A cada dia, um fluxo de tarefas flui de várias fontes para compreender a maré de atividades da jornada de trabalho. Sem uma boa plataforma para gerenciar o fluxo de tarefas, esse “fluxo” pode facilmente começar a parecer uma enxurrada de informações.
Manter um fluxo de trabalho estável, desde as atribuições iniciais das tarefas até a implementação, pode ser difícil de conseguir. À medida que o número de equipes remotas aumenta, também aumenta o potencial de falhas de comunicação e, por fim, de resultados ruins no gerenciamento de projetos. Buscar ajuda para o gerenciamento de tarefas com uma plataforma de comunicação confiável pode evitar resultados negativos, melhorar o fluxo de trabalho e aumentar a produtividade dentro de uma equipe.
Definindo o gerenciamento de tarefas e os problemas de produtividade que o acompanham
Gerenciamento de tarefas é o processo de supervisionar a conclusão de uma tarefa do início ao fim.
A prática envolve monitorar o progresso, acompanhar os cronogramas e garantir o planejamento adequado para atingir uma meta final que executa todos os componentes necessários do ciclo de vida de uma tarefa.
Se você notar que as tarefas estão fracassando, talvez seja hora de uma solução melhor. Os desafios comuns de gerenciamento de tarefas que podem afetar a produtividade da equipe incluem:
- falta de comunicação
- falha em definir e cumprir metas
- incapacidade de colaborar
- falta de responsabilidade
- desorganização
- prazos irrealistas
Para equipes remotas e híbridas, esses desafios se tornam amplificados. O início da pandemia global fez com que muitos trabalhadores fizessem a transição de ambientes de escritório presenciais para um status remoto.
Canais de comunicação adicionais, como e-mail, videoconferência e bate-papos instantâneos, se tornaram ferramentas necessárias para se manter atualizado em uma nova força de trabalho digital. E junto com os benefícios dessas inovações, também vêm os desafios. Os membros da equipe enfrentam dificuldades na coordenação on-line diária, o que, por sua vez, afeta negativamente a colaboração e o gerenciamento de tarefas.
O simples ato de fazer uma pergunta a um colega pessoalmente foi traduzido em formas digitais de comunicação, que podem apresentar desafios na coordenação dos horários das reuniões por meio de infinitas conversas de e-mail. O gerenciamento de projetos tem se tornado cada vez mais dependente de plataformas e ferramentas digitais adicionais, que às vezes contribuem para a desorganização e a falta de comunicação de inúmeras tarefas individuais.
UM relatório recente descobriram que dos 444 entrevistados, 61 por cento começaram a usar novas ferramentas para ajudar a organizar, comunicar e gerenciar projetos em 2021. Mesmo depois de conviver com os efeitos da pandemia desde o início de 2019 (EUA), muitos trabalhadores ainda enfrentam obstáculos para se conectar entre fusos horários e manter a equipe remota engajada.
Identificar os desafios do gerenciamento de tarefas para sua equipe e implementar novas ferramentas para resolvê-los pode evitar resultados negativos do projeto e aumentar a eficácia do gerenciamento de tarefas.
Ajuda no gerenciamento de tarefas: 5 dicas para o sucesso
Se sua equipe opera no escritório, remotamente, com um modelo híbrido ou em vários locais, a implementação de ferramentas para apoiar o gerenciamento de tarefas pode gerar resultados positivos para muitas organizações. Aqui estão algumas dicas úteis para otimizar os fluxos de trabalho diários.
1. Estabeleça prioridades
Quando novas consultas de clientes surgem sobre as tarefas existentes, pode ser difícil priorizar as tarefas. Comece com uma lista de tarefas organizada pela data de conclusão de cada tarefa. Isso destaca as necessidades urgentes que devem ser atendidas primeiro. Se sua equipe utiliza uma caixa de entrada compartilhada, você pode atribuir e delegar e-mails aos membros da equipe, marcados com níveis de prioridade “normais” ou “altos” para designar importância.
2. Estabeleça uma linha clara de comunicação
A melhor maneira de garantir um fluxo de trabalho diário consistente é estabelecer linhas claras de comunicação entre os membros da equipe. A comunicação deficiente permite que as tarefas sejam esquecidas, mas as caixas de entrada compartilhadas oferecem muitos recursos para melhorias.
Conceder a cada membro da equipe acesso ao mesmo e-mail da empresa distribui a carga de trabalho e permite que a equipe gerencie e-mails simultaneamente. Responsabilize os membros da sua equipe atribuindo-lhes e-mails específicos. Gmelius oferece um solução de caixa de entrada compartilhada para o Gmail que dá às equipes acesso às caixas de correio compartilhadas pela empresa diretamente da conta do Gmail.
Recursos como notas de e-mail, marcadores compartilhados do Gmail, e as regras de automação estabelecem diretrizes adicionais de comunicação para garantir que cada tarefa seja concluída para obter resultados positivos do projeto.
Além disso, o Gmelius se integra com Slack para facilitar a colaboração em conversas por e-mail. As equipes podem responder a e-mails, atribuir tarefas, adicionar notas internas aos tópicos de e-mail e alterar o status dos e-mails, tudo isso sem sair do Slack.
3. Mantenha a organização adequada
Se sua equipe ainda não aproveitou uma ferramenta organizacional para tarefas, agora é a hora de começar. O trabalho remoto continua sendo uma solução viável para muitas empresas, com o aumento do número de trabalhadores remotos projetado até 2023. Para garantir que sua equipe remota permaneça organizada no futuro, invista agora em ferramentas para manter todos no caminho certo.
As ferramentas de organização têm várias formas, mas a melhor solução se integrará às plataformas atuais com as quais sua equipe já está familiarizada. Por exemplo, muitas equipes usam quadros Kanban para gerenciar tarefas visualmente, mas usar uma plataforma separada exige que os funcionários façam login no e-mail, recuperem a tarefa e copiem e colem essas informações em uma plataforma separada.
O Gmelius permite que as equipes transformem qualquer e-mail de sua caixa de entrada compartilhada em um cartão de tarefas para um Quadro Kanban do Gmail. Em vez de abrir uma plataforma separada para gerenciar tarefas, as equipes podem organizar tudo diretamente da caixa de entrada do Gmail. Transforme a caixa de entrada da sua equipe em um espaço de trabalho visual e compartilhado para que os membros da equipe possam organizar as tarefas com clareza.
O Gmelius também usa IA para marcar e-mails automaticamente com base em seus tópicos, palavras-chave, domínio, destinatário e outras pistas contextuais.
4. Agende reuniões com um propósito
As equipes remotas são conhecidas por passarem a maior parte de seus dias de trabalho em reuniões. Embora os horários possam variar, as reuniões continuam sendo vitais para gerenciar tarefas com eficiência, conversar com os funcionários e garantir que as tarefas permaneçam em dia, mas ainda assim ocupam tempo.
Para simplificar, em vez de várias reuniões ao longo da semana, agende uma reunião semanal de check-in com uma agenda correlata. Isso garantirá que as discussões continuem em andamento e que os participantes se concentrem em itens de ação urgentes e importantes durante a reunião.
Embora não seja segredo que o agendamento pode ser complicado, limitar o número de reuniões reduz o tempo de coordenação e permite que os membros da equipe se concentrem em tarefas críticas.
Gmelius oferece um Agendador de reuniões do Gmail para que os membros da equipe possam inserir sua disponibilidade na janela de composição do e-mail. Compartilhar Calendário do Google disponibilize e adicione links do Google Meet ou Zoom diretamente na mensagem para agilizar o processo de agendamento com um clique.
5. Evite a sobrecarga de tarefas
Muitas tarefas podem causar o esgotamento dos funcionários, o que se tornou um problema significativo para funcionários remotos. Embora o trabalho remoto permita que as equipes concluam tarefas em casa, a falta de limites físicos entre os dois pode impedir a capacidade de “se desconectar”.
Para evitar sobrecarregar seus funcionários, limite o número de tarefas atribuídas e certifique-se de distribuir a carga de trabalho de maneira uniforme. Lembre-se de que, além de concluir as tarefas gerais de trabalho, os funcionários também participam de reuniões, respondem a e-mails e coordenam com colegas.
As melhores plataformas de ajuda ao gerenciamento de tarefas fornecerão informações claras sobre quantas tarefas cada funcionário recebe. Os dados em tempo real fornecem análises perspicazes sobre o progresso da equipe, a carga de trabalho das tarefas, as tarefas concluídas e o tempo necessário para a conclusão, a fim de melhorar as diretrizes futuras.
Com o Gmelius, os gerentes têm visibilidade instantânea da atividade da equipe no Gmail. Análise pode identificar gargalos no ciclo de vida da tarefa para ajudar a evitar o esgotamento dos funcionários devido à sobrecarga.
Leia também: 10 técnicas de automação do Gmail para economizar centenas de horas de trabalho
Pensamentos finais
As ferramentas de ajuda ao gerenciamento de tarefas vêm em uma variedade de formas. Com o Gmelius, sua equipe pode aproveitar todos os benefícios do gerenciamento de tarefas diretamente no Gmail, sem baixar vários aplicativos ou treinar a equipe em novas ferramentas. O Gmelius oferece navegação simples e inúmeros recursos para organizar tarefas e melhorar os fluxos de trabalho diários.
Você está procurando uma ferramenta de ajuda de gerenciamento de tarefas para sua equipe? Confira nossos recursos e integrações e saiba como Gmelius foi criado para melhorar a comunicação e a colaboração da equipe.
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