Sollten Sie ChatGPT für E-Mails verwenden?

Über 4 Millionen Benutzer verlassen sich jede Woche auf ChatGPT, und viele von ihnen verwenden es, um E-Mails zu schreiben. Aber ist das eine gute Idee? Sollten Sie ChatGPT für die Erstellung und Bearbeitung von E-Mails verwenden?

In diesem Artikel analysieren wir die Vor- und Nachteile der Verwendung von ChatGPT für E-Mails, geben Tipps, wie Sie das Beste aus der KI der Generation herausholen können, und schlagen Tools vor, mit denen Sie Ihre Fähigkeiten im E-Mail-Schreiben auf die nächste Stufe heben können.

ChatGPT für E-Mail: Die wichtigsten Funktionen und Möglichkeiten

ChatGPT ist ein generatives KI-Tool, das darauf trainiert wurde 45 TB Text, wodurch es menschliche Schreibmuster lernen und nachahmen kann, ideal zum Schreiben von E-Mails und anderer professioneller Kommunikation.

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Untersuchungen zeigen, dass 40% Viele Menschen verwenden bereits oder werden KI verwenden, um ihre E-Mails zu schreiben, und ChatGPT ist eines der beliebtesten Tools für diesen Zweck. Die folgenden Funktionen machen es zu einem geeigneten KI-Assistent für das Schreiben von E-Mails:

• Konversationsoberfläche: Sie können einfache Eingabeaufforderungen wie „Schreiben Sie eine E-Mail an meinen Chef mit der Bitte um Urlaub“ eingeben, und ChatGPT generiert die E-Mail als Antwort. Sie können auch mehrere Optionen für E-Mail-Betreffzeilen generieren oder nach dem besten Zeitpunkt fragen, um eine E-Mail zu senden.
• ChatGPT „Grund“: Die im Februar 2025 eingeführte Argumentationsoption ermöglicht es ChatGPT, komplexe Probleme zu durchdenken und zu einer Lösung zu gelangen. Sie kann nützlich sein, wenn Sie nuancierte Nachrichten schreiben, wie z. B. datenreiche Nachrichten an Leads oder Kundenanfragen.
• ChatGPT „Leinwand“: Diese im Oktober 2024 eingeführte Funktion eignet sich ideal zum Schreiben langer und beschreibender Nachrichten. Sie unterstützt die Inline-Bearbeitung, genau wie Google Docs.
• ChatGPT „Tiefe Recherche“: Whale, es ist in erster Linie für Forschungsberichte gedacht. Sie können dieses Tool auch verwenden, um Daten für Ihre E-Mail abzurufen — z. B. um Branchenstatistiken für eine KI-gestützte Lead-Generierung E-Mail.
• Datei-Uploads: Mit ChatGPT können Sie Dateien zu einer Konversation hinzufügen und diese Informationen zum Schreiben von E-Mails verwenden. Das bedeutet, dass Sie eine Audioaufnahme in eine E-Mail verwandeln, Informationen aus einer Datei per E-Mail übermitteln und vieles mehr können.

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Aufgrund seiner leistungsstarken Funktionen und Benutzerfreundlichkeit wird ChatGPT häufig zum Schreiben von E-Mails verwendet. Es besteht jedoch auch das Risiko einer Erkennung, wodurch der E-Mail-Schreiber unprofessionell erscheinen könnte. Dies bringt uns zu einem der größten Bedenken im Zusammenhang mit der Verwendung von ChatGPT.

Kann ChatGPT in E-Mails erkannt werden?

Oft ist es leicht zu erkennen, wenn etwas von KI geschrieben wurde, und das kann E-Mail-Empfänger und Kunden abschrecken. Wenn eine E-Mail unpersönlich, sich wiederholt, zu lang oder zu kurz oder allgemein ist, hat der Empfänger möglicherweise das Gefühl, dass nicht genug Mühe in das Schreiben gesteckt wurde.

Darüber hinaus gibt es KI-Erkennungstools wie GPTzero, QuillBot AI Detector und Copyleaks, die behaupten, von ChatGPT geschriebenen Text erkennen zu können, obwohl sie nicht zu 100% zuverlässig sind. Personalvermittler und Pädagogen können diese Tools verwenden, um herauszufinden, ob wirklich menschliches Schreiben vorliegt.

Trotzdem werden KI-Tools der Generation wie ChatGPT häufig für das Schreiben von E-Mails verwendet, insbesondere in Situationen, in denen Ihre Schreibfähigkeiten nicht bewertet werden und Sie die Informationen lediglich klar und professionell vermitteln müssen.

Wenn Sie sich also fragen, ob ChatGPT in E-Mails erkannt werden kann, lautet die Antwort Ja — es gibt ungefähr 20 verräterische Anzeichen für KI-geschriebene E-Mails. Gut recherchierte, humanisierte und personalisierte E-Mails sind jedoch in der Regel sehr effektiv, auch wenn der Entwurf mithilfe von KI-Unterstützung generiert wird.

Vor- und Nachteile der Verwendung von ChatGPT für E-Mails

Wenn Sie die Verwendung von ChatGPT für E-Mails in Betracht ziehen, gehören zu den wichtigsten Vor- und Nachteilen:

Vorteile:

✅ Einfach zu bedienen, erfordert keine technischen Fähigkeiten.

✅ Generiert professionelle und grammatikalisch korrekte E-Mails, ideal für Nicht-Englisch-Muttersprachler.

✅ Vielseitiges Tool, das sich an formelle/informelle, feste/überzeugende, freundliche/akademische und andere Töne anpassen kann.

✅ Kann aus früheren E-Mails, Audioaufnahmen und anderen Dateien lernen.

✅ Spart Zeit und kognitiven Aufwand, insbesondere beim Schreiben mehrerer E-Mails pro Tag.

Nachteile:

❌ Erfordert eine Aufforderung — eine gute ChatGPT-Eingabeaufforderung kann viel Geschick beim Schreiben erfordern.

❌ Das Risiko, generische E-Mails zu schreiben, die voller Fachjargon wie „Streamline“ und „Produktivität“ sind.

❌ Die Persönlichkeit des Autors scheint möglicherweise nicht durch.

❌ Die kostenlose Version von ChatGPT ist begrenzt. Für wirklich gute E-Mails ist ChatGPT Plus erforderlich, das 20$ pro Monat kostet.

Lesen Sie unsere Ultimativer Leitfaden für künstliche Intelligenz (KI) für E-Mails für eine eingehendere Analyse.

Profi-Tipps für intelligenteres E-Mail-Schreiben mit Gen AI

Die eigentliche Antwort auf die Frage: „Sollten Sie ChatGPT für E-Mails verwenden?“ hängt ab von wie du benutzt es. Hier finden Sie eine Liste mit Tipps und bewährten Methoden, die Sie beachten sollten, wenn Sie E-Mails mit ChatGPT (oder einem beliebigen KI-Chatbot der Generation) schreiben.

1. Geben Sie ein paar vergangene E-Mails als Eingabe ein

Dadurch wird Ihre Aufforderung möglicherweise etwas länger, aber es ist eine gute Idee, E-Mails einzubeziehen, die Sie in der Vergangenheit an ähnliche Empfänger gesendet haben. Auf diese Weise kann das LLM Ihren individuellen Schreibstil erlernen und auch alle eindeutigen Informationen erfassen, die für zukünftige E-Mails relevant sein könnten.

#ProTip: Der Gmelius KI-Agent ist mit Tausenden von E-Mails aus Ihrem Posteingang geschult. Probiere es noch heute.

2. Beeilen Sie sich nicht mit der Aufforderung

Der Sinn der Verwendung von ChatGPT besteht zwar darin, Zeit und Mühe zu sparen, aber eine schwache Aufforderung führt nur zu generischen E-Mails und mehreren Iterationen. Verbringen Sie etwas Zeit damit, Ihre Eingabeaufforderung zu perfektionieren mit:

• Tonalitätsspezifikations: Finden Sie die richtige Balance zwischen einem professionellen Ton und der persönlichen Note informellen Schreibens.
• Negative Beschränkungen: Geben Sie die Dinge an, die die KI NICHT enthalten soll, wie Fachjargon oder zu viele Kommas.
• Empfehlungen zur Länge: Teilen Sie ChatGPT mit, wie lang die E-Mail sein soll, damit sie nicht zu viel oder zu wenig Inhalt generiert.

Hier ist ein Beispiel für einen Reddit-Benutzer, der iteriert, um zur perfekten E-Mail-Aufforderung für ChatGPT zu gelangen:

3. Speichern Sie Ihre besten Eingabeaufforderungen

So wie du kannst Gmail-Vorlagen erstellen, es ist praktisch, ein Repertoire an ChatGPT-E-Mail-Schreibvorlagen zu haben, auf die Sie zurückgreifen können. Ändern Sie einfach die Länge und andere Einschränkungen, wenn Sie die Aufforderung wiederverwenden, um maßgeschneiderte E-Mails zu erstellen.

4. Wenn Sie ratlos sind, starten Sie einen neuen Chat

ChatGPT ist ein Konversations-Bot, was bedeutet, dass davon ausgegangen wird, dass alle Aufforderungen und Antworten in einer Konversation miteinander zusammenhängen. Dies kann die Ergebnisse verfälschen, wenn Sie zu lange danach fragen. Wenn Sie feststellen, dass die KI der Generation nach einer Weile keine guten E-Mails mehr schreibt, kann das Starten eines neuen Chats hilfreich sein.

5. Probieren Sie ein Tool zum sofortigen Schreiben von E-Mails wie Gmelius aus

Gmelius verwendet zwar auch generative KI und andere KI-Techniken wie maschinelles Lernen, bietet jedoch ein promptes E-Mail-Schreiberlebnis. Der KI-Agent analysiert Ihren Posteingang, erkennt selbstständig, welche E-Mails beantwortet werden müssen, und entwirft automatisch eine Antwort. Sie können die Entwürfe auschecken, wenn Sie Ihren Posteingang das nächste Mal öffnen, und sie nach Bedarf senden, verwerfen oder bearbeiten.

So spart Gmelius AI durch automatisches Verfassen von E-Mails 1 Stunde/Tag

Gmelius analysiert Ihre E-Mail-Schreibmuster, um E-Mails automatisch zu verfassen, ohne den zusätzlichen Aufwand einer Aufforderung oder Interaktion mit einer Chat-Oberfläche. Die KI wird mithilfe von maschinellem Lernen jede Woche mit neuen Daten neu trainiert. Optional können Sie sie mit einer Wissensdatenbank verbinden, sodass sie hochdetaillierte Nachrichten schreiben kann.

Der Gmelius KI-Agent sortiert automatisch Ihren Posteingang und markiert wichtige E-Mails, damit Sie Ihre Energie sinnvoll einsetzen können. Fortgeschrittene Benutzer können den Automatisierungsarchitekten nutzen, um anhand einfacher Eingabeaufforderungen E-Mail-Sequenzen und Regeln zu erstellen. Dadurch sparen Sie täglich bis zu einer Stunde an E-Mail-Verwaltungsaufgaben.

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Mit dem Aufstieg und Aufstieg von intelligente E-Mail, es ist natürlich, dass Sie sich fragen, ob Sie ChatGPT zum Schreiben von E-Mails verwenden sollten. Die Antwort variiert von Szenario zu Szenario und hängt vom Grad der Personalisierung ab, den Sie benötigen, Ihrem gesamten Arbeitsaufwand für das E-Mail-Management und der Zeit, die Sie mit dem Schreiben von E-Mails verbringen möchten.

Der durchschnittliche Nutzer gibt aus 8 Stunden 42 Minuten eine Woche lang E-Mails schreiben, aber Tools wie ChatGPT und Gmelius können helfen, dies erheblich zu reduzieren.

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