A pandemia global em andamento causou mudanças exponenciais nos setores de cadeia de suprimentos e logística. Atrasos no envio, falta de recursos e falhas na comunicação são os principais desafios. Essas interrupções contínuas fazem com que as equipes questionem seus processos atuais.
Esses pontos problemáticos recorrentes fizeram com que muitos reavaliassem as ferramentas e soluções existentes para fortalecer os processos de comunicação e alcançar melhores resultados. Para atingir esse objetivo, as equipes devem seguir as melhores práticas em compras e gerenciamento da cadeia de suprimentos para resolver desafios comuns e criar um fluxo de trabalho consistente e resiliente.
Aquisição e cadeia de suprimentos: qual é a diferença?
Antes de discutir os desafios comuns que surgem nesses setores, é importante entender a diferença entre os dois cadeia de compras e suprimentos.
- A aquisição envolve a obtenção de bens, serviços ou obras de fontes externas, incluindo matérias-primas, embalagens e reparos.
- Uma cadeia de suprimentos é uma rede de informações, funções e outros recursos que transformam os materiais da aquisição em bens e serviços para distribuição.
Gerenciar uma cadeia de suprimentos envolve supervisionar o fluxo completo de bens e serviços, desde matérias-primas até produtos acabados prontos para distribuição.
As empresas confiam em um sistema complexo de fabricantes, fornecedores e equipes de logística para entregar produtos prontos para distribuição. O desafio está em manter o fluxo de mercadorias e materiais consistente e, ao mesmo tempo, manter os custos. O custo das mercadorias e dos serviços de remessa não pode exceder o valor da venda, e o transporte deve obedecer a cronogramas de entrega rígidos. Outras preocupações incluem gerenciamento de estoque, armazenamento, padrões de qualidade e atendimento ao cliente, entre outras.
Para ter sucesso nesses setores, as equipes devem seguir as melhores práticas para impulsionar o crescimento, promover a resiliência e fortalecer cada elo da cadeia. Isso começa com as operações internas.
Melhores práticas em compras e gerenciamento da cadeia de suprimentos
Seguir as melhores práticas da cadeia de suprimentos reduz os riscos e prepara as equipes para soluções positivas do começo ao fim. Aqui estão quatro melhores práticas a serem seguidas.
1. Centralize as comunicações internas da equipe
A comunicação interna eficaz é vital para as equipes de compras e da cadeia de suprimentos. Essa melhor prática leva a resultados positivos, como:
- identificando gargalos mais cedo
- aumento da satisfação do cliente
- facilitando a colaboração interna
- melhorando a agilidade organizacional
O método pelo qual as equipes conduzem as comunicações internas desempenha um papel importante. Por exemplo, com o aumento das operações remotas, as equipes se comunicam digitalmente agora mais do que nunca. Com a correspondência diária conduzida por e-mail e bate-papos instantâneos, manter a comunicação clara e concisa é fundamental.
A solução? Centralize a comunicação para reduzir os riscos de falhas de comunicação e erros. Muitas equipes já se comunicam por meio de uma conta de e-mail da empresa. No entanto, esse método não tem uma maneira de rastrear quem viu qual e-mail ou saber se um e-mail recebeu uma resposta.
Muitas vezes, as equipes simplesmente presumem que a gerência viu e resolveu problemas que não foram sinalizados de alguma forma. Isso faz com que os e-mails fiquem sem resposta, não sejam resolvidos ou, pior ainda, recebam várias respostas, o que revela falta de organização entre uma equipe.
Gmelius é uma plataforma de comunicação que centraliza a comunicação por e-mail por meio de uma caixa de entrada compartilhada para equipes. Isso significa que vários membros da equipe podem endereçar e gerenciar e-mails juntos por meio do Gmail.
UM caixa de entrada compartilhada A solução permite que as equipes atribuam e deleguem e-mails a outros membros da equipe para garantir a responsabilidade. Isso é fundamental para definir a propriedade dentro de uma equipe. Outro recurso principal que diferencia o Gmelius de outras soluções de caixa de entrada compartilhada é a capacidade de criar conversas internas ao lado de qualquer e-mail.
Notas por e-mail permitem que as equipes se comuniquem com outros departamentos em tempo real. O gerenciamento eficaz da cadeia de suprimentos exige aprovações rápidas para orçamentos e cronogramas. Esse recurso importante elimina a necessidade de encaminhar ou enviar e-mails que podem atrasar os tempos de resposta. Toda a comunicação é centralizada e acelerada para melhorar a clareza entre as equipes da cadeia de suprimentos e de compras.
2. Utilize uma plataforma com compartilhamento seguro de documentos
A documentação organizada e segura é uma prática recomendada essencial para equipes de compras e gerenciamento da cadeia de suprimentos. Listas de inventário, pedidos de compra e outros documentos essenciais devem ser organizados e facilmente acessíveis para garantir um fluxo de trabalho tranquilo.
Ao pesquisar uma plataforma segura para compartilhamento de documentos, considere o Google. Em 2019, o Google trabalhou com mais de 1.000 fornecedores em mais de 70 países. Sua oferta infinita de recursos o torna uma excelente plataforma para equipes de cadeia de suprimentos e compras. Com o Google Docs e o Google Drive, os administradores podem definir permissões, aplicar regras específicas e ativar o compartilhamento de arquivos fora da organização.
O Gmelius oferece integração com Espaço de trabalho do Google para que as equipes possam compartilhar documentos na caixa de entrada compartilhada da equipe. Mais importante ainda, as notas de e-mail do Gmelius permitem que os membros adicionem vários tipos de anexos a uma conversa para fornecer recursos imediatos em tempo real. Em vez de esperar pelo anexo de um e-mail, os membros da equipe podem simplesmente anexar um documento a uma conversa.
3. Automatize ações manuais
Um processo de aquisição confiável exige eficiência de ponta a ponta. Acelerar a digitalização para reduzir processos de aquisição propensos a riscos, como negociar termos ou contratar um fornecedor, é extremamente benéfico para as equipes de compras.
A automação também reduz o risco de erro humano e agiliza ainda mais o fluxo de trabalho ao simplificar as tarefas diárias. Gerenciar um fluxo de e-mails pode ser difícil para uma equipe grande. Um e-mail perdido pode conter uma oportunidade perdida que pode comprometer o processo de aquisição. A aplicação de regras de automação às tarefas diárias cria mudanças impactantes na proteção dos processos e até economiza horas de sua equipe por semana.
Uma prática recomendada na automação de e-mail é criar modelos de e-mail personalizáveis. Escrever o mesmo e-mail repetidamente desperdiça o tempo que poderia ser gasto em operações críticas. Em vez de recriar e-mails, crie modelos que atendam a diferentes necessidades.
Por exemplo, modelos de e-mail podem ser usados para pedidos de compra, confirmações ou atualizações de status. As regras de automação podem então definir um horário específico para enviar o e-mail. Gmelius oferece modelos de e-mail para o Gmail para que os membros da equipe possam compartilhar respostas para otimizar o fluxo de trabalho e garantir profissionalismo em todos os departamentos.
A automação também se aplica às políticas de SLA. Os acordos de nível de serviço (SLAs) são essenciais no setor de cadeia de suprimentos, pois detalham as expectativas de serviços, prazos, custos e outros termos de contrato entre clientes e empresas.
A aplicação de regras de automação notifica a equipe sobre e-mails que exigem respostas em um horário específico para evitar a violação das políticas de SLA. O Gmelius oferece lógica baseada em regras para aplicar esses avisos de SLA. A imagem acima mostra uma estrutura simples de “se” e “então” para que as equipes possam permanecer atentas às conversas que exigem ações imediatas.
4. Crie um fluxo de trabalho transparente
27% das organizações descobriram que o aumento da transparência na cadeia de suprimentos ajudou a evitar interrupções e gargalos. A visibilidade impulsiona a sustentabilidade e aumenta a propriedade dos membros da equipe. A capacidade de ver o panorama geral da aquisição é fundamental para identificar possíveis falhas no processo. Um fluxo de trabalho transparente pode ser estabelecido usando elementos visuais. Um excelente exemplo é o uso de quadros Kanban por Gmelius.
Quadros Kanban do Gmail oferecem um sistema de gerenciamento de projetos que mostra instantaneamente às equipes em qual fase cada projeto se encontra e quem está trabalhando nele. Um processo de aquisição envolve a aquisição de mercadorias, o contato com fornecedores, a fabricação de suprimentos e a distribuição ao cliente. Como um processo passo a passo, a comunicação e a transparência são essenciais. Os quadros Kanban fornecem elementos visuais para que as equipes possam ver a posição exata de um cliente em qualquer ponto do processo.
A imagem acima mostra um exemplo do gerenciamento visual de projetos de um quadro Kanban que permite que as equipes vejam o que precisa ser concluído, o que está em andamento, o que está pendente e as tarefas concluídas. Em vez de adivinhar o status de uma remessa, os membros da equipe podem simplesmente mover uma tarefa para a coluna correspondente para obter um relatório de status claro.
A aplicação de regras de automação aos quadros Kanban pode ajustar o posicionamento das tarefas sem ação manual. Isso agiliza ainda mais o fluxo de trabalho e garante que os processos permaneçam em dia. Se os membros da equipe tiverem dúvidas, eles podem simplesmente marcar colegas em uma tarefa para notificá-los sobre quaisquer alterações ou preocupações.
Para muitas empresas que estão simplesmente tentando se manter viáveis durante uma pandemia global, o futuro das compras parece instável. No entanto, a implementação dessas melhores práticas garante um processo sustentável que pode crescer com a empresa.
Em um estudo recente da Harvard Business Review Analytic Services, 45% dos entrevistados relataram que a pandemia está acelerando a automação do processo de aquisição. O resultado? Eles não estão apenas vendo benefícios, mas também podem ver claramente como o aumento da automação está se tornando o futuro das compras.
Gmelius oferece inúmeros recursos que se aplicam a essas melhores práticas em compras e gerenciamento da cadeia de suprimentos. Se você deseja agilizar o fluxo de trabalho e criar um processo duradouro, confira nossos recursos e integrações e saiba como o Gmelius foi criado para melhorar a comunicação e a colaboração da equipe. Pronto para começar? Cadastre-se hoje!
