As melhores ferramentas de automação de fluxo de trabalho para aumentar a produtividade da equipe (+ exemplos)

Trabalho pesado. Tarefas repetitivas. Trabalhos braçais. Como você quiser chamá-los, ninguém gosta de fazê-los. Além disso, esses são exatamente os tipos de tarefas propensas a erros, pois é difícil manter o foco.

Felizmente, muitas vezes você pode eliminar esse tipo de trabalho da sua equipe com uma automação inteligente do fluxo de trabalho.

O que é automação de fluxo de trabalho?

Automatização do fluxo refere-se ao uso da tecnologia para automatizar o trabalho manual por meio da criação de regras lógicas, como “se isso, então aquilo”. Esses processos automatizados podem ajudar as empresas a melhorar a produtividade e a eficiência, economizando tempo e dinheiro, além de eliminar o risco de erros humanos.

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5 exemplos de automação de fluxo de trabalho

Parece bom? Em seguida, faça uma lista de todos os fluxos de trabalho manuais que existem em sua empresa e veja se há uma maneira de automatizá-los. Para ajudá-lo com isso, listamos alguns exemplos de automação de fluxo de trabalho abaixo, seguidos por um software de automação de fluxo de trabalho que pode ajudá-lo a configurar tudo.

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1. Suporte ao cliente

O tempo é essencial quando se trata de suporte ao cliente. As pessoas esperam ser ajudadas rapidamente, mas isso nem sempre é fácil quando se trata de questões complicadas ou quando a carga de trabalho é distribuída de forma desigual entre os membros da equipe.

O Gmelius ajuda na automação do fluxo de trabalho de suporte ao cliente, permitindo que você

• envie respostas automáticas para que os clientes saibam que seu tíquete foi recebido.
• atribua tickets automaticamente de forma ininterrupta com base na carga de trabalho dos membros da equipe.
• configure SLAs para garantir que os e-mails recebam uma resposta oportuna.
• marque automaticamente os tickets com base em seu conteúdo para fornecer mais contexto.

Um exemplo disso pode ser um e-mail de um cliente solicitando um reembolso que recebe automaticamente a tag “reembolso”.

Além disso, você pode configurar SLAs para garantir que os e-mails recebam uma resposta oportuna.

2. Marketing e vendas

Gerenciar e nutrir leads manualmente exige muita organização. Você precisa garantir acompanhamentos oportunos, engajamento constante e respostas rápidas.

Felizmente, muito disso também pode ser automatizado. Com Gmelius' Automação do Gmail, você pode:

• envie e-mails personalizados em massa para uma lista grande.
• configure sequências de e-mail para estimular seus leads.
• envie acompanhamentos e respostas automatizados.
• crie regras de SLA para priorizar conversas de alto valor.
  

Você também pode marcar e rotular e-mails no Gmail, após o qual eles serão automaticamente atribuídos à pessoa certa no seu equipe de vendas.

3. Gerenciamento de projetos

A opção de distribuir tarefas automaticamente não se limita à sua equipe de suporte ao cliente e de vendas. Você pode aplicá-lo a qualquer projeto de equipe e usar a automação do fluxo de trabalho para enviar notificações automáticas aos membros da equipe quando o prazo para uma de suas tarefas estiver chegando.

Mas nem todos os membros da sua equipe podem estar usando as mesmas ferramentas o tempo todo e, se for esse o caso, há o risco de eles perderem informações importantes ou de as coisas serem feitas em dobro.

Para evitar isso, você pode usar o Gmelius para que diferentes ferramentas sejam sincronizadas automaticamente. Os cartões de tarefas no Trello são, por exemplo, sincronizados com seu Quadro Kanban do Gmail enquanto as notas de e-mail também aparecem automaticamente no Slack. Além disso, há a API pública do Gmelius e a integração com o Zapier, que possibilitam a criação de automações de fluxo de trabalho usando uma ampla variedade de ferramentas.

4. Processo de integração de funcionários

Há várias etapas envolvidas na integração de um novo funcionário:

1. Você precisa coletar os detalhes deles.
2. Você precisa adicionar esses detalhes ao seu sistema de RH.
3. Você precisa garantir que eles tenham acesso a todos os documentos e informações necessários.
   

Cada uma dessas etapas contém o risco de erro humano, mas, quando automatizada, esse risco é removido. Ao usar a automação do fluxo de trabalho, o processo acima pode ter a seguinte aparência:

1. O novo contratado recebe automaticamente um e-mail com um link para um formulário no qual eles podem inserir seus detalhes.
2. Esses detalhes são adicionados automaticamente do formulário ao seu sistema de RH.
3. Depois que o novo contratado preenche o formulário, ele recebe um novo e-mail automático com links para todos os arquivos e pastas aos quais precisa acessar.
   

5. Faturamento

Gerar e enviar faturas não é uma tarefa particularmente divertida. Independentemente de um cliente precisar receber a mesma fatura todo mês ou apenas uma vez, existem ferramentas que você pode usar para criar e enviar automaticamente essas faturas. Se um cliente tiver um pagamento mensal ou uma assinatura, você poderá enviar a fatura na mesma data todos os meses. Se você estiver cobrando por compras únicas, um gatilho “se isso, então aquilo” pode iniciar o processo de faturamento quando alguém inserir os detalhes de pagamento.

Quando um cliente ou cliente paga sua fatura, esse pagamento pode ser automaticamente vinculado à fatura que você enviou, o que significa que seu departamento financeiro não precisará fazer nenhuma correspondência manual.

Por fim, você pode criar uma regra para que cada fatura vencida seja marcada como tal e até mesmo configurar as coisas para que um lembrete automático seja enviado aos pagadores atrasados.

As 5 principais ferramentas de automação de fluxo de trabalho

1. Kissflow

Kissflow tem uma interface elegante que permite criar fluxos de trabalho com um construtor visual. Ele oferece relatórios em tempo real para que você sempre saiba como seus processos de automação de fluxo de trabalho estão funcionando. Usado por empresas como Domino's e Michelin, o Kissflow tem como alvo empresas e equipes que desejam ampliar seus esforços de automação de fluxo de trabalho rapidamente.

Devido à sua lista elaborada de recursos e aplicativos de gerenciamento de processos pré-instalados, ele pode ajudar você a automatizar qualquer coisa, desde a divulgação de vendas até o suporte ao cliente. Ao mesmo tempo, a ampla gama de opções que o Kissflow oferece pode torná-lo opressor para equipes menores com um número limitado de fluxos de trabalho.

2. Integrificar

Integrificar é uma ferramenta de automação de fluxo de trabalho que permite projetar visualmente seus processos de automação com um construtor de arrastar e soltar. Ele também inclui um criador de formulários e permite que você audite suas automações de fluxo de trabalho para encontrar áreas de melhoria.

O Integrify pode ser usado para qualquer coisa, desde a integração de novas contratações até a automatização do gerenciamento de projetos, mas é bastante complexo de usar, pois só se integra a outras ferramentas por meio do WebServices. Também parece um pouco desatualizado.

3. Flokzu

Flokzu é outro criador visual de automação de fluxo de trabalho que permite atribuir tarefas automaticamente, configurar regras e enviar notificações. Graças ao painel de relatórios, você sempre sabe em que estágio cada projeto se encontra, quanto tempo levou para concluir uma tarefa e se há algum atraso.

Uma desvantagem de usar um construtor visual como o Flokzu é que você não pode simplesmente escrever um conjunto de regras, mas precisa criar um modelo visual, o que pode ser complicado para processos mais complexos.

4. Zapier

Zapier oferece suporte à automação do fluxo de trabalho, permitindo que você conecte as ferramentas que você já usa para fazê-las funcionar juntas sem que você precise de nenhuma entrada manual. Ele funciona com base na lógica “se isso, então aquilo” e permite que as equipes colaborem entre pastas e ferramentas.

O Zapier é ótimo se você está procurando uma maneira fácil de fazer com que diferentes ferramentas “conversem” umas com as outras, mas não oferece muito mais do que isso. Se você também quiser criar SLAs, rotular tarefas automaticamente e configurar sequências de nutrição de leads diretamente no Gmail. Gmelius é uma aposta melhor. Ele se integra ao Zapier, para que você possa ter o melhor dos dois!

5. Gmelius

Graças à sua integração com o Zapier e sua própria API pública, o Gmelius oferece muitas oportunidades de automação de fluxo de trabalho. Já mencionamos alguns deles acima:

• Crie SLAs para garantir que você responda em tempo hábil a e-mails urgentes e de alto valor.
• Distribua automaticamente a carga de trabalho entre os membros da equipe para evitar gargalos.
• Configure sequências de e-mail automatizadas para estimular leads.
• Envie acompanhamentos e respostas automatizados para oferecer um ótimo atendimento ao cliente e economizar tempo.
• Envie e-mails personalizados em massa diretamente do Gmail, sem precisar de um provedor de serviços de e-mail adicional.
  

Tudo isso pode ser feito de forma altamente visual, facilitando a obtenção de uma visão geral dos fluxos de trabalho e a adaptação deles quando necessário.

O Gmelius é a solução perfeita para equipes que desejam aproveitar ao máximo o software que já estão usando. Como funciona diretamente do Gmail, do Slack e do Trello, não é necessário adicionar mais uma ferramenta à sua pilha.

Automatize para crescer

A automação do fluxo de trabalho permite que você economize tempo, reduza o risco de erros e aumente a produtividade da sua equipe. Use os exemplos e ferramentas de automação de fluxo de trabalho deste artigo como ponto de partida para descobrir quais processos da sua equipe podem ser automatizados para que você possa trabalhar com mais eficiência e se concentrar em tarefas de alto nível.
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