Les utilisateurs expérimentés de Gmail savent quelque chose que votre utilisateur moyen ne sait pas. Dans cet article, vous découvrirez une liste complète de conseils Gmail :
- Intégrez Gmail à Slack et Trello
- Organisez votre boîte de réception avec des étoiles
- Utilisez des étiquettes pour organiser correctement votre boîte de réception
- Partagez des fils de discussion au lieu de les transférer
- Discutez en même temps que vos e-mails pour faciliter la collaboration
- Créez des règles pour filtrer automatiquement les e-mails
- Automatisez vos flux de travail pour une productivité immédiate
- Définissez des rappels par e-mail avec Gmail Nudge
- Planifiez des e-mails au lieu de les envoyer immédiatement
- Déléguez votre compte e-mail à quelqu'un d'autre
- Utilisez les raccourcis clavier de Gmail pour gagner du temps
- Effectuez des recherches plus rapidement dans vos e-mails
- Utiliser des extraits de courrier électronique de Gmelius
- Planifiez des réunions directement dans Gmail
Astuce 1 : Intégrez Gmail à Slack et Trello
La personne moyenne doit utiliser beaucoup trop d'outils pour faire son travail. Cela entraîne une charge de travail supplémentaire, la duplication des informations sur les différentes plateformes et un plus grand nombre d'endroits à consulter lors de la recherche d'informations.
Et si vous travaillez avec d'autres équipes, elles peuvent avoir leur outil préféré. Vous devez donc changer de contexte entre encore plus d'outils et leurs différentes plateformes.
Ça vous dit quelque chose ? Notre premier hack Gmail consiste donc à intégrer Gmail à vos outils quotidiens afin que vous puissiez centraliser les informations et retrouver du temps et de la santé mentale.
Gmelius s'intègre dans une synchronisation bidirectionnelle avec les outils les plus utilisés par les équipes professionnelles. Certaines de vos équipes préfèrent travailler depuis Slack, tandis que d'autres préfèrent gérer leurs tâches avec Trello. Et ils ne devraient pas avoir à choisir, tout en se préoccupant de la manière dont toutes les données seront synchronisées entre leurs coéquipiers. Grâce à Gmelius, vous n'avez plus à vous en soucier.
Imaginez les gains de temps, d'efficacité et de productivité que vous pouvez réaliser lorsque vous pouvez gérer l'activité de votre boîte de réception sans quitter vos outils préférés. Avec Gmelius, un coéquipier peut répondre à un e-mail depuis Slack, mettre à jour une date d'échéance dans Trello, ou attribuer un e-mail à un autre coéquipier dans Gmail avec toutes les informations synchronisées en temps réel.
Voyons maintenant comment devenir un utilisateur expérimenté de Gmail.
Astuce 2 : organisez votre boîte de réception avec des étoiles
Grâce au système d'étoiles de Gmail, vous pourrez baliser les messages de votre boîte de réception avec des formes et des étoiles codées par couleur. Vous remarquerez que, par défaut, votre boîte de réception ne comporte qu'une étoile jaune, mais vous avez également le choix de baliser les messages avec d'autres étoiles et icônes colorées.
C'est à vous de décider quelles icônes et couleurs vous utilisez, et comment vous les utilisez. Par exemple, vous pouvez préférer que vos messages urgents soient marqués d'un point d'exclamation rouge, que les messages que vous devez lire soient marqués d'une étoile jaune et que les messages qui doivent faire l'objet de recherches avant de répondre soient marqués d'un point d'interrogation violet.
Comment activer d'autres étoiles et icônes
Suivez ces étapes simples :
- Dans le coin supérieur droit de l'écran, cliquez sur le bouton des paramètres (engrenage) ;
- Dans le menu, sélectionnez Paramètres ;
- Dans l'onglet Général de la section Étoiles, faites glisser les étoiles que vous souhaitez utiliser depuis le Non utilisé liste des En cours d'utilisation liste.
Remarque : Vous devez connaître le nom de l'étoile pour rechercher des messages marqués d'un favori dans le champ de recherche. Pour ce faire, accédez à la page Paramètres, onglet Général, et passez votre souris sur cette étoile dans la section Étoiles. Par exemple, le point d'exclamation rouge est connu sous le nom de Red-Bang, et l'étoile jaune est appelée Yellow-Star.
Comment utiliser les étoiles
Lorsque vous choisissez d'utiliser une étoile pour baliser un message, il vous suffit de cliquer sur l'icône en forme d'étoile jusqu'à ce que vous trouviez celle que vous souhaitez. Gmail effectuera une rotation entre les étoiles que vous avez placées dans votre En cours d'utilisation liste. Mais c'est encore plus simple.
En option, vous pouvez effectuer cette même tâche en utilisant le raccourci clavier s. Si vous envoyez un message et que vous souhaitez appliquer une étoile, accédez à la fenêtre Nouveau message et cliquez sur l'icône à trois points dans le coin inférieur droit, choisissez Libellé, puis sélectionnez Ajouter une étoile.
Conseil 3 : utilisez des étiquettes pour organiser correctement votre boîte de réception
Les étiquettes sont l'un des moyens les plus simples et les plus efficaces d'organiser votre boîte de réception. Les étiquettes sont idéales pour classer par sujet, client, projet, action requise, etc.
Pour une catégorisation plus poussée, vous pouvez utiliser des sous-étiquettes. Par exemple, chacun de vos clients peut avoir sa propre sous-étiquette. Remarque : si vous utilisez un autre système de messagerie et que vous passez à Gmail, vous vous demandez probablement pourquoi il n'y a pas de dossiers. La réponse est que Gmail n'utilise pas de dossiers. Il utilise des étiquettes. Une conversation Gmail peut avoir de nombreux libellés et se trouver dans de nombreux emplacements : boîte de réception, courriers envoyés, Tous les messages, etc., ce qui offre à l'utilisateur plus de flexibilité que de n'avoir des messages dans un seul dossier.
Si tous vos messages Gmail se trouvent dans votre boîte de réception et que vous n'avez jamais utilisé d'étiquettes auparavant (et de très nombreuses personnes en sont coupables), c'est le moment de commencer. Et le meilleur, c'est la façon dont Gmelius transforme vos étiquettes en outil de collaboration partageable qui dynamise vos flux de travail.
Le processus d'étiquetage en trois étapes de Gmail
Si vous n'en êtes qu'à vos débuts avec les libellés Gmail, voici un processus en trois étapes qui vous aidera à démarrer :
- Créez vos étiquettes et sous-étiquettes
- Appliquez ces libellés aux messages qui se trouvent actuellement dans votre boîte de réception
- Chaque fois que vous consultez votre boîte de réception, vous devez appliquer des libellés à chaque nouveau message.
Vous pouvez également configurer un filtre pour effectuer cette étape à votre place.
Comment créer une nouvelle étiquette
- Sélectionnez un message et cliquez sur le bouton Étiquettes dans la barre latérale de navigation
- Et sélectionnez Créer une nouvelle étiquette
- Choisissez un nom, décidez si vous souhaitez que l'étiquette soit imbriquée sous une étiquette parent et cliquez sur Créer.
Comme alternative, lorsqu'un e-mail particulier est ouvert, vous pouvez créer une nouvelle étiquette simplement en commençant à taper le nom de l'étiquette et en cliquant sur Créer une nouvelle étiquette.
Comment appliquer des libellés à des messages existants
Pour appliquer des libellés aux messages de votre boîte de réception, les méthodes les plus simples sont les suivantes :
- Dans la barre latérale de navigation, faites glisser l'étiquette vers le message : Gmail appliquera l'étiquette et le message restera dans votre boîte de réception
- Depuis la boîte de réception, faites glisser le message vers l'étiquette de la barre latérale de navigation. L'étiquette sera appliquée par Gmail et le message sera retiré de la boîte de réception
- En haut de la boîte de réception, utilisez le bouton Déplacer vers ou le bouton Étiquettes pour étiqueter ou déplacer les messages ; toutefois, il est généralement plus rapide d'utiliser la méthode glisser-déposer.
Comment gérer les étiquettes
Si vous souhaitez afficher tous les messages qui ont été étiquetés avec un certain libellé, cliquez sur ce libellé dans la barre latérale de navigation. Les étiquettes peuvent être gérées dans l'onglet Étiquettes de la page Paramètres. À partir de là, vous pouvez spécifier les étiquettes à masquer et celles à afficher à la fois dans la liste des messages et dans la liste des étiquettes. Vous pouvez également supprimer une étiquette (ce qui ne supprime pas les messages qu'elle contient) et modifier le nom d'une étiquette.
Consultez ceci guide ultime des étiquettes Gmail pour créer une boîte de réception nette, ordonnée et bien organisée, en quelques étapes simples.
Conseil 4 : partagez des fils de discussion au lieu de les transférer
Gmelius vous permet de capturer et de partager toutes les conversations dans un fil de discussion.
Toute conversation par e-mail peut être partagée avec d'autres coéquipiers pour plus de visibilité. Contrairement au transfert d'un e-mail, le partage d'e-mails permet aux membres de l'équipe de voir les futurs messages sur le fil de discussion, afin de simplifier la collaboration et de fournir aux équipes les informations les plus récentes.
Conseil 5 : Discutez en même temps que vos e-mails pour faciliter la collaboration
Le partage d'e-mails au lieu du transfert présente un autre avantage : il vous permet de discuter en privé à côté d'un e-mail et d' @mention avec vos coéquipiers. Vous avez besoin de vous aligner rapidement, de demander des informations supplémentaires ou de fournir du contexte à un coéquipier sans avoir à transférer un autre e-mail ? Alors essayez notes par e-mail. Elles sont si faciles à utiliser qu'elles sont devenues l'une des fonctionnalités préférées de nos utilisateurs.
Cliquez ici pour en savoir plus et installer Gmelius gratuitement.
Conseil 6 : Créez des règles pour filtrer automatiquement les e-mails
Les filtres constituent une autre fonctionnalité puissante de Gmail : ils vous permettent d'effectuer automatiquement une action spécifique lorsqu'un message correspondant aux critères de filtrage arrive dans votre boîte de réception. Par exemple, des filtres peuvent être créés en fonction de la ligne d'objet, de l'expéditeur, du contenu du message, des pièces jointes ou de la taille.
Les filtres les plus populaires sont basés sur l'expéditeur. Vous pouvez indiquer à Gmail l'action que vous souhaitez effectuer après avoir déterminé ce qui déclenche le filtre. Une ou plusieurs des actions suivantes peuvent être sélectionnées :
- Marquer comme lu
- Archivez et ignorez la boîte de réception
- Marquer avec une étoile
- Vers l'avant
- Postulez avec une étiquette spécifique
- Supprimer
- Ne marquez jamais comme important
- Marquez toujours comme important
- Ne jamais envoyer vers Spam
- Catégoriser : (en faisant référence aux onglets de catégories, tels que Social, Principal, etc.).
Attention : les filtres Gmail permettent de gagner du temps, mais la création de filtres trop généraux pourrait entraîner la disparition de messages d'une importance vitale. Supposons que vous ayez créé un filtre basé sur un mot figurant dans la ligne d'objet, un message important que vous souhaitiez lire pourrait être retiré de votre boîte de réception par inadvertance. En règle générale, l'utilisation de l'adresse e-mail précise de l'expéditeur comme filtre donnera les résultats les plus précis.
Comment créer un filtre
Pour créer un filtre :
- Dans la zone de recherche, cliquez sur la flèche vers le bas ;
- Entrez ensuite vos critères de filtre : il peut s'agir de messages provenant d'un expéditeur spécifique ;
- Ensuite, cliquez sur le lien « Créer un filtre » ;
Spécifiez ce que vous souhaitez que Gmail fasse lorsqu'il rencontre une correspondance, par exemple en lui attribuant une étoile ou un libellé.
- Enfin, cliquez sur le bouton bleu « Créer un filtre ».
Autre conseil Gmail : si vous devez inclure plusieurs expéditeurs dans le même filtre, l'adresse e-mail de chaque expéditeur doit être séparée par le mot « OU », par exemple [email protected] OU [email protected].
Gestion des filtres
Les filtres peuvent être gérés sur la page Paramètres à l'aide de l'onglet Filtres.
Sur cette page, vous pouvez créer un nouveau filtre et supprimer, modifier, importer et exporter des filtres existants.
Conseil 7 : Automatisez vos tâches quotidiennes pour des gains de productivité immédiats
Imaginez transformer Gmail en assistant virtuel. C'est possible avec Gmelius. Voici quelques-unes des actions que vous pouvez automatiser.
- Configurer les réponses automatiques
- Attribuez automatiquement des e-mails à certains membres de votre équipe.
- Utilisez des règles automatisées pour suivre vos instructions « Si ceci - Alors cela ».
Vous n'avez plus à vous inquiéter d'une boîte de réception remplie d'e-mails en attente de réponse ou du fait que vos clients ne reçoivent pas l'attention immédiate qu'ils méritent.
Astuce 8 : définissez des rappels par e-mail avec Gmail Nudge
Être un utilisateur expérimenté de Gmail, c'est aussi ne pas laisser les e-mails passer entre les mailles du filet. Pour ne pas oublier le suivi d'un e-mail, Gmail dispose d'une fonctionnalité appelée « nudge ». Il s'agit essentiellement d'une fonction de rappel. Il ramène les anciens e-mails en haut de votre boîte de réception, avec une suggestion de réponse.
Pour activer le nudge de Gmail, accédez aux paramètres, puis à l'onglet Général, puis faites défiler la page jusqu'à « Nudge ».
Conseil 9 : Planifiez des e-mails au lieu de les envoyer immédiatement
Être un utilisateur expérimenté de Gmail, c'est aussi connaître son destinataire. À quel moment votre destinataire est-il le plus susceptible d'ouvrir votre e-mail ? À quelle heure est-il approprié d'envoyer un e-mail ?
Un simple piratage de Gmail est qu'au lieu de cliquer sur « Envoyer », cliquez sur la petite flèche à droite et sélectionnez « Planifier l'envoi » pour envoyer votre e-mail au bon moment.
Conseil 10 : Déléguez votre compte e-mail à quelqu'un d'autre
Avec Gmail, la gestion de votre boîte de réception peut être déléguée à une autre personne, comme un collègue ou un assistant. Cette personne peut ensuite lire vos messages, y répondre, les envoyer, les supprimer et les organiser.
Configurer la délégation de courrier électronique lorsque vous n'êtes pas disponible
Pour configurer la délégation, procédez comme suit :
- Dans le coin supérieur droit de l'écran, cliquez sur le bouton Paramètres
- Cliquez sur l'onglet Comptes et importations
- Cliquez sur le lien Ajouter un autre compte dans la section Autoriser l'accès à votre compte
- Ajoutez l'adresse e-mail de la personne à laquelle vous souhaitez accorder l'accès, puis cliquez sur le bouton Étape suivante ;
- Enfin, cliquez sur le bouton Envoyer un e-mail pour accorder l'accès.
La personne à laquelle vous avez choisi de déléguer vos e-mails recevra une notification de Gmail confirmant votre demande.
Comprenez les limites de la délégation
Déléguer votre compte Gmail à un collègue ou à un assistant peut être un outil très pratique pour les personnes occupées, mais il existe des limites. N'oubliez pas que la personne à qui vous déléguerez l'accès doit disposer de son propre compte Gmail et que le nombre de comptes que vous pouvez déléguer est limité à un.
Vous devez également vous rappeler que vous ne pouvez pas utiliser la fonction de délégation de Gmail pour créer un compte de messagerie de groupe ; et si Google remarque que de nombreuses personnes accèdent au même compte Gmail, il est en droit de fermer le compte. Remarque : Par défaut, lorsqu'un délégué ouvre un message, celui-ci est marqué comme lu. Si vous souhaitez modifier cela, accédez à l'onglet Comptes et importations et sélectionnez l'option « Laisser la conversation non lue lorsqu'elle est ouverte par d'autres personnes ».
Comment annuler l'accès aux délégations
Supposons que vous ayez décidé de ne plus autoriser personne à accéder à votre compte Gmail. Pour annuler la délégation, procédez comme suit :
- Dans le coin supérieur droit de l'écran, cliquez sur le bouton Paramètres ;
- Dans le menu, sélectionnez Paramètres ;
- Cliquez ensuite sur l'onglet Comptes et importations ;
- Cliquez sur le lien Supprimer à côté du nom de la personne dont vous souhaitez annuler l'accès dans la section Autoriser l'accès à votre compte.
Et tu es prêt !
Une autre solution pour éviter les pièges de la délégation des e-mails
Gmelius vous permet de partager un e-mail, une étiquette Gmail ou une boîte de réception complète avec votre équipe. Vous pouvez attribuer des e-mails à votre assistant, définir des niveaux de priorité ou une date d'échéance, afin que les propriétaires et les priorités soient clairs. En prime, vous n'avez plus à vous soucier de manquer un e-mail déjà marqué comme lu. Découvrez comment déléguez vos e-mails en toute sécurité à l'aide de Gmelius.
Astuce 11 : Utilisez les raccourcis clavier de Gmail pour gagner du temps
Saviez-vous que Gmail propose de nombreux raccourcis clavier, vous permettant ainsi d'effectuer des tâches plus rapidement ?
Si vous ne les utilisez pas déjà, vous devriez vraiment prendre le temps de vous familiariser avec les raccourcis et de commencer à les utiliser pour vos tâches Gmail courantes.
Activer les raccourcis clavier de Gmail
Par défaut, Gmail propose un certain nombre de raccourcis, mais d'autres ne sont pas disponibles à moins que vous ne les activiez. Suivez ces étapes simples pour activer les raccourcis :
- Dans le coin supérieur droit de l'écran, cliquez sur le bouton Paramètres
- Dans le menu, sélectionnez Réglages
- Sélectionnez l'option Raccourcis clavier dans l'onglet Général
- Au bas de la page, cliquez sur le bouton Enregistrer les modifications.
Comment afficher la liste des raccourcis clavier
Il s'agit d'un piratage secret de Gmail. Presse ? Pour consulter la liste complète des raccourcis clavier : souvenez-vous de cela lorsque vous appuyez sur le bouton ? touche, vous devez maintenir la touche Shift enfoncée. Consultez la liste complète des raccourcis clavier ci-dessous.
C'est impressionnant, n'est-ce pas ?
Conseil 12 : recherchez plus rapidement dans vos e-mails
Une autre perte de temps considérable consiste à effectuer des recherches dans Gmail pour essayer de trouver un certain message électronique. Oui, il est facile d'effectuer une recherche de base. Cependant, lorsque vous avez des milliers de messages Gmail, qu'ils soient archivés ou qu'ils se trouvent dans votre boîte de réception, il peut souvent être difficile de trouver précisément ce que vous recherchez.
La solution consiste à apprendre à effectuer des recherches avancées sur Gmail.
Pour ce faire, cliquez sur la flèche située à droite du bouton de recherche.
Désormais, dans la fenêtre de recherche fournie, vous pouvez effectuer une recherche par expéditeur, lieu, objet, destinataire, pièces jointes, mots contenus dans le message ou mots absents du message, et date.
Vous avez également la possibilité d'utiliser différents opérateurs de recherche dans la zone de recherche :
- a : étoile jaune: Messages marqués d'une étoile jaune
- Plan de travail 2020: Messages contenant cette phrase exacte
- Vacances-Genève: Messages à propos de vacances, mais sans Genève
- étiquette : œuvre de : Helen: Messages d'une personne nommée Helen avec le libellé « travail »
- après le 01/01/2020: Messages datés d'après le 1er janvier 2020
Vous pouvez consulter la liste complète des opérateurs de recherche ici.
Astuce 13 : Utilisez des extraits de courrier électronique Gmelius
La plupart de vos e-mails nécessitent que vous saisissiez les mêmes informations. Gmelius vous permet d'utiliser un backlash rapide « \ », qui permet d'injecter en un clic tout ce qui suit :
- Clôtures d'e-mails
- Récapitulations d'informations
- Liste des documents nécessaires
- Processus d'intégration des clients et des employés
- ou toute autre partie répétitive de vos e-mails.
Les extraits sont enregistrés dans votre bibliothèque de modèles et sont facilement accessibles depuis votre fenêtre de rédaction. Associé à des modèles d'e-mail partageables, vous et votre équipe gagnerez beaucoup de temps sur la maîtrise de Gmail.
Astuce 14 : Planifiez des réunions directement dans Gmail
Pour éviter les allers-retours inutiles visant à convenir d'une heure de réunion, vous pouvez insérer de magnifiques invitations dans votre calendrier directement dans vos e-mails et laisser les autres choisir leurs créneaux de réunion.
Planificateur de réunions Gmelius vous permet de créer une bibliothèque de types de réunions à laquelle vous pouvez accéder directement depuis votre fenêtre de rédaction Gmail ou à l'aide de l'application mobile Gmelius afin de planifier des réunions plus rapidement, même en déplacement.
En conclusion
C'est à votre tour d'appliquer ces conseils Gmail à votre routine quotidienne de messagerie et d'améliorer la façon dont vous et votre équipe communiquez et collaborez. Et en un rien de temps, vous deviendrez un maître de Gmail. Consultez également nos recommandations pour le 10 techniques d'automatisation de Gmail pour gagner des centaines d'heures par jour.
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