E-Mail an sich weist als Tool für die Zusammenarbeit offensichtliche Mängel auf. Wenn mehrere Personen gemeinsam an etwas arbeiten:
- Sie können Informationen nicht einfach teilen (ohne eine riesige Liste anzuklicken).
- Sie können Projekte und Status nicht einfach verfolgen, insbesondere wenn mehrere E-Mails und Personen daran beteiligt sind.
- Sie können E-Mail-Threads nicht privat diskutieren (ohne Diskussionen in mehreren verschiedenen Apps oder mehreren E-Mail-Ketten zu starten).
- Sie können nicht automatisch E-Mail-Sequenzen senden und Statistiken verfolgen.
Das Problem besteht heute darin, dass Tools, die diese Einschränkungen lösen sollen, darunter viele der beliebtesten Projektmanagement-, Messaging- und CRM-Anwendungen, wiederum zu neuen Herausforderungen geführt haben.
Trello, Slack, Basecamp, Help Scout, Salesforce und HubSpot sowie Hunderte von Wettbewerbern haben sich dafür entschieden, Kommunikationsprobleme zu lösen, indem sie Benutzern eine völlig separater Kanal zusätzlich zur E-Mail. Dies führt jedoch zu einer Reihe neuer Probleme, da die Benutzer immer noch auf E-Mails verzichten müssen:
- Es gibt so viele Orte, an denen Informationen gefunden werden können („War das in einer E-Mail? Slack? Trello? Basislager? ...“). Diese Datenstreuung beeinträchtigt die Produktivität.
- Wir erstellen ausgeklügelte Integrationsnetze zur Synchronisation der Kommunikation mithilfe von Tools wie Zapier und IFTTT (Trello zu E-Mail, Slack zu Trello, E-Mail zu Salesforce usw.).
- Die meiste Kommunikation außerhalb unserer unmittelbaren Teammitglieder erfolgt per E-Mail, was nach wie vor allgegenwärtig ist: Kunden, Lieferanten und Auftragnehmer verwenden immer noch E-Mails.
Anstatt unser Leben einfacher zu machen, hat die Schaffung dieser Silos zu Produktivitätsverlust, Langeweile und Ärger für Menschen und Teams geführt.
Was wäre, wenn ein Tool mit integrierten Funktionen für Projektmanagement, Zusammenarbeit, private Nachrichten und Vertriebsautomatisierung vorhanden wäre? innerhalb einer E-Mail?
Wir haben es gebaut und es genannt Gmelius.
Wir haben Gmelius auf Gmail aufgebaut (Melius ist lateinisch für „besser“), da es der größte E-Mail-Client der Welt ist, und wollte eine Erfahrung, die diese Probleme lösen könnte:
- Durchsichtig oder Privat Kommunikation - Posteingänge teilen, E-Mails an andere Personen delegieren, transparent sehen, wer auf was geantwortet hat, oder private Nachrichten über E-Mail-Threads haben, E-Mails planen und mehr.
- Verwaltung von Projekten - Was wäre, wenn wir ein Projektmanagementsystem wie ein Kanban-Board direkt in Gmail haben könnten? Keine Weiterleitung von E-Mails an ein externes System, kein Hinzufügen von Kunden oder Anbietern zu einer neuen Plattform.
- Automatisierung des Vertriebs und CRM - Was wäre, wenn Vertriebsteams (die in ihren Posteingängen leben) ein CRM haben könnten innen ihr Posteingang? Was wäre, wenn sie mit diesem Tool auch Vertriebs-E-Mail-Prozesse wie Drip- oder Automatisierungssequenzen, E-Mail-Planung, Seriendruck und mehr erstellen könnten? Wie praktisch wäre das?
Das wurde unser Ziel. Wir wollten die Probleme mit der altmodischen 1-zu-1-Kommunikation lösen, aber das innerhalb des Posteingangs, nicht in 5 verschiedenen Apps.
Im Folgenden besprechen wir jeden dieser Anwendungsfälle und wie wir der Meinung sind, dass die Benutzererfahrung verbessert werden kann, indem Sie in Ihrem Posteingang bleiben.
Schließlich besprechen wir in jedem Abschnitt die spezifischen Produktentscheidungen, die wir in Gmelius ausgewählt haben, um jedes Problem mit nativer E-Mail zu lösen.
1 - E-Mail-Zusammenarbeit: Warum wir der Meinung sind, dass private und öffentliche Kommunikation in E-Mails bleiben kann und sollte
E-Mail hat zwei Zusammenarbeit Mängel, am entgegengesetzten Ende des Spektrums: keine Transparenz, wenn Sie wollen teilen Informationen (z. B. die Beantwortung einer Support-Anfrage eines Kunden) und keine privaten Nachrichten, wenn Sie bestimmte Nachrichten privat halten möchten (wie private Kommentare zu einem E-Mail-Thread, von dem Sie nicht möchten, dass ein Kunde sie sieht).
Lassen Sie uns nacheinander jeden dieser Anwendungsfälle besprechen.
Transparente Kommunikation
Einer der größten Mängel für Teams, die E-Mails verwenden, ist die mangelnde Transparenz. Dies zeigt sich am deutlichsten in Anwendungsfällen wie „Helpdesk“ oder „Ticketing“:
Beispiel: Ein Kunde meldet ein Problem und Sie möchten diese E-Mail einem Teammitglied „zuweisen“.
In einer herkömmlichen E-Mail leiten Sie das an das Teammitglied weiter und hoffen auf das Beste. Sie könnten Sie in allen E-Mails mit CC: Sie erhalten, aber Sie würden jede Antwort in Ihrem Posteingang erhalten. Und was wäre wenn jemand in deinem Team möchte den Status sehen? Dann muss jeder cc:ed sein — nicht praktikabel.
Wenn das mehrmals am Tag passiert, würde jeder Posteingang im Chaos explodieren.
Eine Lösung hierfür ist ein Helpdesk oder eine Ticketsoftware. Im Gespräch mit Benutzern stellten wir jedoch fest, dass neben dem Kundensupport auch andere Teams dieses Problem hatten.
Agenturen befassen sich beispielsweise täglich damit (Kundenanfragen kommen per E-Mail ein, delegieren diese an Teammitglieder, kennen den Status dieser Aufgaben).
Agenturen und andere Teams werden keine teure Helpdesk-Software für all ihre E-Mails verwenden.
E-Mails sind natürlich der Ort, an dem die eingehenden Anfragen an erster Stelle kommen. Deshalb dachten wir, dass wir mit ein paar durchdachten Funktionen diese transparenten Kollaborationsprobleme direkt im Posteingang selbst lösen könnten.
In Gmelius kannst du „geteilte Posteingänge“ einrichten und mehreren Teammitgliedern Zugriff gewähren.
Wenn dann eine E-Mail eingeht, kann jeder sie einfach einem Teammitglied zuweisen.
Sie können sehen, welche Tickets „nicht zugewiesen“ sind, indem Sie links neben Ihrem regulären Posteingang auf „Nicht zugewiesen“ klicken.
In den Dashboards „Activity Stream“ und „Live Feed“ auf der rechten Seite findest du die aktuellsten Aktivitäten in Echtzeit.
Wir haben auch weitere Funktionen für subtile Transparenz hinzugefügt.
Wenn zum Beispiel ein Teammitglied aktiv auf eine E-Mail antwortet, siehst du seinen Avatar mit“...“ darunter:
Das ist Transparenz in Echtzeit. Alles ohne Gmail zu verlassen.
Jetzt profitieren Teams von der Leistungsfähigkeit der Helpdesk-Software, aber sie können die Konversation in einer E-Mail führen, ohne dass ein Drittanbieter-Tool erforderlich ist. Auf diese Weise kann jedes Team, nicht nur Kundenserviceteams, die Helpdesk-Software kaufen, von Transparenz und Delegierung profitieren.
Private Nachrichten
Am anderen Ende des Spektrums befinden sich private Notizen oder Nachrichten.
Der typische Anwendungsfall für private Nachrichten ist die Diskussion eines E-Mail-Threads mit einem Kollegen... privat. Sagen wir in einer Agentur, ein Kunde sendet eine E-Mail. Oder für ein Verkaufsteam sendet ein Interessent eine E-Mail. Jeder weiß, dass Sie diese E-Mail mit Ihren Kollegen besprechen müssen.
- „Was sollen wir zurücksagen?“
- „Haben wir die Daten, nach denen sie gefragt haben?“
- „Jen, kannst du ihnen den Bericht bis morgen schicken?“
E-Mail-Clients verfügen nicht standardmäßig über eine private Nachrichtenfunktion, was eine ihrer Haupteinschränkungen ist.
Die meisten Benutzer greifen auf eine von 3 Problemumgehungen zurück:
- Sie starten eine trennen E-Mail-Thread. Aber das kann zu einem Schneeball von Thread zu Thread werden. Das sorgt für Verwirrung.
- Sie Empfänger entfernen und sende private Nachrichten im selben Thread. Das ist ebenso verwirrend und birgt die Gefahr, dass eine private Nachricht an die falsche Person gesendet wird.
- Sie E-Mail löschen und diskutiere auf einer Messaging-Plattform wie Slack. Dies führt zu Problemen, die wir bereits erwähnt haben, da man an einer Reihe von Orten nach einer Diskussion suchen muss.
Was wäre, wenn Sie private Nachrichten über einen E-Mail-Thread in Gmail senden könnten? Das kannst du! So haben wir es gebaut:
Diese Notizen werden alle privat gemacht und befinden sich direkt rechts neben Ihrem normalen Posteingang. Der ursprüngliche Absender sieht sie nie und nur die Teammitglieder, die Sie taggen, können sie lesen.
Du kannst auch mehrere Personen taggen, sodass alle, die du brauchst, auf dem Laufenden bleiben können... privat.
Schließlich bleibt jede Diskussion, die sich daraus ergibt, bestehen angebracht zu einem E-Mail-Thread, damit Sie nicht nach Informationen suchen müssen:
Wenn Sie Gmelius-Notizen finden müssen, sind sie in die Suchfunktion von Gmail integriert und leicht zu finden nach: @mention, Datum oder einigen Wörtern aus der Notiz.
Nochmals, wie wird das normalerweise gemacht? Per E-Mail, auf einer separaten Plattform wie Slack. Wenn es also darum geht, Informationen abzurufen, müssten Sie mehrere Stellen und mehrere Threads überprüfen.
Wir glauben, dass das Führen dieser Konversation an einem Ort (dem Posteingang, in dem sowieso die meiste Kommunikation verankert ist) zur Produktivität — und zur geistigen Gesundheit — beiträgt.
2 - Warum wir der Meinung sind, dass Projektmanagement innerhalb von E-Mails geschehen kann und sollte
Eine der größten Einschränkungen von E-Mails besteht darin, dass sie ursprünglich nie als Projektmanagement-Tool gedacht waren, und dennoch haben viele von uns versucht, sie zu einem solchen zu machen.
Wir kommen vielleicht mit einfachen Dingen wie der Verwendung unseres Posteingangs als To-do-Liste durch, aber wenn du anfängst, mehrere Spieler aus deinem Unternehmen vorzustellen, wird es chaotisch.
Um dieses Problem zu lösen, greifen wir natürlich auf Projektmanagement-Software wie Trello, Basecamp, Asana und viele andere zurück.
Aus Gesprächen mit Kunden haben wir jedoch gelernt, dass sie dadurch in eine endlose Pingpong-Routine zwischen E-Mail- und Projektmanagement-Plattformen geraten.
Diese Tools fügen zusätzliche Kommunikationsebenen hinzu, die außerhalb von E-Mails stattfinden. Die Benutzer müssen also mit den Nachrichten auf dem Laufenden bleiben, während gleichzeitig E-Mail der Hauptkanal für beide Teammitglieder und definitiv für die Kommunikation nach außen (Kunden, Anbieter usw.) bleibt.
Aus Gesprächen mit Kunden haben wir von diesen bedauerlichen Problemumgehungen erfahren:
- Sie richten automatische Weiterleitungs-E-Mail-Adressen ein — zum Senden am meisten ihrer eingehenden E-Mails in Projektmanagement-Apps wie Trello.
- Sie richten Benachrichtigungen ein, sodass beispielsweise alle Nachrichten von Basecamp in ihren Posteingang gelangen, damit sie „sicherstellen können, dass sie sie sehen“.
- Sie haben einen Thread in ihrer Projektmanagement-Software über ein Projekt und wechseln dann zur E-Mail, um mit dem Kunden (oder den Auftragnehmern/freiberuflichen Designern, die sie für die Aufgabe engagiert haben) zu kommunizieren.
Getreu unserer Mission der Einfachheit haben wir also gefragt: Was wäre, wenn in Gmail ein Projektmanagementsystem wie ein Kanban-Board integriert wäre?
Gmelius macht genau das. Wir haben Trello-ähnliche Kanban-Boards zu Gmail hinzugefügt, um die Verwaltung von Aufgabenlisten zu vereinfachen und die Projektmanagement-Konversationen des Unternehmens wieder in den Posteingang zu bringen.
Wenn sich Ihr Projektmanagementsystem in Gmail befindet, bedeutet das, dass es sehr einfach ist, eine E-Mail in eine „Karte“ auf dem Kanban-Board umzuwandeln.
Mit nur einem Klick erhalten Sie dieses Dropdown für jede E-Mail:
Du musst nicht einmal eine E-Mail öffnen, um sie an das Board zu senden.
Neben Kanban-Boards haben wir auch andere einfache, subtile Projektmanagementfunktionen hinzugefügt, z. B. synchronisierte gemeinsame Labels zur Organisation von E-Mails.
Das ist praktisch, wenn Sie möchten, dass jeder im Team E-Mails sieht, die nach Kunden oder Projekten geordnet sind:
3 — Können Vertriebsteams produktiver sein, wenn sie in einer App bleiben?
Wir denken Vertriebsteams können am meisten von der Senkung der Wechselkosten profitieren von anderen Apps und deren Posteingang.
Zum Beispiel hat jedes Vertriebsteam ein CRM, aber es ist ein gut bekannt Ausgabe diese Vertriebsmitarbeiter Hass Aktualisierung von CRMs wie Salesforce.
Sie betrachten es als Belastung. Und das sollten sie auch. Der Großteil ihrer Arbeit erfolgt per E-Mail. Sie sind ständig in ihrem Posteingang.
Darüber hinaus müssen viele Vertriebsteams auch ein Drittanbieter-Automatisierungsprogramm für ausgehende E-Mails verwenden.
Ihr Arbeitsleben sieht also so aus:
- Behalten Sie den Überblick über ihren Posteingang, um die Diskussionen am Laufen zu halten.
- Planen Sie neue Kampagnen, überprüfen Sie Öffnungs- und Klickraten und optimieren Sie Sequenzen in einer Drittanbieter-App.
- Stellen Sie dann sicher, dass alles auch in Salesforce oder deren CRM aktualisiert ist.
Das ist viel App-Jonglieren und es ist nicht produktiv.
Was wäre, wenn sie das alles von ihrem Posteingang aus tun könnten? Würden sie das CRM öfter aktualisieren? Würden sie erfolgreiche Verkaufsvorlagen häufiger teilen? Würden sie mehr Geschäfte abschließen?
Wir haben es gewagt, diese Fragen zu stellen und haben diese Funktionen in Gmelius eingebaut. Schauen wir uns die Benutzererfahrung an, die wir für jeden Anwendungsfall ausgewählt haben.
Vertriebsautomatisierung in Gmail
Zunächst wollten wir, dass Vertriebsmitarbeiter in der Lage sind, alle Grundlagen für das Senden, Verfolgen und Iterieren von ausgehenden E-Mail-Kampagnen direkt in Gmail zu erledigen, ohne dass eine teure externe Anwendung erforderlich ist.
Wir sind der festen Überzeugung, dass Sie dafür Ihren Posteingang nicht verlassen müssen.
Zusammenführen von E-Mails
Die Zusammenführung von E-Mails ist eine einfache Aufgabe, für die normalerweise teure Vertriebssoftware oder umständliche „Hacks“ in Gmail erforderlich sind. Wir wollten es einfach machen.
Sie können eine CSV-Datei mit Kontakten hochladen:
Weisen Sie Variablen für Felder wie „Vorname“, „Firma“ und was auch immer Sie anpassen möchten, zu:
Schreiben Sie die E-Mail-Vorlage und entscheiden Sie, an welchem Datum/zu welcher Uhrzeit Sie sie senden möchten:
So einfach ist das!
Normalerweise beinhalten Serienbriefe und Statistiken eine archaische Sammlung von Tabellen, Dateien und einmaligen Notizen, oder schlimmer noch, nur den Gmail-Verlauf.
Wir wollten das auch einfach machen, also haben wir im Gmelius-Dashboard eine einfache Verlaufsseite erstellt, auf der du sehen kannst, was gesendet wurde, welche Entwürfe es gibt und welche Analysen es für jede Kampagne gibt:
Was wäre nun, wenn wir dies mit den Gmelius-Funktionen für die Zusammenarbeit kombinieren würden, die wir direkt in Gmail integriert haben?
Dann kommt die Freude, in Ihrem Posteingang zu bleiben, auch wenn Sie mit dem Team zusammenarbeiten, erst richtig auf.
Geteilte Vorlagen
Sie können Vorlagen speichern und sie direkt im Gmail-Erstellungsfenster hinzufügen. Wir wollten, dass sich das komplett einheimisch anfühlt.
Während Vertriebsmitarbeiter E-Mails anpassen und verbessern, können sie auch Vorlagen teilen und ihre Änderungen mit allen Teammitgliedern besprechen — alles innerhalb Gmail:
Diese Chats finden direkt in der Gmail-Oberfläche statt und sind an die jeweilige Vorlage angehängt, die besprochen wird. Sie müssen Word-Dateien nicht mehr zwischen mehreren Personen per E-Mail versenden oder Google Doc-Links in separaten Slack-Threads senden.
Boards als visuelle Vertriebspipeline in Gmail
Du kannst ebenfalls nutze die Board-Funktion von Gmelius als visuelle Vertriebspipeline:
In der Regel ist jede Karte auf dem Board ein Interessent, dem Folgendes beigefügt ist:
- Alle ausgehenden Nachrichten an sie
- Alle E-Mail-Antworten, die sie gesendet haben
- Private Notizen zwischen dem Team
- Informationen zur Delegation (z. B. wer für den nächsten Schritt verantwortlich ist).
Für viele Vertriebsteams (oder Gründer, die selbst den Verkauf tätigen) Gmelius-Boards können ihr gesamtes CRM sein. Die meisten Teams nutzen nur einen winzigen Bruchteil der Funktionen ihres CRMs und selbst dann haben sie, wie bereits erwähnt, Schwierigkeiten, es auf dem neuesten Stand zu halten. Sie arbeiten lieber von ihrem Posteingang aus.
Wir sind also davon überzeugt, dass CRM-Funktionen eingebaut werden in deinen Posteingang ist das Beste aus beiden Welten: Es ermöglicht Ihnen, die wesentlichen Funktionen eines CRM beizubehalten (um zu sehen, wo sich Leads in der Pipeline befinden und welche nächsten Schritte jeweils erforderlich sind) und macht es gleichzeitig lächerlich einfach, auf dem Laufenden zu bleiben, da Sie nicht zwischen den Programmen wechseln müssen.
Für diejenigen, die noch Salesforce oder andere CRMs verwenden, unterstützen wir auch die Integration mit gängigen CRMs.
Erweiterte Funktionen für Vertriebsteams
Da Vertriebsteams so viele erweiterte E-Mail-Funktionen nutzen, haben wir einige zusätzliche Funktionen entwickelt, mit denen sie ihre Outreach-Arbeit in ihrem Posteingang vollständig erledigen können.
Erstens können sie gemeinsam nutzbare Sequenzen mit einer beliebigen Kombination von „Wenn/Dann“ -Logik erstellen, aus der sie direkt in ihrem Gmelius-Dashboard auswählen:
Die „Wenn/Dann“ -Sequenzierung kann eingerichtet werden, um potenzielle Leads zu verfolgen:
Wir wollten das Senden dieser Sequenzen so einfach wie das Verfassen einer neuen E-Mail in Gmail machen. Wir lassen Sie das also direkt im Fenster zum Verfassen tun (der linke Tab):
Wir sind fest davon überzeugt, dass dies für die Produktivität der Vertriebsmitarbeiter von entscheidender Bedeutung ist, da sie sich nicht mit dem Hin- und Herwechseln zwischen E-Mail- und Vertriebsautomatisierungssoftware auseinandersetzen müssen.
Sequenzen können mit relevanten Teammitgliedern geteilt werden. Sogar Analysen können von Gmelius aus eingesehen werden, bis hin zu Managern, die sehen können, welches Teammitglied die besten Ergebnisse erzielt:
Wie verändert sich die Produktivität, wenn wir E-Mails modernisieren und ihre Bedeutung erkennen??
Wie ich zu Beginn sagte, lautet unsere zentrale These bei Gmelius, dass das Postfach für einen großen Teil der Wissensarbeiter der zentrale Kommunikationsknotenpunkt (sozusagen der „wichtigste Browser-Tab“) bleibt.
E-Mails in ihrer traditionellen Form — einmalige Nachrichten zwischen zwei Personen — sind offensichtlich unzureichend für das, was Teams heute benötigen.
Aber die uns bisher vorgestellte Lösung — das Jonglieren zwischen einer Handvoll verschiedener Arbeitsplatz-Apps wie Projektmanagement, Instant Messaging, CRMs und Vertriebsautomatisierung — fehlt ebenfalls.
Was würde also passieren, wenn Sie Ihren Posteingang transformieren und ihm alle Funktionen für Zusammenarbeit, Messaging, Projektmanagement und Automatisierung bieten könnten, die moderne Teams benötigen? Würde die Produktivität steigen? Würden sich die Ergebnisse für Vertriebs- und Agenturteams verbessern? Würde sich das Glück verbessern?
Wir haben es gewagt, diese Fragen bei Gmelius zu stellen. Jetzt kannst du es versuchen und selbst der Richter sein.
