Die anhaltende globale Pandemie hat zu exponentiellen Veränderungen in der Lieferkette und der Logistikbranche geführt. Lieferverzögerungen, fehlende Ressourcen und Kommunikationslücken sind die wichtigsten Herausforderungen. Diese anhaltenden Störungen führen dazu, dass die Teams ihre aktuellen Prozesse in Frage stellen.
Solche wiederkehrenden Probleme haben viele dazu veranlasst, bestehende Tools und Lösungen neu zu bewerten, um Kommunikationsprozesse zu stärken und bessere Ergebnisse zu erzielen. Um dieses Ziel zu erreichen, müssen Teams bewährte Verfahren in den Bereichen Beschaffung und Lieferkettenmanagement befolgen, um gemeinsame Herausforderungen zu lösen und einen konsistenten und belastbaren Arbeitsablauf aufzubauen.
Beschaffung und Lieferkette: Was ist der Unterschied?
Bevor wir die gemeinsamen Herausforderungen erörtern, die sich in diesen Branchen stellen, ist es wichtig, den Unterschied zwischen beiden zu verstehen Beschaffung und Lieferkette.
- Die Beschaffung beinhaltet die Beschaffung von Waren, Dienstleistungen oder Arbeiten aus externen Quellen, einschließlich Rohstoffen, Verpackungen und Reparaturen.
- Eine Lieferkette ist ein Netzwerk von Informationen, Funktionen und anderen Ressourcen, das die Materialien aus der Beschaffung in Waren und Dienstleistungen für den Vertrieb umwandelt.
Das Management einer Lieferkette beinhaltet die Überwachung des gesamten Waren- und Dienstleistungsflusses, von den Rohstoffen bis hin zu den fertigen Waren, die für den Vertrieb bereit sind.
Unternehmen verlassen sich auf ein komplexes System von Herstellern, Lieferanten und Logistikteams, um vertriebsfertige Produkte zu liefern. Die Herausforderung besteht darin, den Waren- und Materialfluss konstant zu halten und gleichzeitig die Kosten aufrechtzuerhalten. Die Kosten für Waren und Versanddienstleistungen dürfen den Verkaufsbetrag nicht übersteigen, und beim Transport müssen strenge Lieferpläne eingehalten werden. Zu den weiteren Bedenken gehören unter anderem die Bestandsverwaltung, die Lagerung, die Qualitätsstandards und der Kundenservice.
Um in diesen Branchen erfolgreich zu sein, müssen Teams bewährte Verfahren anwenden, um das Wachstum voranzutreiben, die Widerstandsfähigkeit zu fördern und jedes Glied in der Kette zu stärken. Dies beginnt mit internen Abläufen.
Bewährte Verfahren in Beschaffung und Lieferkettenmanagement
Die Einhaltung der Best Practices für die Lieferkette mindert Risiken und bereitet Teams auf positive Lösungen von Anfang bis Ende vor. Hier sind vier bewährte Methoden, die Sie befolgen sollten.
1. Zentralisieren Sie die interne Teamkommunikation
Effektive interne Kommunikation ist für Lieferketten- und Einkaufsteams von entscheidender Bedeutung. Diese bewährte Methode führt zu positiven Ergebnissen wie:
- Engpässe früher erkennen
- Erhöhung der Kundenzufriedenheit
- Erleichterung der internen Zusammenarbeit
- Verbesserung der organisatorischen Agilität
Die Methode, mit der Teams die interne Kommunikation durchführen, spielt eine wichtige Rolle. Mit dem Aufkommen von Remote-Operationen kommunizieren Teams beispielsweise heute mehr denn je digital. Da die tägliche Korrespondenz per E-Mail und Instant-Chats geführt wird, ist es wichtig, die Kommunikation klar und präzise zu halten.
Die Lösung? Zentralisieren Sie die Kommunikation, um das Risiko von Missverständnissen und Fehlern zu reduzieren. Viele Teams kommunizieren bereits über ein Unternehmens-E-Mail-Konto. Bei dieser Methode fehlt es jedoch an einer Möglichkeit, nachzuverfolgen, wer welche E-Mail gesehen hat, oder um festzustellen, ob eine E-Mail eine Antwort erhalten hat.
Oft gehen Teams einfach davon aus, dass das Management Probleme erkannt und behoben hat, die nicht auf irgendeine Weise gemeldet wurden. Dies führt dazu, dass E-Mails unbeantwortet oder ungelöst bleiben oder, schlimmer noch, mehrere Antworten erhalten, was auf einen Mangel an Organisation innerhalb eines Teams hindeutet.
Gmelius ist eine Kommunikationsplattform, die die E-Mail-Kommunikation über einen gemeinsamen Posteingang für Teams zentralisiert. Das bedeutet, dass mehrere Teammitglieder E-Mails gemeinsam über Gmail adressieren und verwalten können.
EIN geteilter Posteingang Die Lösung ermöglicht es Teams, E-Mails anderen Teammitgliedern zuzuweisen und zu delegieren, um die Rechenschaftspflicht sicherzustellen. Dies ist entscheidend für die Definition der Eigenverantwortung innerhalb eines Teams. Eine weitere Kernfunktion, die Gmelius von anderen Lösungen für gemeinsam genutzte Posteingänge unterscheidet, ist die Möglichkeit, interne Konversationen neben jeder E-Mail aufzubauen.
E-Mail-Notizen ermöglichen es Teams, in Echtzeit mit anderen Abteilungen zu kommunizieren. Ein effektives Lieferkettenmanagement erfordert zeitnahe Genehmigungen für Budgets und Zeitpläne. Diese wichtige Funktion macht das Weiterleiten oder Versenden von E-Mails überflüssig, da dies die Antwortzeiten verzögern kann. Die gesamte Kommunikation erfolgt zentralisiert und beschleunigt, um die Übersichtlichkeit zwischen den Lieferketten- und Einkaufsteams zu verbessern.
2. Nutzen Sie eine Plattform mit sicherem Dokumentenaustausch
Eine organisierte und sichere Dokumentation ist eine wichtige bewährte Methode für Beschaffungsteams und das Lieferkettenmanagement. Inventarlisten, Bestellungen und andere wichtige Dokumente müssen organisiert und leicht zugänglich sein, um einen reibungslosen Arbeitsablauf zu gewährleisten.
Wenn Sie nach einer sicheren Plattform für das Teilen von Dokumenten suchen, sollten Sie Google in Betracht ziehen. Stand 2019 hat Google mit über 1.000 Lieferanten in über 70 Ländern zusammengearbeitet. Das endlose Angebot an Funktionen macht es zu einer hervorragenden Plattform für Lieferketten- und Einkaufsteams. Mit Google Docs und Google Drive können Administratoren Berechtigungen festlegen, bestimmte Regeln anwenden und die gemeinsame Nutzung von Dateien außerhalb einer Organisation ermöglichen.
Gmelius bietet Integration mit Google Workspace sodass Teams Dokumente im gemeinsamen Posteingang ihres Teams teilen können. Noch wichtiger ist, dass die E-Mail-Notizen von Gmelius es den Mitgliedern ermöglichen, einer Konversation verschiedene Arten von Anhängen hinzuzufügen, um sofort Ressourcen in Echtzeit bereitzustellen. Anstatt auf einen E-Mail-Anhang zu warten, können die Teammitglieder einfach ein Dokument an eine Konversation anhängen.
3. Automatisieren Sie manuelle Aktionen
Ein zuverlässiger Beschaffungsprozess erfordert eine durchgängige Effizienz. Die Beschleunigung der Digitalisierung zur Reduzierung risikobehafteter Beschaffungsprozesse, wie etwa das Aushandeln von Konditionen oder die Beschaffung eines Lieferanten, ist für die Beschaffungsteams von großem Vorteil.
Die Automatisierung reduziert auch das Risiko menschlicher Fehler und beschleunigt den Arbeitsablauf weiter, indem die täglichen Aufgaben optimiert werden. Die Verwaltung eines Zustroms von E-Mails kann für ein großes Team schwierig sein. Eine verlorene E-Mail kann eine verpasste Gelegenheit enthalten, die einen Beschaffungsprozess gefährden könnte. Die Anwendung von Automatisierungsregeln auf tägliche Aufgaben führt zu tiefgreifenden Änderungen bei den Sicherheitsprozessen und spart Ihrem Team sogar Stunden pro Woche
Eine bewährte Methode bei der E-Mail-Automatisierung ist die Erstellung anpassbarer E-Mail-Vorlagen. Das wiederholte Verfassen derselben E-Mail verschwendet Zeit, die für wichtige Vorgänge aufgewendet werden könnte. Anstatt E-Mails neu zu erstellen, erstellen Sie Vorlagen, die unterschiedliche Anforderungen erfüllen.
E-Mail-Vorlagen können beispielsweise für Bestellungen, Bestätigungen oder Statusaktualisierungen verwendet werden. Automatisierungsregeln können dann eine bestimmte Zeit für den Versand der E-Mail festlegen. Gmelius bietet E-Mail-Vorlagen für Gmail damit die Teammitglieder Antworten austauschen können, um den Arbeitsablauf zu optimieren und die abteilungsübergreifende Professionalität sicherzustellen.
Die Automatisierung gilt auch für SLA-Richtlinien. Service Level Agreements (SLAs) sind in der Supply-Chain-Branche von entscheidender Bedeutung, da sie die Erwartungen an Dienstleistungen, Termine, Kosten und andere Vertragsbedingungen zwischen Kunden und Unternehmen detailliert beschreiben.
Durch die Anwendung von Automatisierungsregeln werden Mitarbeiter über E-Mails informiert, die bis zu einem bestimmten Zeitpunkt beantwortet werden müssen, um Verstöße gegen die SLA-Richtlinien zu vermeiden. Gmelius bietet eine regelbasierte Logik zur Durchsetzung solcher SLA-Warnungen. Das obige Bild zeigt eine einfache „Wenn“ - und „Dann“ -Struktur, sodass Teams bei Gesprächen, die sofortige Maßnahmen erfordern, stets auf dem Laufenden bleiben können.
4. Erstellen Sie einen transparenten Arbeitsablauf
27% der Unternehmen stellten fest, dass die Erhöhung der Transparenz in der Lieferkette dazu beitrug, Störungen und Engpässe zu verhindern. Transparenz fördert die Nachhaltigkeit und erhöht die Eigenverantwortung der Teammitglieder. Die Fähigkeit, das Gesamtbild der Beschaffung zu sehen, ist entscheidend für die Identifizierung potenzieller Lücken im Prozess. Mithilfe visueller Elemente kann ein transparenter Arbeitsablauf eingerichtet werden. Ein Paradebeispiel ist die Verwendung von Kanban-Boards durch Gmelius.
Gmail-Kanban-Boards bieten Sie ein Projektmanagementsystem an, das den Teams sofort zeigt, in welcher Phase sich jedes Projekt befindet und wer daran arbeitet. Ein Beschaffungsprozess beinhaltet die Beschaffung von Waren, die Kontaktaufnahme mit Lieferanten, die Herstellung von Materialien und den Vertrieb an den Kunden. Da es sich um einen schrittweisen Prozess handelt, sind Kommunikation und Transparenz von entscheidender Bedeutung. Kanban-Boards bieten visuelle Elemente, sodass Teams zu jedem Zeitpunkt des Prozesses die genaue Position eines Kunden sehen können.
Das obige Bild zeigt ein Beispiel für das visuelle Projektmanagement eines Kanban-Boards, mit dem Teams sehen können, was erledigt werden muss, was in Bearbeitung ist, was aussteht und welche Aufgaben abgeschlossen sind. Anstatt den Status einer Lieferung zu erraten, können die Teammitglieder einfach eine Aufgabe in die entsprechende Spalte verschieben, um einen übersichtlichen Statusbericht zu erhalten.
Durch die Anwendung von Automatisierungsregeln auf Kanban-Boards kann die Platzierung von Aufgaben ohne manuelles Eingreifen angepasst werden. Dies beschleunigt den Arbeitsablauf weiter und stellt sicher, dass die Prozesse planmäßig bleiben. Wenn Teammitglieder Fragen haben, können sie einfach Kollegen in einer Aufgabe markieren, um sie über Änderungen oder Bedenken zu informieren.
Für viele Unternehmen, die einfach versuchen, während einer globalen Pandemie lebensfähig zu bleiben, scheint die Zukunft der Beschaffung instabil. Die Umsetzung dieser Best Practices garantiert jedoch einen nachhaltigen Prozess, der mit einem Unternehmen mitwachsen kann.
In einer aktuellen Studie von Harvard Business Review Analytic Services gaben 45% der Befragten an, dass die Pandemie die Automatisierung des Beschaffungsprozesses beschleunigt. Das Ergebnis? Sie sehen nicht nur die Vorteile, sondern sie können auch deutlich erkennen, wie die zunehmende Automatisierung zur Zukunft der Beschaffung wird.
Gmelius bietet unzählige Funktionen, die für diese Best Practices in Beschaffung und Lieferkettenmanagement gelten. Wenn Sie Ihren Arbeitsablauf beschleunigen und einen dauerhaften Prozess aufbauen möchten, schauen Sie sich unsere Funktionen und Integrationen an und erfahren Sie, wie Gmelius darauf ausgelegt ist, die Kommunikation und Zusammenarbeit im Team zu verbessern. Bereit loszulegen? Melde dich an heute!
