Bessere Kundenservice-E-Mail mit geteiltem Posteingang und Zusammenarbeit

Eine Vielzahl von Faktoren trägt dazu bei, die beste Kundenservice-E-Mail zu definieren. Bei einigen Marken deuten schnelle Reaktionszeiten auf einen besseren Kundenservice hin. Andere legen möglicherweise mehr Wert auf personalisierte Kundenerlebnisse als auf die Geschwindigkeit des Services. Im Idealfall beinhaltet ein besseres E-Mail-Erlebnis beim Kundenservice beides.

In einer Zeit, in der digitale Kundenreisen in der Regel länger dauern als herkömmliche Einkaufserlebnisse im Geschäft, ist es wichtig, der E-Mail-Kommunikation für den Kundenservice Priorität einzuräumen. Implementierung einer Lösung, die es Marken ermöglicht, die Kennzahlen zur Zeit bis zum Abschluss zu reduzieren und Die Entwicklung qualitativer Feedback-Methoden kann zu positiveren Kundenerlebnissen führen. Diese Erfahrungen wiederum führen zu positiverem Feedback, erhöhter Markentreue und neuen Geschäftskontakten.

Drei einfache Schritte zu einer besseren Kundenservice-E-Mail

Verschiedene Marken messen die Qualität ihres Kundenservices mit einer Vielzahl von Linealen. Salesforce definiert den Kundenservice als eine strategische Funktion, die sofortige Unterstützung bietet. Heute wird Strategie immer häufiger als Schlüsselkomponente des Kundendienstes hervorgehoben. Eine solide Kundenservice-Strategie kann Unternehmen dabei helfen, die Bedürfnisse ihrer Kunden besser zu verstehen und die Zufriedenheit zu steigern.

Als unverzichtbares Instrument der Geschäftskommunikation sollte E-Mail eine wichtige Rolle in Kundendienststrategien spielen. Ihre sich ständig weiterentwickelnden Funktionen können Marken dabei helfen, sofortige, personalisierte Kundenantworten zu liefern. Wenn Ihr Team mit veralteten E-Mail-Praktiken nicht weiterkommt, beispielsweise Mitglieder auf ein einziges E-Mail-Konto zu beschränken, können Sie effizientere Methoden implementieren, um Folgendes bereitzustellen bessere Kundenservice-E-Mails.

Schritt 1: Richten Sie ein Gemeinsamer Posteingang für Kundendienstanfragen

E-Mail-Konten des Kundendienstes erhalten täglich eine große Menge an E-Mails. Für die Verwaltung dieser Art von Konten ist ein Team erforderlich, das idealerweise aus Personen besteht, die zusammenarbeiten, um die eingehende Arbeitslast zu bewältigen. Eine hervorragende Lösung für Kundendienstanfragen ist die Verwendung von gemeinsamen Postfächern, da sie es allen Teammitgliedern erleichtern, von einem Konto aus dieselben bewährten Methoden und Verfahren für E-Mails zu befolgen.

Gemeinsame Posteingänge ermöglichen es Unternehmen auch, ein separates, generisches E-Mail-Konto wie service@ [yourcompanyname.com] einzurichten, um spezifischen Kundenanforderungen gerecht zu werden. Zu den Vorteilen eines gemeinsamen Posteingangs für den Kundenservice gehören:

• Ein zentraler Ort für alle Kundendienstangelegenheiten
• Anfragen sind nach Ordnern oder Labels organisiert und für alle Teammitglieder zugänglich
• Klare Verantwortlichkeit durch die Zuweisung von E-Mails an bestimmte Teammitglieder
• Integrationen, die den Betrieb verbessern

Gmelius bietet einen wirklich kollaborativen gemeinsamen Posteingang, der direkt in Ihr Gmail-Konto passt. Durch die Verbesserung der Standard-E-Mail-Praktiken ermöglicht Gmelius den Teammitgliedern, über eine Oberfläche zusammenzuarbeiten. Sobald E-Mails eingehen, können Manager eingehende Serviceanfragen den entsprechenden Agenten zuweisen, einen Status wie „offen“ oder „ausstehend“ festlegen und die E-Mail als dringend kennzeichnen.

Darüber hinaus können Teammitglieder E-Mail-Notizen hinzufügen, wie zum Beispiel:“Bitte sprechen Sie diese Kundenangelegenheit in Bezug auf Rechnung #123 an.“ Anstatt eine Nachricht weiterzuleiten und einen langen E-Mail-Thread zu erstellen, für den zusätzliche Informationen erforderlich sind, können Benutzer E-Mails sofort der Person zuweisen, die eine bestimmte Anfrage am besten beantworten kann.

Der E-Mail-Empfänger weiß, dass es sich um eine offene Aufgabe handelt, die sofort erledigt werden muss, und er hat die beigefügte Rechnungsnummer als Referenz. Die Angabe aller Informationen, die für die Bearbeitung von Anfragen erforderlich sind, verhindert eine weitere Koordination und ermöglicht es den Teammitgliedern, die Kundendienstanforderungen professionell und effizient zu erfüllen.

Sehen Sie Gmelius hier in Aktion:

Schritt 2: Automatisieren für schnellere und bessere Ergebnisse

Die Verwaltung eines gemeinsam genutzten Posteingangs für den Kundenservice nimmt Zeit in Anspruch. Angesichts der Anzahl der Anfragen und der Qualität, die für die Antworten erforderlich ist, könnten viele Teams von automatisierten Antworten profitieren.

Die Workspace-Plattform von Gmail bietet wertvolle Funktionen zur Optimierung der E-Mail-Verwaltung im Kundenservice. Gmail-Filter dienen als Automatisierungsregeln die dabei helfen, eingehende E-Mails in den entsprechenden Gmail-Labels zu organisieren. Benutzer können auch Filter einrichten, um vorgefertigte Antworten zu erstellen.

Mit Gmelius' smart E-Mail-Sequenzen, können Teams Follow-ups automatisieren, um Zeit zu sparen, die mit dem Schreiben sich wiederholender E-Mail-Antworten verbracht wird. Mitglieder können auch automatische Antworten für Kunden einrichten, die nicht innerhalb eines bestimmten Zeitrahmens antworten. Du kannst beispielsweise eine Dankesnachricht senden, um einen Kunden darüber zu informieren, dass seine Anfrage gelöst wurde, und ihm dafür zu danken, dass er sich gemeldet hat.

Gmelius' Funktion zur Workflow-Automatisierung bietet viele bewährte E-Mail-Methoden, um den Kundenservice effizienter zu gestalten, z. B. das Sortieren mehrerer gemeinsam genutzter Postfächer, das Organisieren von E-Mails nach gemeinsamen Labels und das Auslösen von SLA-Regeln (Service Level Agreement). Teammitglieder können auch eine Serviceanfrage zu einem hinzufügen Kanban-Tafel für weitere Verwaltungsmaßnahmen. Diese Vorgehensweise stellt sicher, dass, wenn ein Agent eine E-Mail nicht sofort lösen kann, ein organisierter Prozess vorhanden ist, dem alle Mitarbeiter der Abteilung folgen können.

Es kann schwierig sein, während des gesamten Kundenservice-Prozesses in Kontakt zu bleiben, da die Bearbeitung von Anfragen die meiste Zeit in Anspruch nimmt. Durch die Verwendung von Automatisierungsregeln und -abläufen mit Gmelius können Unternehmen positive Kundenerlebnisse schaffen, die Markenidentität stärken und die Kundenbindung verbessern. Qualitativ hochwertige Interaktionen können ein Unternehmen von einem anderen abheben, indem sie treue Kunden binden und ein Framework für die Generierung neuer Kunden entwickeln.

Schritt 3: Erstellen Sie eine Bibliothek mit E-Mail-Vorlagen

Sobald Sie einen gemeinsamen Posteingang für Ihre Abteilung eingerichtet und Automatisierungsregeln festgelegt haben, um die Effizienz zu gewährleisten, ist es an der Zeit, Ihr System zu personalisieren, um die bestmöglichen Ergebnisse zu erzielen.

Exzellenter Kundenservice hinterlässt einen bleibenden Eindruck. Durch die Erstellung personalisierter E-Mail-Vorlagen, auf die jeder in Ihrer Serviceabteilung zugreifen kann, wird sichergestellt, dass Ihr Unternehmen jede Gelegenheit, Kunden mit positiven Erfahrungen zu treffen, optimal nutzt.

Durchdachte Antworten zeigen, dass Ihre Marke Zeit braucht, um individuelle Botschaften zu verfassen. Kunden hassen es, wenn Unternehmen sie als eine andere Nummer betrachten. Sie wünschen sich wertvolle, personalisierte Erlebnisse, die ihnen das Gefühl geben, wichtig zu sein und die sie dazu bringen, wiederzukommen.

Gmelius ermöglicht es Teams, persönliche Akzente zu setzen, indem Variablen erstellt werden, die Vorlagen füllen, wenn Agenten Nachrichten verfassen. Einmal erstellt, sind die Vorlagen für alle Teammitglieder zugänglich.

E-Mail-Vorlagen sorgen für Professionalität und Konsistenz und tragen zur Aufrechterhaltung der Markenbotschaft bei. Durch die Erstellung einer vielfältigen Bibliothek von E-Mail-Antworten erhalten Agenten eine Sammlung von Vorlagen, die sie jederzeit verwenden können. Agenten können beispielsweise kurze oder lange Dankesnachrichten, formelle Entschuldigungs-E-Mails oder E-Mails erstellen, die auf andere Ressourcen oder Produkte verweisen, um das Verkaufsvolumen zu steigern. Positive Kundenerfahrungen tragen letztlich dazu bei, dass der Verbraucher zur Konversion — und letztlich zur Loyalität — gelangt.

Geteilte Posteingänge bieten viele Vorteile für Kundendienstabteilungen. Eine weitere Optimierung mit einfachen Automatisierungsregeln und E-Mail-Vorlagen kommt den Teams zugute und hilft Unternehmen dabei, einen besseren Kundenservice per E-Mail bereitzustellen.

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