Los equipos modernos trabajan de forma colaborativa, interdisciplinaria y remota en distintas zonas horarias y departamentos.
Y si bien el correo electrónico sigue siendo el método de comunicación predominante, especialmente si se tienen en cuenta los mensajes entrantes de partes interesadas externas, no es particularmente propicio para un entorno de colaboración.
El correo electrónico es ideal para la comunicación individual, pero para satisfacer las necesidades del equipo moderno, es necesario adaptarlo.
Afortunadamente, bandejas de entrada compartidas son la solución ideal para la colaboración en equipo, los flujos de trabajo modernos y la comunicación transparente.
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¿Qué es un buzón compartido?
Un buzón compartido es una bandeja de entrada de correo electrónico que permite a más de una persona enviar, recibir y administrar correos electrónicos desde la misma dirección de correo electrónico; por ejemplo, [email protected].
Crear un buzón compartido y compartirlo con los miembros pertinentes del equipo permite a cualquier persona gestionar y colaborar en los correos electrónicos entrantes desde sus respectivas bandejas de entrada.
Ejemplos y casos de uso de buzones compartidos
Quizás te preguntes qué aspecto tendría un buzón compartido para tu equipo, especialmente si es la primera vez que te enteras de ello. Repasemos tres casos de uso comunes sobre la forma en que los departamentos administran los buzones compartidos:
- Para los equipos de atención al cliente: El jefe de atención al cliente delega los correos electrónicos entrantes a medida que llegan a [email protected] y asigna un propietario y un estado a cada correo electrónico para garantizar que ningún correo electrónico pase desapercibido.
Los correos electrónicos asignados se dirigirán a la carpeta «Asignado», que es visible para todos los miembros del equipo y se avisa al representante de atención al cliente asignado. Todo tu equipo tiene acceso a los correos electrónicos asignados, pendientes y cerrados. Incluso obtendrán análisis como el tiempo de respuesta y el tiempo de cierre.
- Para equipos de ventas: Un nuevo cliente potencial envía un correo electrónico a [email protected] y, dado que su equipo de ventas es increíblemente competitivo, dos de sus representantes de ventas presionan para responder y comienzan a escribir. Con un buzón compartido, los representantes de ventas pueden ver cuándo otro representante responde en tiempo real. No más contraseñas compartidas, respuestas dobles ni oportunidades perdidas.
- Para equipos de contabilidad: Las facturas inundan el buzón compartido [email protected]. Se te pregunta internamente por el estado de una factura, pero supervisas las facturas de 50 regiones diferentes y tres países diferentes. No pasa nada, porque has utilizado la automatización para delegar y asignar correos electrónicos, de modo que sabes exactamente en qué carpeta se encuentra y puedes ver fácilmente el estado de la factura sin necesidad de enviar un correo electrónico para comprobarlo.
¿Cuáles son las ventajas de un buzón compartido?
Los buzones compartidos están diseñados para unir a los equipos.
Ya sea que trabajes en la misma oficina, departamento o edificio que tu equipo, o incluso en diferentes ubicaciones y disciplinas, los buzones compartidos te permiten trabajar de forma colaborativa y transparente.
Estas son las principales ventajas de convertir tu cuenta habitual de Gmail en un buzón compartido:
1. Los buzones compartidos permiten a los equipos colaborar por correo electrónico
Los buzones compartidos cierran la brecha entre el correo electrónico y los cambios en la colaboración en equipo. Teniendo en cuenta que la mayor parte de la comunicación sigue siendo por correo electrónico, un buzón compartido añade la posibilidad de trabajar de forma colaborativa.
Antes de los buzones compartidos, la solución era complicada: reenviar correos electrónicos a tus colegas con «para tu información» o enviar mensajes a varias personas. Todo lo que se lograba era un desorden en la bandeja de entrada y más correos electrónicos innecesarios.
Los buzones compartidos eliminan la necesidad de hacer CC o reenviar cadenas de correo electrónico. Todos los miembros de su equipo pueden leer y administrar los correos electrónicos, así como ver un historial claro de comunicaciones, lo que garantiza que no haya correos electrónicos duplicados ni mensajes perdidos.
2. Los buzones compartidos ofrecen transparencia y responsabilidad
Puedes compartir y delegar correos electrónicos con todo tu equipo. Todo el mundo puede ver la cadena completa de correos electrónicos y el historial, lo que permite una transparencia clara.
Como resultado, ya no es necesario perseguir a los compañeros de trabajo para obtener información, ya que todo es fácilmente accesible y hay un registro claro de lo que ya se ha enviado, lo que reduce el riesgo de perder un correo electrónico o de responder dos veces.
Con Gmelius no tendrás que preocuparte de que dos miembros del equipo respondan a la vez. Los miembros del equipo verán los avatares de los demás si están viendo un correo electrónico, y los puntos suspensivos rojos parpadearán en tiempo real si están respondiendo.
Para facilitar la colaboración interna, cualquier nota, mensaje o comentario interno se puede agregar fácilmente a un correo electrónico. Crea una nota y @mention a un colega directamente en un correo electrónico para iniciar una conversación en tiempo real.
Todas las notas y comentarios internos permanecerán privados para las partes interesadas externas, pero serán visibles para el equipo, lo que te permitirá tener un registro claro de todas las comunicaciones internas.
3. Los buzones compartidos son seguros y fáciles de monitorear
El correo electrónico (por sí solo) está diseñado para que las personas se comuniquen con otras personas. Nunca se diseñó para funcionar como una herramienta de colaboración en equipo.
Por este motivo, es probable que haya encontrado soluciones alternativas complejas o no seguras para resolver el problema. Quizás hayas compartido tus contraseñas con tu asistente o tal vez simplemente le hayas reenviado todos los correos electrónicos.
Por el contrario, cuando compartes una bandeja de entrada con tu equipo, todos pueden gestionar todos los correos electrónicos entrantes y salientes. El resultado es que no necesitas dar acceso a tu bandeja de entrada, compartir tus contraseñas ni reenviar largas cadenas de correo electrónico.
Una bandeja de entrada compartida garantiza una responsabilidad clara y ayuda a los equipos a gestionar proyectos de forma colaborativa directamente desde sus bandejas de entrada personales. Con frecuencia, un proyecto puede constar de decenas, si no cientos, de piezas móviles. Por eso, con Gmelius puedes dar un paso más y transformar tus bandejas de entrada compartidas y etiquetas de Gmail compartidas en tableros Kanban visuales. Al convertir tu bandeja de entrada en un tablero de proyectos visual, puedes tener una cuenta completa de dónde se encuentra cada pieza dentro de la progresión de un proyecto y, por lo tanto, garantizar su éxito.
Y si algunos de tus proyectos se ejecutan en Trello, puedes sincronizar las conversaciones de correo electrónico con Trello o importar tus proyectos de Trello a Gmail. Nuestros Integración bidireccional te permite simplificar la colaboración y gestionar proyectos sin cambiar de pestaña en tiempo real, tanto en Gmail como en Trello. Te invitamos a obtener más información sobre la primera integración bidireccional entre Gmail y Trello en este artículo.
4. Buzón compartido: una alternativa intuitiva a una herramienta de terceross
Bandejas de entrada compartidas automáticamente convierte tu bandeja de entrada en un sistema de servicio de asistencia, lo que te permite gestionar correos electrónicos grupales como sales@, support@ e info@ directamente desde tu bandeja de entrada de Gmail.
Puedes asignar un correo electrónico específico a un miembro individual del equipo para que la propiedad sea clara y responsable, lo que elimina el riesgo de que los correos electrónicos se pierdan o de que una tarea se escape a través de la red.
Además, puedes añadir un estado a un correo electrónico, por ejemplo, «Abierto», «Pendiente» o «Cerrado», y añadir etiquetas para explicar el progreso del correo electrónico y su tarea asociada.
Y como Gmelius se encuentra dentro de tu bandeja de entrada normal de Gmail, no es necesario cambiarte ni aprender a usar un nuevo y complejo software de mesa de ayuda.
Tu equipo ya usa Gmail, por lo que es fácil de usar y no requiere una difícil curva de aprendizaje. No es necesario que aprendas a usar un sistema nuevo ni añadir otra herramienta de comunicación al flujo de trabajo de tu equipo.
Las bandejas de entrada compartidas se encuentran dentro de tu bandeja de entrada de Gmail existente. Una vez que hayas creado una bandeja de entrada compartida e invitado a tu equipo, todo se gestionará a través de la interfaz habitual de Gmail.
Cómo convertir tu cuenta de Gmail en un buzón compartido
Para convertir la bandeja de entrada de tu correo electrónico en buzón compartido, necesitas usar Gmelius. Solo se necesitan unos pocos clics para crear tantos buzones compartidos ordenados y organizados como necesites.
Paso uno: En primer lugar, tú y cualquier miembro del equipo con el que quieras compartir una bandeja de entrada necesitáis regístrate en Gmelius.
Paso dos: Configura tu buzón compartido.
- Ingresa la dirección de correo electrónico que deseas compartir.
- Selecciona los miembros de tu equipo con los que quieres compartir la bandeja de entrada.
- Haz clic en «Compartir con».
- Decide si quieres añadir automáticamente a los futuros miembros del equipo a tu bandeja de entrada compartida. No te preocupes, puedes cambiar esta opción más adelante.
- Selecciona «Listo».
Paso tres: Instala el Extensión de navegador Gmelius y/o aplicación móvil. Por último, todos los miembros pertinentes del equipo recibirán automáticamente una notificación por correo electrónico para que se unan a tu equipo.
Un buzón compartido cierra la brecha entre Gmail y la moderna forma colaborativa de trabajar.
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