Best Practices für gemeinsam genutzte Postfächer: Vereinfachen Sie kollaborative Teamprozesse

Wenn E-Mails aus mehreren Unternehmens-Postfächern eintreffen, kann es schwierig werden, dies zu verwalten. Neben der schieren Menge an Nachrichten können mangelnde Rechenschaftspflicht, Unordnung im Posteingang und schlechte Kommunikation dazu führen, dass ein kleines Problem wie ein großes Problem erscheint.

Um häufige E-Mail-Rückschläge zu reduzieren und Teamprozesse zu vereinfachen, bieten gemeinsam genutzte Postfächer eine effektive Lösung. Gemeinsam genutzte Postfächer können dazu beitragen, die Effizienz des Teams zu verbessern, einen besseren Workflow für die Verwaltung eines E-Mail-Zustroms aufzubauen und Teams die Zusammenarbeit auf einer Plattform zu ermöglichen.

Diese Zusammenstellung von Best Practices für ein gemeinsam genutztes Postfach kann Teams dabei helfen, die Kontrolle über ihren Posteingang wiederzuerlangen. Ihr Team wird auf dem besten Weg zum Erfolg beim E-Mail-Management sein, wenn Sie diese einfachen Lösungen befolgen.

Wie funktioniert ein geteiltes Postfach?

EIN geteiltes Postfach ist nützlich für Teams mit einem Unternehmensposteingang, der regelmäßig eine außergewöhnlich große Menge an E-Mails erhält. Der Hauptvorteil besteht darin, dass mehr als eine Person E-Mails von derselben Adresse aus senden, empfangen und verwalten kann, ohne zwischen Konten hin und her wechseln zu müssen.

Wenn beispielsweise das Vertriebs- oder Logistikteam Ihres Unternehmens eine eigene E-Mail-Adresse hat, kann jedes Teammitglied Nachrichten von einem gemeinsamen Posteingang aus verwalten (z. B. support@ oder supply@). Teammanager können Mitgliedern Berechtigungen gewähren, die es Mitgliedern ermöglichen, Konversationen an bestimmte Teammitglieder zu senden, zu delegieren oder ihnen zuzuweisen, um die Antwortzeiten zu verkürzen und die Eigenverantwortung zu erhöhen.

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Bewährte Methoden für gemeinsam genutzte Postfächer

Geteilte Postfächer bieten viele Vorteile für Teams, von der Möglichkeit der Zusammenarbeit bis hin zur Vermeidung langer E-Mail-Threads. Sie können gemeinsam genutzte Postfächer auf verschiedene Arten implementieren, um den Vorteil Ihres Unternehmens zu maximieren. Hier sind unsere Best Practices für ein gemeinsam genutztes Postfach.

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Organisieren Sie E-Mails in Labels und Ordnern

Der Posteingang einer durchschnittlichen Person enthält 1.602 ungelesene E-Mails. Viele davon können zwar Spam- oder andere Plattformbenachrichtigungen enthalten, aber in der Kategorie „ungelesen“ kann eine Kundenanfrage leicht unbemerkt bleiben. Um das Risiko zu verringern, wichtige Anfragen zu verpassen, kann es hilfreich sein, E-Mails in Ordnern oder nach Labels zu sortieren. Ordner bieten eine einfache Lösung, um E-Mails nach verschiedenen Kategorien zu sortieren. Wenn Ihr Team Gmail verwendet, werden Ordner als Labels betrachtet.

Um sicherzustellen, dass Ihr Team die Best Practices für gemeinsam genutzte Postfachbezeichnungen oder Ordner befolgt, sollten Sie Regeln festlegen, um sicherzustellen, dass jede E-Mail korrekt sortiert wird. Beispielsweise möchte Ihr Support-Team möglicherweise Kundenanfragen nach ihrer Wichtigkeit oder nach ihrem Jobstatus, wie z. B. „adressiert“ oder „ausstehend“, sortieren.

Diese Organisationstechnik kann Ihrem Team helfen, zu verstehen, wie dringlich eine Anfrage ist und ob sie bearbeitet wurde oder nicht. Dies verhindert Verwirrung und Kritik, die entstehen können, wenn E-Mails ungelesen werden. Teams können sich bewerben Gmail-Bezeichnungen einzeln oder automatisieren Sie den Prozess, indem Sie Filter erstellen, die E-Mails, die bestimmte Kriterien erfüllen, mit Labels versehen.

Vorab genehmigte Teamantworten erstellen

Ein gemeinsames Postfach ermöglicht es Unternehmen, die Kommunikation zu zentralisieren. Das bedeutet, dass Teammitglieder gemeinsam über einen Posteingang antworten können. Bei einem gemeinsamen Postfach hat jedoch jedes Teammitglied die Möglichkeit, eine Antwort zu senden, was zu uneinheitlichen Antworten führen kann. Verwenden Sie beim Verfassen von E-Mail-Antworten E-Mail-Vorlagen, um Zeit zu sparen und angemessene Antworten zu gewährleisten.

Vorlagen helfen Teams dabei, E-Mails zu erstellen, die vollständige, zuverlässige Informationen enthalten und dennoch eine Personalisierung ermöglichen. Wenn Sie auf eine Kunden-E-Mail antworten, speichern Sie die E-Mail einfach als Vorlage, die Sie verwenden können, wenn Sie das nächste Mal eine ähnliche Angelegenheit behandeln müssen. E-Mail-Vorlagen können auch intern verwendet werden, um Teambesprechungen zu planen oder das Onboarding neuer Mitarbeiter zu koordinieren.

Mit Gmelius können Teammitglieder teilen Gmail-Vorlagen mit anderen, die im selben gemeinsamen Postfach arbeiten. Dies erspart Stunden, die Sie sonst mit dem Bearbeiten, Kopieren und Einfügen ähnlicher E-Mails verbringen würden.

Automatisierte E-Mail-Vorlagen können die Antwortzeiten sowie die Gesamteffizienz verbessern. Mithilfe persönlich gestalteter Vorlagen kann jede eingehende E-Mail Kunden über den Eingang ihrer Nachricht informieren und ihnen eine schnelle Lösung zusichern.

Auf diese Weise können Teams E-Mail-Antworten für einen späteren Zeitpunkt planen und sich gleichzeitig auf dringendere Angelegenheiten konzentrieren. Das ist das Schöne an asynchroner Kommunikation: Sie ermöglicht es Ihnen, Ihre Zeit effizient zu verwalten und zu vermeiden, dass Sie beim Verfassen von E-Mail-Antworten aufgehalten werden.

Kunden erhalten dank Automatisierung sofort eine Antwort auf ihre Anfragen, und Vorlagen bieten Redewendungen für die grundlegende Geschäftskommunikation, sodass Sie das Rad nicht neu erfinden müssen. Für diejenigen, die Schwierigkeiten haben, die richtigen Worte zu finden, bietet Gmelius auch gemeinsam nutzbare E-Mail-Entwürfe. Die Teams können gemeinsam Antworten des Unternehmens entwerfen, um sicherzustellen, dass alle die gleichen professionellen Kommunikationsstandards und Unternehmensstile einhalten.

Grenzen setzen

Teammitglieder benötigen vom Eigentümer erteilte Berechtigungen, um ein geteiltes Postfach verwenden zu können. Bei der ersten Einrichtung des gemeinsamen Postfachs Ihres Unternehmens ist es wichtig, festzulegen, welche Teammitglieder Zugriff haben werden. Durch die Definition dieser Berechtigungen bleibt jedes gemeinsam genutzte Postfach organisiert.

Das Setzen von Grenzen verstärkt auch die Sicherheitsmaßnahmen für den Umgang mit sensiblen oder geschützten Informationen. Immer wenn ein Mitarbeiter das Unternehmen verlässt, ist es eine gängige bewährte Methode, Passwörter zu aktualisieren, um eine potenzielle Datenschutzverletzung zu verhindern. Wenn Sie die Anzahl der Benutzer reduzieren, können Sie auch Ihr Risiko begrenzen und sicherstellen, dass Ihre Daten geschützt bleiben.

Gewinnen Sie Einblicke

Organisation ist eine wichtige Komponente bei der Verwendung eines gemeinsam genutzten Postfachs. Es ist jedoch genauso wichtig, zu verstehen, wie gut es funktioniert. Die Erfassung von Daten für den einfachen E-Mail-Gebrauch kann wertvolle Einblicke in Ihr Unternehmen bieten und unerwartete Geschäftschancen aufdecken.

Fragen Sie sich bei der Verwaltung eines gemeinsam genutzten Postfachs Folgendes:

• Wie viele E-Mails erhält Ihr Unternehmen täglich?
• Ist die Arbeitsbelastung Ihres Teams gleichmäßig verteilt?
• Wie viele E-Mails werden geöffnet und wie viele ungelesene?

Wenn Sie Trends beobachten und Verbesserungsmöglichkeiten identifizieren, können Sie das gemeinsame Postfach Ihres Teams proaktiver verwalten. Gmelius bietet Gmail-Analysen für Teams um einen detaillierten Überblick über die Funktionsweise Ihres gemeinsam genutzten Postfachs zu erhalten.

Manager können detaillierte Berichte erstellen, um jedes Projekt zu analysieren, die Arbeitsbelastung des Teams besser zu verteilen und Unternehmensziele einfach zu erreichen. Diese Erkenntnisse ermöglichen es Managern, Folgendes einzusehen

□ zugewiesene Konversationen

□ die Anzahl der pro Benutzer zugewiesenen E-Mails

□ wie viele E-Mails wurden pro Benutzer geschlossen

Durch die Verwendung von Echtzeitdaten zur Identifizierung von Geschäftschancen können Sie Ihre Unternehmensprozesse optimieren und einen produktiveren Arbeitsablauf aufbauen.

Investieren Sie in Integrationen

Die gemeinsamen Postfächer von heute bieten mehr als nur einen gemeinsamen Ort, an dem Teams E-Mails adressieren und organisieren können. Sie bieten auch Integrationsmöglichkeiten. Anstatt zwischen verschiedenen Tools hin und her zu springen, können Teams ihre gemeinsamen Postfächer mit anderen Plattformen wie Google Workspace, Kanban-Boards oder Instant-Messaging-Apps integrieren, um Zeit zu sparen und den Arbeitsablauf zu beschleunigen.

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Jede Plattform für gemeinsam genutzte Postfächer verfügt über unterschiedliche Integrationsmöglichkeiten. Mit Gmelius, das geteilte Postfach deines Teams kann in alltägliche Google Workspace-Anwendungen sowie in Trello, Slack, Loom, Zapier und Zoom integriert werden — was Gmelius zum ultimativen Tool für die Zusammenarbeit macht.

Ihr Team kann das Projektmanagement überwachen, auf Sofortnachrichten antworten und automatisierte Workflows einrichten — alles von seinem Gmail-Posteingang aus.

Die Verwendung eines gemeinsamen Postfachs hilft Teams dabei, klare Kommunikationswege zu entwickeln, um Arbeitslast zu delegieren und die Verantwortung für große Mitarbeiter zu definieren.

Wenn Sie diese bewährten Methoden für ein gemeinsam genutztes Postfach befolgen, ist Ihr Unternehmen auf dem Weg zu einem kollaborativen Arbeitsablauf, der positive Ergebnisse bringt.

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Die Best Practices für gemeinsam genutzte Postfächer finden Sie unter Gmelius. Bereit, es für dein Team auszuprobieren? Melde dich an heute!