Jeden Tag fließt ein Strom von Aufgaben aus einer Reihe von Quellen ein, um die Flut der Aktivitäten des Arbeitstages abzubilden. Ohne eine gute Plattform, um den Zustrom von Aufgaben zu bewältigen, kann sich dieser „Fluss“ leicht wie eine Informationsflut anfühlen.
Es kann schwierig sein, einen stetigen Arbeitsablauf aufrechtzuerhalten — von der ersten Aufgabenzuweisung bis zur Implementierung. Mit der steigenden Anzahl von Teams an entfernten Standorten steigt auch das Risiko von Kommunikationsfehlern und letztlich schlechten Ergebnissen beim Projektmanagement. Wenn Sie Hilfe für das Aufgabenmanagement mit einer zuverlässigen Kommunikationsplattform suchen, können Sie negative Ergebnisse verhindern, den Arbeitsablauf verbessern und die Produktivität innerhalb eines Teams steigern.
Definition des Aufgabenmanagements und der damit verbundenen Produktivitätsprobleme
Verwaltung von Aufgaben ist der Prozess, bei dem die Erledigung einer Aufgabe von Anfang bis Ende überwacht wird.
Die Praxis beinhaltet die Überwachung des Fortschritts, die Verfolgung von Zeitplänen und die Sicherstellung einer angemessenen Planung, um ein Endziel zu erreichen, das alle notwendigen Komponenten des Lebenszyklus einer Aufgabe ausführt.
Wenn Sie feststellen, dass Aufgaben durch das Raster fallen, ist es möglicherweise an der Zeit, eine bessere Lösung zu finden. Zu den häufigsten Herausforderungen beim Aufgabenmanagement, die sich auf die Teamproduktivität auswirken können, gehören:
- mangelnde Kommunikation
- Versäumnis, Ziele zu setzen und zu erreichen
- Unfähigkeit zur Zusammenarbeit
- mangelnde Rechenschaftspflicht
- Desorganisation
- unrealistische Fristen
Für entfernte und hybride Teams verschärfen sich diese Herausforderungen. Der Ausbruch der globalen Pandemie veranlasste viele Mitarbeiter, von einer persönlichen Büroumgebung zum Remote-Status überzugehen.
Zusätzliche Kommunikationskanäle wie E-Mail, Videokonferenzen und Sofortchats sind zu unverzichtbaren Tools geworden, um in einer neuen digitalen Belegschaft auf dem Laufenden zu bleiben. Und mit den Vorteilen dieser Innovationen gehen auch Herausforderungen einher. Die Teammitglieder haben Schwierigkeiten bei der täglichen Online-Koordination, was sich wiederum negativ auf die Zusammenarbeit und das Aufgabenmanagement auswirkt.
Der einfache Vorgang, einem Kollegen persönlich eine Frage zu stellen, wurde in digitale Kommunikationsformen umgesetzt, was bei der Abstimmung der Besprechungszeiten über endlose E-Mail-Threads eine Herausforderung darstellen kann. Das Projektmanagement ist zunehmend auf zusätzliche Plattformen und digitale Tools angewiesen, was manchmal zur Desorganisation und Fehlkommunikation unzähliger Einzelaufgaben beiträgt.
EIN aktueller Bericht stellte fest, dass von 444 Befragten 61 Prozent 2021 damit begannen, neue Tools zur Organisation, Kommunikation und Verwaltung von Projekten zu verwenden. Obwohl viele Arbeitnehmer seit ihrem Ausbruch 2019 (USA) mit den Auswirkungen der Pandemie leben müssen, stehen sie immer noch vor Hindernissen, wenn es darum geht, sich über Zeitzonen hinweg auszutauschen und Mitarbeiter im Homeoffice zu beschäftigen.
Wenn Sie die Herausforderungen des Aufgabenmanagements für Ihr Team identifizieren und neue Tools zu ihrer Lösung implementieren, können Sie negative Projektergebnisse verhindern und die Effizienz des Aufgabenmanagements erhöhen.
Hilfe zur Aufgabenverwaltung: 5 Tipps für den Erfolg
Unabhängig davon, ob Ihr Team im Büro, remote, mit einem Hybridmodell oder an mehreren Standorten arbeitet, kann die Implementierung von Tools zur Unterstützung des Aufgabenmanagements für viele Unternehmen zu positiven Ergebnissen führen. Hier finden Sie einige hilfreiche Tipps zur Optimierung der täglichen Arbeitsabläufe.
1. Prioritäten setzen
Wenn neue Kundenanfragen zusätzlich zu bestehenden Aufgaben hinzukommen, kann es schwierig sein, Aufgaben zu priorisieren. Beginnen Sie mit einer Aufgabenliste, die nach dem Fälligkeitsdatum der einzelnen Aufgaben geordnet ist. Dies unterstreicht dringende Bedürfnisse, die zuerst angegangen werden müssen. Wenn Ihr Team einen gemeinsamen Posteingang verwendet, können Sie E-Mails an Teammitglieder zuweisen und an diese delegieren, die mit den Prioritätsstufen „normal“ oder „hoch“ gekennzeichnet sind, um die Wichtigkeit zu kennzeichnen.
2. Stellen Sie eine klare Kommunikationslinie her
Der beste Weg, um einen konsistenten täglichen Arbeitsablauf sicherzustellen, besteht darin, klare Kommunikationswege zwischen den Teammitgliedern einzurichten. Schlechte Kommunikation führt dazu, dass Aufgaben durch das Raster fallen, aber gemeinsam genutzte Posteingänge bieten viele Funktionen, die verbessert werden können.
Wenn Sie jedem Teammitglied Zugriff auf dieselbe Unternehmens-E-Mail gewähren, wird die Arbeitslast verteilt und das Team kann E-Mails gleichzeitig verwalten. Machen Sie Ihre Teammitglieder zur Rechenschaft, indem Sie ihnen bestimmte E-Mails zuweisen. Gmelius bietet eine Lösung für geteilte Posteingänge für Gmail Dadurch können Teams direkt von ihrem Gmail-Konto aus auf vom Unternehmen gemeinsam genutzte Postfächer zugreifen.
Funktionen wie E-Mail-Notizen, geteilte Gmail-Etikettenund die Automatisierungsregeln legen zusätzliche Kommunikationsrichtlinien fest, um sicherzustellen, dass jede Aufgabe abgeschlossen wird und positive Projektergebnisse erzielt werden.
Darüber hinaus integriert sich Gmelius in Slack für die einfache Zusammenarbeit bei E-Mail-Konversationen. Teams können auf E-Mails antworten, Aufgaben zuweisen, interne Notizen zu E-Mail-Threads hinzufügen und den E-Mail-Status ändern — und das alles, ohne Slack zu verlassen.
3. Sorgen Sie für eine angemessene Organisation
Wenn Ihr Team noch kein Organisationstool für Aufgaben genutzt hat, ist es jetzt an der Zeit, damit zu beginnen. Telearbeit ist für viele Unternehmen nach wie vor eine praktikable Lösung, und bis 2023 wird mit einem Anstieg der Zahl der Telearbeiter gerechnet. Um sicherzustellen, dass Ihr Team aus der Ferne auch in Zukunft organisiert bleibt, investieren Sie jetzt in Tools, mit denen alle Beteiligten den Überblick behalten.
Organisationstools gibt es in vielen Formen, aber die beste Lösung lässt sich in aktuelle Plattformen integrieren, mit denen Ihr Team bereits vertraut ist. Beispielsweise verwenden viele Teams Kanban-Boards, um Aufgaben visuell zu verwalten. Bei Verwendung einer separaten Plattform müssen sich die Mitarbeiter jedoch per E-Mail anmelden, die Aufgabe abrufen und diese Informationen dann kopieren und in eine separate Plattform einfügen.
Gmelius ermöglicht es Teams, jede E-Mail aus ihrem gemeinsamen Posteingang in eine Aufgabenkarte für eine Gmail-Kanban-Tafel. Anstatt eine separate Plattform für die Verwaltung von Aufgaben zu öffnen, können Teams alles direkt von ihrem Gmail-Posteingang aus organisieren. Verwandeln Sie den Posteingang Ihres Teams in einen visuellen, gemeinsam genutzten Arbeitsbereich, damit die Teammitglieder Aufgaben übersichtlich organisieren können.
Gmelius verwendet KI auch, um E-Mails anhand ihrer Themen, Schlüsselwörter, Domain, Empfänger und anderer kontextueller Hinweise automatisch zu taggen.
4. Planen Sie Besprechungen mit einem bestimmten Zweck
Remote-Teams sind dafür berüchtigt, dass sie den Großteil ihrer Arbeitstage in Besprechungen verbringen. Obwohl die Zeitpläne variieren können, sind Besprechungen nach wie vor unverzichtbar, um Aufgaben effizient zu verwalten, sich mit den Mitarbeitern auszutauschen und sicherzustellen, dass die Aufgaben im Zeitplan bleiben — aber sie nehmen trotzdem Zeit in Anspruch.
Um das Ganze zu vereinfachen, sollten Sie statt mehrerer Treffen im Laufe der Woche ein wöchentliches Check-In-Meeting mit einer entsprechenden Tagesordnung einplanen. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass die Diskussionen nach Plan verlaufen und sich die Teilnehmer während des Meetings auf dringende und wichtige Aktionspunkte konzentrieren.
Es ist zwar kein Geheimnis, dass die Planung umständlich sein kann, aber die Begrenzung der Anzahl der Besprechungen reduziert die Koordinationszeit und ermöglicht es den Teammitgliedern, sich auf wichtige Aufgaben zu konzentrieren.
Gmelius bietet eine Gmail-Besprechungsplaner damit Teammitglieder ihre Verfügbarkeit in das Erstellungsfenster der E-Mail eingeben können. Teilen Google-Kalender Verfügbarkeit und fügen Sie Google Meet- oder Zoom-Links direkt in die Nachricht ein, um den Planungsprozess mit einem Klick zu optimieren.
5. Vermeiden Sie eine Überlastung durch Aufgaben
Zu viele Aufgaben können zu einem Burnout der Mitarbeiter führen, was für Mitarbeiter im Home-Office zu einem erheblichen Problem geworden ist. Während die Teams im Homeoffice Aufgaben von zu Hause aus erledigen können, kann das Fehlen physischer Grenzen zwischen den beiden Teams die Fähigkeit beeinträchtigen, „abzuschalten“.
Um Ihre Mitarbeiter nicht zu überfordern, begrenzen Sie die Anzahl der zugewiesenen Aufgaben und stellen Sie sicher, dass die Arbeitslast gleichmäßig verteilt wird. Denken Sie daran, dass Mitarbeiter nicht nur allgemeine Arbeitsaufgaben erledigen, sondern auch an Besprechungen teilnehmen, E-Mails beantworten und sich mit Kollegen abstimmen.
Die besten Hilfeplattformen für das Aufgabenmanagement bieten klare Einblicke in die Anzahl der Aufgaben, die jedem Mitarbeiter zugewiesen werden. Echtzeitdaten bieten aufschlussreiche Analysen zum Teamfortschritt, zum Arbeitsaufwand bei der Zuweisung, zu erledigten Aufgaben sowie zur Zeit, die für die Erledigung benötigt wird, um zukünftige Richtlinien zu verbessern.
Mit Gmelius haben Manager einen sofortigen Überblick über die Gmail-Aktivitäten des Teams. Analytik kann Engpässe im Aufgabenlebenszyklus identifizieren, um zu verhindern, dass Mitarbeiter aufgrund von Überlastung überlastet werden.
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Abschließende Gedanken
Hilfetools für die Aufgabenverwaltung gibt es in verschiedenen Formen. Mit Gmelius kann Ihr Team alle Vorteile der Aufgabenverwaltung direkt in Gmail nutzen, ohne mehrere Anwendungen herunterladen oder Mitarbeiter in neuen Tools schulen zu müssen. Gmelius bietet eine einfache Navigation und unzählige Funktionen, um Aufgaben zu organisieren und die täglichen Arbeitsabläufe zu verbessern.
Suchen Sie ein Hilfetool zur Aufgabenverwaltung für Ihr Team? Schauen Sie sich unsere Funktionen und Integrationen an und erfahren Sie, wie Gmelius wurde entwickelt, um die Kommunikation und Zusammenarbeit im Team zu verbessern.
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