e perseguindo tarefas que não foram resolvidas. À medida que mais empresas operam remotamente, torna-se difícil encontrar oportunidades de colaboração.

Como o e-mail é parte integrante da coordenação do projeto, as empresas precisam encontrar maneiras melhores de promover a colaboração nesse canal vital.

Originalmente destinado a mensagens individuais, o e-mail percorreu um longo caminho desde seu início. No entanto, algumas plataformas de e-mail ainda carecem dos recursos avançados de colaboração necessários para equipes modernas. Uma caixa de entrada de colaboração cria mais oportunidades para as equipes trabalharem juntas e organizarem tarefas de forma eficiente, onde quer que os membros da equipe residam.

As equipes podem atribuir e-mails como tarefas, delegar atribuições, responsabilizar os membros da equipe e automatizar o fluxo de trabalho para economizar tempo e melhorar a produtividade. Ao pesquisar como configurar uma caixa de entrada de colaboração, este artigo ajudará você a começar.

O que é uma caixa de entrada de colaboração?

Uma caixa de entrada de colaboração centraliza as comunicações por e-mail da equipe por meio de uma caixa de entrada. O uso de um local unificado permite que as equipes respondam, enviem e organizem e-mails juntas, bem como gerenciem endereços de e-mail compartilhados da empresa, como support@ [companyname.com] ou vendas@ [companyname.com].

Ao pesquisar como configurar uma caixa de entrada de colaboração, termos familiares como “caixa de entrada compartilhada” podem surgir. UM caixa de entrada compartilhada e outras soluções, como um Grupo do Google ou um Grupo do Office 365, permitem que as equipes colaborem em uma caixa de entrada de e-mail para otimizar a comunicação e os fluxos de trabalho do projeto.

No entanto, cada plataforma varia de acordo com os recursos disponíveis. Por exemplo, um Grupo do Google funciona mais como uma lista de e-mails de distribuição para equipes, enquanto uma caixa de entrada compartilhada oferece mais recursos de colaboração. Quando combinada com recursos de colaboração, como ferramentas visuais de gerenciamento de projetos e opções de integração, uma caixa de entrada compartilhada padrão oferece às suas equipes mais oportunidades de sucesso.

Por que sua equipe precisa de uma caixa de entrada de e-mail colaborativa

O trabalho em equipe produtivo depende de uma comunicação eficaz em equipe. Os membros da equipe e os gerentes que permanecem conectados durante todo o projeto têm maior probabilidade de produzir resultados positivos.

Devido à crescente popularidade do trabalho remoto, muitas empresas buscam soluções além do e-mail para impulsionar a colaboração e melhorar a comunicação entre os funcionários. Como um resultado, as equipes geralmente gerenciam notificações de aplicativos complementares, além de e-mails regulares.

No entanto, alternar entre esses aplicativos desvia o tempo e a atenção das tarefas críticas de trabalho. A plataforma tudo-em-um de uma caixa de entrada de colaboração permite que as equipes gerenciar as comunicações do projeto de forma eficaz e, ao mesmo tempo, economiza tempo gasto fazendo login em vários aplicativos.

As caixas de entrada de colaboração podem ajudar suas equipes a passar menos tempo gerenciando e mais tempo trabalhando agilizando as comunicações internas e externas, adicionando contexto, simplificando tarefas e, finalmente, melhorando o fluxo de trabalho.

Transforme o Gmail no espaço de trabalho de gerenciamento de projetos da sua equipe

Como uma ferramenta completa de comunicação e colaboração, o Gmelius ajuda os membros da equipe a controlar e-mails, melhorar a comunicação e distribuir cargas de trabalho de forma eficaz, tudo dentro do ecossistema do Gmail.

Quando a Gmelius reconheceu a necessidade de maior colaboração em equipe, eles imaginaram uma caixa de entrada compartilhada como uma solução poderosa, usando Gmail como colaboração ferramenta. Isso significa que, em vez de usar plataformas separadas ou desconhecidas, o Gmelius conecta sua equipe a funções colaborativas em suas próprias contas do Gmail.

O Gmelius ajuda suas equipes a colaborar por meio de caixas de entrada compartilhadas e recursos de e-mail de colaboração, para que sua empresa possa simplificar os fluxos de trabalho do projeto e melhorar o sucesso da equipe.

Como configurar uma caixa de entrada de colaboração

Depois de instalar o Gmelius, cada membro da equipe tem a capacidade de se comunicar e colaborar com cada e-mail recebido. Se sua equipe opera remotamente ou no escritório, coordenar projetos é um desafio. O Gmelius facilita uma melhor comunicação por meio de ferramentas exclusivas projetadas para agilizar o fluxo de trabalho. As ferramentas colaborativas que o Gmelius oferece podem ajudar as equipes a:

Etapa 1: garantir a responsabilidade

A primeira etapa na criação de uma caixa de entrada de colaboração é conceder permissões aos membros da equipe. Esse processo cria uma delegação clara de atribuições de e-mail. Uma caixa de entrada compartilhada padrão pode dificultar a visualização de quem está trabalhando em quê, mas a Gmelius criou uma solução de caixa de entrada verdadeiramente colaborativa que permite às equipes atribuir e delegar e-mails para dar a todos uma compreensão clara das responsabilidades individuais.

Além de atribuições claras, sua equipe pode se responsabilizar mutuamente usando tags para indicar a prioridade ou o nível de urgência de uma mensagem. As tags de prioridade garantem que os membros da equipe abordem primeiro os e-mails de alta prioridade, e os status visíveis ajudam os membros da equipe a seguir em frente até chegarem a uma resolução.

Trabalhar com equipes grandes pode apresentar dificuldades para as empresas que se esforçam para estabelecer sistemas de responsabilidade. Esses desafios aparecem quando os e-mails não são lidos ou as tarefas ficam inacabadas. O mesmo pode ser dito para pequenas empresas nas quais um único funcionário está fazendo malabarismos com várias funções. Uma caixa de entrada colaborativa responsabiliza uma única pessoa por uma tarefa e, ao mesmo tempo, oferece linhas de comunicação claras.

Etapa 2: adicionar contexto às tarefas

Que melhor maneira de melhorar a comunicação do que ter a capacidade de manter uma conversa literal na barra lateral ao lado de um e-mail? O Gmelius elimina a necessidade de enviar um e-mail separado ou coordenar mensagens em outra plataforma para fazer uma pergunta. Em vez disso, os membros da equipe podem adicionar contexto ou abordar questões diretamente no Gmail e receber feedback instantâneo com notas de e-mail no Gmail.

Os membros da equipe podem adicionar colaboradores a qualquer e-mail do cliente para manter todos informados sobre a coordenação do projeto. Os colaboradores podem ver o tópico inteiro enquanto ficam invisíveis para destinatários externos.

Além disso, Gmelius integra-se com o Gmail e o Slack. Não há necessidade de alternar entre plataformas de comunicação. O Gmelius fornece respostas diretamente pelo Slack para economizar tempo e otimizar os tempos de resposta.

Etapa 3: organizar fluxos de trabalho

Se sua equipe usa o Gmail, os rótulos do Gmail são um conceito familiar. O que diferencia o Gmelius de plataformas similares do Gmail é a capacidade de compartilhar marcadores do Gmail com outros membros da equipe e colabore com eles. Crie um fluxo de trabalho estruturado organizando os e-mails em rótulos correlacionados e compartilhando-os com os membros apropriados da equipe.

Etapa 4: visualize projetos

Representações visuais de projetos são cruciais para equipes que operam em um mundo digital. Transformar projetos em quadros Kanban os transforma em um funil visual com esforços transparentes em direção a um objetivo comum. Reconhecendo que todo projeto começa com um e-mail, a Gmelius criou uma ferramenta leve de gerenciamento de projetos na forma de um quadro Kanban. Quadros Kanban do Gmail transforme uma caixa de entrada do Gmail em um espaço de trabalho visual.

As equipes podem criar uma tarefa a partir de um e-mail, atribuí-la e monitorá-la durante todo o processo. Uma caixa de entrada lotada pode se transformar em um projeto organizado e rastreável com apenas alguns cliques dessa ferramenta de gerenciamento.

As equipes podem utilizar os marcadores do Gmail para organizar a coordenação do projeto, transformando um marcador do Gmail em um quadro Kanban do Gmail. Essa linha clara de comunicação e a capacidade visual de mover uma tarefa de uma coluna para outra apoiam o gerenciamento bem-sucedido de projetos.

Etapa 5: Simplifique os esforços de comunicação

Automatizar o “trabalho pesado”, ou as tarefas que as equipes temem, é a melhor maneira de otimizar o tempo de coordenação. Automação funciona permitindo que os membros da equipe escolham os gatilhos e definam condições para agilizar as tarefas sem interromper a jornada de trabalho.

A automação é particularmente benéfica quando sua equipe usa um quadro Kanban. Atribuições, subtarefas e níveis de prioridade podem ser automatizados para facilitar o gerenciamento mais rápido do projeto. Você também pode usar o agente de IA para criar regras de automação usando prompts simples.

Transforme sua caixa de entrada em uma potência de colaboração

À medida que o Gmelius simplifica o processo de e-mail da sua empresa, ele também simplifica a caixa de entrada da empresa, capacita sua equipe e pode escalar facilmente à medida que sua organização cresce. A coordenação de projetos pode ser difícil, mas nossa caixa de entrada colaborativa para equipes ajuda a preencher a lacuna entre projetos e e-mails.

Quando você instale Gmelius para seu navegador, você transforma sua caixa de entrada do Gmail em uma plataforma de colaboração inteligente e poderosa para agilizar as comunicações do projeto e gerenciar projetos coletivamente. Esses esforços unificados garantem a melhor comunicação possível para que seus projetos sejam concluídos no prazo.

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