La pandémie mondiale en cours a provoqué des changements exponentiels dans les secteurs de la chaîne d'approvisionnement et de la logistique. Les retards d'expédition, le manque de ressources et les problèmes de communication constituent les principaux défis. Ces perturbations continues amènent les équipes à remettre en question leurs processus actuels.
Ces problèmes récurrents ont amené de nombreuses personnes à réévaluer les outils et solutions existants afin de renforcer les processus de communication et d'obtenir de meilleurs résultats. Pour atteindre cet objectif, les équipes doivent suivre les meilleures pratiques en matière d'approvisionnement et de gestion de la chaîne d'approvisionnement afin de résoudre les problèmes courants et de mettre en place un flux de travail cohérent et résilient.
Achats et chaîne d'approvisionnement : quelle est la différence ?
Avant de discuter des défis communs qui émergent dans ces secteurs, il est important de comprendre la différence entre les deux approvisionnement et chaîne d'approvisionnement.
- L'approvisionnement consiste à obtenir des biens, des services ou des travaux auprès de sources externes, y compris des matières premières, des emballages et des réparations.
- Une chaîne d'approvisionnement est un réseau d'informations, de fonctions et d'autres ressources qui transforment les matériaux issus de l'approvisionnement en biens et services destinés à la distribution.
La gestion d'une chaîne d'approvisionnement implique de superviser l'ensemble du flux de biens et de services, des matières premières aux produits finis prêts à être distribués.
Les entreprises s'appuient sur un système complexe de fabricants, de fournisseurs et d'équipes logistiques pour livrer des produits prêts à être distribués. Le défi consiste à maintenir la cohérence du flux de marchandises et de matériaux tout en maintenant les coûts. Le coût des marchandises et des services d'expédition ne peut pas dépasser le montant de la vente et le transport doit respecter des délais de livraison stricts. Les autres préoccupations concernent la gestion des stocks, le stockage, les normes de qualité et le service client, entre autres.
Pour réussir dans ces secteurs, les équipes doivent suivre les meilleures pratiques pour stimuler la croissance, favoriser la résilience et renforcer chaque maillon de la chaîne. Cela commence par les opérations internes.
Meilleures pratiques en matière d'achats et de gestion de la chaîne d'approvisionnement
Le respect des meilleures pratiques de la chaîne d'approvisionnement atténue les risques et permet aux équipes de trouver des solutions positives du début à la fin. Voici quatre bonnes pratiques à suivre.
1. Centralisez les communications internes de l'équipe
Une communication interne efficace est vitale pour les équipes de la chaîne d'approvisionnement et des achats. Cette meilleure pratique conduit à des résultats positifs tels que :
- identifier les goulots d'étranglement plus rapidement
- augmentation de la satisfaction des clients
- faciliter la collaboration interne
- améliorer l'agilité organisationnelle
La méthode par laquelle les équipes mènent leurs communications internes joue un rôle important. Par exemple, avec l'essor des opérations à distance, les équipes communiquent plus que jamais par voie numérique. La correspondance quotidienne étant effectuée par e-mail et par chat instantané, il est essentiel de maintenir une communication claire et concise.
La solution ? Centralisez la communication pour réduire les risques de mauvaise communication et d'erreurs. De nombreuses équipes communiquent déjà par le biais d'un seul compte e-mail d'entreprise. Cependant, cette méthode ne permet pas de savoir qui a vu quel e-mail ou de savoir si un e-mail a reçu une réponse.
Souvent, les équipes partent du principe que la direction a détecté et résolu des problèmes qui n'ont pas été signalés d'une manière ou d'une autre. Cela fait que les e-mails restent sans réponse, ne sont pas résolus ou, pire encore, reçoivent plusieurs réponses, ce qui révèle un manque d'organisation au sein de l'équipe.
Gmelius est une plateforme de communication qui centralise la communication par e-mail via une boîte de réception partagée pour les équipes. Cela signifie que plusieurs membres de l'équipe peuvent adresser et gérer des e-mails ensemble via Gmail.
UNE boîte de réception partagée Cette solution permet aux équipes d'attribuer et de déléguer des e-mails à d'autres membres de l'équipe pour garantir la responsabilisation. Ceci est essentiel pour définir l'appropriation au sein d'une équipe. Une autre caractéristique essentielle qui distingue Gmelius des autres solutions de boîte de réception partagée est la possibilité de créer des conversations internes à côté de n'importe quel e-mail.
Notes par e-mail permettre aux équipes de communiquer avec les autres départements en temps réel. Une gestion efficace de la chaîne d'approvisionnement nécessite des approbations rapides pour les budgets et les délais. Cette fonctionnalité clé élimine le besoin de transférer ou de transférer des e-mails par copie, ce qui peut retarder les temps de réponse. Toutes les communications sont centralisées et accélérées afin d'améliorer la clarté entre les équipes de la chaîne d'approvisionnement et des achats.
2. Utilisez une plateforme avec partage sécurisé de documents
Une documentation organisée et sécurisée est une bonne pratique essentielle pour les équipes d'approvisionnement et la gestion de la chaîne d'approvisionnement. Les listes d'inventaire, les bons de commande et les autres documents critiques doivent être organisés et facilement accessibles pour garantir un flux de travail fluide.
Lorsque vous recherchez une plateforme sécurisée pour le partage de documents, pensez à Google. En 2019, Google a travaillé avec plus de 1 000 fournisseurs dans plus de 70 pays. Son offre infinie de fonctionnalités en fait une excellente plateforme pour les équipes de la chaîne d'approvisionnement et des achats. Avec Google Docs et Google Drive, les administrateurs peuvent définir des autorisations, appliquer des règles spécifiques et activer le partage de fichiers en dehors d'une organisation.
Gmelius propose une intégration avec Espace de travail Google afin que les équipes puissent partager des documents dans la boîte de réception partagée de leur équipe. Plus important encore, les notes électroniques de Gmelius permettent aux membres d'ajouter différents types de pièces jointes à une conversation afin de fournir des ressources immédiates en temps réel. Plutôt que d'attendre une pièce jointe à un e-mail, les membres de l'équipe peuvent simplement joindre un document à une conversation.
3. Automatisez les actions manuelles
Un processus d'approvisionnement fiable nécessite une efficacité de bout en bout. L'accélération de la numérisation afin de réduire les processus d'approvisionnement sujets aux risques, tels que la négociation des conditions ou la recherche d'un fournisseur, est extrêmement bénéfique pour les équipes achats.
L'automatisation réduit également le risque d'erreur humaine et accélère encore le flux de travail en rationalisant les tâches quotidiennes. Gérer un afflux de courriels peut s'avérer difficile pour une équipe nombreuse. Un e-mail perdu peut contenir une opportunité manquée qui pourrait compromettre un processus d'achat. L'application de règles d'automatisation aux tâches quotidiennes entraîne des changements importants dans la sécurisation des processus et permet même à votre équipe de gagner des heures par semaine
L'une des meilleures pratiques en matière d'automatisation des e-mails consiste à créer des modèles d'e-mail personnalisables. Rédiger le même e-mail à plusieurs reprises fait perdre du temps qui pourrait être consacré à des opérations critiques. Au lieu de recréer des e-mails, créez des modèles qui répondent à différents besoins.
Par exemple, les modèles d'e-mail peuvent être utilisés pour les bons de commande, les confirmations ou les mises à jour de statut. Les règles d'automatisation peuvent ensuite définir une heure précise pour l'envoi de l'e-mail. Offres Gmelius modèles d'e-mails pour Gmail afin que les membres de l'équipe puissent partager les réponses afin de rationaliser le flux de travail et de garantir le professionnalisme dans tous les départements.
L'automatisation s'applique également aux politiques de SLA. Les accords de niveau de service (SLA) sont essentiels dans le secteur de la chaîne d'approvisionnement, car ils détaillent les attentes en matière de services, les délais, les coûts et les autres conditions d'accord entre les clients et les entreprises.
L'application de règles d'automatisation permet d'informer le personnel des e-mails qui nécessitent une réponse dans un délai précis afin d'éviter toute violation des politiques de SLA. Gmelius propose une logique basée sur des règles pour appliquer ces avertissements SLA. L'image ci-dessus affiche une structure simple « si » et « alors » afin que les équipes puissent rester attentives aux conversations nécessitant des mesures immédiates.
4. Créez un flux de travail transparent
27 % des organisations ont constaté que le renforcement de la transparence de la chaîne d'approvisionnement permettait d'éviter les perturbations et les blocages. La visibilité favorise la durabilité et accroît l'implication des membres de l'équipe. La capacité à avoir une vue d'ensemble de l'approvisionnement est essentielle pour identifier les failles potentielles dans le processus. Un flux de travail transparent peut être établi à l'aide d'éléments visuels. L'utilisation de tableaux Kanban par Gmelius en est un excellent exemple.
Tableaux Kanban Gmail proposent un système de gestion de projet qui indique instantanément aux équipes dans quelle phase se trouve chaque projet et qui y travaille. Un processus d'approvisionnement implique l'acquisition de biens, la prise de contact avec les fournisseurs, la fabrication de fournitures et la distribution au client. En tant que processus étape par étape, la communication et la transparence sont essentielles. Les tableaux Kanban fournissent des éléments visuels permettant aux équipes de connaître la position exacte d'un client à tout moment du processus.
L'image ci-dessus montre un exemple de gestion visuelle de projet d'un tableau Kanban qui permet aux équipes de voir ce qui doit être terminé, ce qui est en cours, ce qui est en attente et les tâches terminées. Au lieu de deviner le statut d'une expédition, les membres de l'équipe peuvent simplement déplacer une tâche dans la colonne correspondante pour obtenir un rapport d'état clair.
L'application de règles d'automatisation aux tableaux Kanban permet d'ajuster le placement des tâches sans action manuelle. Cela accélère encore le flux de travail et garantit que les processus restent sur la bonne voie. Si les membres de l'équipe ont des questions, ils peuvent simplement associer des collègues à une tâche pour les informer de tout changement ou de toute préoccupation.
Pour de nombreuses entreprises qui essaient simplement de rester viables pendant une pandémie mondiale, l'avenir des achats semble instable. Cependant, la mise en œuvre de ces meilleures pratiques garantit un processus durable qui peut évoluer avec l'entreprise.
Dans une récente étude de Harvard Business Review Analytic Services, 45 % des personnes interrogées ont indiqué que la pandémie accélérait l'automatisation du processus d'approvisionnement. Le résultat ? Non seulement ils y voient des avantages, mais ils peuvent également voir clairement comment l'automatisation accrue est en train de devenir l'avenir de l'approvisionnement.
Gmelius propose d'innombrables fonctionnalités qui s'appliquent à ces meilleures pratiques en matière d'approvisionnement et de gestion de la chaîne d'approvisionnement. Si vous souhaitez accélérer le flux de travail et créer un processus durable, consultez nos fonctionnalités et intégrations et découvrez comment Gmelius est conçu pour améliorer la communication et la collaboration au sein des équipes. Prêt à démarrer ? INSCRIVEZ-VOUS aujourd'hui !
