Dans la nouvelle ère du télétravail, les équipes doivent trouver des moyens de collaborer en ligne plus efficacement pour répondre aux exigences des projets. Mais comme les membres de l'équipe sont dispersés dans le monde entier, gérer des projets ensemble devient un défi.

Si votre équipe n'organise pas efficacement les projets entrants, vous pouvez vous attendre à un encombrement de la boîte de réception, à une mauvaise gestion de projet et à une perte de temps due à des processus désorganisés. L'utilisation de règles ou de filtres de boîte de réception pour trier automatiquement les e-mails dans différents dossiers peut aider à gérer les e-mails plus efficacement. Pour aider les équipes à collaborer plus efficacement sur les projets, voici quelques conseils de gestion des e-mails pour rationaliser les flux de travail des projets.

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Qu'est-ce que la gestion des e-mails ?

La gestion des e-mails fait référence au processus d'organisation, de priorisation et de contrôle du flux d'e-mails dans votre boîte de réception. Cela implique l'utilisation de diverses techniques et outils pour gérer le volume de courriels, réduire le stress et augmenter la productivité. Une gestion efficace des e-mails vous permet de vous concentrer sur les tâches importantes, de répondre aux e-mails en temps opportun et de maintenir une boîte de réception propre et organisée.

Configuration de votre boîte de réception

La configuration de votre boîte de réception est la première étape d'une gestion efficace des e-mails. Cela implique la création de dossiers, d'étiquettes et de filtres pour classer et hiérarchiser vos e-mails. Vous pouvez également configurer des règles de boîte de réception pour trier et étiqueter automatiquement les messages entrants. En outre, vous pouvez personnaliser votre client de messagerie pour n'afficher que les informations les plus importantes, telles que les messages non lus ou les e-mails d'un expéditeur spécifique.

Conseils pour la gestion des e-mails

La gestion de projet par e-mail aide les équipes et les responsables à mieux collaborer via leurs boîtes de réception. Cependant, à mesure que les demandes des clients affluent, les équipes doivent disposer d'un plan efficace pour gérer la charge de travail et organiser facilement les projets. La gestion des e-mails est cruciale pour une gestion efficace des e-mails, car elle permet aux utilisateurs d'utiliser des règles pour organiser leur boîte de réception de manière plus efficace.

En outre, la gestion des notifications par e-mail est importante pour réduire les distractions et améliorer la productivité. La désactivation des notifications inutiles par e-mail peut vous aider à vous concentrer sur les tâches importantes et à optimiser le flux de travail.

Voici nos six meilleurs conseils en matière de gestion des e-mails pour rationaliser les flux de travail des projets de votre équipe.

1. Utilisez une boîte de réception partagée collaborative avec des règles de boîte de réception

Il est fort probable que chaque projet commence par un e-mail. C'est ainsi que commence le processus ardu d'innombrables e-mails et d'interminables échanges et transferts. Si trop de membres de l'équipe sont impliqués dans une chaîne de fils de discussion, le processus de gestion de projet devient difficile.

Entrez dans les boîtes de réception partagées. Les boîtes de réception partagées sont une solution permettant aux entreprises de gérer de grandes quantités d'e-mails entrants en même temps afin que plusieurs membres de l'équipe puissent traiter les e-mails entrants ensemble. L'utilisation de réponses standardisées pour gérer les questions fréquemment posées et les réponses répétitives aux e-mails peut permettre de gagner du temps et d'assurer la cohérence de la communication.

Les boîtes de réception partagées traditionnelles présentent des limites. Soit trop de personnes répondent au même e-mail, soit les e-mails restent sans réponse parce que les membres de l'équipe supposent que quelqu'un d'autre a répondu.

Boîte de réception partagée collaborative fait passer les fonctionnalités d'une boîte de réception partagée traditionnelle à un niveau supérieur. Par exemple, les équipes peuvent étiqueter des collègues, laisser des notes et attribuer des e-mails en tant que tâches pour transformer la gestion des e-mails en un outil de gestion de projet efficace.

2. Planifiez efficacement grâce aux notifications par e-mail

La coordination du calendrier est essentielle pour garantir le respect des délais et le respect des tâches. Si votre équipe utilise Google Agenda, les équipes peuvent consulter les disponibilités des autres équipes afin de consacrer du temps à discuter des détails du projet et à coordonner les tâches.

Pour les équipes qui fonctionnent à distance ou selon un modèle hybride, les outils de visioconférence tels que Google Meet font partie de votre programme quotidien.

Gmelius, un outil de collaboration et de communication par e-mail pour Gmail, propose des options d'intégration combinant Google Agenda avec Meet. Les équipes peuvent indiquer leurs disponibilités dans un e-mail contenant un lien de réunion Google Meet rempli automatiquement.

Gmelius propose également un outil de planification de réunions natif de Gmail pour aider les équipes à partager la disponibilité de leur calendrier afin d'accélérer le processus de planification et d'éliminer le risque de reprogrammation ou d'annulation de réunions.

3. Prioriser les e-mails

La priorisation des e-mails est cruciale dans la gestion des e-mails. Vous pouvez utiliser différentes techniques pour hiérarchiser vos e-mails, par exemple en utilisant des drapeaux, des étoiles ou des couleurs pour indiquer le niveau d'importance. Vous pouvez également utiliser la règle des deux minutes, qui consiste à répondre aux e-mails qui peuvent être traités immédiatement en moins de deux minutes. Pour les e-mails qui nécessitent plus de temps ou d'attention, vous pouvez les ajouter à votre liste de tâches ou planifier un suivi. En hiérarchisant vos e-mails, vous pouvez vous concentrer sur les messages les plus importants et rester organisé.

4. Utilisez les outils de l'organisation pour signaler les messages

Les équipes peuvent utiliser des dossiers et des étiquettes de courrier électronique pour traiter les e-mails entrants afin d'améliorer l'organisation de manière efficace. Si une équipe dispose de plusieurs e-mails concernant un projet, les e-mails peuvent être classés dans un dossier ou une étiquette portant le nom propre à la mission. Les équipes affectées au projet n'auront qu'un seul dossier à créer pour consulter toutes les demandes.

De plus, l'utilisation de la fonction de signalement des messages permet aux utilisateurs de marquer les e-mails importants à des fins de suivi, garantissant ainsi que ces e-mails sont facilement suivis et ne sont pas oubliés.

L'application de filtres et l'utilisation d'étiquettes et de notes peuvent aider à séparer les e-mails dans les catégories appropriées afin de désencombrer votre boîte de réception, ce qui permet aux équipes de consacrer plus de temps aux projets.

5. Utilisez des outils visuels de gestion de projet

Au fur et à mesure que les e-mails concernant un projet affluent, votre équipe peut avoir du mal à déléguer des tâches. Un outil de gestion de projet présente les tâches dans un format visuel afin que les membres de l'équipe puissent :

• voir les missions en un coup d'œil
• attribuer et déléguer des tâches
• suivre l'état d'avancement et l'avancement des projets
• collaborez via une seule plateforme
  

Les tableaux Kanban sont une solution de gestion de projet visuelle qui aide les employés à organiser leurs e-mails en tâches divisées en colonnes et codées par couleur pour une efficacité maximale. Les membres de l'équipe peuvent voir physiquement leurs tâches et faire passer un projet de « en cours » à « terminé ».

Offres Gmelius Tableaux Kanban pour Gmail afin que toute conversation par e-mail puisse être transformée en tâche et gérée visuellement.

Les membres de l'équipe peuvent déléguer des cartes de tâches à des collègues spécifiques, ajouter des sous-tâches, des niveaux de priorité et des balises pour plus de clarté. Avec un tableau Kanban, un chef de projet peut constater que chaque tâche de la campagne est assignée et qu'elle est sur la bonne voie ou en retard. Cette méthode de gestion de projet évite les erreurs potentielles et les retards dans les délais, et contribue à rationaliser le flux de travail.

Plutôt que d'accéder à une plateforme distincte pour discuter des sujets du projet, les équipes peuvent attribuer des e-mails directement depuis Gmail à leur tableau Kanban. Les équipes peuvent poser des questions sur une fiche de tâches afin d'éviter de contacter une autre plateforme. Les responsables peuvent voir quels projets sont en attente et à qui les tâches sont attribuées afin d'avoir une meilleure visibilité sur les projets importants.

6. Automatisez le flux de travail grâce à des réponses

Automatisation peut aider les projets à rester sur la bonne voie en rationalisant le travail. Par exemple,

• si vous utilisez une boîte de réception partagée, les équipes peuvent définir des règles et ajuster les paramètres pour envoyer ou attribuer automatiquement des e-mails et des tâches aux membres de l'équipe concernés.
• les e-mails peuvent être configurés pour être envoyés vers des dossiers ou des libellés Gmail, afin que les demandes de projet restent organisées.
• des rappels peuvent être générés, afin que les équipes ne perdent jamais de vue la date de la prochaine réunion de projet.
• les équipes peuvent automatiser les flux de travail du tableau Kanban en attribuant automatiquement des tâches ou des e-mails spécifiques aux membres de l'équipe.

De plus, la gestion des e-mails promotionnels est cruciale pour maintenir une boîte de réception propre et organisée. Le désabonnement aux e-mails promotionnels indésirables et l'utilisation d'outils de désinscription en masse peuvent aider à éliminer les abonnements excessifs qui contribuent à l'encombrement de la boîte de réception.

Outil de collaboration par e-mail pour les projets d'équipe

Un flux de travail de projet stable peut aider les membres de votre équipe à rester agiles. Gmelius propose de précieuses solutions de gestion de projet pour combler le fossé entre les e-mails et les projets afin de gagner du temps et de maximiser la productivité.

Jongler avec plusieurs tâches est une nécessité lors de la gestion de projets. Gmelius simplifie cet obstacle en permettant aux équipes de travailler à partir d'une seule plateforme au sein de Gmail au lieu de passer d'une application à l'autre. Pour gérer efficacement les e-mails, il est essentiel d'établir des règles et de la discipline. Gestion efficace des e-mails joue un rôle essentiel dans la communication d'entreprise et le respect des normes légales.

L'utilisation de dossiers spécifiques pour organiser les e-mails peut encore améliorer la productivité. En créant des filtres ou des règles, les messages entrants peuvent être automatiquement triés dans des dossiers spécifiques, ce qui permet aux utilisateurs de gérer et de hiérarchiser leurs e-mails de manière efficace.

Votre équipe utilise-t-elle Slack ou Trello pour gérer des projets ? Gmelius offre une intégration bidirectionnelle unique avec des outils de gestion de projet populaires tels que Slack et Trello.

Avec Gmelius, les équipes peuvent importer des tableaux Trello dans Gmail ou créer une boîte de réception personnelle, boîte de réception partagée, ou un Libellé Gmail dans un tableau Kanban et synchronisez-le avec Trello.

Réduisez le temps nécessaire pour communiquer en utilisant l'outil d'intégration Slack de Gmelius. Les équipes peuvent intégrer boîtes de réception partagées et les libellés Gmail, collaborez sur des conversations par e-mail, ajoutez des notes internes aux fils de discussion, modifiez le statut des e-mails, attribuez des e-mails et répondez à des e-mails, le tout sans quitter Slack.

La collaboration en équipe sur les projets reste au premier rang des nombreux défis auxquels les entreprises sont confrontées lorsqu'elles utilisent un modèle à distance ou hybride. Laissez Gmelius simplifier le processus en incluant nos 5 meilleurs conseils de gestion des e-mails dans votre stratégie pour rationaliser les projets de l'entreprise et renforcer les efforts de communication et de collaboration pour vos équipes.

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