Comment transformer Gmail en boîte de réception collaborative ? Guide infaillible

Lorsque vous aurez terminé cet article de sept minutes, vous saurez exactement comment transformer Gmail en la boîte de réception d'équipe la plus efficace possible.

Mais avant de commencer, examinons rapidement les avantages de la création d'une boîte de réception de groupe dans Gmail. Examinons également les inconvénients des boîtes de réception des équipes et la façon dont elles peuvent être une perte de temps si elles sont créées sur la mauvaise plateforme.

Les avantages de transformer Gmail en boîte de réception d'équipe

UNE boîte de réception des équipes vous permettra de gérer les e-mails de groupe tels que sales@, support@ et info@ directement depuis votre boîte de réception Gmail. Cela nécessitait auparavant un logiciel de support technique qui, sur une plate-forme distincte, était coûteux et difficile à gérer. Trop de tracas pour la moyenne des petites et moyennes entreprises.

L'avantage d'utiliser Gmail ou G Suite pour gérer les e-mails de groupe est que votre équipe est déjà là : elle connaît Gmail et travaille bien dans Gmail. Pas besoin d'apprendre une autre plateforme. Ajouter un autre outil de communication au flux de travail de votre équipe serait contre-productif.

Le seul problème, c'est que Gmail n'a pas été conçu pour fonctionner pour les équipes ; organiser un volume élevé d'e-mails entrants devient un véritable cauchemar. Lorsque vous devez gérer les conversations et les tâches associées à chaque message, il devient évident qu'une boîte de réception classique ne suffira tout simplement pas.

Gmelius à la rescousse !

Gmelius se trouve dans votre boîte de réception Gmail. Une fois que vous l'aurez installé, vous aurez accès à un riche ensemble de fonctionnalités parfaitement intégrées à votre volet de gauche et à votre fenêtre de composition habituels. Des fonctionnalités qui vous permettent de combler le fossé entre les e-mails entrants, le chat interne de votre équipe et la collaboration requise pour atteindre vos objectifs.

Chaque e-mail entrant nécessitera une communication et une collaboration au sein de l'équipe. Jusqu'à présent, cela se faisait en transférant des e-mails à vos collègues avec le message que vous avez ajouté au-dessus.

Imaginez qu'une seule réponse se transforme en deux e-mails. Ajoutez une autre réponse de chaque membre de l'équipe sur CC et vous comprendrez facilement pourquoi les boîtes de réception sont si encombrées.

Gmelius boîtes de réception des équipes résoudre ce problème. Plus de CC et de Forward. Il vous suffit de créer la boîte de réception de votre équipe, et chaque membre de l'équipe avec qui vous l'avez partagée recevra les e-mails correspondants. Vous pouvez même activer le mode sombre pour le confort des yeux.

En fonction de l'implication de vos collègues, vous préférerez peut-être ne pas partager l'intégralité de la boîte de réception ; dans ce cas, vous pouvez créer une étiquette partagée.

Il est important d'en prendre note : si elle est créée sur la mauvaise plateforme, la boîte de réception d'une équipe peut rapidement se tromper.

Quand les boîtes de réception des équipes ne marchent pas

Avec toute l'éloge autour des boîtes de réception de groupe, vous pourriez penser qu'une fois que vous en avez créé une, vos problèmes sont résolus.

Vous ne trouverez pas de pénurie d'outils prétendant résoudre vos problèmes grâce à leurs solutions de boîte de réception partagée. Bien que leur configuration initiale puisse vous apporter un certain soulagement temporaire, les maux de tête liés à votre boîte de réception sont loin d'être terminés. En fait, les problèmes que les boîtes de réception partagées sont censées résoudre réapparaîtront rapidement, en eux-mêmes.

Encore une fois, le problème est d'échelle. De la même manière que votre équipe a surmonté les contraintes liées au courrier électronique standard, vous allez bientôt dépasser les contraintes d'une boîte de réception partagée classique.

Des confusions apparaissent lorsque votre équipe s'agrandit au-delà d'un certain point ou si une petite équipe évolue pour gérer plusieurs clients et projets, nécessitant des boîtes de réception distinctes.

Les principaux problèmes liés aux boîtes de réception partagées

Oui, vous avez peut-être une boîte de réception partagée organisée. Il porte un nom pertinent et vous l'avez partagé avec les membres de l'équipe concernés. Mais une fois que vous ouvrez les e-mails, vous exposez les problèmes sous-jacents.

1. Courriels sans contexte

Imaginez 10 e-mails, 20 ou 100, tous liés les uns aux autres, pour un client ou un projet spécifique, mais aucune directive à suivre. Ce n'est qu'une question de temps avant que votre équipe ne recommence à transférer des e-mails pour ajouter du contexte, en recréant les problèmes qu'une boîte de réception partagée était censée résoudre.

Gmelius Notes par e-mail vous permettent d'ajouter du contexte pertinent à vos e-mails. Les fils de discussion accompagnent chaque e-mail et sont synchronisés avec tous les membres de l'équipe.

Vous pouvez envoyer des notes aux membres de l'équipe grâce à la fonction @mention et enregistrer des notes que personne d'autre ne verra pour vous-même. L'absence de contexte ou de responsabilité va à l'encontre de l'objectif d'une boîte de réception de groupe.

2. Absence de responsabilité

La boîte de réception de l'équipe est donc là. Il est plein de courriels. Ne vous inquiétez pas car plusieurs membres de l'équipe sont affectés à cette boîte de réception. Quelqu'un répondra à ce mail, non ?

S'il leur est envoyé explicitement par leur nom, vous espérez que oui. Mais que se passe-t-il s'il est adressé à sales@ ou support@ sans nom ? Sans une ligne de responsabilité claire, il n'y a aucune garantie.

Combien d'e-mails sont ignorés et combien d'opportunités sont perdues à cause de ce manque de responsabilité ?

C'est la raison pour laquelle le logiciel d'assistance a été créé. Attribuer les messages entrants en tant que tickets et suivre leur statut.

Gmelius vous permet de e-mails des délégués, et attribuez-les aux membres de l'équipe par leur nom, à la manière d'un véritable service d'assistance. Plus de confusion. Finies les occasions manquées. Et les clients sont traités comme des personnes, pas comme des billets.

Les e-mails délégués seront placés dans une zone « Attribuée » distincte dans votre volet de gauche, ainsi que dans des boîtes de réception spécifiques à un statut, telles que En attente et Fermé.

Votre volet gauche de Gmail inclura également d'autres fonctionnalités de Gmelius, telles que les étiquettes partagées et Tableaux Kanban - chacun conçu pour transformer votre boîte de réception en espace de travail de votre entreprise. Comme vous pouvez le constater, Gmelius est bien plus qu'une simple boîte de réception d'équipe, c'est un outil de communication et de collaboration complet conçu pour résoudre les problèmes liés à l'utilisation du courrier électronique pour les groupes.

Gmelius comprend les tenants et les aboutissants de la communication et de la collaboration en équipe. Lors de la conception de notre solution, nous avons ajouté des fonctionnalités clés qui permettent de gérer votre boîte de réception, de responsabiliser votre équipe et de s'adapter facilement à la croissance de votre organisation.

Transformez votre Gmail en boîte de réception d'équipe : 3 étapes simples

Gmelius a simplifié le processus. En quelques clics, vous pouvez disposer d'une série de boîtes de réception de groupe, parfaitement organisées et parfaitement intégrées à votre boîte de réception Gmail ou G Suite.

Voici les trois étapes à suivre :

1. Installez Gmelius sur l'adresse e-mail à laquelle vous souhaitez créer une boîte de réception d'équipe.

2. Configurez la boîte de réception de votre équipe :

• Accédez à votre tableau de bord Gmelius. Dans la liste déroulante « Collaboration », vous trouverez « Boîte de réception partagée ».
• Cliquez sur le bouton bleu « PARTAGEZ VOTRE BOÎTE DE RÉCEPTION » en haut à droite.
• Choisissez la boîte de réception que vous souhaitez partager et choisissez les membres de l'équipe avec qui la partager.

Choisissez le flux de travail que vous souhaitez appliquer à la boîte de réception de votre équipe.

Le flux de gestion des tickets est idéal pour les e-mails de groupe tels que support@ et sales@. La logique de gestion des tickets du service d'assistance vous permettra d'attribuer des e-mails à certains coéquipiers et de mettre à jour le statut d'ouvert à en attente ou fermé, au fur et à mesure que vous suivez vos fichiers jusqu'à leur achèvement.

Si vous souhaitez simplement que tous les e-mails entrants soient synchronisés avec tous les membres de l'équipe, n'activez aucune des options.

3. Ça y est, vous avez terminé !

Les membres de votre équipe recevront une notification les invitant à accepter votre boîte de réception partagée. Une fois que vous avez reçu leur confirmation, la boîte de réception de votre équipe est officiellement active et vous pouvez commencer à partager et à collaborer sur des e-mails de groupe.

Pour plus de détails sur les options de configuration, vous pouvez consulter notre guides sur les boîtes de réception partagées, ainsi que les nombreux blogs que nous avons sur des cas d'utilisation pratiques.

Conclusion : arrêtez le transfert et commencez à collaborer

Le courrier électronique continue d'occuper une place centrale dans les flux de travail collaboratifs, que ce soit avec votre équipe, vos fournisseurs ou vos clients. Vous ne pouvez pas vous permettre de faire fonctionner Gmail en silo. Investissez plutôt dans un logiciel de collaboration par e-mail qui combine la gestion de projet, les flux de travail basés sur les tâches et l'automatisation sur une seule plateforme.

Mieux encore, la plateforme de collaboration par e-mail devrait être alimentée par l'IA, comme Gmelius, qui utilise l'IA pour automatiser la distribution, catégoriser les e-mails, et projets de réponses. Cela permet à votre équipe d'être productive dans sa boîte de réception et de récupérer un temps précieux qui serait autrement consacré à l'inefficacité de la gestion des e-mails.

Pour l'essayer par vous-même, procurez-vous Gmelius gratuitement.