Warum jedes Team ein gemeinsames Postfach benötigt: 4 Vorteile

Moderne Teams arbeiten kollaborativ, funktionsübergreifend und remote über Zeitzonen und Abteilungen hinweg.

Und obwohl E-Mail nach wie vor die vorherrschende Kommunikationsmethode ist, insbesondere wenn es um eingehende Nachrichten von externen Stakeholdern geht, ist sie für eine kollaborative Umgebung nicht besonders förderlich.

E-Mail ist ideal für die Einzelkommunikation, aber um den Bedürfnissen des modernen Teams gerecht zu werden, muss sie angepasst werden.

Zum Glück geteilte Posteingänge sind die ideale Lösung für Teamzusammenarbeit, moderne Arbeitsabläufe und transparente Kommunikation.

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Was ist ein Shared Mailbox?

Ein geteiltes Postfach ist ein E-Mail-Postfach, das es mehreren Personen ermöglicht, E-Mails von derselben E-Mail-Adresse aus zu senden, zu empfangen und zu verwalten, z. B. [email protected].

Wenn Sie ein gemeinsames Postfach erstellen und es mit den entsprechenden Teammitgliedern teilen, kann jeder eingehende E-Mails aus seinem jeweiligen Posteingang verwalten und gemeinsam bearbeiten.

Beispiele und Anwendungsfälle für gemeinsam genutzte Postfächer

Sie fragen sich vielleicht, wie ein geteiltes Postfach für Ihr Team aussehen könnte, vor allem, wenn Sie zum ersten Mal davon hören. Sehen wir uns drei häufige Anwendungsfälle an, wie Abteilungen gemeinsam genutzte Postfächer verwalten:

• Für Kundenserviceteams: Der Leiter des Kundensupports delegiert eingehende E-Mails, sobald sie eingehen, an [email protected] und weist jeder E-Mail einen Besitzer und einen Status zu, um sicherzustellen, dass keine E-Mails übersehen werden.
  
  Zugewiesene E-Mails werden an den Ordner „Zugewiesen“ weitergeleitet, der für alle Teammitglieder sichtbar ist, und der zugewiesene Kundendienstmitarbeiter wird benachrichtigt. Ihr gesamtes Team hat Zugriff auf zugewiesene E-Mails, ausstehende E-Mails und geschlossene E-Mails. Sie erhalten sogar Analysen wie die Zeit bis zum Beantworten und die Zeit bis zum Abschluss.
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• Für Vertriebsteams: Ein neuer Lead sendet eine E-Mail an [email protected] und weil Ihr Vertriebsteam unglaublich wettbewerbsfähig ist, klicken zwei Ihrer Vertriebsmitarbeiter auf Antworten und beginnen mit der Eingabe. Mit einem gemeinsamen Postfach können die Vertriebsmitarbeiter in Echtzeit sehen, wann ein anderer Mitarbeiter antwortet. Kein Teilen von Passwörtern, doppelten Antworten oder verpassten Geschäftschancen mehr.
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• Für Buchhaltungsteams: Rechnungen überfluten das gemeinsame Postfach [email protected]. Sie werden intern nach dem Status einer Rechnung gefragt, aber Sie überwachen Rechnungen für 50 verschiedene Regionen und drei verschiedene Länder. Das ist in Ordnung, denn Sie haben die Automatisierung verwendet, um E-Mails zu delegieren und zuzuweisen, sodass Sie genau wissen, in welchem Ordner sie sich befinden, und den Status auf der Rechnung leicht sehen können, ohne eine E-Mail zur Überprüfung senden zu müssen.

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Was sind die Vorteile eines gemeinsamen Postfachs?

Gemeinsam genutzte Postfächer dienen dazu, Teams zusammenzubringen.

Ganz gleich, ob Sie im selben Büro, in derselben Abteilung oder in demselben Gebäude wie Ihr Team oder sogar standort- und fachübergreifend arbeiten, gemeinsam genutzte Postfächer ermöglichen Ihnen ein kollaboratives und transparentes Arbeiten.

Hier sind die wichtigsten Vorteile, wenn Sie Ihr reguläres Gmail-Konto in ein gemeinsames Postfach umwandeln:

1. Geteilte Postfächer ermöglichen Teams die Zusammenarbeit per E-Mail

Geteilte Postfächer überbrücken die Lücke zwischen E-Mails und Änderungen in der Teamzusammenarbeit. Da der Großteil der Kommunikation immer noch per E-Mail erfolgt, bietet ein gemeinsames Postfach die Möglichkeit, gemeinsam zu arbeiten.

Vor der Einführung von gemeinsam genutzten Postfächern war die Lösung chaotisch: E-Mails an Ihre Kollegen weiterzuleiten, mit „FYI“ zu kommunizieren oder mehrere Personen zu kontaktieren. All dies führte zu unübersichtlichem Posteingang und zusätzlichen unnötigen E-Mails.

Geteilte Postfächer machen das Cc oder das Weiterleiten von E-Mail-Ketten überflüssig. Jeder in Ihrem Team kann E-Mails lesen und verwalten sowie einen klaren Kommunikationsverlauf einsehen, sodass keine doppelten E-Mails und keine verpassten Nachrichten entstehen.

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2. Gemeinsame Postfächer bieten Transparenz und Rechenschaftspflicht

Sie können E-Mails mit Ihrem gesamten Team teilen und delegieren. Jeder kann die gesamte E-Mail-Kette und den Verlauf einsehen, was für klare Transparenz sorgt.

Das Ergebnis ist, dass Mitarbeiter nicht mehr nach Informationen gesucht werden müssen, da alles leicht zugänglich ist und es eine klare Aufzeichnung darüber gibt, was bereits gesendet wurde, wodurch das Risiko verringert wird, eine E-Mail zu verpassen oder zweimal zu antworten.

Mit Gmelius müssen Sie sich keine Sorgen machen, dass zwei Teammitglieder gleichzeitig antworten. Teammitglieder sehen die Avatare der jeweils anderen, wenn sie eine E-Mail lesen, und die roten Ellipsen blinken in Echtzeit, wenn sie antworten.

Um die interne Zusammenarbeit zu vereinfachen, können interne Notizen, Nachrichten oder Kommentare einfach zu einer E-Mail hinzugefügt werden. Erstelle eine Notiz und @mention einen Kollegen direkt in einer E-Mail, um ein Gespräch in Echtzeit zu beginnen.

Alle internen Notizen und Kommentare bleiben für externe Stakeholder geheim, sind aber für das Team sichtbar, sodass Sie einen klaren Überblick über die gesamte interne Kommunikation haben.

3. Gemeinsam genutzte Postfächer sind sicher und einfach zu überwachen

E-Mail (allein) ist für Einzelpersonen konzipiert, um mit anderen Personen zu kommunizieren. Es wurde nie dafür konzipiert, als Tool für die Teamzusammenarbeit zu funktionieren.

Aus diesem Grund haben Sie wahrscheinlich komplexe oder ungesicherte Problemumgehungen gefunden, um das Problem zu lösen. Vielleicht haben Sie Ihre Passwörter mit Ihrem Assistenten geteilt oder vielleicht leiten Sie einfach alle E-Mails an ihn weiter.

Wenn Sie dagegen einen Posteingang mit Ihrem Team teilen, kann jeder alle eingehenden und ausgehenden E-Mails verwalten. Das Ergebnis ist, dass Sie keinen Zugriff auf Ihren Posteingang gewähren, Ihre Passwörter teilen oder lange E-Mail-Ketten weiterleiten müssen.

Ein geteilter Posteingang garantiert klare Verantwortlichkeiten und hilft Teams, Projekte direkt von ihren persönlichen Posteingängen aus gemeinsam zu verwalten. Häufig kann ein Projekt aus Dutzenden, wenn nicht Hunderten von beweglichen Teilen bestehen. Deshalb kannst du mit Gmelius noch einen Schritt weiter gehen und deine geteilten Posteingänge und geteilten Gmail-Labels in visuelle Kanban-Tafeln. Indem Sie Ihren Posteingang in ein visuelles Projektboard verwandeln, können Sie vollständig nachvollziehen, wo sich die einzelnen Teile im Verlauf eines Projekts befinden, und so dessen Erfolg garantieren.

Und wenn einige deiner Projekte in Trello laufen, kannst du E-Mail-Konversationen mit Trello synchronisieren oder deine Trello-Projekte in Gmail importieren. Unser 2-Wege-Integration ermöglicht es Ihnen, die Zusammenarbeit zu vereinfachen und Projekte in Echtzeit zu verwalten, ohne zwischen Tabs wechseln zu müssen, sowohl in Gmail als auch in Trello. Wir laden Sie ein, mehr über die erste 2-Wege-Gmail-Trello-Integration in zu erfahren dieser Artikel.

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4. Shared Mailbox: Eine intuitive Alternative zum Drittanbieter-Tools

Automatisch geteilte Postfächer Verwandeln Sie Ihren Posteingang in ein Helpdesk-System, sodass Sie Gruppen-E-Mails wie sales@, support@ und info@ direkt von Ihrem Gmail-Posteingang aus verwalten können.

Sie können einem einzelnen Teammitglied eine bestimmte E-Mail zuweisen, um eine klare und rechenschaftspflichtige Verantwortung zu haben. So vermeiden Sie das Risiko, dass E-Mails übersehen werden oder eine Aufgabe durch das Netz rutscht.

Darüber hinaus können Sie einer E-Mail einen Status hinzufügen, z. B. „Offen“, „Ausstehend“ oder „Geschlossen“, und Tags hinzufügen, um den Fortschritt der E-Mail und der damit verbundenen Aufgabe zu erläutern.

Und da Gmelius direkt in Ihrem normalen Gmail-Posteingang gespeichert ist, müssen Sie nicht zu einer neuen komplexen Helpdesk-Software wechseln oder diese erlernen.

Ihr Team verwendet Gmail bereits, daher ist es einfach zu bedienen und es gibt keine mühsame Lernkurve. Sie müssen kein neues System erlernen oder dem Arbeitsablauf Ihres Teams ein weiteres Kommunikationstool hinzufügen.

Geteilte Posteingänge befinden sich in Ihrem bestehenden Gmail-Posteingang. Sobald Sie einen gemeinsamen Posteingang erstellt und Ihr Team eingeladen haben, wird alles über die übliche Gmail-Oberfläche abgewickelt.

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So verwandeln Sie Ihr Gmail-Konto in ein gemeinsam genutztes Postfach

Um Ihren E-Mail-Posteingang in einen zu verwandeln geteiltes Postfach, du musst Gmelius benutzen. Mit nur wenigen Klicks können Sie so viele übersichtliche und organisierte gemeinsame Postfächer erstellen, wie Sie benötigen.

Erster Schritt: Zunächst müssen Sie und alle Teammitglieder, mit denen Sie einen Posteingang teilen möchten, melde dich für Gmelius an.

Zweiter Schritt: Konfigurieren Sie Ihr geteiltes Postfach.

• Geben Sie die E-Mail-Adresse ein, die Sie teilen möchten.
• Wählen Sie die Mitglieder Ihres Teams aus, mit denen Sie den Posteingang teilen möchten.
• Klicken Sie auf „Teilen mit“.
• Entscheide, ob du zukünftige Teammitglieder automatisch zu deinem geteilten Posteingang hinzufügen möchtest. Keine Sorge, du kannst diese Option später ändern.
• Wählen Sie „Fertig“.

Schritt Drei: Installieren Sie den Gmelius-Browsererweiterung und/oder mobile Anwendung. Schließlich erhalten alle relevanten Teammitglieder automatisch eine E-Mail-Benachrichtigung, damit sie Ihrem Team beitreten können.

Ein gemeinsames Postfach schließt die Lücke zwischen Gmail und der modernen kollaborativen Arbeitsweise.

Fangen Sie an mit Gmelius kostenlos, um Ihren Posteingang in einen gemeinsamen Teamarbeitsbereich mit erweiterten Automatisierungsfunktionen zu verwandeln.