Wenn Sie mit dem Begriff noch nicht vertraut sind oder einfach nur eine Auffrischung wünschen, beginnen Sie am Anfang. Keine Sorge, es ist eine schnelle Lektüre.
In diesem Artikel behandeln wir:
- Was ist ein geteilter Posteingang?
- Warum sollte Ihr Team eine Software für gemeinsam genutzten Posteingang verwenden?
- Was ist das beste gemeinsame Postfach für Teams?
- Was sind typische Anwendungsfälle für einen gemeinsamen Posteingang, z. B. Kundensupport, Kundenservice?
- Und noch ein paar weitere häufig gestellte Fragen zu gemeinsam genutzten Postfächern und gemeinsam genutzten Postfächern?
Wenn Sie bereits mit dem Konzept des geteilten Posteingangs vertraut sind, können Sie direkt zum Abschnitt „Warum Ihr Team einen verwenden sollte“ springen oder sich einige „typische Anwendungsfälle“ ansehen damit Sie geteilte Posteingänge in Aktion sehen können.
Wenn du versuchst, dich zu entscheiden Was ist das beste Tool für den gemeinsamen Posteingang für den Workflow Ihres Teams?, auschecken 'der beste gemeinsame Posteingang für Teams'.
Was ist ein geteilter Posteingang?
Möglicherweise haben Sie diese Begriffe schon einmal gehört: Gemeinsamer Posteingang. Kollaborativer Posteingang. Gruppen-E-Mail. Team-E-Mail.
Oder vielleicht auch nicht. Aber wenn Sie in einer Teamumgebung arbeiten und sich der Großteil Ihrer Kommunikation auf E-Mails konzentriert... allein der Gedanke gibt Ihrem Team ein Gefühl von Hoffnung und Möglichkeiten.
Gemeinsame Posteingänge sind, wenn sie wirklich für Teams konzipiert sind, das ideale Tool für eine effektive Zusammenarbeit. Ihr Unternehmen kann gemeinsame Posteingänge für bestimmte E-Mail-Adressen erstellen, relevante Teammitglieder einladen und sie diese gemeinsam verwalten lassen.
Eine sales @yourcompany -E-Mail-Adresse für Ihr Vertriebsteam; support @yourcompany für Ihr Support-Team. Kundenservice-Teams können auch von gemeinsamen Posteingängen profitieren, indem sie eingehende Kommunikation effizient verwalten und in CRM-Systeme integrieren.
Eine für info@, jobs@, billing@ — oder was auch immer der Arbeitsablauf Ihres Unternehmens erfordert.
Suchen Sie nach einer unkomplizierten Möglichkeit, mit Ihrem Team zusammenzuarbeiten? Testen Sie Gmelius kostenlos.
Was ist so toll an geteilten Posteingängen?
Die Verwaltung einer Gruppen-E-Mail als Team ohne die richtige Struktur kann zu einer Menge Rätselraten führen (wer hat diese E-Mail gesehen/geöffnet? ist schon jemand dran), Frustration (da alle auf dem Laufenden zu halten eine Menge Weiterleitungen und CC-Ging erfordert, wodurch der Posteingang aller überflutet wird) oder schlimmer noch — Fehler (oh warte, 2 Teammitglieder haben auf dieselbe Kundenanfrage geantwortet!).
Geteilte Posteingänge ermöglichen Sie es allen, zusammenzuarbeiten und die anstehende Arbeitslast zu bewältigen, wobei Sie wissen, wer an was arbeitet. Das Teilen und Delegieren von E-Mails werden übersichtlich und einfach.
Keine internen CCs, Weiterleitungen und überfüllten Posteingänge mehr.
Und da alle Aktivitäten in Echtzeit vollständig synchronisiert sind, können Sie sicher sein, dass alle auf derselben Seite sind. Das bedeutet, dass die Rechenschaftspflicht eindeutig und ohne weitere Verwirrung geklärt wäre. Keine Fehler oder verpassten Chancen mehr.
Bevor wir auf weitere Vorteile und Anwendungsfälle von gemeinsam genutzten Posteingängen eingehen, schauen wir uns an, warum Ihr Team überhaupt einen solchen verwenden sollte.
Warum sollte Ihr Team eine Shared Inbox-Software verwenden?
E-Mail wurde nicht für die Zusammenarbeit im Team entwickelt und es dauert nicht lange, bis die Teams das erkennen.
Als Eins-zu-Eins-Kommunikationstool ist E-Mail großartig, und um fair zu sein, hat es sein Bestes gegeben, um mit modernen Teams Schritt zu halten. Aber Arbeitsumgebungen mit ständiger interner und externer Kommunikation haben E-Mails in Formen gebracht, für die sie nicht konzipiert waren.
Mit steigendem Kommunikationsvolumen steigt auch die Notwendigkeit der Zusammenarbeit. Arbeitsteams haben echte Aktionen, die als Antwort auf jede E-Mail ausgeführt werden müssen.
Eine eingehende E-Mail führt normalerweise zu einem internen Team-Chat, gefolgt von einer Reihe von Aktionen mit mehreren Mitgliedern und Abteilungen. Interne Diskussionen in gemeinsam genutzten Posteingangstools helfen den Teammitgliedern, schnell auf wichtige Informationen zuzugreifen, was zu persönlicheren und effizienteren Kundenantworten führt. Und das alles mit regelmäßigen Rückfragen zu dieser E-Mail — entweder als Referenz zur erneuten Information oder als Quelle für zusätzliche Eingaben, wenn neue E-Mails eingehen.
Was machen die Teams also? In den meisten Fällen lassen sie sich Abhilfemaßnahmen einfallen. So einzigartig diese Hacks auch sein mögen, sie sind einfach nicht effizient und definitiv nicht nachhaltig, wenn Ihr Team wächst.
Auf der einen Seite gibt es Teams, die sich physisch einen Computer teilen, um auf denselben Posteingang zuzugreifen. Ein schlechter Schritt in die falsche Richtung sind die Teams, die Passwörter teilen, damit sie auf dieselbe Gruppen-E-Mail zugreifen können.
Sie müssen diesbezüglich nicht auf Sicherheitsprobleme eingehen. Oder organisatorische Fragen. Oder die Tatsache, dass Ihr E-Mail-Client dies wahrscheinlich nicht zulässt.
Auf der anderen Seite des Extrems finden Sie Unternehmen, die übermäßig aufgeblähte Tools verwenden, die sie eigentlich nicht benötigen. Tools, die versprechen, alles zu reparieren, die Dinge aber tatsächlich noch schlimmer machen.
Geteilte Posteingangs-"Lösungen“ außerhalb Ihres Posteingangs!?
Es ist frustrierend, eine „Lösung“ für den gemeinsamen Posteingang versprochen zu bekommen, die ironischerweise außerhalb Ihres Posteingangs liegt!
Die erste von vielen Beschwerden Ihres Teams wird die Zeit und Mühe sein, die erforderlich sind, um dieses andere Tool zu erlernen. Ganz zu schweigen davon, dass Sie die Daten zwischen Ihrem ursprünglichen E-Mail-Client und dieser neuen Drittanbieterplattform verwalten müssen. Sporadisches Synchronisieren ist ein häufiges Problem bei Lösungen, die sich außerhalb Ihres Posteingangs befinden.
Was Sie erwarten können, ist ein frustriertes Team, das Schulungen und lange Einführungszeiten benötigt, da es Schwierigkeiten hat, mehrere Plattformen zu verwalten.
Dies zeigt, dass die Probleme Ihres Teams nicht einfach durch eine „Software für gemeinsam genutzte Posteingänge“ gelöst werden. Sie müssen sich also überlegen, warum nicht alle gemeinsam genutzten Posteingänge gleich sind.
Warum sind einige geteilte Posteingänge besser als andere? Und welcher ist der beste für Ihr Team?
Wenn es um den Arbeitsablauf Ihres Teams geht — das richtige geteilte Postfach kann den Unterschied zwischen organisiertem Erfolg oder frustrierendem Scheitern ausmachen.
Was ist der beste gemeinsame Posteingang für Teams?
Nachdem wir nun ein grundlegendes Verständnis davon haben, was ein geteilter Posteingang ist, gehen wir näher darauf ein, warum einige besser sind als andere.
Ein geteilter Posteingang organisiert zwar deine eingehenden E-Mails, hilft aber nicht viel, um die eigentliche Arbeit zu unterstützen, die du nach Erhalt der E-Mail erledigen musst.
Die meisten gemeinsam genutzten Posteingänge enthalten nicht die zugehörigen Funktionen, die dem Arbeitsablauf Ihres Teams tatsächlich zugute kommen. Interne Notizen erleichtern das direkte Einbetten wichtiger Informationen in E-Mails, wodurch die Teamarbeit verbessert und die Kommunikation zwischen den Teammitgliedern optimiert wird.
Was macht einen gemeinsam genutzten Gmelius-Posteingang anders?
Gmelius integriert das Konzept der gemeinsamen Posteingänge weiter in den Arbeitsablauf Ihres Teams.
Zunächst einmal wurde ein geteilter Gmelius-Posteingang so konzipiert, dass die Zusammenarbeit an erster Stelle steht und speziell für Gmail- und Google Workspace-Nutzer entwickelt wurde. Das heißt, dein Team wird in der Lage sein, beim Kunden- und Projektmanagement zusammenzuarbeiten — ohne seine aktuellen Gmail-Postfächer verlassen zu müssen. Nicht nur die Kommunikation, sondern auch die eigentliche Arbeit, die von ihnen ausgeht. Mit Gmelius können Sie die damit verbundenen Aufgaben bis zum Abschluss bringen und bieten eine einfache Möglichkeit, mit mehreren Benutzern zusammenzuarbeiten und alle auf dem Laufenden zu halten.
Sobald du installiere Gmelius, Ihr Gmail-Posteingang wird in Ihren neuen Arbeitsbereich umgewandelt. Hier finden Sie nicht nur geteilte Postfächer und geteilte Gmail-Labels, sondern auch eine Vielzahl weiterer Funktionen für die Teamzusammenarbeit und Workflow-Automatisierung.
Aber lass dich nicht täuschen. Gmelius passt elegant in das Gmail, mit dem Sie vertraut sind. Funktionen stehen Ihnen nicht im Weg, wenn Sie sie nicht benötigen, und Sie können leicht darauf zugreifen, wenn Sie sie benötigen.
Ihr neuer geteilter Posteingang wird mit einer Reihe von Unterordnern organisiert, sodass Sie problemlos mehrere Posteingänge mit Ihren Teammitgliedern überwachen und verwalten können.
Die Gmelius-Software für den gemeinsamen Posteingang ist übersichtlich organisiert und auf Zusammenarbeit und erhöhte Transparenz ausgelegt.
Sie können E-Mails ganz einfach teilen und an bestimmte Teammitglieder delegieren.
Es ist mit einem Klick erledigt!
Das Gleiche gilt für die Änderung des Status von „Zugewiesen“ zu „Ausstehend“ und „Abgeschlossen“, sodass Sie einen klaren Überblick über den Status von E-Mails und Tickets haben.
Das Hinzufügen von Tags zu E-Mails gibt Ihren Teamkollegen zusätzlichen Kontext. Sie können hinter den Kulissen mit privaten Notizen weiter zusammenarbeiten. @mentioning deine Teamkollegen teilen die Konversation automatisch mit anderen und pingen sie mit einer Notiz an, die in einem Thread im Chat-Stil neben jeder E-Mail erscheint.
Mit Gmelius kann Ihr Team doppelte und kollidierende E-Mails vergessen. Teammitglieder sehen die Avatare der jeweils anderen, wenn sie eine geteilte E-Mail lesen, und die roten Ellipsen blinken in Echtzeit, wenn sie antworten.
Wie Sie sehen, lädt Gmelius Ihren Gmail-Posteingang auf, sodass keine E-Mails mehr ins Raster fallen. Denken Sie an die Frustration Ihres Teams jedes Mal, wenn eine E-Mail verpasst wird. Weniger Frustration wird Ihr Team glücklicher machen.
Darüber hinaus bietet Gmelius umsetzbare Analysen für Ihren gemeinsam genutzten Gmail-Posteingang und Google Workspace-Nutzer.
Mit klaren Zahlen zur Bewertung der Arbeitsbelastung und der Bearbeitungszeiten Ihres Teams können Sie getrost die Arbeitslastverteilung optimieren und die E-Mail-Antwortzeiten verbessern.
Und wie kannst du fragen? Auch hier bietet Ihnen Gmelius eine Suite zur Workflow-Optimierung ohne Code, mit der Sie die Arbeit besser verteilen und sich wiederholende Aufgaben automatisieren können (z. B. das Zuweisen bestimmter E-Mails an einen bestimmten Teamkollegen oder das Delegieren neuer Anfragen an das Teammitglied mit den wenigsten zugewiesenen E-Mails).
Um genauer zu beschreiben, wie Gmelius Ihren Posteingang in das beste Tool für die Zusammenarbeit, schauen wir uns an, wie Teams aller Größen und aus vielen Branchen Gmelius verwenden.
Testen Sie Gmelius - Es ist kostenlos
Was sind einige typische Anwendungsfälle für Shared Inbox Tools?
Die Verwaltung von Gruppen-E-Mails wie sales@ und support@ war noch nie so einfach, aber die gemeinsam genutzten Posteingänge von Gmelius dienen auch als Grundlage für die Arbeitsabläufe Ihres Teams, einschließlich Kundenservice, Kunden-, Projekt- und Kontoverwaltung.
Vertrieb @yourcompany
Vertriebsteams nutzen Gmelius als Komplettlösung Tool zur Vertriebsautomatisierung; um ihre Reichweite zu skalieren und die Arbeitsabläufe ihres Teams zu optimieren.
Auch hier ist Gmelius viel mehr als nur ein gemeinsames Postfach in Gmail — Vertriebsteams können also:
- Arbeiten Sie gemeinsam an eingehenden E-Mails aus ihrem gemeinsamen Posteingang
- Organisieren Sie Konversationen nach Kundennamen mit geteilten Gmail-Labels
- Unterhaltungen teilen und zuweisen, um klare Verantwortlichkeiten zu gewährleisten
- Automatisieren Sie ihre Vertriebsarbeit mit intelligenten Sequenzen
- Beschleunigen und skalieren Sie die Kommunikation mit personalisierten E-Mail-Vorlagen
- Arbeiten Sie hinter den Kulissen mit E-Mail-Notizen zusammen.
- Verwandeln Sie E-Mails in Aufgabenkarten und fügen Sie sie zu Trello-ähnlichen Kanban-Boards hinzu
- Verschaffen Sie sich auf diesen gemeinsam nutzbaren Boards einen klaren Überblick über Ihre Vertriebspipelines
- Und mehr
Die Grundlage dieses Workflows ist der gemeinsame Posteingang von sales @yourcompany.
unterstütze @yourcompany
Ja, Sie können Gmail zum Helpdesk Ihres Unternehmens machen.
Nein, Sie benötigen keine teure, schwer zu bedienende Helpdesk-Software.
Gmelius ist die beste Alternative zu übertriebenen Lösungen und macht es Ihrem Team leicht, den besten Support zu bieten, ohne das Gmail-Postfach verlassen zu müssen.
- Erstellen Sie einen gemeinsamen Posteingang mit Ticketverkauf im Helpdesk-Stil
- Teilen Sie E-Mails und weisen Sie sie als Tickets zu, um eine klare Rechenschaftspflicht zu gewährleisten
- Status ändern und Tags für den Kontext hinzufügen
- Beschleunigen Sie die Support-Kommunikation mit personalisierten E-Mail-Vorlagen
- Organisieren Sie Konversationen nach Kundennamen mit geteilten Gmail-Labels
- Arbeiten Sie hinter den Kulissen mit privaten E-Mail-Notizen zusammen
- Verwandeln Sie E-Mails in Aufgabenkarten und fügen Sie sie zu Trello-ähnlichen Kanban-Boards hinzu
- Überwachen Sie mühelos die Support-Pipelines auf diesen gemeinsam nutzbaren Boards
- Und mehr
Gmelius macht es deinem Team leicht, deine support@-E-Mail-Adresse zu verwalten, indem deine E-Mails über gemeinsame Posteingänge in Helpdesk-Tickets umgewandelt werden.
„______“ @yourcompany
Unabhängig von Ihrem Anwendungsfall vereinfacht Gmelius die Arbeitsabläufe Ihres Teams. Und der Einstieg ist einfach. Du kannst einen gemeinsamen Posteingang erstellen in wenigen einfachen Schritten von Ihrem Gmelius-Dashboard aus.
Es ist klar, dass Sie ein Tool für den gemeinsamen Posteingang benötigen, wenn Sie Teil eines Teams sind, das stark auf E-Mails angewiesen ist.
Wenn Ihr Team im Kunden- und Projektmanagement zusammenarbeitet, brauchen Sie Gmelius.
Installieren Sie Gmelius (kostenlose Testversion und keine Kreditkarte erforderlich) und verändern Sie die Art und Weise, wie Ihr Team kommuniziert, zusammenarbeitet und Arbeit erledigt.
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Und noch ein paar andere häufig gestellte Fragen zu gemeinsam genutzten Posteingängen...
Benötigen wir ein separates Login oder Passwort für einen gemeinsamen oder Gruppen-Posteingang?
Nein. Geteilte Posteingänge von Gmelius sind in Ihren Standard-Gmail-Posteingang integriert. Ein Login, ein Passwort — ein Posteingang. Ihr neuer geteilter Posteingang befindet sich nahtlos im vertrauten linken Bereich Ihres Gmail- oder G Suite-Posteingangs.
Wer erhält die eingehenden Antworten in einem Team-Posteingang?
Jeder im geteilten Posteingang erhält alle Antworten und zeichnet sie auf. Abhängig von Ihrem Arbeitsablauf können Sie E-Mails bestimmten Teammitgliedern „zuweisen“, sodass diese zum delegierten Eigentümer der Konversation werden.
Wie lässt sich am besten organisieren, wer auf einen geteilten Posteingang antwortet?
Mit gemeinsam genutzten Posteingängen von Gmelius können Sie den besten Arbeitsablauf für Ihr Team strukturieren. Das Teilen von E-Mails, Aufgaben und das Ticketing machen die Verantwortlichkeit deutlich. Es liegt also ganz bei Ihnen: Wer die E-Mails einsehen und überwachen kann und wer für die Beantwortung verantwortlich ist.
Kann jeder eine E-Mail von einem geteilten Postfach aus senden?
Ja, jedes Mitglied eines geteilten Posteingangs kann E-Mails mit der Absenderadresse dieses bestimmten geteilten Posteingangs senden. Beispielsweise kann jedes Mitglied der sales @yourcompany -E-Mail-Adresse seine E-Mails senden und beantworten — direkt von seinem jeweiligen Posteingang aus.
Warum ist eine Software für gemeinsam genutzten Posteingang besser als eine Google-Gruppe?
Google Groups verpassen die Hauptvorteile von Geteilte Posteingänge in Gmail: Die Möglichkeit, in Echtzeit zusammenzuarbeiten und alle geteilten Posteingangsaktivitäten werden vollständig mit Ihrem persönlichen Posteingang synchronisiert. Auf Google Groups kann von Ihrem Gmail- oder G Suite-Posteingang aus nicht zugegriffen werden. Das bedeutet, dass Ihr Team zwei Posteingänge verwalten muss, die sich jeweils auf separaten Plattformen befinden. Und Sie werden nicht wissen, ob jemand geantwortet hat oder wie der aktuelle Status einer Konversation ist. Mit Gmelius werden alle Antworten und Posteingangsaktivitäten in Echtzeit für alle Posteingangsmitglieder und alle ihre Geräte synchronisiert.
Was ist ein kollaborativer Posteingang?
Wenn Sie „Kollaborativer Posteingang“ googeln, führen Sie die meisten Ergebnisse zu Google Groups. Aus den in der vorherigen Antwort genannten Gründen ist Google Groups jedoch nicht die beste Wahl für Teams, die wirklich zusammenarbeiten möchten. Bei Gmelius definieren wir den kollaborativen Posteingang als eine E-Mail-Adresse, die zur zentralen Anlaufstelle für die Zusammenarbeit Ihres Teams wird. Sie können kommunizieren und wirklich zusammenarbeiten — nicht nur bei eingehenden E-Mails, sondern auch bei den vielen darauf folgenden Workflow-Aktionen. Gmelius ist ein kollaborativer Posteingang.
Was ist nochmal ein geteilter Posteingang?
Ein geteilter Posteingang ist die Antwort auf die internen und externen Kommunikationsprobleme Ihres Teams. In einer Komplettlösung wie Gmelius mit Funktionen für Zusammenarbeit und Automatisierung zusammengefasst, ist dies der Schlüssel zum Erfolg Ihres Teams.
Testen Sie Gmelius kostenlos und verwandle deinen Posteingang in den Arbeitsbereich deines Teams!
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