O e-mail, por si só, tem falhas óbvias como ferramenta de colaboração. Quando várias pessoas estão trabalhando juntas em algo:
- Você não pode compartilhar informações facilmente (sem ter uma lista gigante).
- Você não pode monitorar projetos e status com facilidade, especialmente quando eles envolvem vários e-mails e pessoas.
- Você não pode discutir tópicos de e-mail de forma privada (sem iniciar discussões em vários aplicativos diferentes ou várias cadeias de e-mail).
- Você não pode enviar automaticamente sequências de e-mails e monitorar estatísticas.
O problema atual é que as ferramentas que se propuseram a resolver essas limitações, incluindo muitos dos aplicativos mais populares de gerenciamento de projetos, mensagens e CRM, criaram novos desafios.
Trello, Slack, Basecamp, Help Scout, Salesforce e HubSpot e centenas de concorrentes optaram por resolver problemas de comunicação oferecendo aos usuários uma canal totalmente separado além do e-mail. Mas isso introduz um novo conjunto de problemas porque os usuários ainda precisam se submeter ao e-mail:
- Existem tão muitos lugares para encontrar informações (“Isso estava em um e-mail? Slack? Trello? Acampamento base? ...”). Essa dispersão de dados prejudica a produtividade.
- Criamos redes elaboradas de integrações para sincronizar a comunicação usando ferramentas como Zapier e IFTTT (Trello para e-mail, Slack para Trello, e-mail para Salesforce e assim por diante).
- A maior parte da comunicação fora dos membros imediatos da nossa equipe acontece por e-mail, que permanece onipresente: clientes, fornecedores e prestadores de serviços ainda usam e-mail.
Então, em vez de tornar nossa vida mais simples, a criação desses silos levou à perda de produtividade, ao tédio e ao aborrecimento de pessoas e equipes.
E se houvesse uma ferramenta com recursos de gerenciamento de projetos, colaboração, mensagens privadas e automação de vendas criados? dentro do e-mail?
Nós o construímos e o chamamos Gmelius.
Criamos o Gmelius em cima do Gmail (melius significa “melhor” em latim), já que é o maior cliente de e-mail do mundo e queria uma experiência que pudesse resolver esses problemas:
- Transparente ou Privado Comunicação - Compartilhe caixas de entrada, delegue e-mails às pessoas, veja de forma transparente quem respondeu a quê, ou tenha mensagens privadas sobre tópicos de e-mail, agende e-mails e muito mais.
- Gerenciamento de projetos - E se pudéssemos ter um sistema de gerenciamento de projetos, como um quadro Kanban, diretamente no Gmail? Sem encaminhamento de e-mails para um sistema externo, sem adição de clientes ou fornecedores a uma nova plataforma.
- Automação de vendas e CRM - E se as equipes de vendas (que moram em suas caixas de entrada) pudessem ter um CRM dentro sua caixa de entrada? E se essa ferramenta também permitir que eles criem processos de e-mail de vendas, como sequências de gotejamento ou automação, agendamento de e-mail, mesclagem de e-mails e muito mais? Quão conveniente seria isso?
Isso se tornou nosso objetivo. Queríamos resolver os problemas da comunicação 1 para 1 à moda antiga, mas fazê-lo dentro da caixa de entrada, não em 5 aplicativos diferentes.
Abaixo, discutimos cada um desses casos de uso e como achamos que a experiência do usuário pode ser melhorada permanecendo em sua caixa de entrada.
Finalmente, em cada seção, discutimos as decisões específicas de produtos que escolhemos no Gmelius para resolver cada problema com e-mail nativo.
1 - Colaboração por e-mail: por que achamos que a comunicação pública e privada pode e deve permanecer dentro do e-mail
O e-mail tem dois colaboração deficiências, nas extremidades opostas do espectro: sem transparência se você quiser compartilhar informações (como responder a uma solicitação de suporte de um cliente) e nenhuma mensagem privada se você quiser manter determinadas mensagens privadas (como comentários privados sobre um tópico de e-mail que você não quer que um cliente veja).
Vamos discutir cada um desses casos de uso sucessivamente.
Comunicação transparente
Uma das maiores deficiências das equipes que usam e-mail é a falta de transparência. Isso é mais evidente em casos de uso de “suporte técnico” ou “emissão de tíquetes”:
Por exemplo, um cliente relata um problema e você quer “atribuir” esse e-mail a um membro da equipe.
No e-mail tradicional, você encaminha isso para o membro da equipe e espera o melhor. Eles poderiam escrever: você em todos os e-mails, mas você receberia todas as respostas na sua caixa de entrada. E se qualquer um em sua equipe quer ver o status? Então, todo mundo tem que ser cc:ed — não é prático.
Se isso acontecer várias vezes ao dia, a caixa de entrada de todos explodirá no caos.
Uma solução para isso é o suporte técnico ou o software de emissão de tíquetes, mas, ao conversar com os usuários, descobrimos que outras equipes, além do suporte ao cliente, também tiveram esse problema.
As agências, por exemplo, lidam com isso todos os dias (solicitações de clientes chegando por e-mail, delegando-as aos membros da equipe, sabendo o status dessas tarefas).
Agências e outras equipes não estão prestes a usar um software caro de suporte técnico em todos os seus e-mails.
O e-mail, é claro, é onde as solicitações de entrada vêm em primeiro lugar, então descobrimos que, com alguns recursos cuidadosamente projetados, poderíamos resolver esses problemas de colaboração transparente dentro da própria caixa de entrada.
No Gmelius, você pode configurar “caixas de entrada compartilhadas” e permitir que vários membros da equipe tenham acesso.
Então, quando um e-mail chega, qualquer pessoa pode simplesmente atribuí-lo a um membro da equipe.
Você pode ver quais tickets estão “não atribuídos” clicando em “não atribuídos” no lado esquerdo da sua caixa de entrada normal.
O painel “Transmissão de atividades” e “Feed ao vivo” no lado direito mostra a atividade mais recente em tempo real.
Também adicionamos outros recursos para uma transparência sutil.
Por exemplo, se um membro da equipe estiver respondendo ativamente a um e-mail, você poderá ver o avatar dele com”...” por baixo:
Isso é transparência em tempo real. Tudo isso sem sair do Gmail.
Agora, as equipes obtêm o poder do software de suporte técnico, mas mantêm a conversa dentro do e-mail, sem a necessidade de ferramentas de terceiros. Dessa forma, qualquer equipe, não apenas as equipes de suporte ao cliente que compram software de help desk, pode se beneficiar da transparência e da delegação.
Mensagens privadas
No extremo oposto do espectro estão notas ou mensagens privadas.
O caso de uso de mensagens privadas por excelência é discutir um tópico de e-mail com um colega... em particular. Digamos que em uma agência, um cliente envie um e-mail. Ou, para uma equipe de vendas, um cliente potencial envia um e-mail. Todos sabem da necessidade de discutir esse e-mail com seus colegas.
- “O que devemos dizer de volta?”
- “Temos os dados que eles pediram?”
- “Jen, você pode enviar-lhes o relatório até amanhã?”
Os clientes de e-mail não vêm nativos com uma função de mensagens privadas, que é uma de suas principais limitações.
A maioria dos usuários recorre a uma das três soluções alternativas:
- Eles iniciam um separada tópico de e-mail. Mas isso pode se transformar em uma bola de neve em fio sobre fio. Causando confusão.
- Eles remover destinatários e envie mensagens privadas no mesmo tópico. O que é igualmente confuso e corre o risco de enviar uma mensagem privada para a pessoa errada.
- Eles sair do e-mail e discuta em uma plataforma de mensagens como o Slack. Isso leva a problemas que já mencionamos, de ter que verificar vários lugares para encontrar uma discussão.
E se você pudesse enviar mensagens privadas sobre um tópico de e-mail dentro do Gmail? Você pode! Foi assim que o construímos:
Essas anotações são todas feitas de forma privada e acontecem à direita da sua caixa de entrada normal. O remetente original nunca os vê e somente os membros da equipe que você marcar poderão lê-los.
Você também pode marcar várias pessoas para que todas as que você precisa possam ficar por dentro... de forma privada.
Finalmente, qualquer discussão que se segue permanece anexado para um tópico de e-mail, para que você não precise procurar informações:
Se você precisar encontrar notas do Gmelius, elas são integradas à função de pesquisa do Gmail e facilmente encontradas por: @mention, data ou algumas palavras da nota.
Novamente, como isso normalmente é feito? Fora do e-mail, em uma plataforma separada, como o Slack. Portanto, quando chegar a hora de recuperar informações, você precisará verificar vários lugares e vários tópicos.
Acreditamos que manter essa conversa em um só lugar (a caixa de entrada, onde a maior parte da comunicação está ancorada de qualquer maneira) aumenta a produtividade — e a sanidade.
2 - Por que achamos que o gerenciamento de projetos pode e deve acontecer dentro do e-mail
Uma das grandes limitações do e-mail é que ele nunca foi originalmente concebido para ser usado como uma ferramenta de gerenciamento de projetos e, ainda assim, muitos de nós tentamos forçá-lo a ser uma.
Talvez consigamos fazer coisas simples, como usar nossa caixa de entrada como uma lista de tarefas, mas quando você começa a apresentar vários jogadores da sua empresa, as coisas ficam complicadas.
Então, para resolver isso, é claro que recorremos a softwares de gerenciamento de projetos, como Trello, Basecamp, Asana e vários outros.
Mas, conversando com os clientes, descobrimos que isso os deixa em uma rotina interminável de pingue-pongue entre plataformas de e-mail e gerenciamento de projetos.
Essas ferramentas adicionam camadas extras de comunicação que estão fora do e-mail. Portanto, os usuários precisam acompanhar as mensagens lá e, ao mesmo tempo, o e-mail continua sendo o principal canal para os membros da equipe e, definitivamente, para a comunicação externa (clientes, fornecedores etc.).
Conversando com clientes, aprendemos sobre essas soluções alternativas infelizes:
- Eles configuram endereços de e-mail de encaminhamento automático — para enviar a maioria de seus e-mails recebidos em aplicativos de gerenciamento de projetos como o Trello.
- Eles configuram notificações para que todas as mensagens, digamos, do Basecamp, cheguem à caixa de entrada para que eles possam “ter certeza de vê-las”.
- Eles têm um tópico em seu software de gerenciamento de projetos sobre um projeto e, em seguida, mudam para o e-mail para se comunicar com o cliente (ou com os empreiteiros/designers freelancers que contrataram para a tarefa).
Então, fiéis à nossa missão de simplicidade, perguntamos: E se houvesse um sistema de gerenciamento de projetos, como um quadro Kanban, construído dentro do Gmail?
Gmelius faz exatamente isso. Adicionamos painéis Kanban semelhantes ao Trello ao Gmail para simplificar o gerenciamento de listas de tarefas, trazendo as conversas de gerenciamento de projetos da empresa de volta à caixa de entrada.
Quando seu sistema de gerenciamento de projetos está dentro do Gmail, isso significa que transformar um e-mail em um “cartão” no quadro Kanban é muito simples.
Apenas um clique fornece essa lista suspensa em qualquer e-mail:
Você nem precisa abrir um e-mail para enviá-lo ao fórum.
Também adicionamos outros recursos simples e sutis de gerenciamento de projetos além dos painéis Kanban, como marcadores compartilhados sincronizados para organizar e-mails.
Isso é útil se você quiser que qualquer pessoa da equipe veja e-mails organizados por cliente ou projeto:
3 - As equipes de vendas podem ser mais produtivas permanecendo em um único aplicativo?
Nós achamos as equipes de vendas têm mais a ganhar com a redução dos custos de mudança de outros aplicativos e de sua caixa de entrada.
Por exemplo, toda equipe de vendas tem um CRM, mas é um bem conhecido problema esses representantes de vendas odiar atualizando CRMs como o Salesforce.
Eles consideram isso um fardo. E eles deveriam. A maior parte do trabalho deles é por e-mail. Eles estão constantemente em suas caixas de entrada.
Além disso, muitas equipes de vendas também precisam usar um programa de automação de e-mail externo de terceiros.
Então, a vida profissional deles acaba ficando assim:
- Fique por dentro da caixa de entrada deles para manter as discussões em andamento.
- Agende novas campanhas, verifique as taxas de abertura e cliques e ajuste sequências em um aplicativo de terceiros.
- Em seguida, certifique-se de que tudo também esteja atualizado no Salesforce ou em seu CRM.
Isso é muito malabarismo com aplicativos e não é produtivo.
E se eles pudessem fazer tudo isso na caixa de entrada? Eles atualizariam o CRM com mais frequência? Eles compartilhariam modelos de vendas vencedores com mais frequência? Eles fechariam mais negócios?
Ousamos fazer essas perguntas e incorporamos esses recursos ao Gmelius. Vamos analisar a experiência do usuário que escolhemos para cada caso de uso.
Automação de vendas no Gmail
Primeiro, queríamos que os representantes de vendas pudessem fazer todos os fundamentos do envio, rastreamento e iteração de campanhas de e-mail de saída diretamente do Gmail, sem a necessidade de um aplicativo externo caro.
Acreditamos fundamentalmente que você não deveria ter que sair da sua caixa de entrada para fazer isso.
Mesclagem de e-mails
A mesclagem de e-mails é uma tarefa simples que normalmente requer um software de vendas caro ou “truques” complicados para ser feita dentro do Gmail. Queríamos facilitar as coisas.
Você pode fazer upload de um CSV de contatos:
Atribua variáveis para campos como “Primeiro nome”, “Empresa” e qualquer outra coisa que você queira personalizar:
Escreva o modelo de e-mail e decida em qual data/hora você gostaria de enviá-lo:
É simples assim!
Normalmente, o histórico e as estatísticas da mesclagem de e-mails envolvem uma coleção arcaica de planilhas, arquivos e notas únicas, ou pior, apenas o histórico do Gmail.
Também queríamos facilitar isso, então criamos uma página de histórico simples no painel do Gmelius para que você possa ver o que foi enviado, os rascunhos existentes e as análises de cada campanha:
E se combinássemos isso com os recursos de colaboração do Gmelius que incorporamos diretamente no Gmail?
É aí que a alegria de ficar na sua caixa de entrada, mesmo quando você colabora com a equipe, realmente entra em ação.
Modelos compartilhados
Você pode armazenar modelos e adicioná-los diretamente da janela de composição do Gmail. Queríamos que isso parecesse completamente nativo.
À medida que os representantes de vendas ajustam e aprimoram os e-mails, eles também podem compartilhar modelos e discutir suas mudanças com qualquer pessoa da equipe — tudo dentro Gmail:
Esses bate-papos acontecem diretamente na interface do Gmail e são anexados ao modelo específico que está sendo discutido. Chega de enviar arquivos do Word por e-mail entre várias pessoas ou enviar links do Google Doc em tópicos separados do Slack.
Painéis como um funil de vendas visual dentro do Gmail
Você pode também use o recurso de placas do Gmelius como um funil de vendas visual:
Normalmente, cada cartão no quadro é um cliente potencial e tem em anexo:
- Todas as mensagens enviadas para eles
- Todas as respostas de e-mail que eles enviaram
- Notas privadas entre a equipe
- Informações de delegação (como quem é responsável pela próxima etapa).
Para muitas equipes de vendas (ou fundadores que fazem vendas sozinhos) Os quadros Gmelius podem ser seu CRM completo. A maioria das equipes usa apenas uma pequena fração dos recursos de seu CRM e, mesmo assim, como mencionamos anteriormente, elas lutam para mantê-los atualizados. Eles preferem trabalhar em suas caixas de entrada.
Então, acreditamos que desenvolver recursos de CRM para sua caixa de entrada é o melhor dos dois mundos: ele permite que você mantenha os recursos essenciais de um CRM (para ver onde estão os leads no pipeline e a próxima etapa de cada um) e, ao mesmo tempo, torna ridiculamente fácil manter-se atualizado, pois você não precisa trocar de programa.
Para aqueles que ainda usam o Salesforce ou outros CRMs, também oferecemos suporte à integração com CRMs populares.
Recursos avançados para equipes de vendas
Como as equipes de vendas usam muito os recursos avançados de e-mail, criamos alguns recursos adicionais que permitem que elas tenham uma experiência completa em termos de realizar seu trabalho de divulgação na caixa de entrada.
Primeiro, eles podem criar sequências compartilháveis com qualquer combinação da lógica “Se/Então” que escolherem diretamente no painel do Gmelius:
O sequenciamento “Se/Então” pode ser configurado para acompanhar possíveis leads:
Queríamos tornar o envio dessas sequências tão simples quanto escrever um novo e-mail no Gmail. Então, deixamos você fazer isso de dentro da janela de composição. (a aba esquerda):
Acreditamos sinceramente que isso é transformador para a produtividade dos representantes de vendas, pois eles não precisam lidar com a alternância entre e-mail e software de automação de vendas.
As sequências podem ser compartilhadas com os membros relevantes da equipe. Até mesmo a análise pode ser vista de dentro do Gmelius, até que os gerentes possam ver qual membro da equipe está obtendo os melhores resultados:
Como a produtividade muda se modernizarmos o e-mail e reconhecermos sua importância?
Como eu disse no início, nossa tese central na Gmelius é que a caixa de correio continua sendo o hub central de comunicação (a “guia mais importante do navegador”, se você preferir) para uma grande fração dos profissionais do conhecimento.
O e-mail, em seu estado tradicional — mensagens únicas entre duas pessoas — é obviamente inadequado para o que as equipes precisam atualmente.
Mas a solução apresentada até agora — fazer malabarismos entre vários aplicativos de local de trabalho diferentes, como gerenciamento de projetos, mensagens instantâneas, CRMs e automação de vendas — também falta.
Então, o que aconteceria se você pudesse transformar sua caixa de entrada e oferecer a ela todos os recursos de colaboração, mensagens, gerenciamento de projetos e automação de que as equipes modernas precisam? A produtividade aumentaria? Os resultados das equipes de vendas e agências melhorariam? A felicidade melhoraria?
Ousamos fazer essas perguntas em Gmelius. Agora você pode experimentar e ser o juiz você mesmo.
