In einer neuen Ära der Arbeit von zu Hause aus muss das Team Wege finden, um effektiv online zu arbeiten, um die Projektanforderungen gerecht zu werden. Da die Teammitglieder jedoch weltweit verstreut sind, wird die gemeinsame Verwaltung von Projekten zu einer Herausforderung.

If your team entered projects not efficient, they can rechnen with unorder in the post input, schlechtem Projektmanagement and time loss because unorganized processes. Mithilfe von Posteingangsregeln oder Filtern zum automatischen Sortieren von E-Mails in verschiedenen Ordnern können Sie E-Mails effektiv verwalten. Um Teams dabei zu helfen, effizient an Projekten zu arbeiten, hier finden Sie einige Tipps zum E-Mail-Management zur Optimierung der Projektabläufe.

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Was ist E-Mail-Management?

E-Mail-Management bezieht sich auf den Prozess der Organisation, Priorisierung und Steuerung des E-Mail-Flusses in Ihrem Posteingang. It includes the use different techniques and tools to manage the email volume, reduce stress and increase productivity. Effective email management allows them to focus on important tasks, emails time to response and manage a new and organizated post eingang.

Einrichtung Ihres Posteingangs

The institution your post input is the first step for a efficient email management. This has created of orders, labels and filter, to categorizing and priority your emails. Sie können auch Posteingangsregeln einrichten, um eingehende Nachrichten automatisch zu sortieren und zu kennzeichnen. Darüber hinaus können Sie Ihren E-Mail-Client so anpassen, dass nur die wichtigsten Informationen angezeigt werden, z. B. ungelesene Nachrichten oder E-Mails von einem bestimmten Absender.

Tipps zur E-Mail-Verwaltung

E-Mail-Projektmanagement hilft Teams und Managern, ihre Posteingänge besser miteinander zu verbinden. Wenn jedoch Kundenanfragen eintreffen, benötigen die Teams einen erfolgreichen Plan, um die Arbeitsbelastung zu bewältigen und Projekte einfach zu organisieren. The management of e-mail news is for a effective email management of significant meaning, as user can use rules to organisation their post eingang effective.

Darüber hinaus ist die Verwaltung von E-Mail-Benachrichtigungen wichtig, um Ablenkungen zu reduzieren und die Produktivität zu steigern. The abschalten unnötiger E-Mail-Benachrichtigungen kann dazu beitragen, dass sie sich auf wichtige Aufgaben konzentrieren und den Arbeitsablauf optimieren.

Hier sind unsere sechs wichtigsten Tipps zum E-Mail-Management, mit denen Sie die Projektabläufe Ihres Teams optimieren können.

1. Use a together use post input with post input rules

Höchstwahrscheinlich beginnt jedes Projekt mit einer E-Mail. This starts the mühsame process unzähliger e-mails and ending cc'ing and further. Wenn zu viele Teammitglieder in einer Kette von E-Mail-Threads verwickelt sind, wird der Projektmanagementprozess schwierig.

Give together used Posteingänge. Geteilte Posteingänge sind eine Lösung für Unternehmen, um große Mengen an gleichzeitig eingehenden E-Mails zu verwalten, sodass mehrere Teammitglieder eingehende E-Mails gemeinsam bearbeiten können. The use vorgefertigter responses to editing often defined questions and they repeated email responses can save time and ensure a consistent communication.

Normal used Posteingänge haben Einschränkungen. Entweder antworten auf viele Personen auf dieselbe E-Mail oder E-Mails bleiben unbeantwortet, weil die Teammitglieder davon ausgehen, dass jemand anderes geantwortet hat.

Gemeinsamer Posteingang bringt die Funktionen eines normalen gemeinsamen Posteingangs auf die nächste Stufe. Teams can also to make colleagues, return notes and emails as tasks to make the email management to make a effective project management tool.

2. Planen Sie effizient mit E-Mail-Benachrichtigungen

The term coordination is critical, to ensure that termins are required and the tasks during planning. If your team google calendar, the teams can view the availability of other teams, to take time for the interview of project details and the coordination of tasks.

Für Teams, die remote oder mit einem hybriden Modell arbeiten, gehören Videokonferenz-Tools wie Google Meet zu ihrem Tagesablauf.

Gmelius, ein Tool für E-Mail-Kollaboration und Kommunikation für Gmail, bietet Integrationsoptionen, die kombinieren Google-Kalender mit Meet. Teams können ihre Verfügbarkeit in eine E-Mail mit einem automatisch ausgefüllten Google Meet-Meeting-Link einfügen.

Gmelius bietet auch eine Tool zur Planung von Besprechungen Nativ in Gmail, sodass Teams ihre Kalenderverfügbarkeit teilen können, um den Planungsprozess zu beschleunigen und das Risiko einer Verschiebung oder Absage von Besprechungen zu vermeiden.

3. E-Mails priorisieren

The priority of emails is for the email management of significant meaning. Sie können verschiedene Techniken verwenden, um Ihre E-Mails zu priorisieren, z. B. mithilfe von Flaggen, Sternen oder Farben, um die Prioritätsstufe anzuzeigen. Sie können auch die Zwei-Minuten-Regel verwenden, wenn E-Mails, die in weniger als zwei Minuten bearbeitet werden, sofort beantwortet werden können. E-Mails, die mehr Zeit oder Aufmerksamkeit erfordern, können Sie Ihrer To-Do-Liste hinzufügen oder ein Follow-up vereinbaren. When you emails priority, you can focus on the most news and be managed.

4. Use the organization tools, to draw news

Teams können E-Mail-Ordner und Labels verwenden, um eingehende E-Mails zu adressieren und so eine bessere Organisation zu erreichen. Wenn ein Team mehrere E-Mails zu einem Projekt hat, können E-Mails in einen Ordner oder ein Etikett mit den richtigen Namen für die Aufgabe aufgeteilt werden. Teams, die dem Projekt zugewiesen sind, haben einen Ordner, in dem sie alle Anfragen einsehen müssen.

Darüber hinaus können Benutzer mithilfe der Funktion zum Kennzeichnen von Nachrichten wichtige E-Mails zur Nachverfolgung markieren, um sicherzustellen, dass diese E-Mails leicht nachverfolgt und nicht übersehen werden.

Durch die Anwendung von Filtern und die Verwendung von Labels und Notizen können Sie E-Mails in den entsprechenden Kategorien unterteilen, um Ihren Posteingang aufzuräumen, sodass die Teams mehr Zeit haben, sich auf Projekte zu konzentrieren.

5. Use your visual project management tools

When emails to a project, it can be, that your team problems has, tasks to delegieren. Ein Projektmanagement-Tool präsentiert Aufgaben in einem visuellen Format, sodass die Teammitglieder:

• View tasks on a view
• Tasks zuweisen und delegieren
• follow project status and progress
• over an platform zusammenarbeiten
  

Kanban Boards are a visual project management solution, with the staff can organisation e-mails to tasks, which are split and color marked, to achieve maximum efficiency. Teammitglieder können ihre Aufgaben physisch sehen und ein Projekt von „In Bearbeitung“ zu „Abgeschlossen“ verschieben.

Gmelius bietet Kanban-Boards für Gmail sodass jede E-Mail-Konversation in eine Aufgabe umgewandelt und visuell verwaltet werden kann.

Teammitglieder können Aufgabenkarten an bestimmte Teammitglieder delegieren und zur besseren Übersicht Unteraufgaben, Prioritätsstufen und Schlagworte hinzufügen. With a Kanban Board can see an project manager that each task is assigned within the campaign and on the correct way or in the hintertreffen device. This project management method prevent potential errors and verzögert time plans and helps to optimize the workflow.

Anstatt eine separate Plattform zu nutzen, um Projektangelegenheiten zu besprechen, können Teams E-Mails direkt aus Gmail ihrem Kanban-Board zuweisen. Teams können innerhalb einer Aufgabenkarte Fragen stellen, sodass sie nicht auf eine andere Plattform zugreifen müssen. Manager can see, which projects still available and who was tasks were assigned, to get a more overview about important projects.

6. Automatisieren Sie den Arbeitsablauf mit vorgefertigten Antworten

Automatisation kann dazu beitragen, dass Projekte auf Kurs bleiben, indem sie die Grundarbeit rationalisieren. Zum Beispiel

• Wenn Teams einen gemeinsamen Posteingang verwenden, können sie Regeln festlegen und Einstellungen anpassen, um E-Mails und Aufgaben automatisch an die entsprechenden Teammitglieder zu senden oder zuzuweisen.
• E-Mails können so eingerichtet werden, dass sie an Ordner oder Gmail-Labels gesendet werden, sodass Projektanfragen organisiert bleiben.
• Es können Erinnerungen generiert werden, sodass Teams den Überblick nicht verlieren, wenn die nächste Projektbesprechung stattfindet.
• Teams können Automatisieren Sie Kanban Board-Workflows by the team groups automatically specific tasks or emails.

Apropos, the administration of werbe emails for maintain a clean and organization post eingang of significant meaning. The order unerwünschter Werbe-E-Mails and the use of tools for mass message can benefit to prevent over excess subscripments, which into unorder in the post eingang.

Tool zur E-Mail-Zusammenarbeit für Teamprojekte

Ein stabiler Projektablauf kann Ihren Teammitgliedern helfen, agil zu bleiben. Gmelius bietet wertvolle Projektmanagement-Lösungen, um die Lücke zwischen E-Mails und Projekten zu schließen, Zeit zu sparen und die Produktivität zu maximieren.

In the management of projects is necessary to bring multiple tasks under a hut. Gmelius vereinfacht diese Barriere, indem es Teams es ermöglicht, von einer Plattform innerhalb von Gmail zu arbeiten, anstatt zwischen Anwendungen hin und her zu wechseln. To manage emails efficient, it is important, rules and disziplin defined. Effizientes E-Mail-Management spielt eine entscheidende Rolle bei der Geschäftskommunikation und der Einhaltung gesetzlicher Standards.

The use specific order to manage of emails can further increase the productivity. Durch die Erstellung von Filtern oder Regeln können eingehende Nachrichten automatisch in den angegebenen Ordnern sortiert werden, sodass Benutzer ihre E-Mails effektiv verwalten und priorisieren können.

Nutzt dein Team Slack oder Trello um Projekte zu verwalten? Gmelius bietet eine einzigartige bidirektionale Integration mit beliebten Projektmanagement-Tools wie Slack und Trello.

With Gmelius can teams Trello-Boards in Gmail import or create a personal post eingang. geteilter Posteingang, oder ein Gmail-Label in einem Kanban-Board und synchronisiere es mit Trello.

Reduziere die Zeit, die für die Kommunikation benötigt wird, indem du das Slack-Integrationstool von Gmelius nutzt. Teams können sich integrieren geteilte Posteingänge and Gmail-Labels, work an e-mail Conversations together, added internal notes to email threads, change the email status, wise emails to and response to emails — all, without Slack to leave.

The team work with projects is after the peak of the many challenges, with which company are in the use a remote or hybrid models. Lasse Gmelius the process, by you take our 5 important email management tips in your strategy, to optimize corporate projects and improve communication and cooperation for your teams.

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