En una nueva era de trabajo desde casa, los equipos deben encontrar formas de colaborar en línea de manera más eficaz para satisfacer las demandas de los proyectos. Sin embargo, dado que los miembros del equipo están dispersos por todo el mundo, gestionar los proyectos de forma conjunta se convierte en un desafío.

Si tu equipo no organiza de manera eficiente los proyectos entrantes, puedes esperar que la bandeja de entrada esté desordenada, que la gestión de los proyectos sea deficiente y que se pierda tiempo debido a procesos desorganizados. El uso de reglas o filtros de la bandeja de entrada para ordenar automáticamente los correos electrónicos en diferentes carpetas puede ayudar a administrar los correos electrónicos de manera más eficaz. Para ayudar a los equipos a colaborar de manera más eficiente en los proyectos, estos son algunos consejos de administración del correo electrónico para agilizar los flujos de trabajo de los proyectos.

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¿Qué es la administración del correo electrónico?

La administración del correo electrónico se refiere al proceso de organizar, priorizar y controlar el flujo de correos electrónicos en la bandeja de entrada. Implica el uso de varias técnicas y herramientas para administrar el volumen de correos electrónicos, reducir el estrés y aumentar la productividad. La administración eficaz del correo electrónico le permite centrarse en las tareas importantes, responder a los correos electrónicos de manera oportuna y mantener una bandeja de entrada limpia y organizada.

Configurar tu bandeja de entrada

Configurar tu bandeja de entrada es el primer paso para una gestión eficaz del correo electrónico. Esto implica crear carpetas, etiquetas y filtros para categorizar y priorizar tus correos electrónicos. También puedes configurar las reglas de la bandeja de entrada para ordenar y etiquetar automáticamente los mensajes entrantes. Además, puedes personalizar tu cliente de correo electrónico para que muestre solo la información más importante, como los mensajes no leídos o los correos electrónicos de un remitente específico.

Consejos para la administración del correo electrónico

La administración de proyectos por correo electrónico ayuda a los equipos y a los gerentes a colaborar mejor a través de sus bandejas de entrada. Sin embargo, a medida que llegan las solicitudes de los clientes, los equipos deben tener un plan exitoso para abordar la carga de trabajo y organizar los proyectos con facilidad. La gestión de los mensajes de correo electrónico es crucial para una gestión eficaz del correo electrónico, ya que permite a los usuarios utilizar reglas para organizar su bandeja de entrada de forma más eficaz.

Además, administrar las notificaciones por correo electrónico es importante para reducir las distracciones y mejorar la productividad. Desactivar las notificaciones de correo electrónico innecesarias puede ayudar a centrarse en las tareas importantes y a optimizar el flujo de trabajo.

Estos son nuestros seis consejos principales de administración de correo electrónico para optimizar los flujos de trabajo de los proyectos de tu equipo.

1. Usa una bandeja de entrada compartida y colaborativa con reglas de bandeja de entrada

Lo más probable es que cada proyecto comience con un correo electrónico. Así comienza el arduo proceso de innumerables correos electrónicos y un sinfín de llamadas y reenvíos. Si demasiados miembros del equipo se involucran en una cadena de hilos de correo electrónico, el proceso de gestión del proyecto se vuelve difícil.

Ingresa a las bandejas de entrada compartidas. Las bandejas de entrada compartidas son una solución para que las empresas puedan gestionar grandes cantidades de correos electrónicos que llegan a la vez, de forma que varios miembros del equipo puedan gestionar los correos entrantes de forma conjunta. Utilizar respuestas predefinidas para gestionar las preguntas más frecuentes y las respuestas repetitivas por correo electrónico puede ahorrar tiempo y garantizar la coherencia de la comunicación.

Las bandejas de entrada compartidas tradicionales tienen limitaciones. O bien son demasiadas las personas que responden al mismo correo electrónico o los correos electrónicos quedan sin respuesta porque los miembros del equipo asumen que alguien más ha respondido.

Bandeja de entrada compartida colaborativa lleva las funciones de una bandeja de entrada compartida tradicional al siguiente nivel. Por ejemplo, los equipos pueden etiquetar a sus compañeros, dejar notas y asignar correos electrónicos como tareas para convertir la gestión del correo electrónico en una herramienta eficaz de gestión de proyectos.

2. Programe de manera eficiente con notificaciones por correo electrónico

La coordinación del cronograma es fundamental para garantizar que se cumplan los plazos y que las tareas sigan por buen camino. Si tu equipo usa Google Calendar, los equipos pueden ver la disponibilidad de los demás para dedicar tiempo a analizar los detalles del proyecto y coordinar las tareas.

Para los equipos que trabajan de forma remota o con un modelo híbrido, las herramientas de videoconferencia, como Google Meet, forman parte de su agenda diaria.

Gmelius, una herramienta de colaboración y comunicación por correo electrónico para Gmail, ofrece opciones de integración que combinan Google Calendar con Meet. Los equipos pueden insertar su disponibilidad en un correo electrónico con un enlace de reunión de Google Meet que se rellena automáticamente.

Gmelius también ofrece un herramienta de programación de reuniones nativo de Gmail para ayudar a los equipos a compartir la disponibilidad de sus calendarios para acelerar el proceso de programación y eliminar la posibilidad de reprogramar o cancelar las reuniones.

3. Priorizar los correos electrónicos

La priorización de los correos electrónicos es crucial en la administración del correo electrónico. Puedes usar varias técnicas para priorizar tus correos electrónicos, como usar banderas, estrellas o colores para indicar el nivel de importancia. También puedes usar la regla de los dos minutos, que implica responder inmediatamente a los correos electrónicos que se pueden tramitar en menos de dos minutos. En el caso de los correos electrónicos que requieren más tiempo o atención, puedes añadirlos a tu lista de tareas pendientes o programar un seguimiento. Al priorizar tus correos electrónicos, puedes concentrarte en los mensajes más importantes y mantenerte organizado.

4. Utilice las herramientas de organización para marcar los mensajes

Los equipos pueden utilizar carpetas y etiquetas de correo electrónico para gestionar los correos electrónicos entrantes y organizarlos mejor de forma eficaz. Si un equipo tiene varios correos electrónicos relacionados con un proyecto, los correos electrónicos se pueden clasificar en una carpeta o etiqueta con el nombre correcto correspondiente a la tarea. Los equipos asignados al proyecto tendrán una carpeta en la que trabajar y ver todas las solicitudes.

Además, el uso de la función de marcar mensajes permite a los usuarios marcar correos electrónicos importantes para su seguimiento, lo que garantiza que esos correos electrónicos se rastreen fácilmente y no se pasen por alto.

La aplicación de filtros y el uso de etiquetas y notas pueden ayudar a separar los correos electrónicos en las categorías apropiadas para ordenar la bandeja de entrada y permitir que los equipos tengan más tiempo para centrarse en los proyectos.

5. Utilice herramientas visuales de gestión de proyectos

A medida que llegan correos electrónicos relacionados con un proyecto, es posible que tu equipo tenga problemas para delegar tareas. Una herramienta de gestión de proyectos presenta las tareas en un formato visual para que los miembros del equipo puedan:

• ver las tareas de un vistazo
• asignar y delegar tareas
• realizar un seguimiento del estado y el progreso del proyecto
• colabore a través de una plataforma
  

Los tableros Kanban son una solución visual de gestión de proyectos que ayuda a los empleados a organizar los correos electrónicos en tareas divididas en columnas y codificadas por colores para lograr la máxima eficiencia. Los miembros del equipo pueden ver físicamente sus tareas y pasar un proyecto de «en curso» a «completado».

Ofertas de Gmelius Tableros Kanban para Gmail para que cualquier conversación por correo electrónico pueda transformarse en una tarea y gestionarse visualmente.

Los miembros del equipo pueden delegar tarjetas de tareas a compañeros de equipo específicos, agregar subtareas, niveles de prioridad y etiquetas para mayor claridad. Con un tablero Kanban, el jefe de proyecto comprobará que cada tarea de la campaña está asignada y va por buen camino o se está retrasando. Este método de gestión de proyectos evita posibles errores y retrasos en los plazos, y ayuda a agilizar el flujo de trabajo.

En lugar de entrar en una plataforma independiente para tratar los asuntos del proyecto, los equipos pueden asignar correos electrónicos directamente desde Gmail a su tablero Kanban. Los equipos pueden hacer preguntas en una tarjeta de tareas para evitar tener que recurrir a otra plataforma. Los gerentes pueden ver qué proyectos están pendientes y a quién se le ha asignado qué proyectos para tener una mejor visibilidad de los proyectos importantes.

6. Automatice el flujo de trabajo con respuestas predefinidas

Automatización puede ayudar a los proyectos a mantenerse en el buen camino al simplificar el trabajo básico. Por ejemplo,

• si utilizan una bandeja de entrada compartida, los equipos pueden establecer reglas y ajustar la configuración para enviar o asignar automáticamente correos electrónicos y tareas a los miembros del equipo correspondientes.
• los correos electrónicos se pueden configurar para que se envíen a carpetas o etiquetas de Gmail, de modo que las solicitudes de proyectos se mantengan organizadas.
• se pueden generar recordatorios para que los equipos nunca pierdan la cuenta de cuándo será la próxima reunión del proyecto.
• los equipos pueden automatizar los flujos de trabajo de Kanban Board asignando automáticamente tareas o correos electrónicos específicos a los miembros del equipo.

Además, administrar los correos electrónicos promocionales es crucial para mantener una bandeja de entrada limpia y organizada. Darse de baja de los correos electrónicos promocionales no deseados y utilizar herramientas para cancelar la suscripción de forma masiva pueden ayudar a eliminar el exceso de suscripciones, que contribuye al desorden de la bandeja de entrada.

Herramienta de colaboración por correo electrónico para proyectos de equipo

Un flujo de trabajo de proyecto estable puede ayudar a los miembros de tu equipo a mantenerse ágiles. Gmelius ofrece valiosas soluciones de gestión de proyectos para cerrar la brecha entre los correos electrónicos y los proyectos, a fin de ahorrar tiempo y maximizar la productividad.

Hacer malabares con múltiples tareas es una necesidad a la hora de gestionar proyectos. Gmelius simplifica esta barrera al permitir que los equipos trabajen desde una plataforma dentro de Gmail, en lugar de tener que ir y venir de una aplicación a otra. Para gestionar los correos electrónicos de forma eficaz, es fundamental establecer normas y medidas disciplinarias. Administración eficiente del correo electrónico desempeña un papel fundamental en la comunicación empresarial y el cumplimiento de las normas legales.

El uso de carpetas específicas para organizar los correos electrónicos puede mejorar aún más la productividad. Al crear filtros o reglas, los mensajes entrantes se pueden clasificar automáticamente en carpetas designadas, lo que ayuda a los usuarios a administrar y priorizar sus correos electrónicos de manera eficaz.

¿Su equipo usa Slack o Trello para gestionar proyectos? Gmelius ofrece una integración bidireccional única con herramientas de gestión de proyectos populares, como Slack y Trello.

Con Gmelius, los equipos pueden importar tableros de Trello dentro de Gmail o abrir una bandeja de entrada personal, bandeja de entrada compartida, o un Etiqueta Gmail en un tablero Kanban y sincronízalo con Trello.

Reduce el tiempo necesario para comunicarte con la herramienta de integración de Slack de Gmelius. Los equipos pueden integrarse bandejas de entrada compartidas y etiquetas de Gmail, colabora en conversaciones por correo electrónico, añade notas internas a las cadenas de correo electrónico, cambia los estados de los correos electrónicos, asigna correos electrónicos e incluso responde a correos electrónicos, todo ello sin salir de Slack.

La colaboración en equipo en los proyectos sigue siendo uno de los principales desafíos a los que se enfrentan las empresas al utilizar un modelo remoto o híbrido. Deja que Gmelius simplifique el proceso al incluir nuestros 5 mejores consejos de gestión del correo electrónico en tu estrategia para agilizar los proyectos de la empresa y mejorar las iniciativas de comunicación y colaboración para tus equipos.

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