Meilleures pratiques pour les boîtes aux lettres partagées : simplifiez les processus collaboratifs en équipe

Lorsque les e-mails affluent de plusieurs boîtes de réception d'entreprises, cela peut devenir difficile à gérer. Outre le volume considérable de messages, le manque de responsabilité, l'encombrement de la boîte de réception et une mauvaise communication peuvent faire en sorte qu'un problème mineur soit considéré comme un gros problème.

Pour réduire les problèmes courants liés aux e-mails et simplifier les processus d'équipe, les boîtes aux lettres partagées constituent une solution efficace. Les boîtes aux lettres partagées peuvent contribuer à améliorer l'efficacité des équipes, à créer un meilleur flux de travail pour gérer un afflux d'e-mails et à permettre aux équipes de collaborer sur une seule plateforme.

Cette compilation des meilleures pratiques pour une boîte aux lettres partagée peut aider les équipes à reprendre le contrôle de leur boîte de réception. Votre équipe sera sur la bonne voie pour gérer ses e-mails avec succès en suivant ces solutions simples.

Comment fonctionne une boîte aux lettres partagée ?

UNE boîte aux lettres partagée est utile pour les équipes dont la boîte de réception d'entreprise reçoit régulièrement un volume d'e-mails exceptionnellement important. Le principal avantage est que plusieurs personnes peuvent envoyer, recevoir et gérer des e-mails à partir de la même adresse sans avoir à passer d'un compte à l'autre.

Par exemple, si l'équipe commerciale ou logistique de votre entreprise possède sa propre adresse e-mail, chaque membre de l'équipe peut gérer les messages depuis une boîte de réception partagée (c'est-à-dire support@ ou supply@). Les chefs d'équipe peuvent accorder des autorisations pour permettre aux membres d'envoyer, de déléguer ou d'attribuer des conversations à des membres spécifiques de l'équipe afin de réduire les temps de réponse et de renforcer l'appropriation.

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Meilleures pratiques pour les boîtes aux lettres partagées

Les boîtes aux lettres partagées offrent de nombreux avantages aux équipes, qu'il s'agisse de faciliter la collaboration ou d'éliminer les longs fils de discussion. Vous pouvez implémenter des boîtes aux lettres partagées de différentes manières afin de maximiser les avantages de votre entreprise. Voici nos meilleures pratiques en matière de boîte aux lettres partagée.

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Organisez les e-mails en étiquettes et en dossiers

La boîte de réception d'une personne moyenne contient 1 602 e-mails non lus. Bien que bon nombre d'entre eux puissent contenir du spam ou d'autres notifications de plateforme, il est facile pour une demande client de passer inaperçue dans la catégorie « non lue ». Pour réduire le risque de manquer des demandes importantes, il peut être utile de trier les e-mails dans des dossiers ou par étiquette. Les dossiers offrent une solution simple pour trier les e-mails selon différentes catégories. Si votre équipe utilise Gmail, les dossiers sont considérés comme des libellés.

Pour vous assurer que votre équipe suit les meilleures pratiques en matière d'étiquettes ou de dossiers de boîtes aux lettres partagés, établissez des règles garantissant que chaque e-mail est trié correctement. Par exemple, votre équipe d'assistance peut souhaiter trier les demandes des clients par niveau d'importance ou par statut de la tâche, par exemple « traitée » ou « en attente ».

Cette technique d'organisation peut aider votre équipe à comprendre le niveau d'urgence d'une demande et à déterminer si elle a été traitée ou non. Cela permet d'éviter la confusion et les critiques qui peuvent survenir lorsque les e-mails ne sont pas lus. Les équipes peuvent poser leur candidature Étiquettes Gmail individuellement, ou automatisez le processus en créant des filtres qui appliquent des libellés aux e-mails répondant à certains critères.

Créez des réponses d'équipe pré-approuvées

Une boîte aux lettres partagée permet aux entreprises de centraliser les communications. Cela signifie que les membres de l'équipe peuvent répondre ensemble via une seule boîte de réception. Cependant, avec une boîte aux lettres partagée, chaque membre de l'équipe a la possibilité d'envoyer une réponse, ce qui peut entraîner des réponses non uniformes. Pour gagner du temps et garantir des réponses appropriées, utilisez des modèles d'e-mail lors de la rédaction des réponses par e-mail.

Les modèles aident les équipes à créer des e-mails contenant des informations complètes et fiables, tout en permettant la personnalisation. Lorsque vous répondez à un e-mail client, il vous suffit de l'enregistrer en tant que modèle à utiliser la prochaine fois que vous aurez besoin de traiter une question similaire. Les modèles d'e-mails peuvent également être utilisés en interne pour planifier des réunions d'équipe ou coordonner l'intégration des nouveaux employés.

Avec Gmelius, les membres de l'équipe peuvent partager Modèles Gmail avec d'autres personnes travaillant dans la même boîte aux lettres partagée. Cela permet d'économiser des heures passées à modifier, copier et coller des e-mails similaires.

Les modèles d'e-mails automatisés peuvent améliorer les temps de réponse ainsi que l'efficacité globale. À l'aide de modèles personnalisés, chaque e-mail entrant peut informer les clients de la réception de leur message et les assurer d'une résolution rapide.

Cela permet aux équipes de planifier les réponses par e-mail pour une date ultérieure tout en se concentrant sur les questions les plus urgentes. C'est la beauté de la communication asynchrone : elle vous permet de gérer votre temps efficacement et d'éviter de vous retrouver bloqué dans la rédaction des réponses aux e-mails.

Les clients obtiennent une réponse immédiate à leurs demandes grâce à l'automatisation, et les modèles fournissent du vocabulaire pour les communications professionnelles de base, vous n'avez donc pas à réinventer la roue. Pour ceux qui ont du mal à trouver les bons mots, Gmelius propose également brouillons d'e-mails partageables. Les équipes peuvent rédiger les réponses de l'entreprise ensemble pour s'assurer que tout le monde adhère aux mêmes normes de communication professionnelles et aux mêmes styles d'entreprise.

Fixer des limites

Les membres de l'équipe auront besoin d'autorisations, accordées par le propriétaire, pour utiliser une boîte aux lettres partagée. Lors de la configuration initiale de la boîte aux lettres partagée de votre entreprise, il est important de déterminer quels membres de l'équipe y auront accès. La définition de ces autorisations permet de garder chaque boîte aux lettres partagée organisée.

La définition de limites renforce également les mesures de sécurité pour le traitement des informations sensibles ou exclusives. Chaque fois qu'un employé quitte l'entreprise, une bonne pratique courante consiste à mettre à jour les mots de passe pour éviter une éventuelle violation de données. La réduction du nombre d'utilisateurs peut également limiter vos risques et garantir la protection des données.

Obtenez des informations

L'organisation est un élément clé de l'utilisation d'une boîte aux lettres partagée, mais il est tout aussi crucial de comprendre son bon fonctionnement. Les données de suivi pour une utilisation de base du courrier électronique peuvent fournir des informations précieuses sur votre activité et révéler des opportunités inattendues.

Lorsque vous gérez une boîte aux lettres partagée, posez-vous les questions suivantes :

• Combien d'e-mails votre entreprise reçoit-elle chaque jour ?
• La charge de travail de votre équipe est-elle répartie de manière uniforme ?
• Combien d'e-mails sont ouverts par rapport à ceux qui ne sont pas lus ?

L'observation des tendances et l'identification des domaines à améliorer peuvent vous aider à gérer la boîte aux lettres partagée de votre équipe de manière plus proactive. Offres Gmelius Gmail Analytics pour les équipes pour fournir un aperçu détaillé du fonctionnement de votre boîte aux lettres partagée.

Les responsables peuvent générer des rapports détaillés pour analyser chaque projet, mieux répartir la charge de travail de l'équipe et atteindre facilement les objectifs de l'entreprise. Ces informations permettent aux managers de visualiser

□ conversations assignées

□ le nombre d'e-mails attribués par utilisateur

□ combien d'e-mails ont été fermés par utilisateur

L'utilisation de données en temps réel pour identifier les opportunités peut optimiser les processus de votre entreprise et créer un flux de travail plus productif.

Investissez dans les intégrations

Les boîtes aux lettres partagées d'aujourd'hui offrent bien plus qu'un espace collectif permettant aux équipes d'adresser et d'organiser les e-mails ; elles offrent également des opportunités d'intégration. Au lieu de passer d'un outil à l'autre, les équipes peuvent intégrer leurs boîtes aux lettres partagées à d'autres plateformes, telles que Google Workspace, des tableaux Kanban ou des applications de messagerie instantanée pour gagner du temps et accélérer le flux de travail.

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Chaque plateforme de boîte aux lettres partagée possède des fonctionnalités d'intégration différentes. Avec Gmelius, la boîte aux lettres partagée de votre équipe peut s'intégrer aux applications Google Workspace courantes, ainsi qu'à Trello, Slack, Loom, Zapier et Zoom, faisant de Gmelius l'outil de collaboration ultime.

Votre équipe peut superviser la gestion de projet, répondre aux messages instantanés et configurer des flux de travail automatisés, le tout depuis sa boîte de réception Gmail.

L'utilisation d'une boîte aux lettres partagée aide les équipes à développer des lignes de communication claires pour déléguer la charge de travail et définir la propriété au sein d'un large personnel.

En suivant ces bonnes pratiques pour une boîte aux lettres partagée, votre entreprise sera sur la voie d'un flux de travail collaboratif qui produira des résultats positifs.

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Les meilleures pratiques pour les boîtes aux lettres partagées sont disponibles dans Gmelius. Êtes-vous prêt à l'essayer pour votre équipe ? INSCRIVEZ-VOUS aujourd'hui !