A IA para gerenciamento de e-mail se tornou uma ferramenta popular de comunicação. Especialmente desde o lançamento do ChatGPT em 2022 e do Gemini em 2023, os profissionais estão ansiosos para usar a IA para tornar seus e-mails mais eficientes, melhor redigidos e fáceis de escrever.
Como especialistas em e-mail, nossa pesquisa mostra que o interesse pela IA para e-mails cresceu exponencialmente nos últimos anos. 15% dos usuários de internet dos EUA já usam inteligência artificial para escrever seus e-mails e 25% estão prontos para considerá-la. Mais do que 50% dos profissionais de marketing acreditam E-mails de IA são mais eficazes do que a abordagem tradicional.
Se você está ansioso para se beneficiar dessa tendência promissora, enfrentando problemas iniciais e desafios iniciais, este guia é para você. Continue lendo para saiba como a IA para e-mails funciona, seus prós e contras e técnicas comprovadas para obter melhores resultados.
O que queremos dizer com IA para e-mail?
A inteligência artificial (IA) para e-mail se refere a uma ampla categoria de tecnologias usadas para executar automaticamente tarefas de e-mail que antes eram realizadas por humanos, como escrevê-las, personalizá-las, organizá-las e agendá-las.
Em sua essência, A IA é um conjunto de algoritmos estatísticos avançados que são capazes de fazer cálculos e previsões em uma fração de segundo. Isso permite que eles antecipem muitas das tarefas envolvidas em um fluxo de trabalho de e-mail típico e as concluam automaticamente.
Por exemplo, o Gmail pode analisar o ID de e-mail do destinatário e preveja o que você está prestes a digitar nas saudações por e-mail. Em seguida, ele usa esses dados para completar frases automaticamente, reduzindo o esforço manual.
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Da mesma forma, o Gmelius usa a IA para entenda automaticamente do que se trata um e-mail e adicionar tags. O usuário pode rapidamente ter uma ideia do conteúdo de um e-mail, do processo associado e da possibilidade de abri-lo, facilitando a priorização das comunicações.
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Outro exemplo importante de IA para gerenciamento de e-mail é o uso de grandes modelos de linguagem, como Gemini ou ChatGPT. Essas ferramentas são treinadas em vastos conjuntos de dados de literatura e comunicação para que possam escreva e-mails que pareçam profissionais em seu nome.
Entendendo os geradores de e-mail com IA: como eles funcionam?
Uma das aplicações mais interessantes da IA em e-mails é a geração de e-mails com IA. Simplificando, tEssas ferramentas estudam dados históricos., incluindo informações publicamente disponíveis e seus e-mails antigos (se for um modelo de IA personalizado para a empresa), para gerar novos e-mails automaticamente.
Agora, a maioria das empresas escreverá centenas, senão milhares, de e-mails por dia. Apesar do surgimento de novos canais, como as mídias sociais, 69% do os clientes ainda preferem se comunicar por e-mail. A IA torna essa tarefa muito mais simples e reduz o esforço humano necessário. Veja como:
- A ferramenta analisa a entrada do usuário: o usuário fornece instruções sobre o tipo de e-mail que deseja, o tom e o público. Essas instruções, geralmente chamadas de prompt, são analisadas pelo gerador de e-mail de IA para determinar a estrutura ideal.
- A PNL é aplicada: O processamento de linguagem natural (PNL) é um subconjunto da IA que permite entender o contexto para gerar uma saída textual coerente. Para aplicar a PNL, a entrada é dividida em partes menores por meio de um processo chamado tokenização.
- A ferramenta busca dados do treinamento LLM: Os geradores de e-mail de IA têm LLMs como o GPT em sua essência, que são treinados em conjuntos de dados de texto para que possam prever as palavras certas em uma sequência. A ferramenta usará esse treinamento para gerar o e-mail com uma palavra por vez.
- A resposta é contextualizada: Quando o conteúdo do e-mail estiver pronto, a ferramenta aplicará toques contextuais, como alterar o tom, a saudação ou a data. Esse é um dos principais recursos que tornam os geradores de e-mail de IA tão úteis.
- A resposta é integrada a um modelo: A ferramenta geralmente aplica um modelo (como Grande biblioteca de modelos do Gmelius) para produzir mensagens consistentes e profissionais. Os modelos também garantem que você não perca detalhes como ID do pedido ou número da transação.
- O usuário fornece feedback: Alguns geradores de e-mail de IA permitem que o usuário ajuste a resposta para que a IA possa aprender com ela e fazer alterações semelhantes de forma autônoma no futuro.
Geradores de e-mail com IA pode ser incrivelmente útil para qualquer pessoa lidar com comunicações por e-mail em grande escala, seja para outbound marketing, RH ou até mesmo para um profissional de relações públicas.
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Por que a IA para e-mail é uma ferramenta crucial para profissionais de marketing
Os profissionais de marketing usam a IA por meio de ferramentas dedicadas de IA, incorporadas em plataformas de marketing ou como parte de seus sistemas de comunicação. Independentemente de sua implementação, a IA desempenha um papel poderoso na entregando e otimizando suas campanhas. Ferramentas de IA para profissionais de marketing permitem que você:
1. Nunca perca uma boa pista
Os e-mails de IA são marcados automaticamente para que os profissionais de marketing saibam quais merecem atenção urgente. Você pode configure a marcação de e-mail com IA para refletir os diferentes estágios da jornada do cliente para que você possa se concentrar em seus clientes potenciais mais prontos para conversão. Esses são apenas alguns exemplos do Técnicas de geração de leads de IA você pode usar.
2. Potencialize seu contato com o frio
Os profissionais de marketing também podem usar a IA para e-mails frios e enriquecimento de dados de contato. Por exemplo, o LinkedCRM é uma ferramenta de inteligência artificial de ponta que permite que você encontre as informações de contato de qualquer usuário do LinkedIn e use um co-piloto para se conectar com eles por meio de comunicação direta.
3. Espelhe o tom do cliente
Pesquisa mostra que o espelhamento e a empatia são ferramentas eficazes quando você está tentando construir um relacionamento com um cliente. Os geradores de e-mail com IA permitem que você espelhe o tom de um cliente, mesmo que você não fale o idioma nativo dele ou não estão familiarizados com o jargão do setor.
4. Rompa o bloqueio do escritor
Todo profissional de marketing já enfrentou o bloqueio do escritor em algum momento, esteja você lidando com distrações ou com ansiedade de escrever. A IA auxilia em brainstorming e geração de ideias para que seja mais fácil começar a escrever e-mails diretos, slogans, boletins informativos e outros tipos de texto.
5. Torne cada e-mail profissional e livre de erros
Mesmo os melhores comunicadores não funcionam 100% todos os dias. Os geradores de e-mail com IA podem aprender com seus e-mails anteriores e gerar novos com tom e eficácia semelhantes, sem esforços duplicados. Ferramentas de IA como Grammarly também elimine erros gramaticais para que suas mensagens sejam sempre profissionais.
6. Alcance um público global
A IA pode traduzir com precisão o conteúdo do seu e-mail para que você possa alcançar clientes em outros países. Mesmo que um lead responda em um idioma diferente, os copilotos de IA fornecerão tradução em linha para que você possa interagir com clientes internacionais.
Desafios na criação de um fluxo de e-mail eficiente (e como os geradores de resposta de e-mail de IA podem ajudar)
A campanha de e-mail perfeita com um fluxo otimizado pode ser difícil de criar. Essa é outra razão pela qual a IA para e-mails está ganhando força, pois pode resolva muitos dos gargalos atuais do fluxo de trabalho relacionado ao e-mail.
1. A criação de conteúdo é extremamente demorada
Uma empresa B2B atende a 3-5 pessoas em média, enquanto para empresas B2C, o número está em dois dígitos. Criando um premiado a resposta manual para cada persona pode ser demorada, consumindo seus custos.
Os geradores de resposta de e-mail com IA podem criar uma resposta personalizada para cada e-mail com base em comunicações anteriores e dados de treinamento exclusivos fornecidos pela sua empresa.
2. O tom é inconsistente entre as equipes
Os fluxos de trabalho de e-mail envolvem várias partes interessadas e não há garantia de que todas as partes interessadas adotem o mesmo tom de forma consistente. À medida que sua empresa cresce, isso se torna um desafio ainda maior.
Os geradores de resposta de IA podem ingerir kits de marca e outras diretrizes para escrever automaticamente respostas de e-mail consistentes. Quando diferentes partes interessadas confiam na mesma ferramenta, diretrizes e modelos para criar suas respostas, toda a organização tem uma voz harmoniosa.
3. É difícil personalizar em grande escala
Quando você interage com um grande público e com diversas personalidades de compradores, suas comunicações precisam ser adequadamente personalizadas. Infelizmente, fazer isso manualmente exige muito tempo. Na maioria das vezes, as empresas recorrem a uma simples mesclagem de e-mails processo para personalizar o nome e endereço do cliente, mas não muito mais.
A IA pode incluir elementos mais profundos do personalização em massa, como usando uma saudação diferente para segmentos específicos de clientes ou usando emojis para determinados segmentos, mas não para outros.
4. As empresas acompanham muito ou pouco
A frequência de comunicação por e-mail deve atingir o ponto ideal. Bombardear clientes com e-mails faz com que as marcas pareçam desagradáveis, enquanto e-mails pouco frequentes podem diminuir a lembrança da marca. A IA permite cronogramas de acompanhamento automatizados para que você possa entrar em contato com leads interessantes e, ao mesmo tempo, dar a outros clientes potenciais tempo para se decidirem.
Na verdade, o Gmelius oferece agentes de IA que podem configurar fluxos de e-mail e automações usando instruções simples e em linguagem natural. Graças à IA, gatilhos, como palavras específicas, podem levar a um acompanhamento enquanto os clientes potenciais que não estão interessados não são perturbados.
5. Otimizar linhas de assunto e CTAs pode ser complicado
E-mails gerais de marketing têm uma taxa de cliques de qualquer lugar entre 2% e 5%. Como resultado, os profissionais de marketing estão constantemente procurando ajustar coisas como linhas de assunto e CTAs para capturar a atenção do usuário. A IA pode analise as taxas de cliques anteriores para entender quais táticas funcionam melhor.
O futuro da IA na redação de e-mails [Principais estatísticas]
A IA para gerenciamento de e-mail ainda está em um estágio inicial, pois a tecnologia está em constante amadurecimento. Nos últimos dois anos, vimos cinco versões do ChatGPT, e a Gmelius também está trabalhando em novas iterações de sua tecnologia de IA. Como será o futuro? Aqui estão algumas estatísticas reveladoras:
- 51% dos profissionais de marketing acreditam que os e-mails de IA são mais eficazes do que o marketing por e-mail tradicional; no entanto, aproximadamente 20% disseram que não há diferença entre os dois. Isso indica que, apesar da adoção generalizada, nem todo mundo está otimista com a geração de e-mails com IA.
- 74% dos profissionais de marketing relatam usar pelo menos uma ferramenta de marketing de IA. Os chatbots são a ferramenta número 1 mais popular usada, reafirmando a importância do ChatGPT e de outras interfaces de conversação.
- 47% dos profissionais de marketing usam a IA para criar conteúdo como boletins informativos e campanhas por e-mail. Os avanços recentes nos LLMs e sua capacidade de gerar conteúdo de formato longo e curto instantaneamente continuam desempenhando um papel.
- 65,8% dos usuários acreditam que o conteúdo de IA é igual ou melhor do que a escrita humana. Essa estatística deve ser tomada com uma pitada de sal, pois os resultados podem variar significativamente dependendo do prompt e dos LLMs usados.
- 68% dos profissionais de marketing e 60% dos profissionais de comunicação usam IA diariamente. 6% e 3%, respectivamente, relatam usar ferramentas de IA “o tempo todo”. Isso melhorou a produtividade de acordo com 82% dos entrevistados.
- O ROI da adoção da IA é claro. Pesquisa mostra que ajudou os líderes de marketing a melhorar as vendas em 6%, a satisfação do cliente em 7% e a economia em 7%.
- Mesmo com o aumento da IA em e-mails e na escrita em geral, as ferramentas de detecção de IA realmente não se popularizaram. Menos que 30% dos profissionais de marketing usam ferramentas de detecção de IA, o que faz sentido, já que a própria OpenAI disse que a tecnologia de detecção de IA não funciona.
- 73% dos clientes estão preocupados com o uso antiético da IA. Isso representa um aumento de apenas 66% em 2020, indicando avanços em IA e um aumento paralelo de questões éticas. Afinal, com um grande poder vem uma grande responsabilidade.
Essas estatísticas mostram que, embora a IA para e-mails seja uma tecnologia promissora, ela ainda tem um longo caminho a percorrer antes de atingir a mesma maturidade dos CRMs e das plataformas de automação de marketing. Uma maneira simples e de baixo risco de se manter à frente da curva é faça parcerias com fornecedores que já estão testando e incorporando a IA em suas plataformas, como Gmelius.
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Erros de e-mail de IA a serem evitados: mantenha-se pessoal enquanto você escala
Embora os e-mails de IA possam mudar o jogo, é importante usá-los corretamente. Caso contrário, comum “AI-ismos” podem aparecer em sua escrita que fazem o texto parecer sintético e antinatural. Fique atento a esses erros comuns de e-mail de IA para evitar que sejam obviamente sinalizados como texto gerado por IA.
1. Uso excessivo do jargão comercial
E-mails gerados por IA (na verdade, qualquer forma de escrita) podem usar palavras como “eficiência” e “excelência” quando não são aplicáveis. Isso é porque Os LLMs são treinados em escrita humana para empresas, a maioria das quais tenderá a conter palavras como essas. Aqui está um exemplo do Reddit:
Para evitar isso, alimente o gerador de resposta de e-mail AI com alguns e-mails você Já escrevi antes e estou feliz com. Você também pode criar o prompt para evitar palavras e frases genéricas.
2. Estruturação incorreta de e-mails
Os e-mails devem ser curtos, concisos e diretos, ao contrário de blogs e artigos. Ao usar a IA para escrever, certifique-se de que o a estrutura segue as melhores práticas de e-mail e não se torna um caso elaborado de introdução-corpo-conclusão.
#ProTip: Crie modelos do Gmail para manter uma estrutura consistente para todos os seus e-mails.
3. Uso frequente da capa de título
Ferramentas de IA generativas, como o ChatGPT, geralmente usam letras maiúsculas e minúsculas ao escrever marcadores ou cabeçalhos de seções. Isso pode ser não é natural para e-mails em determinados contextos e faça com que o destinatário suspeite que você talvez não tenha passado tempo suficiente revisando o texto. Felizmente, essa inteligência artificial é fácil de evitar com o comando correto.
4. Linguagem excessivamente acadêmica
Como o jargão, a linguagem acadêmica significa que o e-mail usa lFrases longas e elaboradas, geralmente em voz passiva, usando 30 palavras, onde talvez 10 fossem suficientes.
Fique atento a essas construções de frases e treine o modelo para falar naturalmente como um humano, mesmo que às vezes isso seja gramaticalmente questionável. Ferramentas de IA como a Grammarly devem atuar como facilitadoras da experiência humana, em vez de serem uma verdade absoluta.
5. E-mails muito longos
Os e-mails de IA podem acabar sendo mais longos do que o esperado, dependendo dos dados incluídos na solicitação. Repita até ficar feliz com o comprimento (100-200 palavras, de acordo com pesquisa) — lembre-se de que os clientes gastarão apenas alguns segundos em um e-mail e mensagens longas podem causar desengajamento.
Exemplos bem-sucedidos de IA no gerenciamento de e-mails
O ROI do uso de IA para e-mails está bem documentado. Pesquisas mostram que a produtividade do usuário aumenta em 66%, em média, quando usando IA generativa. Ao reduzir o tempo gasto em tarefas repetitivas, ferramentas de IA como o ChatGPT podem transformar o potencial dos usuários em ambientes profissionais.
Em outra história de sucesso, a varejista de artesanato Michaels Stores incorporou a Gen AI em suas campanhas de mensagens. A empresa usou inteligência artificial para escrever e-mails e comunicações por SMS para engajamento do cliente. Como resultado, poderia amplie seus esforços de personalização de e-mail de 20% para 95%, levando a um aumento de 25% nas taxas de cliques.
Melhores práticas ao usar assistentes de e-mail com IA
Enquanto assistentes de e-mail de IA (ou agentes de IA, se forem mais avançados) tornam os processos mais rápidos e sem preocupações, você ainda preciso de um humano no circuito. As melhores práticas a seguir ajudam a combinar sua experiência humana com a eficiência dos agentes de IA para produzir os melhores resultados.
1. Releia os e-mails em sua caixa de envio
Podem ocorrer erros mesmo se você revisar um e-mail gerado pela IA e, às vezes, você os notará após o envio. Verifique sua caixa de envio e envie um e-mail de acompanhamento corrigindo-a. Seu os destinatários apreciarão que você tenha percebido o erro antes que eles o fizessem.
2. Tenha processos de escalonamento em vigor
E-mails gerados por IA, respostas predefinidas e mensagens totalmente modeladas não são ideais para todos os problemas. Quando uma conversa aumenta, é importante saber quando um humano deve intervir. Documente seu escalação gatilhos, como um cliente usando palavras específicas ou um SLA sendo quebrado.
3. Use o mesmo assistente de e-mail de IA de forma consistente
Dependendo de qual gerador de e-mail de IA você usa, a saída será um pouco diferente. O ChatGPT, por exemplo, gera mensagens ligeiramente detalhadas por padrão, enquanto Claude tende a ser mais criativo. Depois de escolher uma ferramenta, implementá-lo em toda a organização para consistência.
4. Monitore o desempenho dos e-mails de IA
E-mails de IA não são de configurar e esquecer. Monitor KPIs como taxas de abertura, taxas de cliques e conversão para analisar o desempenho dos e-mails, além de economizar tempo. Isso também indicará a melhor hora para enviar um e-mail, as linhas de assunto perfeitas e o tipo de conteúdo em que seu público está mais interessado.
5. Use um banco de dados robusto de clientes como base
O gerenciamento de e-mail com IA é uma sobreposição de eficiência que precisa ser construída com base nos dados. Preencha seu banco de dados de clientes com informações primárias e dados de ferramentas de geração de leads. O objetivo é fazer com que os e-mails cheguem ao maior público-alvo possível.
6. Teste A/B seus e-mails de IA
Quando você está começando, é tentador de liberar sua criatividade usando todos os recursos que as ferramentas de marketing de IA têm a oferecer. No entanto, com o tempo, você precisa refine sua estratégia para se adequar ao que funciona melhor. Teste e-mails de diferentes tamanhos e tonalidades e documente os resultados em um manual de e-mail de IA exclusivo para sua empresa.
7. Escolha assistentes de IA intuitivos e sem código
A experiência do usuário é crucial ao usar assistentes de IA, pois isso determinará a adoção em toda a empresa. Procure ferramentas que não precisem de codificação e do mínimo de configuração possível. Idealmente, faça parcerias com fornecedores como a Gmelius, que configurarão automações para você para tornar a experiência realmente intuitiva.
8. Aprenda os fundamentos da engenharia imediata
A saída da IA generativa é tão boa quanto o prompt. Cursos como este e este na Udemy pode ajudar você a entender como manobrar assistentes de e-mail com IA para obter os melhores resultados.
Embora você não precise de habilidades de nível especializado, a capacidade de fazer pequenos ajustes em um prompt pode fazer com que os e-mails pareçam mais humanos e envolventes.
Em conclusão
A inteligência artificial transformou o processo de escrita e seus benefícios são particularmente evidentes na IA para e-mails. De pesquisa e o primeiro rascunho para personalização e agendamento, cada aspecto da forma como nos comunicamos pode melhorar se a IA for usada corretamente.
Neste guia, explicamos como a tecnologia de e-mail de IA funciona, suas armadilhas e como contorná-las. Com base em nossa ampla experiência na criação da principal plataforma de e-mail colaborativo do mundo, também compartilhamos as melhores práticas para o sucesso do e-mail.
AI não é uma solução mágica, mas pode elevar sua caixa de entrada e simplifique as tarefas de comunicação. Descubra como o Gmelius está usando a IA para injetar uma dose de “gênio” no Gmail. Inscreva-se para um teste gratuito hoje.
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