Em uma nova era de trabalho remoto, as equipes precisam encontrar maneiras de colaborar on-line de forma mais eficaz para atender às demandas do projeto. Mas com os membros da equipe espalhados por todo o mundo, gerenciar projetos juntos se torna um desafio.

Se sua equipe não organizar com eficiência os projetos recebidos, você pode esperar bagunça na caixa de entrada, gerenciamento deficiente de projetos e perda de tempo em processos desorganizados. Usar regras ou filtros da caixa de entrada para classificar automaticamente e-mails em pastas diferentes pode ajudar a gerenciar e-mails com mais eficiência. Para ajudar as equipes a colaborarem com mais eficiência em projetos, aqui estão algumas dicas de gerenciamento de e-mail para otimizar os fluxos de trabalho do projeto.

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O que é gerenciamento de e-mail?

O gerenciamento de e-mails se refere ao processo de organizar, priorizar e controlar o fluxo de e-mails em sua caixa de entrada. Envolve o uso de várias técnicas e ferramentas para gerenciar o volume de e-mails, reduzir o estresse e aumentar a produtividade. O gerenciamento eficaz de e-mails permite que você se concentre em tarefas importantes, responda aos e-mails em tempo hábil e mantenha uma caixa de entrada limpa e organizada.

Configurando sua caixa de entrada

Configurar sua caixa de entrada é a primeira etapa para um gerenciamento eficaz de e-mails. Isso envolve a criação de pastas, marcadores e filtros para categorizar e priorizar seus e-mails. Você também pode configurar regras de caixa de entrada para classificar e rotular automaticamente as mensagens recebidas. Além disso, você pode personalizar seu cliente de e-mail para exibir somente as informações mais importantes, como mensagens não lidas ou e-mails de um remetente específico.

Dicas de gerenciamento de e-mail

O gerenciamento de projetos por e-mail ajuda equipes e gerentes a colaborarem melhor em suas caixas de entrada. No entanto, à medida que as solicitações dos clientes chegam, as equipes precisam ter um plano bem-sucedido para lidar com a carga de trabalho e organizar projetos com facilidade. O gerenciamento de mensagens de e-mail é crucial para um gerenciamento eficaz de e-mails, pois permite que os usuários utilizem regras para organizar sua caixa de entrada com mais eficiência.

Além disso, gerenciar as notificações por e-mail é importante para reduzir as distrações e aumentar a produtividade. Desativar as notificações desnecessárias por e-mail pode ajudar a focar em tarefas importantes e otimizar o fluxo de trabalho.

Aqui estão nossas seis principais dicas de gerenciamento de e-mail para agilizar os fluxos de trabalho do projeto de sua equipe.

1. Use uma caixa de entrada compartilhada colaborativa com regras de caixa de entrada

É mais provável que todo projeto comece com um e-mail. Assim começa o árduo processo de inúmeros e-mails e intermináveis CC'ing e encaminhamentos. Se muitos membros da equipe se envolverem em uma cadeia de conversas por e-mail, o processo de gerenciamento de projetos se tornará difícil.

Insira caixas de entrada compartilhadas. As caixas de entrada compartilhadas são uma solução para as empresas ajudarem a gerenciar grandes somas de e-mails recebidos de uma só vez, para que vários membros da equipe possam abordar os e-mails recebidos juntos. O uso de respostas predefinidas para lidar com perguntas frequentes e respostas repetitivas por e-mail pode economizar tempo e garantir a consistência na comunicação.

As caixas de entrada compartilhadas tradicionais têm limitações. Ou muitas pessoas respondem ao mesmo e-mail ou os e-mails ficam sem resposta porque os membros da equipe presumem que outra pessoa respondeu.

Caixa de entrada compartilhada colaborativa eleva os recursos de uma caixa de entrada compartilhada tradicional a um novo patamar. Por exemplo, as equipes podem marcar colegas, deixar notas e atribuir e-mails como tarefas para transformar o gerenciamento de e-mails em uma ferramenta eficaz de gerenciamento de projetos.

2. Agenda de forma eficiente com notificações por e-mail

A coordenação do cronograma é fundamental para garantir que os prazos sejam cumpridos e que as tarefas permaneçam em dia. Se sua equipe usa o Google Agenda, as equipes podem ver a disponibilidade umas das outras para reservar tempo para discutir os detalhes do projeto e coordenar as tarefas.

Para equipes que operam remotamente ou com um modelo híbrido, ferramentas de videoconferência, como o Google Meet, fazem parte de sua programação diária.

O Gmelius, uma ferramenta de colaboração e comunicação por e-mail para o Gmail, oferece opções de integração que combinam Calendário do Google com Meet. As equipes podem inserir sua disponibilidade em um e-mail com um link de reunião do Google Meet preenchido automaticamente.

Gmelius também oferece um ferramenta de agendamento de reuniões nativo do Gmail para ajudar as equipes a compartilhar a disponibilidade do calendário para agilizar o processo de agendamento e eliminar a possibilidade de reagendar ou cancelar reuniões.

3. Priorizando e-mails

Priorizar e-mails é crucial no gerenciamento de e-mails. Você pode usar várias técnicas para priorizar seus e-mails, como usar bandeiras, estrelas ou cores para indicar o nível de importância. Você também pode usar a regra dos dois minutos, que envolve responder a e-mails que podem ser tratados imediatamente em menos de dois minutos. Para e-mails que exigem mais tempo ou atenção, você pode adicioná-los à sua lista de tarefas ou agendar um acompanhamento. Ao priorizar seus e-mails, você pode se concentrar nas mensagens mais importantes e se manter organizado.

4. Use ferramentas de organização para sinalizar mensagens

As equipes podem usar pastas e marcadores de e-mail para tratar os e-mails recebidos para uma melhor organização de forma eficaz. Se uma equipe tiver vários e-mails relacionados a um projeto, os e-mails podem ser categorizados em uma pasta ou rótulo com o nome adequado referente à tarefa. As equipes atribuídas ao projeto terão uma pasta para trabalhar para visualizar todas as solicitações.

Além disso, o uso do recurso de sinalização de mensagens permite que os usuários marquem e-mails importantes para acompanhamento, garantindo que esses e-mails sejam facilmente rastreados e não esquecidos.

Aplicar filtros e usar rótulos e notas pode ajudar a separar os e-mails nas categorias apropriadas para organizar sua caixa de entrada, permitindo que as equipes tenham mais tempo para se concentrar nos projetos.

5. Use ferramentas visuais de gerenciamento de projetos

À medida que chegam e-mails sobre um projeto, sua equipe pode ter problemas para delegar tarefas. Uma ferramenta de gerenciamento de projetos apresenta as tarefas em um formato visual para que os membros da equipe possam:

• veja as tarefas em um piscar de olhos
• atribuir e delegar tarefas
• acompanhar o status e o progresso do projeto
• colabore por meio de uma plataforma
  

Os quadros Kanban são uma solução visual de gerenciamento de projetos que ajuda os funcionários a organizar e-mails em tarefas divididas em colunas e codificadas por núcleos para máxima eficiência. Os membros da equipe podem ver fisicamente suas tarefas e mover um projeto “em andamento” para “concluído”.

Gmelius oferece Painéis Kanban para o Gmail para que qualquer conversa por e-mail possa ser transformada em uma tarefa e gerenciada visualmente.

Os membros da equipe podem delegar cartões de tarefas a colegas de equipe específicos, adicionar subtarefas, níveis de prioridade e tags para maior clareza. Com um quadro Kanban, um gerente de projeto verá que cada tarefa dentro da campanha é atribuída e está no caminho certo ou está ficando para trás. Esse método de gerenciamento de projetos evita possíveis erros e atrasos nos prazos, além de ajudar a otimizar o fluxo de trabalho.

Em vez de entrar em uma plataforma separada para discutir assuntos do projeto, as equipes podem atribuir e-mails diretamente do Gmail ao quadro Kanban. As equipes podem fazer perguntas em um cartão de tarefas para remover o contato em outra plataforma. Os gerentes podem ver quais projetos estão pendentes e quem recebe o quê para ter melhor visibilidade sobre projetos importantes.

6. Automatize o fluxo de trabalho com respostas prontas

Automação pode ajudar os projetos a se manterem em dia, simplificando o trabalho árduo. Por exemplo,

• ao usar uma caixa de entrada compartilhada, as equipes podem definir regras e ajustar as configurações para enviar ou atribuir automaticamente e-mails e tarefas aos membros apropriados da equipe.
• os e-mails podem ser configurados para serem enviados para pastas ou marcadores do Gmail, para que as solicitações de projetos permaneçam organizadas.
• lembretes podem ser gerados para que as equipes nunca percam a noção de quando será a próxima reunião do projeto.
• as equipes podem automatizar fluxos de trabalho do Kanban Board atribuindo automaticamente tarefas ou e-mails específicos aos membros da equipe.

Além disso, gerenciar e-mails promocionais é crucial para manter uma caixa de entrada limpa e organizada. Cancelar a assinatura de e-mails promocionais indesejados e usar ferramentas para cancelar a assinatura em massa pode ajudar a eliminar o excesso de assinaturas que contribuem para a bagunça na caixa de entrada.

Ferramenta de colaboração por e-mail para projetos de equipe

Um fluxo de trabalho de projeto estável pode ajudar os membros de sua equipe a permanecerem ágeis. A Gmelius oferece soluções valiosas de gerenciamento de projetos para preencher a lacuna entre e-mails e projetos, economizando tempo e maximizando a produtividade.

Fazer malabarismos com várias tarefas é uma necessidade ao gerenciar projetos. O Gmelius simplifica essa barreira ao permitir que as equipes trabalhem em uma plataforma no Gmail, em vez de alternar entre os aplicativos. Para gerenciar e-mails de forma eficaz, é fundamental estabelecer regras e disciplina. Gerenciamento eficiente de e-mails desempenha um papel fundamental na comunicação comercial e na conformidade com os padrões legais.

Usar pastas específicas para organizar e-mails pode aumentar ainda mais a produtividade. Ao criar filtros ou regras, as mensagens recebidas podem ser classificadas automaticamente em pastas designadas, ajudando os usuários a gerenciar e priorizar seus e-mails de forma eficaz.

Sua equipe usa Slack ou Trello para gerenciar projetos? O Gmelius oferece uma integração bidirecional exclusiva com ferramentas populares de gerenciamento de projetos, como Slack e Trello.

Com o Gmelius, as equipes podem importar quadros do Trello dentro do Gmail ou transformar uma caixa de entrada pessoal, caixa de entrada compartilhada, você, mãe? Etiqueta do Gmail em um quadro Kanban e sincronize-o com o Trello.

Reduza o tempo necessário para se comunicar usando a ferramenta de integração Slack da Gmelius. As equipes podem se integrar caixas de entrada compartilhadas e marcadores do Gmail, colabore em conversas por e-mail, adicione notas internas aos tópicos de e-mail, altere o status dos e-mails, atribua e-mails e até mesmo responda aos e-mails, tudo isso sem sair do Slack.

A colaboração em equipe em projetos permanece no topo dos muitos desafios que as empresas enfrentam usando um modelo remoto ou híbrido. Deixe o Gmelius simplificar o processo, incluindo nossas 5 principais dicas de gerenciamento de e-mail em sua estratégia para agilizar os projetos da empresa e criar os melhores esforços de comunicação e colaboração para suas equipes.

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