15 dicas de produtividade do Gmail para se tornar usuários avançados do Gmail

Gmail power users know something that your average user doesn’t. In this article you will discover a full list of gmail tips:

1. Integrate Gmail with Slack and Trello
2. Organize your inbox with stars
3. Use labels to properly organize your inbox
4. Share email threads instead of forwarding
5. Chat alongside emails for easy collaboration
6. Create rules to automatically filter emails
7. Automate your workflows for immediate productivity
8. Set email reminders with Gmail nudge
9. Schedule emails instead of sending right away
10. Delegate your email account to someone else
11. Use Gmail keyboard shortcuts to save time
12. Search through your emails faster
13. Use Gmelius email snippets
14. Schedule Meetings directly in Gmail

Tip 1: Integrate Gmail with Slack and Trello

The average person has to use way too many tools to get their work done. This creates extra work, duplicating information across platforms, and more places to look at when searching for information.

And if you work with other teams, they may have their tool of preference, so you have to switch context across even more tools and their various platforms.

Sounds familiar? So our first Gmail hack is to integrate Gmail with your daily tools so you can centralize information and get some time and sanity back.

Gmelius integrates in a two-way sync with the most widely used tools by professional teams. Some of your teams may prefer to work from Slack, while others like to manage their tasks with Trello. And they shouldn't have to choose, while worrying about how all the data will be synced across their teammates. Thanks to Gmelius you no longer have to worry about that.

Imagine the time-savings, efficiency, and productivity gains when you can manage your inbox activity without leaving your favorite tools. With Gmelius, a teammate can reply to an email from Slack, or update a due date in Trello, or assign an email to another teammate in Gmail with all information synced in real time.

Now let's get into how you can become a Gmail power user.

Tip 2: Organize your inbox with stars

Using Gmail’s star system, you’ll be able to tag your inbox messages with color-coded shapes and stars. You’ll notice that, by default, your Inbox only provides a yellow star but you also have the choice of tagging messages with other colored stars and icons.

It’s entirely up to you which icons and colors you use, and how you use them. As an example, you might prefer that your urgent messages be tagged with a red exclamation mark, the messages you need to read should be tagged with a yellow star, and messages that must be researched before responding to be tagged with a purple question mark.

How to activate other stars and icons

Follow these simple steps:

1. In the upper right corner of the screen, click the settings (gear) button;
2. From the menu, select Settings;
3. On the General tab in the Stars section, drag the stars you’d like to use from the Not in Use list to the In Use list.

Note: You have to know the star’s name in order to search for starred messages in the search box. Find this by going to the Settings page, General tab, and hovering your mouse over that particular star in the Stars section. For example, the red exclamation mark is known as Red-Bang, and the yellow star is known as Yellow-Star.

How to use stars

When you choose to use a star to tag a message you simply click the star icon until you find the one you want, and Gmail will rotate through the stars you’ve placed in your In Use list. But it gets even simpler.

As an option, you can perform this same task by using the keyboard shortcut s. If you’re sending a message and you want to apply a star, go to the New Message window and click on the three-dot icon in the lower right-hand corner, choose Label, then select Add Star.

Tip 3: Use labels to properly organize your inbox

Labels are one of the easiest and most effective ways of organizing your inbox. Labels are great for categorizing by topic, client, project, action required etc.

For further categorizing you can use sub-labels. For example each of your clients could have his or her own sub-label.Note: If you’re coming from another email system and moving to Gmail, you’re probably wondering why there are no folders. The answer is that Gmail doesn’t use folders: it uses labels. A Gmail conversation can have many labels and be in many locations: Inbox, Sent Mail, All Mail, and so on - which offers the user more flexibility than having messages in only one folder.

If all your Gmail messages are in your inbox and you’ve never used labels before (and many, many people are guilty of this), this is the time to start. And the best part is how Gmelius turns your labels into a shareable collaboration tool that empowers your workflows.

Gmail’s three-step labelling process

If you’re just getting started with Gmail labels, here’s a three-step process to help you get started:

1. Create your labels and sub-labels
2. Apply these labels to the messages that are currently in your inbox
3. Each time you review your inbox you should apply labels to every new message.

Alternatively, you can set up a filter to do this step for you.

How to create a new label

1. Select a message and click on the Labels button on the navigation sidebar
2. And select Create new label
3. Chose a name, decide if you want the label to be nester under a parent label and click on Create.

As an alternative, when a particular email is open, you can create a new label simply by starting to type the name of the label and clicking on create new.

How to apply labels to existing messages

To apply labels to messages in your inbox the easiest methods are as follows:

• From the navigation sidebar, drag the label to the message: Gmail will apply the label and the message will stay in your Inbox
• From the Inbox, drag the message to the label on the navigation sidebar. The label will be applied by Gmail and the message will be moved out of the Inbox
• At the top of the Inbox, use the Move To button or the Labels button to label or move messages; however, it’s usually quicker to use the drag-and-drop method.

How to manage labels

If you want to view all messages that have been tagged with a certain label, click on that label in the navigation sidebar. Labels can be managed on the Labels tab of the Settings page. From here you can specify which labels to hide and which labels to show in both the message list and the label list. You can also remove a label (which doesn’t delete the messages in it) and edit the name of a label.

Check out this ultimate guide to Gmail labels to create a neat, tidy, and well-organized inbox, in a few simple steps.

Tip 4: Share email threads instead of forwarding

Gmelius offers a way for you to capture and share all conversations in an email thread.
Any email conversation can be shared with other teammates for visibility. As opposed to forwarding an email, email sharing allows team members to see future messages on the email thread, to simplify collaboration and empower teams with the most up to date information.

Tip 5: Chat alongside emails for easy collaboration

There is another benefit to email sharing instead of forwarding: it allows you to chat privately alongside an email and @mention your teammates. Need to align quickly, ask for extra information, or provide context to a teammate without having to forward yet another email? Then try email notes. They are so easy to use that they have become one of our user's favorite features.

Click here to learn more and install Gmelius for free.

Tip 6: Create rules to automatically filter emails

Filters are another powerful Gmail feature: they enable you to automatically perform a specific action when a message arrives in your inbox that matches the filter criteria. For example, filters can be created based on the subject line, the sender, content of the message, attachments, or size.

The most popular filters are based on the sender. You can let Gmail know what action you want taken after determining what triggers the filter. One or more of the following actions can be selected:

• Mark as read
• Archive, and skip the inbox
• Mark with a star
• Forward
• Apply with a specific label
• Delete
• Never mark as important
• Always mark as important
• Never send to Spam
• Categorize: (referring to category tabs, like Social, Primary, and so on).

Uma palavra de cautela: os filtros do Gmail economizam muito tempo, mas criar filtros muito gerais pode resultar na perda de mensagens de vital importância. Digamos que você tenha criado um filtro com base em uma palavra na linha de assunto, uma mensagem importante que você queria ler poderia inadvertidamente ser removida da sua caixa de entrada. Geralmente, usar o endereço de e-mail preciso do remetente como filtro produzirá os resultados mais precisos.

Como criar um filtro

Para criar um filtro:

• Na caixa de pesquisa, clique na seta para baixo;
• Em seguida, insira seus critérios de filtro: podem ser mensagens de um remetente específico;
• Em seguida, clique no link “Criar filtro”;

Especifique o que você quer que o Gmail faça quando encontrar uma correspondência, como aplicar uma estrela ou um rótulo.

• Por fim, clique no botão azul “Criar filtro”.

Outra dica do Gmail: se você precisar incluir vários remetentes no mesmo filtro, o endereço de e-mail de cada remetente deverá ser separado pela palavra 'OU', como [email protected] OU [email protected].

Gerenciando filtros

Os filtros podem ser gerenciados na página Configurações usando a guia Filtros.

Nessa página, você pode criar um novo filtro, além de excluir, editar, importar e exportar filtros existentes.

Dica 7: automatize suas tarefas diárias para obter ganhos imediatos de produtividade

Imagine transformar o Gmail em seu assistente virtual. É possível com Gmelius. Aqui estão apenas algumas das ações que você pode automatizar.

• Configurar respostas automáticas
• Atribua e-mails automaticamente a determinados membros da sua equipe.
• Use regras automatizadas para seguir as instruções “Se isso - Então aquilo”.

Você não precisa mais se preocupar com uma caixa de entrada cheia de e-mails aguardando uma resposta ou com o fato de seus clientes não estarem recebendo a atenção imediata que merecem.

Dica 8: defina lembretes por e-mail com o Gmail nudge

Ser um usuário avançado do Gmail também significa não deixar os e-mails passarem despercebidos. Para você não esquecer de acompanhar um e-mail, o Gmail tem um recurso chamado “nudge”. É basicamente um recurso de lembrete. O que ele faz é trazer e-mails antigos de volta ao topo da sua caixa de entrada, com uma sugestão para responder.

Para ativar o nudge do Gmail, vá para as configurações, depois para a guia Geral e, em seguida, role para baixo até “nudge”.

Dica 9: agende e-mails em vez de enviar imediatamente

Ser um usuário avançado do Gmail também significa conhecer seu destinatário. Quando é que o destinatário tem maior probabilidade de abrir seu e-mail? Qual é o horário apropriado para enviar um e-mail?

Um truque simples do Gmail é que, em vez de clicar em “enviar”, clique na pequena seta à direita e selecione “Agendar envio” para enviar seu e-mail na hora certa.

‍Dica 10: delegue sua conta de e-mail para outra pessoa

Com o Gmail, o gerenciamento da sua caixa de entrada pode ser delegado a outra pessoa, como um colega ou assistente. Essa pessoa pode então ler, responder, enviar, excluir e organizar suas mensagens.

Configurar a delegação de e-mail quando você não estiver disponível

Siga estas etapas para configurar a delegação:

1. No canto superior direito da tela, clique no botão Configurações
2. Clique na guia Contas e importação
3. Clique no link Adicionar outra conta na seção Conceder acesso à sua conta
4. Adicione o endereço de e-mail da pessoa à qual você deseja conceder acesso e clique no botão Próxima etapa;
5. Por fim, clique no botão Enviar e-mail para conceder acesso.

A pessoa a quem você escolheu delegar seus e-mails receberá uma notificação do Gmail confirmando sua solicitação.

Entenda as limitações da delegação

Delegar sua conta do Gmail a um colega ou assistente pode ser uma ferramenta muito útil para pessoas ocupadas, mas há limitações. Lembre-se de que a pessoa a quem você delegará acesso deve ter sua própria conta do Gmail e o número de contas que você pode delegar é limitado a uma.

Você também precisa se lembrar de que não pode usar o recurso de delegação do Gmail para criar uma conta de e-mail em grupo; e se o Google perceber que muitas pessoas estão acessando a mesma conta do Gmail, tem o direito de encerrar a conta. Observação: Por padrão, quando um representante abre uma mensagem, ela é marcada como lida. Se você quiser alterar isso, vá para a guia Contas e importação e selecione a opção “Deixar a conversa não lida quando aberta por outras pessoas”.

Como cancelar o acesso à delegação

Digamos que você tenha decidido que não quer mais que alguém tenha acesso à sua conta do Gmail. Para cancelar a delegação, siga estas etapas simples:

1. No canto superior direito da tela, clique no botão Configurações;
2. No menu, selecione Configurações;
3. Em seguida, clique na guia Contas e importação;
4. Clique no link Excluir ao lado do nome da pessoa cujo acesso você deseja cancelar na seção Conceder acesso à sua conta.

E você está pronto!

Outra solução para evitar armadilhas na delegação de e-mail

O Gmelius permite que você compartilhe um e-mail, um rótulo do Gmail ou uma caixa de entrada inteira com sua equipe. Você pode atribuir e-mails ao seu assistente, definir níveis de prioridade ou data de vencimento, para que a propriedade e as prioridades sejam claras. Como bônus, você não precisa mais se preocupar em perder um e-mail já marcado como lido. Descubra como delegue seus e-mails com segurança usando o Gmelius.

Dica 11: use os atalhos de teclado do Gmail para economizar tempo

Você sabia que o Gmail fornece muitos atalhos de teclado, permitindo que você conclua tarefas mais rapidamente?

Se você ainda não os estiver usando, reserve um tempo para se familiarizar com os atalhos e começar a usá-los em suas tarefas comuns do Gmail.

Ativando os atalhos de teclado do Gmail

Por padrão, o Gmail oferece vários atalhos, mas há outros que não estão disponíveis, a menos que você os ative. Siga estas etapas simples para ativar os atalhos:

1. No canto superior direito da tela, clique no botão Configurações
2. No menu, selecione Configurações
3. Selecione a opção Atalhos de teclado na guia Geral
4. Na parte inferior da página, clique no botão Salvar alterações.

Como visualizar uma lista de atalhos de teclado

Este é um truque secreto do Gmail. Imprensa? Para ver uma lista completa de atalhos de teclado: lembre-se disso quando você pressiona a tecla? tecla que você precisa manter pressionada a tecla Shift. Veja abaixo uma lista abrangente de atalhos de teclado.

Impressionante, certo?

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Dica 12: pesquise seus e-mails com mais rapidez

Outra grande perda de tempo é pesquisar no Gmail tentando encontrar uma determinada mensagem de e-mail. Sim, realizar uma pesquisa básica é fácil. No entanto, quando você tem milhares de mensagens do Gmail, estejam elas arquivadas ou na sua caixa de entrada, muitas vezes pode ser difícil encontrar exatamente o que você está procurando.

A solução é aprender a realizar pesquisas avançadas no Gmail.

Para fazer isso, clique na seta à direita do botão de pesquisa.

Agora, na janela de pesquisa fornecida, você pode pesquisar por remetente, localização, assunto, destinatário, anexos, palavras na mensagem ou palavras que não estão na mensagem e data.

Você também tem a opção de usar vários operadores de pesquisa na caixa Pesquisar:

• tem: estrela amarela: Mensagens com uma estrela amarela
• Plano de trabalho para 2020: Mensagens contendo essa frase exata
• Férias em Genebra: Mensagens sobre férias, mas sem Genebra
• rótulo: trabalho de: Helen: Mensagens de alguém chamada Helen com o rótulo 'trabalho'
• depois de: 2020/01/01: Mensagens datadas após 1º de janeiro de 2020

Você pode ver uma lista completa de operadores de pesquisa aqui.

Dica 13: use trechos de e-mail do Gmelius

Muitos de seus e-mails exigem que você insira as mesmas informações. O Gmelius permite que você use uma rápida folga “\”, que pode injetar em um clique, desde:

• Fechamento de e-mails
• Recapitulações de informações
• Lista de documentos necessários
• Processos de integração de clientes e funcionários
• ou qualquer outra parte repetitiva de seus e-mails.

Os trechos são salvos em sua biblioteca de modelos e facilmente acessados a partir da janela de composição. Quando combinados com modelos de e-mail compartilháveis, você e sua equipe economizarão muito tempo em seu caminho para dominar o Gmail.

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Dica 14: agende reuniões diretamente no Gmail

Para evitar idas e vindas desnecessárias de e-mails para combinar o horário da reunião, você pode inserir lindos convites de calendário diretamente nos seus e-mails e permitir que outras pessoas escolham seus horários de reunião.

Agendador de reuniões Gmelius permite que você crie uma biblioteca de tipos de reuniões que você pode acessar diretamente da janela de composição do Gmail ou usando o aplicativo móvel Gmelius para que você possa agendar reuniões com mais rapidez, mesmo em qualquer lugar.

Conclusão

Agora é sua vez de aplicar essas dicas do Gmail à sua rotina diária de e-mail e melhorar a forma como você e sua equipe se comunicam e colaboram. Confira nossas recomendações para o 10 técnicas de automação do Gmail para economizar centenas de horas por dia.

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