Wenn Ihr Team einen großen Teil des Tages damit verbringt, E-Mails zu beantworten und Aufgaben zu delegieren, suchen Sie möglicherweise nach einer Möglichkeit, effizienter zu sein. Für viele Unternehmen, die als Remote- oder Hybrid-Team arbeiten, hat die Vereinfachung von Aufgaben und eine effektivere Kommunikation oberste Priorität. Und da Zeit Geld ist, kann die Maximierung der aufgewendeten Zeit einen großen Unterschied beim Gewinn ausmachen. Wie kann das gemacht werden? E-Mail-Automatisierung ist der Schlüssel. Aber was ist E-Mail-Automatisierung?
Wenn Sie an E-Mail-Automatisierung denken, denken Sie vielleicht an die Möglichkeit, automatische Antworten oder ausgelöste Kampagnen einzurichten, aber Automatisierung kann noch viel mehr. Und, was noch wichtiger ist, die E-Mail-Automatisierung kann Ihrem Team enorme Vorteile bieten. Die E-Mail-Automatisierung kann die Produktivität steigern und den Arbeitsablauf Ihres Teams auf ein Niveau bringen, von dem Sie nie gedacht hätten, dass es möglich ist. Lassen Sie uns herausfinden, wie.
Was ist E-Mail-Automatisierung?
E-Mail-Automatisierung ist der Vorgang der Automatisierung von Prozessen durch eine vordefinierte Reihe von Aktionen, um manuelle Aufgaben zu reduzieren. Die E-Mail-Automatisierung kann in Ihrem Team als Tool zur Workflow-Automatisierung eingesetzt werden, um die täglichen Prozesse Ihres Unternehmens zu verbessern und effizienter und mit weniger Fehlern zusammenzuarbeiten.
Warum E-Mail-Automatisierung verwenden?
E-Mail-Automatisierung hilft Ihrem Team, den Zeitaufwand für die Erledigung manueller Aufgaben zu reduzieren, indem Antworten automatisiert und Aufgaben delegiert werden. Als Remote- oder Hybrid-Team kann Ihr Team Zoom für Besprechungen nutzen, aber die Planung und Koordination von Zeitplänen nimmt Zeit in Anspruch.
Für viele ist E-Mail nach wie vor die wichtigste asynchrone Kommunikationsform für Mitarbeiter im Home-Office. Da keine sofortige Reaktion erforderlich ist, gibt es Möglichkeiten, E-Mails zu automatisieren, um Ihrem Team Dringlichkeit und schnelles Handeln zu ermöglichen oder eine effiziente Arbeit zu ermöglichen.
Durch die Automatisierung des Posteingangs Ihres Teams können Sie Zeit sparen, die Sie für untergeordnete Aufgaben aufwenden müssen, indem E-Mail-Zuweisungen, Antworten und die Planung von Besprechungen automatisiert werden.
Vorteile der E-Mail-Automatisierung mit Gmelius
Gmelius bietet eine E-Mail-Management-Lösung mit Automatisierungsfunktionen, die sich perfekt für die Optimierung von Arbeitsabläufen eignen, um Ihrem Unternehmen Zeit und Geld zu sparen.
Gmelius macht aus dem Gmail-Posteingang Ihres Teams Ihr Workflow-Management-System. Das spart nicht nur Stunden an Produktivität, sondern hilft Ihrem Team auch dabei, besser zu kommunizieren und schneller und effizienter zusammenzuarbeiten.
Workflow-Automatisierung
Was früher stundenlange Arbeit war, sind jetzt ein paar einfache Klicks und nur Minuten Ihrer Zeit. Automatisierung von Arbeitsabläufen kann Ihrem Team helfen, die richtigen Aufgaben an die richtige Person zu übertragen. Wenn ein Manager beispielsweise eine Kundenanfrage an das Support-Team delegieren möchte, leitet er die E-Mail des Kunden oft einfach an einen gemeinsamen Posteingang wie support@ weiter. Diese Methode ist jedoch nicht immer praktikabel. Es ist nicht abzusehen, wann das Support-Team diese E-Mail sehen wird und ob sie die richtige Person erreicht. Dies kann zu unvollständigen Aufgaben, mangelnder Rechenschaftspflicht und verzögerten Reaktionszeiten führen.
Für eine effiziente Zusammenarbeit ermöglicht die Verwendung eines gemeinsamen Posteingangs mit Funktionen für die Zusammenarbeit Ihrem gesamten Team, sich auf alle eingehenden E-Mails zu konzentrieren und die E-Mails in eine formelle Aufgabe umzuwandeln. Die Aufgabe kann dann anhand einer vom Benutzer festgelegten automatisierten Reihenfolge einem bestimmten Teammitglied zugewiesen werden. Dies erfolgt durch die Festlegung von Regeln zur Workflow-Automatisierung.
Wenn Sie einer einfachen „wenn dies - dann das“ -Logik folgen, können Sie bestimmte E-Mails dem richtigen Kollegen zuweisen. Wenn eine E-Mail beispielsweise „Support“ in der Betreffzeile enthält, kann die E-Mail automatisch dem Supportleiter zugewiesen werden. Ihr Team kann auch zeitbasierte Ziele mit Regeln für Service Level Agreements (SLA) festlegen. Dadurch wird sichergestellt, dass Ihr Team sinnvollen Gesprächen Priorität einräumt und interne Leistungsziele erreicht.
Gmail-Vorlagen
Das Verfassen von E-Mails kann die dringend benötigte Zeit in Anspruch nehmen, egal ob Sie eine formelle Anfrage schreiben oder Anweisungen für einen neuen Mitarbeiter koordinieren. E-Mail-Vorlagen ersparen den Aufwand, einen guten E-Mail-Text zu erstellen. Das spart Zeit und hilft den Teammitgliedern, die Unternehmensrichtlinien einzuhalten, indem sie einer vorgefertigten Vorlage folgen.
Anstatt stundenlang zu kopieren und einzufügen, kann Gmelius Ihrem Team helfen:
- Erstellen Sie eine Bibliothek mit personalisierten E-Mail-Vorlagen in Gmail
- finden Sie in Sekundenschnelle die richtige Vorlage
- E-Mails mit einem Klick versenden
- personalisierte Vorlagen teilen
- Cc und Bcc die entsprechenden Empfänger
Was früher eine zeitaufwändige Aufgabe war, ist jetzt automatisiert, damit Ihr Team wieder an seinen Tag denkt und eine bessere Gelegenheit zur Zusammenarbeit hat.
Sequenzen
Haben Sie sich jemals gewünscht, Sie könnten Ihr Arbeitspensum auf Autopilot stellen? Nun, mit Gmelius Sequenzen Funktion, du kannst. Wählen Sie eine E-Mail-Vorlage und wählen Sie eine Bedingung für die gewünschte Sequenz aus. Wenn Sie die Logik „wenn das — dann das“ anwenden, können Sie E-Mails automatisch als Aufgaben organisieren und Aufgaben delegieren.
Zum Beispiel wenn (eine E-Mail) wurde nach 2 Tagen nicht beantwortet, dann wählen Sie eine Aktion wie „E-Mail senden“. Auf diese Weise müssen Sie nicht mehr bei Kollegen nachfragen, ob sie auf eine E-Mail geantwortet haben, und die Reaktionszeiten der Kunden verbessern, indem Sie eine Follow-up-Nachricht senden. Die Teams können dann eine Gegenmaßnahme auswählen, z. B. „Auf das Board verschieben“, „Schlummern“ oder „Etikett hinzufügen“. Sequenzen reduzieren die Anzahl der Schritte, die erforderlich sind, um Folge-E-Mails zu versenden und Aufgaben zu überprüfen, indem der Prozess automatisiert wird, um Ihre Pipeline auf dem neuesten Stand zu halten.
Planer für Besprechungen
Das Koordinieren von Besprechungen kann frustrierend sein und mehr Zeit in Anspruch nehmen als das Meeting selbst. Gmelius hilft bei der Lösung dieses häufigen Vorfalls, indem er eine anbietet Gmail-Besprechungsplaner Merkmal. Diese Funktion ermöglicht es Teams:
- Verfügbarkeit des Kalenders teilen
- Fragebögen vor der Besprechung senden
- Mahnungen automatisieren
- in Videokonferenz-Tools integrieren
Für die Koordination von Besprechungen sind mehrere Nachrichten erforderlich, die Verfügbarkeit wird überprüft und dann eine separate App oder Kommunikationsplattform verwendet, um das Meeting zu planen. Mit Gmelius kann Ihr Team seinen Besprechungsplaner direkt in seine E-Mail einbetten. Teams können Besprechungen schnell planen, indem sie in einer E-Mail eine Uhrzeit auswählen und eine Erinnerung automatisieren. Der Prozess wird für Ihr Team vereinfacht und kann Stunden beim Koordinieren sparen.
Erwägen Sie die Verwendung einer E-Mail-Verwaltungslösung, die mit Gmail implementiert werden kann. Gmelius kann die Art und Weise, wie Ihr Team arbeitet, auf die nächste Stufe heben, um Aufgaben zu rationalisieren und die Zusammenarbeit und Produktivität in Ihrem Unternehmen zu verbessern.
Wenn Sie sich fragen, was E-Mail-Automatisierung ist? Gmelius ist für Sie da. Sieh dir unsere Funktionen und Integrationen an und erfahre, wie Gmelius darauf ausgelegt ist, die Kommunikation und Zusammenarbeit im Team zu verbessern. Bereit loszulegen? Melde dich an heute!
.avif)
.avif)
.avif)
.avif)
