10 técnicas de automação do Gmail para economizar centenas de horas de trabalho

Como formato de comunicação padrão para muitos setores diferentes, o e-mail oferece aos usuários uma ferramenta de correspondência familiar e consistente. O outro lado dessa popularidade, no entanto, é uma coleção infinita de caixas de entrada desordenadas, porque todo mundo envia e-mails.

É por isso que é tão importante automatizar o Gmail sempre que possível.

Usar uma ferramenta de automação do Gmail pode aprimorar significativamente o gerenciamento de e-mails automatizando tarefas repetitivas e simplificando a comunicação.

O Gmail oferece recursos valiosos para ajudar a agilizar o gerenciamento de e-mails, mas, em alguns casos, essas ferramentas nativas não têm o poder de afetar substancialmente sua caixa de entrada. Felizmente, Gmelius tem todos os recursos e integrações de que você precisa para ajudar a automatizar as ferramentas da sua equipe, gerenciar e-mails e economizar tempo e esforço.

Aprenda a automatizar o Gmail sem sair da sua caixa de entrada, usando as ferramentas integradas do Google e as regras de automação do Gmelius que funcionam dentro da sua conta do Gmail sem precisar trocar de aplicativo.

Pronto para levar o gerenciamento de e-mails para o próximo nível? Experimente Gmelius de graça.

O que é a automação do Gmail?

Automação do Gmail significa usando a tecnologia para classificar, organizar, criar regras e gerenciar o funcionamento da sua conta de e-mail. Ao aproveitar as configurações corretas do Gmail e as ferramentas de terceiros, você pode automatizar as tarefas do Gmail, como rotular, atribuir e até mesmo excluir.

Isso não só economiza tempo, mas também aumenta sua produtividade. Imagine ter suas mensagens recebidas categorizadas automaticamente, priorizar e-mails importantes e remover a bagunça desnecessária, tudo isso sem levantar um dedo. Imagine uma caixa de entrada mais organizada do que você já viu antes!

Outro tipo de A automação do Gmail usa inteligência artificial. Ele pode completar automaticamente certas palavras e frases para que você possa redigir seus e-mails com mais rapidez e parecer mais profissional. O recém-lançado Google Gêmeos pode escrever e-mails inteiros no Gmail, facilitando sua vida.

O principal tipo de automação do Gmail que estamos discutindo hoje é a automação do fluxo de trabalho: reduzindo as tarefas chatas e repetitivas que uma máquina poderia realizar em vez de você.

Para vendedores, profissionais de marketing e qualquer pessoa que passe muito tempo gerenciando e-mails no Gmail, a automação pode mudar o jogo. Ele permite que você se concentre no que realmente importa: construir relacionamentos, fechar negócios e impulsionar seus negócios.

E quanto à automação de divulgação por e-mail?

Automatizar sua divulgação pode economizar muito tempo e energia gastos em e-mails frios. No entanto, a automação de campanhas externas geralmente é impossível sem um serviço externo de marketing por e-mail ou algum tipo de software de gerenciamento de relacionamento com clientes (CRM).

Em vez disso, sua equipe pode automatizar a divulgação por e-mail com algumas das ferramentas nativas do Gmail, potencializadas pelos recursos adicionais que o Gmelius oferece.

Por exemplo, você pode enviar e-mails automaticamente para uma lista de contatos armazenada em um arquivo CSV. Em seguida, você pode automatizar as ações de acompanhamento por e-mail, como verificar se não há resposta após um determinado número de dias ou enviar e-mails automaticamente aos clientes que respondem.

A Gmelius também oferece automação de ingressos para seus e-mails promocionais. Isso significa que, quando um lead ou cliente responde, você pode atribuir automaticamente o e-mail a um membro da equipe de vendas ou marketing. Isso garante que seus e-mails automatizados tenham um humano no circuito e cada eletrodo é investigado.

Antes de iniciar sua divulgação, você também pode automatizar a limpeza em massa da lista de e-mails usando ferramentas como E-mail verificado para garantir que suas mensagens cheguem a caixas de entrada reais e ativas. Isso ajuda a reduzir as taxas de rejeição, proteger a reputação do remetente e melhorar a capacidade de entrega geral, tornando suas campanhas automatizadas mais eficazes.

É importante observar que as contas do Gmail têm diferentes capacidades de envio, com contas pessoais limitadas a 500 e-mails por dia e contas do Google Workspace permitindo até 2.000 e-mails por dia. Essas limitações serão aplicadas quando você automatizar e-mails, mesmo em campanhas de divulgação.

10 dicas para automação do Gmail que você pode experimentar hoje

Se você está tendo dificuldades com muitos e-mails no Gmail ou procurando maneiras de encaminhar e-mails automaticamente para que eles cheguem ao membro certo da equipe, essas dicas são para você.

1. Crie modelos para enviar mensagens personalizadas automaticamente

Modelos de e-mail são uma maneira fácil de economizar tempo em e-mails repetitivos no Gmail. Se você estiver preparando uma campanha externa ou um lembrete interno para funcionários, usar modelos de e-mail incorporados pode economizar tempo e garantir que sua mensagem contenha todas as informações necessárias.

Como criar um modelo do Gmail?

Aqui está uma explicação passo a passo de como criar modelos do Gmail:

1. Abra as Configurações do Gmail clicando no ícone de engrenagem no canto superior direito da sua caixa de entrada.
2. Selecione “Ver todas as configurações”.
3. Na próxima janela, clique na guia “Avançado”
4. Selecione a opção “Ativar” ao lado da seção “Modelos”.
5. Clique em “Salvar alterações” na parte inferior da página e retorne à sua caixa de entrada do Gmail.
6. Agora, escreva uma nova mensagem, de preferência um e-mail promocional que você enviará frequentemente aos contatos.
7. Quando estiver satisfeito, vá até o final do e-mail e clique em Mais opções > Modelos > Salvar rascunho como modelo > Salvar como novo modelo.

Dica profissional: se você não quiser criar seu próprio modelo de e-mail, copie e cole um dos nossos modelos pré-fabricados na janela de composição.

Isso não significa que suas respostas sejam robóticas. O Gmelius permite que você adicione modelos de e-mail personalizados criando variáveis personalizadas que podem ser preenchidas posteriormente, graças a um processo intuitivo de mesclagem de e-mails

2. Automatize sequências do Gmail e campanhas diretas

A automação de e-mail por meio de sequências compartilháveis pode melhorar o alcance da sua equipe com respostas automáticas e outras ações. Sequências de Gmelius usa filtros simples do tipo “se isso, então aquilo” para garantir que seus e-mails sempre cheguem à pessoa certa, na hora certa.

Por exemplo, você pode criar uma sequência de e-mails enviados promovendo um novo serviço. Se um cliente responder e fizer um pedido, você poderá configurar o Gmail para atribuir automaticamente a tarefa a alguém do departamento de vendas.

Usando os filtros do Gmail, você pode até mesmo automatizar a classificação, organização e atribuição de seus e-mails, garantindo que as mensagens importantes sejam sempre priorizadas. Você também pode sincronizar e-mails com quadros Kanban e aplicar automaticamente marcadores compartilhados do Gmail para tarefas diferentes, como explicaremos um pouco mais tarde.

O Gmelius armazena todos os seus modelos de e-mail na janela de “composição” para que você nunca precise manter uma lista contínua de acompanhamentos. E inscrevendo-se com o Gmelius é fácil!

3. Crie fluxos de trabalho de equipe eficientes com filtros e regras de automação do Gmail

Gmélio” regras de automação do fluxo de trabalho permitem que você simplifique os processos diários da sua equipe e distribua sua carga de trabalho em alguns cliques:

• Atribuir tarefas
• Alterar o status da conversa
• Adicione tags e rótulos para classificar e-mails relacionados
• Tarefas de arrastar e soltar
• Troque notas de e-mail

Você pode criar filtros para encaminhar e-mails automaticamente aos membros designados da equipe com base em regras específicas, garantindo que os e-mails relevantes cheguem às partes apropriadas sem intervenção manual.

Você também pode usar a automação de e-mail para atribuições em vez de delegá-las manualmente. Quando os e-mails recebidos atendem a determinados critérios predefinidos, o Gmelius os encaminha automaticamente para os membros corretos da equipe.

4. Automatize quadros kanban

Os painéis Kanban gerenciam e automatizam canais de e-mail de forma eficiente e visual, você pode revisar de dentro da sua caixa de entrada do Gmail. Embora o Gmail por si só não possa preencher automaticamente cartões de tarefas e quadros de projetos, você pode acessar esse recurso usando o Gmelius.

Além disso, é possível sincronize todas as suas tarefas com o Google Agenda e atribua automaticamente tarefas que são adicionadas a uma coluna em um quadro de projeto usando as regras “se isso, então aquilo”.

Por exemplo, quando você organiza um quadro em estágios de conclusão, uma tarefa muda automaticamente de status quando atinge um determinado estágio.

Você pode ver essa ferramenta de organização visual em ação quando solicite uma breve demonstração!

5. Automatize seu agendador de reuniões do Gmail

Às vezes, o agendamento de uma reunião leva mais tempo do que a reunião em si. Enviar e-mails para frente e para trás tentando coordenar horários e datas é um processo ineficiente. É por isso que tantos e-mails nas caixas de entrada do Gmail são simplesmente para tentar encontrar o melhor horário para todos se encontrarem!

O agendador de reuniões da Gmelius pode automatizar todo o processo de agendamento para você, incluindo, mas não limitado a:

• Compartilhando a disponibilidade do calendário
• Envio de lembretes e questionários antes da reunião
• Compartilhando links do Zoom ou do Google Meet

Ele permite que você incorpore um instantâneo do calendário no próprio corpo do e-mail, para que o destinatário possa escolher o espaço de sua preferência. No back-end, você pode configurar lembretes, questionários e e-mails de confirmação que serão enviados automaticamente antes do início da reunião.

6. Exclua automaticamente e-mails de spam em suas mensagens recebidas

Uma das perguntas mais comuns quando se trata da automação do Gmail é: “Você pode excluir automaticamente as mensagens que não precisa?” Imagine se você nunca tivesse que ver spam, e-mails de marketing, promoções irrelevantes e outros e-mails que estão apenas criando confusão.

Quando você automatiza o Gmail, isso é realmente possível. Configure uma regra que diga que, quando um e-mail contiver palavras-chave como “Não responder” ou “Sem resposta”, ele será automaticamente excluído da sua caixa de entrada.

Se você quiser removê-lo por enquanto, mas mantê-lo para referência futura, o Gmelius permite que você:

• Arquive automaticamente mensagens que contenham palavras-chave específicas ou venham de determinados domínios.
• Encaminhe automaticamente mensagens da sua caixa de entrada profissional para seu Gmail pessoal ou até mesmo para outra pessoa.

7. Agende e-mails para enviar mais tarde

Esse é um dos poucos recursos de automação do Gmail disponíveis nativamente na sua caixa de entrada. Se você ainda não o usou, está perdendo um recurso simples, mas incrivelmente útil! Veja como funciona:

1. Abra a janela Escrever para escrever uma nova mensagem.
2. Digite o endereço de e-mail, Cc ou Bcc informações e a linha de assunto.
3. Escreva o corpo do e-mail ou adicione-o a partir de um modelo.
4. No canto inferior esquerdo da janela de composição, ao lado de “Enviar”, você verá uma seta para baixo. Clique aqui.
5. Um menu suspenso é aberto; clique em “Agendar envio”.

O Gmail recomendará automaticamente alguns slots, mas você também pode definir seus próprios. #ProTip: De acordo com pesquisa, Segunda-feira é o melhor dia para enviar e-mails B2C e quarta-feira é o melhor dia para B2B.

8. Compartilhe e-mails com colegas de trabalho usando uma caixa de entrada compartilhada

Se você está cansado de encaminhar seus e-mails para um assistente, colega de trabalho ou superior, a automação do Gmail tem a resposta. Você pode criar uma caixa de entrada compartilhada via Gmelius para que vários usuários possam acessar o mesmo e-mail sem compartilhar credenciais do Google ou comprometer a segurança de alguma forma.

9. Acione a resposta instantânea perfeita para e-mails urgentes

Todos nós usamos fora do escritório e-mails quando estamos de férias ou de folga. E se você pudesse aplicar uma automação semelhante do Gmail aos seus e-mails urgentes?

Para fazer isso, você pode configurar uma regra “se isso, então aquilo” que é acionada quando você recebe mensagens de endereços importantes ou contendo palavras-chave específicas.

Por exemplo, digamos que você tenha um cliente de alto valor cujos e-mails você não pode ignorar. Você pode configurar o Gmail para que, sempre que uma mensagem chegar do endereço deles, noite ou dia, uma resposta cuidadosa e pré-projetada seja enviada imediatamente.

Além dessas respostas automatizadas, o recurso de automação de fluxo de trabalho do Gmelius pode classificar suas caixas de entrada compartilhadas, organizar e-mails por marcadores compartilhados, acionar regras de contrato de nível de serviço (SLA) e muito mais.

10. Marque e-mails automaticamente para automação perfeita da caixa de entrada e colaboração em equipe

Outra forma de automatizar e-mails e organizar sua caixa de entrada é aplicar a tag correta. Quando você aplica uma tag a um e-mail, ela é automaticamente categorizada como, digamos, “importante” ou “contábil” ou “Amazon” ou qualquer outra coisa relevante para sua equipe.

#ProTip: Use o Gmelius para associar uma tag a uma equipe. Isso permite que você destaque automaticamente e-mails específicos do Gmail para toda a equipe sem precisar encaminhá-los.

Você pode automatizar o Gmail com scripts?

Sim, você pode automatizar o Gmail usando scripts como parte do Programa de Desenvolvedores do Google. Você pode ir para script.google.com e inicie um novo projeto, no qual você pode escrever scripts para automações simples, como enviar automaticamente um e-mail com um link do G Doc sempre que criar um Google Doc.

Você pode encontrar o processo exato aqui, mas lembre-se de que a automação do Gmail baseada em scripts exige muito tempo e habilidades técnicas para ser dominada. Normalmente, é melhor usar serviços de terceiros, como o Gmelius, que oferecem um nível semelhante de controle e capacidade de automação sem nenhum trabalho de back-end.

Ferramentas de terceiros, como o Zapier, também podem ser incrivelmente poderosas. Ao integrar o Gmail com outros aplicativos, você pode automatizar fluxos de trabalho inteiros. Por exemplo, você pode usar o Zapier para gerar uma lista de tarefas a partir da sua caixa de entrada e salvar automaticamente anexos de e-mail.

Curiosidade: o Zapier também trabalha com o Gmelius!

Para quem é a automação do Gmail?

É uma boa ideia automatizar o Gmail para quem recebe um grande volume de mensagens todos os dias. Isso pode ser:

1. Uma equipe de atendimento ao cliente

Seu suporte ao cliente receberá vários e-mails todos os dias, e quase todos eles precisam de atenção urgente. Você pode até ter contratos de nível de serviço (SLAs) que definem tempos de resposta rígidos. Aqui, a automação do Gmail categorizará e atribuirá automaticamente cada problema ao agente certo, além de escalar automaticamente os problemas pendentes.

2. Um executivo de nível C

Os CXOs são os principais tomadores de decisão em qualquer empresa e, portanto, recebem uma enxurrada de e-mails todos os dias. Nem todos são relevantes e alguns não precisam de uma resposta imediata. A automação permite que os CXOs compartilhem sua caixa de entrada com um assistente, atribuam tarefas relacionadas a e-mails e saiam do circuito para manter o dia livre para atividades de maior valor agregado.

3. Despachando equipes

As equipes de despacho têm a tarefa de cuidar do atendimento dos pedidos, e essa é uma função agitada. A automação do Gmail coloca um pouco de ordem nesse caos ao encaminhar e-mails automaticamente para os departamentos certos, atribuir tarefas, sinalizar pedidos importantes e muito mais.

Desafios na organização da caixa de entrada do Gmail (e suas soluções)

Uma caixa de entrada limpa é a base do gerenciamento eficaz de e-mails. No entanto, é mais fácil falar do que fazer. Ao embarcar em sua jornada para caixa de entrada zero, é provável que você enfrente:

1. Confusão sobre o que automatizar: Defina suas prioridades corretamente. Automatize as respostas aos seus clientes de maior valor e às consultas mais frequentes.
2. Falta de organização: Primeiro, organize a estrutura da sua equipe para saber quem é responsável pelo quê. Dessa forma, a automação do Gmail realmente fará sentido.
3. Habilidades técnicas limitadas: Automações avançadas (por exemplo, por meio de scripts) exigem conhecimento de codificação. Encontre uma solução de terceiros que seja mais fácil de usar.
4. Não há tempo suficiente: A automação do Gmail é altamente configurável, mas leva tempo para ser configurada. Portanto, atribua um recurso dedicado para essa finalidade ou peça a ajuda do seu fornecedor.
5. Um limite nos recursos de automação: Embora o Gmail tenha recursos integrados, como mensagens agendadas, modelos de e-mail e respostas automatizadas, ele não pode fazer tudo. Procure uma ferramenta terceirizada acessível que seja certificada pelo Google e vá além.

O Gmelius ajuda a automatizar seu alcance e agilizar os fluxos de trabalho da equipe, tudo de dentro da sua conta existente do Gmail, para que você possa se manter conectado e ser mais produtivo.

• Economize horas gastas copiando e colando
• Automatize os fluxos de trabalho diários da sua equipe
• Simplifique o alcance do cliente a partir do Gmail
• Fortaleça suas conexões com o bate-papo no aplicativo
• Nunca saia da sua caixa de entrada do Gmail

Conclusão: a automação do Gmail é óbvia

Por exemplo, você pode criar filtros do Gmail para rotular e classificar automaticamente as mensagens recebidas com base em critérios como remetente, assunto ou palavras-chave. Dessa forma, os e-mails importantes estão sempre ao seu alcance e os menos críticos estão bem guardados.

Os recursos integrados do Gmail, como atrasar o envio de mensagens, classificar e-mails, filtrar e-mails, rotular e-mails e modelos/respostas predefinidas, podem agilizar ainda mais seu fluxo de trabalho. Por exemplo, você pode usar respostas predefinidas para responder rapidamente a consultas comuns, evitando que você digite a mesma mensagem repetidamente.

Se você é um vendedor, profissional de marketing ou simplesmente alguém que deseja gerenciar seu e-mail com mais eficiência, definitivamente vale a pena explorar a automação do Gmail.

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