Cada día, llega un flujo de tareas desde varias fuentes para formar parte del flujo de actividad de la jornada laboral. Sin una buena plataforma para gestionar la afluencia de tareas, ese «flujo» puede fácilmente empezar a parecerse a una avalancha de información.
Mantener un flujo de trabajo estable, desde la asignación de tareas iniciales hasta la implementación, puede ser difícil de lograr. A medida que aumenta el número de equipos remotos, también aumenta la posibilidad de que se produzcan problemas de comunicación y, en última instancia, de resultados deficientes en la gestión de proyectos. Buscar ayuda para la gestión de tareas con una plataforma de comunicaciones fiable puede evitar resultados negativos, mejorar el flujo de trabajo y aumentar la productividad de un equipo.
Definición de la administración de tareas y los problemas de productividad que conlleva
Administración de tareas es el proceso de supervisar la finalización de una tarea de principio a fin.
La práctica implica monitorear el progreso, rastrear los plazos y garantizar una planificación adecuada para cumplir con un objetivo final que ejecute todos los componentes necesarios del ciclo de vida de una tarea.
Si notas que las tareas están pasando desapercibidas, puede que sea el momento de buscar una solución mejor. Entre los desafíos comunes de la administración de tareas que pueden afectar a la productividad del equipo se incluyen los siguientes:
- falta de comunicación
- incapacidad para establecer y cumplir metas
- incapacidad para colaborar
- falta de responsabilidad
- desorganización
- plazos poco realistas
Para los equipos remotos e híbridos, estos desafíos se amplifican. El inicio de la pandemia mundial provocó que muchos trabajadores pasaran de entornos de oficina presenciales a entornos remotos.
Los canales de comunicación adicionales, como el correo electrónico, las videoconferencias y los chats instantáneos, se han convertido en herramientas necesarias para mantenerse actualizado en una nueva fuerza laboral digital. Además de los beneficios de estas innovaciones, también vienen los desafíos. Los miembros del equipo se enfrentan a dificultades en la coordinación diaria en línea, lo que, a su vez, afecta negativamente a la colaboración y la gestión de tareas.
El simple hecho de hacer una pregunta a un colega en persona se ha traducido en formas de comunicación digitales, que pueden presentar desafíos a la hora de coordinar los horarios de las reuniones a través de interminables hilos de correo electrónico. La gestión de proyectos depende cada vez más de plataformas y herramientas digitales adicionales, lo que a veces contribuye a la desorganización y la falta de comunicación de innumerables tareas individuales.
UN informe reciente descubrió que, de los 444 encuestados, el 61 por ciento comenzó a usar nuevas herramientas para ayudar a organizar, comunicar y administrar proyectos en 2021. Incluso después de vivir con los efectos de la pandemia desde su inicio en 2019 (EE. UU.), muchos trabajadores siguen enfrentándose a obstáculos para conectarse a través de distintas zonas horarias y mantener el compromiso del personal remoto.
Identificar los desafíos de la administración de tareas para su equipo e implementar nuevas herramientas para resolverlos puede prevenir los resultados negativos del proyecto y aumentar la eficacia de la administración de tareas.
Ayuda para la administración de tareas: 5 consejos para tener éxito
Ya sea que su equipo trabaje en la oficina, de forma remota, con un modelo híbrido o en varias ubicaciones, la implementación de herramientas para respaldar la administración de tareas puede generar resultados positivos para muchas organizaciones. Estos son algunos consejos útiles para optimizar los flujos de trabajo diarios.
1. Establezca prioridades
Cuando las consultas de nuevos clientes se suman a las tareas existentes, puede resultar difícil priorizar las tareas. Empieza con una lista de tareas pendientes organizada según la fecha límite de cada tarea. Esto resalta las necesidades urgentes que deben abordarse primero. Si tu equipo utiliza una bandeja de entrada compartida, puedes asignar y delegar correos electrónicos a los miembros del equipo, marcados con niveles de prioridad «normal» o «alta» para asignarles importancia.
2. Establezca una línea de comunicación clara
La mejor manera de garantizar un flujo de trabajo diario constante es establecer líneas de comunicación claras entre los miembros del equipo. La mala comunicación permite que las tareas pasen desapercibidas, pero las bandejas de entrada compartidas ofrecen muchas funciones que se pueden mejorar.
Dar acceso a cada miembro del equipo al mismo correo electrónico de la empresa distribuye la carga de trabajo y permite al equipo administrar los correos electrónicos simultáneamente. Haga que los miembros de su equipo rindan cuentas asignándolos a correos electrónicos específicos. Gmelius ofrece una solución de bandeja de entrada compartida para Gmail que permite a los equipos acceder a los buzones compartidos por la empresa directamente desde su cuenta de Gmail.
Funciones como notas de correo electrónico, etiquetas de Gmail compartidas, y las reglas de automatización establecen pautas de comunicación adicionales para garantizar que cada tarea se complete para obtener resultados positivos en el proyecto.
Además, Gmelius se integra con Slack para facilitar la colaboración en las conversaciones por correo electrónico. Los equipos pueden responder a los correos electrónicos, asignar tareas, añadir notas internas a las cadenas de correo electrónico y cambiar los estados de los correos electrónicos, todo ello sin salir de Slack.
3. Mantener una organización adecuada
Si tu equipo aún no ha aprovechado una herramienta organizativa para las tareas, ahora es el momento de empezar. El trabajo remoto sigue siendo una solución viable para muchas empresas, y se prevé que aumente el número de trabajadores remotos en 2023. Para garantizar que tu equipo remoto se mantenga organizado en el futuro, invierte ahora en herramientas para mantener a todos al día.
Las herramientas de organización se presentan de muchas formas, pero la mejor solución se integrará con las plataformas actuales con las que tu equipo ya esté familiarizado. Por ejemplo, muchos equipos utilizan los tableros Kanban para gestionar las tareas de forma visual, pero el uso de una plataforma independiente requiere que los empleados inicien sesión en el correo electrónico, recuperen la tarea y, a continuación, copien y peguen esa información en una plataforma distinta.
Gmelius permite a los equipos convertir cualquier correo electrónico de su bandeja de entrada compartida en una tarjeta de tareas para un Tablero Kanban de Gmail. En lugar de abrir una plataforma independiente para gestionar las tareas, los equipos pueden organizar todo directamente desde su bandeja de entrada de Gmail. Transforma la bandeja de entrada de tu equipo en un espacio de trabajo visual y compartido para que los miembros del equipo puedan organizar las tareas con claridad.
Gmelius también usa la IA para etiquetar automáticamente los correos electrónicos en función de sus temas, palabras clave, dominio, destinatario y otras pistas contextuales.
4. Programe reuniones con un propósito
Los equipos remotos son conocidos por pasar la mayor parte de sus días de trabajo en reuniones. Si bien los horarios pueden variar, las reuniones siguen siendo fundamentales para gestionar las tareas de manera eficiente, ponerse en contacto con los empleados y garantizar que las tareas se realicen según lo previsto, pero aun así requieren tiempo.
Para simplificar, en lugar de tener varias reuniones a lo largo de la semana, programe una reunión de registro semanal con una agenda correlacionada. Esto garantizará que las discusiones se mantengan en el buen camino y que los asistentes se centren en las medidas urgentes e importantes durante la reunión.
Si bien no es ningún secreto que la programación puede resultar engorrosa, limitar el número de reuniones reduce el tiempo de coordinación y permite a los miembros del equipo centrarse en las tareas críticas.
Gmelius ofrece una Programador de reuniones de Gmail para que los miembros del equipo puedan insertar su disponibilidad en la ventana de composición del correo electrónico. ¡Comparte! Calendario de Google disponibilidad y agregue enlaces de Google Meet o Zoom directamente dentro del mensaje para agilizar el proceso de programación con un solo clic.
5. Evite la sobrecarga de tareas
Demasiadas tareas pueden provocar el agotamiento de los empleados, lo que se ha convertido en un problema importante para los empleados remotos. Si bien el trabajo remoto permite a los equipos completar las tareas desde casa, la falta de límites físicos entre ambos puede impedir la capacidad de «desconectarse».
Para evitar presionar demasiado a sus empleados, limite la cantidad de tareas asignadas y asegúrese de distribuir la carga de trabajo de manera uniforme. Recuerde que, además de completar las tareas laborales generales, los empleados también asisten a las reuniones, responden a los correos electrónicos y se coordinan con sus colegas.
Las mejores plataformas de ayuda para la gestión de tareas proporcionarán información clara sobre la cantidad de tareas asignadas a cada empleado. Los datos en tiempo real proporcionan análisis detallados sobre el progreso del equipo, la carga de trabajo asignada, las tareas completadas y el tiempo necesario para completarlas a fin de mejorar las directrices futuras.
Con Gmelius, los administradores tienen una visibilidad instantánea de la actividad del equipo en Gmail. Analítica puede identificar los cuellos de botella en el ciclo de vida de las tareas para ayudar a evitar el agotamiento de los empleados debido a la sobrecarga.
Lea también: 10 técnicas de automatización de Gmail para ahorrar cientos de horas de trabajo
Reflexiones finales
Las herramientas de ayuda para la administración de tareas vienen en una variedad de formas. Con Gmelius, tu equipo puede disfrutar de todas las ventajas de la gestión de tareas directamente desde Gmail, sin tener que descargar varias aplicaciones ni formar al personal sobre nuevas herramientas. Gmelius ofrece una navegación sencilla e innumerables funciones para organizar las tareas y mejorar los flujos de trabajo diarios.
¿Estás buscando una herramienta de ayuda para la gestión de tareas para tu equipo? Consulta nuestras funciones e integraciones y descubre cómo Gemelius está diseñado para mejorar la comunicación y la colaboración en equipo.
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