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Gmelius wurde schon immer von Teams verwendet, um ihre Mitarbeiter und Partner aus der Ferne zu verwalten. Aber das aktuelle Klima, das durch das Coronavirus unter Druck gesetzt wird, hat dies eher zu einer Notwendigkeit als zu einem Luxus gemacht. In diesem Beitrag werden die wichtigsten Faktoren beschrieben, die für ein effektives Teammanagement erforderlich sind — unabhängig davon, ob sie vorübergehend von zu Hause aus oder am anderen Ende der Welt arbeiten.
Dank Gmelius können Unternehmen sicher sein, dass die Anwesenheit ihrer Teams im Büro nicht die einzige Möglichkeit ist, Kreativität, Innovation und produktives Wachstum zu erzielen.
In jüngerer Zeit haben einige der bekanntesten Unternehmen der Welt beschlossen, ihre Mitarbeiter von zu Hause aus arbeiten zu lassen. Dieser Trend dringt zunehmend in Unternehmen aller Größen ein.
Berichten zufolge arbeiten weltweit 70% der Menschen mindestens einmal pro Woche aus der Ferne, wobei 53% mindestens die Hälfte der Woche von zu Hause aus arbeiten. - cnbc.com
Mitarbeiter aus der Ferne arbeiten zu lassen, bringt mehrere Vorteile mit sich. Sie sorgen nicht nur dafür, dass alle glücklich und gesund sind, sondern Sie können sich auch auf geringere Gemeinkosten, weniger Zeit für das Pendeln zur und von der Arbeit und eine höhere Produktivität freuen. Als Nebeneffekt werden Sie effektivere Mitarbeiter haben, die die Vorteile eines flexiblen Arbeitsmodells nutzen können, das Autonomie fördert. Da Telearbeit eine Option ist, müssen Arbeitgeber außerdem den Talentpool ihres Teams nicht geografisch einschränken.
Trotz all dieser Vorteile gibt es immer noch einige Herausforderungen und ein bisschen Reibung, wenn es darum geht, Telearbeit voll und ganz zu nutzen. Das meiste Zögern ist auf Missverständnisse zurückzuführen. Die größten sind der Verlust an Sichtbarkeit und die Tatsache, dass die Zusammenarbeit im Team irgendwie direkt proportional zur Nähe ist.
Förderung der Zusammenarbeit innerhalb eines Remote-Teams
Damit ein Arbeitsplatz wie eine gut geölte Maschine funktioniert, sind Sichtbarkeit und Kommunikation entscheidend. Vor allem, wenn Sie an Projekten zusammenarbeiten, die Termine für mehrere Ergebnisse enthalten.
In traditionellen Büroräumen können Sie einfach zu Ihren Kollegen gehen und nach einem Update fragen. Alternativ können Sie ein spontanes Meeting im Konferenzraum einberufen und erwarten, dass alle anwesend sind. Wenn Ihre Kollegen jedoch auf verschiedene Städte und Länder verteilt sind, ist ein effektive Verteilung der Arbeitslast könnte komplexer sein.
Technologie ist jedoch ein großer Faktor für Durchbrüche. Es gibt leistungsstarke Tools für die Teamzusammenarbeit, die es einer verteilten Belegschaft ermöglichen, in Echtzeit zu kommunizieren und zusammenzuarbeiten.
Gmelius macht genau das — es fördert effektiv die Zusammenarbeit zwischen Remote-Teams auf der ganzen Welt und vereint die Mitarbeiter auf strukturierte Weise, sodass nichts aufgrund der virtuellen Entfernung in Verwirrung verloren geht.
5 Möglichkeiten, wie Gmelius die Teamzusammenarbeit von Telearbeitern unterstützt
Gmelius ist eine Plattform für Teamzusammenarbeit, die sich nahtlos in Ihren Gmail- und G-Suite-Posteingang integrieren lässt. Sie kann verwendet werden, um sowohl die externe Kommunikation (mit Kunden) als auch die interne Kommunikation (innerhalb Ihrer Remote-Teams) zu rationalisieren und zu verbessern. Gmelius bietet Ihrem Team ausgefeilte Funktionen für die Zusammenarbeit, die von Unternehmen jeder Größe unabhängig von ihrem Standort oder ihrem aktuellen Stapel an Tools genutzt werden können.
Hier sind 5 Möglichkeiten, wie Sie Gmelius nutzen können, um die Zusammenarbeit zu stärken und Ihr Remote-Team näher zusammenzubringen:
1. Visualisieren Sie Ihren Arbeitsablauf mit Kanban-Boards
Chaos gedeiht in der Regel in Teams ohne einen soliden Rahmen, der ihm Struktur verleiht. Wenn Sie in einem Remote-Team arbeiten, sind E-Mails das primäre Kommunikationsmittel. Dort befinden sich die Aufgaben von heute und morgen. Aber Aufgaben wie das Annehmen eines Telefonats, die Teilnahme an einem Videoanruf, das Beantworten einer E-Mail oder das Beenden eines Blogposts haben ein Gefühl der Ungreifbarkeit, was es für das gesamte Team schwierig machen kann, den Fortschritt zu visualisieren. Hier kommen unsere Kanban-Boards ins Spiel.
Kanban ist ein japanischer Begriff, der Schild oder visuelle Tafel bedeutet. Es handelt sich um eine Projektmanagementtechnik, mit der Teams visualisieren können, was wann, von wem und in welchem Status die Aufgabe erledigt werden muss.
Natürlich findet der Großteil der Workflow-bezogenen Kommunikation in E-Mails statt, und Gmelius erweckt Ihre E-Mails mit einer visuellen Darstellung zum Leben. Jeder deiner geteilten Posteingänge und geteilten Labels kann eine eigene Board-Ansicht haben.
Egal, ob es sich um eine Kundenanfrage, ein Support-Ticket oder einen Mitarbeiter aus der Ferne handelt, der um Unterstützung bittet, Sie können jede dieser E-Mails in eine Aufgabe umwandeln, ihnen eine Frist setzen und sie dem Kanban-Board Ihres Teams hinzufügen.
Du kannst dein Board in beliebig viele Spalten oder Zeilen unterteilen, wobei jede Aufgabe an eine bestimmte Person in deinem Team delegiert wird.
Das Beste daran ist, dass Sie Ihr Kanban-Board mit Ihrem gesamten Team oder jedem in Ihrem Team teilen können, indem Sie einfach auf „Teilen“ klicken und deren E-Mail-Adresse eingeben. Sie können so viele Boards erstellen, wie Sie möchten — für jede Phase des Kunden- und Projektpipeline-Managements.
Für jede Aufgabe können Sie ein Prioritäts-Tag festlegen und es im Verlauf der Arbeit in die nächste Spalte verschieben.
Kanban-Tafeln sind die besten To-do-Listen und eignen sich hervorragend, um Ihrem Remote-Team einen Überblick über das Projekt zu geben, zusammen mit den damit verbundenen Aufgaben, die von ihnen erledigt werden müssen.
Indem Sie jede E-Mail an ein bestimmtes Mitglied Ihres Teams delegieren, stellen Sie sicher, dass dieses nur für die Aufgaben verantwortlich ist, für die es verantwortlich ist.
2. Automatisches Synchronisieren von E-Mails mit Teammitgliedern
Remote-Teams bestehen oft aus Miniteams. Dabei handelt es sich um eine oder mehrere Personen, die für bestimmte Aufgaben wie Kundensupport, Inhaltserstellung, Projektmanagement und mehr verantwortlich sind. Gmelius ermöglicht es Ihnen, geteilte Labels in Ihrem Posteingang zu erstellen und sie entsprechend ihrer Kategorie zu kennzeichnen.
Wenn eine E-Mail Ihren Posteingang erreicht und zu einem bestimmten geteilten Label gehört, können Sie sie einfach per Drag & Drop in das entsprechende Label ziehen. Ihre geteilten Labels können mit jedem Ihrer relevanten Teammitglieder geteilt werden, die direkt dafür verantwortlich sind.
Diese effiziente Verwaltung Ihres Posteingangs wird auf die Boards ausgedehnt, in denen Gmelius Konversationen und Aufgaben automatisch in den entsprechenden Spalten organisiert.
Geteilte Labels eignen sich perfekt für den Einsatz im Projekt- und Kundenmanagement. Und gemeinsam genutzte Posteingänge machen es einfach, Gruppen-E-Mail-Adressen wie sales@ und support@ zu verwalten.
3. Fügen Sie E-Mail-Konversationen mit persönlichen Notizen Kontext hinzu
Jede E-Mail, die in Ihrem Posteingang landet, hat eine Nachricht. Manchmal werden nur Informationen weitergegeben, während es manchmal um die Weiterleitung einer Aufgabe geht, die erledigt werden muss.
Mit Gmelius können Sie persönliche Notizen für jede E-Mail erstellen: Egal, ob Sie wichtige Punkte zusammenfassen, eine Liste von Aufgaben erstellen, die erledigt werden müssen, oder ob Sie der Nachricht einfach mehr Kontext geben. Anschließend kannst du die Notizen mithilfe der @mention -Funktion mit jedem in deinem Team teilen.
Das Tolle an dieser Funktion ist, dass diese Notizen für den Absender der E-Mail nicht sichtbar sind; nur die Teamkollegen, mit denen Sie die Notizen teilen möchten, können sie sehen.
Wenn Ihre Support-Abteilung also eine Hilfeanfrage von einem treuen Kunden erhält, können Sie eine Notiz vermerken, in der hervorgehoben wird, dass der Kunde schon eine Weile mit Ihrem Unternehmen Geschäfte macht. Auf diese Weise wissen Ihre Agenten, dass sie diese Aufgabe priorisieren müssen. Wenn es bestimmte Informationen gibt, die die Agenten über diesen bestimmten Kunden wissen müssen, können Sie diese auch zu Ihren Notizen hinzufügen.
Mit E-Mail-Notizen, müssen Sie sich nicht mehr darum kümmern, eine E-Mail manuell an ein oder mehrere Teammitglieder weiterzuleiten. Das ist Zeitverschwendung und sorgt für unnötiges E-Mail-Durcheinander. Mit dieser Funktion können Sie relevante Teammitglieder einfach mit relevanten Notizen in der ursprünglichen E-Mail selbst kennzeichnen.
4. Beschleunigen Sie sich wiederholende E-Mails mit Gmelius-Vorlagen
Gmelius verfügt über eine Reihe vorgefertigter E-Mail-Vorlagen, mit denen Sie die Konversation Ihres Teams untereinander und mit den Kunden einheitlicher gestalten können. Das können Sie erstellen Sie Ihre eigene Vorlage ebenso. Verfassen Sie Ihre E-Mail, speichern Sie sie als Vorlage und teilen Sie sie mit den entsprechenden Mitgliedern Ihres Teams — alles mit nur wenigen Klicks.
Ihr Remote-Team wird diese Funktion lieben, da diese Vorlagen es überflüssig machen, dieselbe E-Mail immer wieder einzugeben. Sie sparen wertvolle Zeit, wenn es um Szenarien wie Kundenansprache, Besprechungsanfragen, Produkteinführungen und Antworten auf häufig auftretende Support-Anfragen geht.
Darüber hinaus sind die Vorteile vielfältig: Ihr Remote-Team wird nicht nur für diese vorgefertigten Vorlagen dankbar sein, sondern auch Ihre Kunden werden von der schnellen Reaktion begeistert sein.
Und rate mal was? Sie und Ihre Teamkollegen können diese E-Mails für jeden Empfänger mit seinem Namen oder anderen Informationen personalisieren. Auf diese Weise werden die Kunden nie das Gefühl haben, einfach eine unpersönliche Massen-E-Mail zu erhalten.
Unter anderem können Sie E-Mail-Vorlagen teilen arbeiten Sie mit Ihrem Team zusammen und reduzieren Sie die Zeit, die Ihre Agenten mit der Bearbeitung jedes Tickets verbringen, sodass sie jeden Tag mehr Support-Anfragen lösen können.
5. Verfolgen Sie die Teamleistung und den Status Ihrer E-Mails
Bei einem Team aus der Ferne müssen mehrere Faktoren berücksichtigt werden — zuerst gibt es Zeitzonenunterschiede, dann gibt es die Unterschiede in der Persönlichkeit und das Fehlen körpersprachlicher Hinweise... Hinweise, die sonst helfen könnten, die Reaktion eines Kollegen zu beurteilen, wenn Aufmerksamkeit erforderlich ist.
Gmelius bietet Ihnen als Teamleiter oder Manager eine klare Übersicht. Ihr Gmelius-Dashboard bietet Ihnen Zugriff auf detaillierte Aktivitätsberichte über die Leistung Ihres Teams. Berichte können nach Team, Produktivität und bestimmten Konversationen gefiltert werden. So können Sie den Status und die Lösungszeiten Ihrer wichtigsten Aktivitäten ganz einfach überwachen.
Und unsere Tracking-Suite stellt sicher, dass Sie, wenn eine E-Mail unbeantwortet bleibt, nicht raten müssen, warum das passiert. Vielleicht hat sie den Posteingang des Empfängers nie erreicht, vielleicht wurde sie übersprungen oder vielleicht wurde sie geöffnet, aber ignoriert.
Mit Gmelius können Sie den Status einer E-Mail verfolgen, z. B. ob sie geöffnet wurde, wann, wie oft sie geöffnet wurde und wo sich Ihr Empfänger zu diesem Zeitpunkt befand.
Wenn die Desktop-Benachrichtigungen aktiviert sind, erhalten Sie außerdem ein kleines, diskretes Pop-up, das Sie darüber informiert, dass Ihre E-Mail gerade geöffnet und gelesen wurde. Mit diesen Informationen können Sie eine Folge-E-Mail zum perfekten Zeitpunkt versenden, je nachdem, wie Ihr Empfänger mit Ihrer Nachricht interagiert hat.
Gmelius überbrückt die Lücken zwischen Kommunikation und Distanz
Gmelius ist direkt in Ihren Gmail- oder G Suite-Posteingang integriert und verbessert die Kommunikation und sorgt für Klarheit in Ihrem Team.
Sind Sie bereit, Telearbeit reibungslos zu gestalten? Lassen Sie sich von Gmelius zeigen, wie einfach es sein kann, melden Sie sich an jetzt!
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