Gmail-Power-User wissen etwas, was ein durchschnittlicher Nutzer nicht weiß. In diesem Artikel finden Sie eine vollständige Liste von Gmail-Tipps:
- Integrieren Sie Gmail mit Slack und Trello
- Organisiere deinen Posteingang mit Sternen
- Verwenden Sie Labels, um Ihren Posteingang richtig zu organisieren
- E-Mail-Threads teilen statt weiterzuleiten
- Chatten Sie zusammen mit E-Mails für eine einfache Zusammenarbeit
- Regeln erstellen, um E-Mails automatisch zu filtern
- Automatisieren Sie Ihre Arbeitsabläufe für sofortige Produktivität
- E-Mail-Erinnerungen mit Gmail Nudge einrichten
- E-Mails planen, statt sie sofort zu versenden
- Delegieren Sie Ihr E-Mail-Konto an eine andere Person
- Verwenden Sie Gmail-Tastenkombinationen, um Zeit zu sparen
- Durchsuchen Sie Ihre E-Mails schneller
- Verwenden Sie Gmelius-E-Mail-Schnipsel
- Planen Sie Besprechungen direkt in Gmail
Tipp 1: Integrieren Sie Gmail mit Slack und Trello
Die durchschnittliche Person muss viel zu viele Tools verwenden, um ihre Arbeit zu erledigen. Dies verursacht zusätzliche Arbeit, da Informationen plattformübergreifend dupliziert werden und es gibt mehr Orte, an denen man bei der Suche nach Informationen suchen kann.
Und wenn Sie mit anderen Teams zusammenarbeiten, haben diese möglicherweise ihr bevorzugtes Tool, sodass Sie den Kontext zwischen noch mehr Tools und ihren verschiedenen Plattformen wechseln müssen.
Klingt vertraut? Unser erster Gmail-Hack besteht also darin, Gmail in Ihre täglichen Tools zu integrieren, damit Sie Informationen zentralisieren und etwas Zeit und Verstand zurückgewinnen können.
Gmelius integriert sich in eine bidirektionale Synchronisation mit den am häufigsten verwendeten Tools von professionellen Teams. Einige deiner Teams ziehen es vielleicht vor, von Slack aus zu arbeiten, während andere ihre Aufgaben gerne mit Trello verwalten. Und sie sollten sich nicht entscheiden müssen, während sie sich Gedanken darüber machen müssen, wie all die Daten ihrer Teamkollegen synchronisiert werden. Dank Gmelius müssen Sie sich darüber keine Gedanken mehr machen.
Stellen Sie sich die Zeitersparnis, Effizienz und Produktivitätssteigerung vor, wenn Sie Ihre Posteingangsaktivitäten verwalten können, ohne Ihre Lieblingstools verlassen zu müssen. Mit Gmelius kann ein Teamkollege auf eine E-Mail von Slack antworten, ein Fälligkeitsdatum in Trello aktualisieren oder einem anderen Teamkollegen in Gmail eine E-Mail zuweisen, wobei alle Informationen in Echtzeit synchronisiert werden.
Lassen Sie uns nun untersuchen, wie Sie ein Gmail-Poweruser werden können.
Tipp 2: Organisiere deinen Posteingang mit Sternen
Mithilfe des Sternsystems von Gmail können Sie Ihre Posteingangsnachrichten mit farbcodierten Formen und Sternen kennzeichnen. Sie werden feststellen, dass Ihr Posteingang standardmäßig nur einen gelben Stern enthält. Sie haben jedoch auch die Möglichkeit, Nachrichten mit anderen farbigen Sternen und Symbolen zu kennzeichnen.
Es liegt ganz bei Ihnen, welche Symbole und Farben Sie verwenden und wie Sie sie verwenden. Beispielsweise könnten Sie es vorziehen, dass Ihre dringenden Nachrichten mit einem roten Ausrufezeichen markiert werden, dass die Nachrichten, die Sie lesen müssen, mit einem gelben Stern markiert werden und Nachrichten, die vor der Beantwortung recherchiert werden müssen, mit einem lila Fragezeichen versehen werden.
So aktivierst du andere Sterne und Icons
Folgen Sie diesen einfachen Schritten:
- Klicken Sie in der oberen rechten Ecke des Bildschirms auf die Schaltfläche Einstellungen (Zahnrad).
- Wählen Sie im Menü Einstellungen aus;
- Ziehen Sie auf dem Tab Allgemein im Bereich Sterne die Sterne, die Sie verwenden möchten, aus dem Nicht in Gebrauch Liste zur Im Einsatz Liste.

Hinweis: Sie müssen den Namen des Sterns kennen, um im Suchfeld nach markierten Nachrichten suchen zu können. Du findest ihn, indem du auf der Seite „Einstellungen“ den Tab „Allgemein“ aufrufst und deine Maus über den Stern im Bereich Sterne bewegst. Das rote Ausrufezeichen ist beispielsweise als Red-Bang bekannt, und der gelbe Stern ist als Yellow-Stern bekannt.
Wie benutzt man Sterne
Wenn Sie sich dafür entscheiden, eine Nachricht mit einem Stern zu taggen, klicken Sie einfach auf das Sternsymbol, bis Sie die gewünschte Nachricht gefunden haben. Gmail rotiert dann durch die Sterne, die Sie in Ihrem Im Einsatz Liste. Aber es wird noch einfacher.
Optional können Sie dieselbe Aufgabe mithilfe der Tastenkombination s ausführen. Wenn Sie eine Nachricht senden und einen Stern anbringen möchten, gehen Sie zum Fenster „Neue Nachricht“ und klicken Sie auf das Dreipunktsymbol in der unteren rechten Ecke, wählen Sie „Label“ und dann „Stern hinzufügen“.

Tipp 3: Verwende Labels, um deinen Posteingang richtig zu organisieren
Labels sind eine der einfachsten und effektivsten Möglichkeiten, Ihren Posteingang zu organisieren. Labels eignen sich hervorragend für die Kategorisierung nach Thema, Kunde, Projekt, erforderlicher Maßnahme usw.

Zur weiteren Kategorisierung können Sie Unterlabels verwenden. Beispielsweise könnte jeder Ihrer Kunden sein eigenes Unterlabel haben.Hinweis: Wenn Sie aus einem anderen E-Mail-System kommen und zu Gmail wechseln, fragen Sie sich wahrscheinlich, warum es keine Ordner gibt. Die Antwort lautet, dass Gmail keine Ordner verwendet. Es verwendet Labels. Eine Gmail-Konversation kann viele Bezeichnungen haben und sich an vielen Orten befinden: Posteingang, Gesendete E-Mails, Alle E-Mails usw. Dies bietet dem Nutzer mehr Flexibilität, als Nachrichten in nur einem Ordner zu speichern.
Wenn sich all Ihre Gmail-Nachrichten in Ihrem Posteingang befinden und Sie noch nie Labels verwendet haben (und viele, viele Menschen sind daran schuld), ist dies der richtige Zeitpunkt, um zu beginnen. Und das Beste daran ist, wie Gmelius Ihre Labels in eine verwandelt gemeinsam nutzbares Tool für die Zusammenarbeit das unterstützt Ihre Arbeitsabläufe.
Der dreistufige Kennzeichnungsprozess von Gmail
Wenn Sie gerade erst mit Gmail-Labels beginnen, finden Sie hier ein dreistufiges Verfahren, das Ihnen den Einstieg erleichtert:
- Erstellen Sie Ihre Labels und Subetiketten
- Wenden Sie diese Labels auf die Nachrichten an, die sich derzeit in Ihrem Posteingang befinden
- Jedes Mal, wenn Sie Ihren Posteingang überprüfen, sollten Sie jeder neuen Nachricht Labels zuordnen.
Alternativ können Sie einen Filter einrichten, der diesen Schritt für Sie erledigt.
So erstellen Sie ein neues Etikett
- Wählen Sie eine Nachricht aus und klicken Sie in der Navigationsleiste auf die Schaltfläche Labels.
- Und wähle Neues Etikett erstellen
- Wählen Sie einen Namen, entscheiden Sie, ob das Etikett unter einem übergeordneten Label verschachtelt werden soll, und klicken Sie auf Erstellen.

Als Alternative können Sie, wenn eine bestimmte E-Mail geöffnet ist, ein neues Label erstellen, indem Sie einfach beginnen, den Namen des Labels einzugeben und auf Neu erstellen klicken.
Wie man Bezeichnungen auf bestehende Nachrichten anwendet
Um Nachrichten in Ihrem Posteingang Labels zuzuweisen, gehen Sie am einfachsten wie folgt vor:
- Ziehen Sie das Etikett in der Navigationsleiste auf die Nachricht: Gmail wendet das Etikett an und die Nachricht bleibt in Ihrem Posteingang
- Ziehen Sie die Nachricht aus dem Posteingang auf das Etikett in der Navigationsleiste. Das Etikett wird von Gmail übernommen und die Nachricht wird aus dem Posteingang verschoben
- Verwenden Sie oben im Posteingang die Schaltfläche „Verschieben nach“ oder die Schaltfläche „Labels“, um Nachrichten zu kennzeichnen oder zu verschieben. In der Regel ist es jedoch schneller, die Drag-and-Drop-Methode zu verwenden.
So verwalten Sie Labels
Wenn Sie alle Nachrichten sehen möchten, die mit einem bestimmten Label markiert wurden, klicken Sie in der Navigationsleiste auf dieses Label. Labels können auf der Seite „Einstellungen“ auf der Registerkarte „Labels“ verwaltet werden. Von hier aus können Sie angeben, welche Labels ausgeblendet und welche Labels sowohl in der Nachrichtenliste als auch in der Labelliste angezeigt werden sollen. Sie können auch ein Label entfernen (wodurch die darin enthaltenen Nachrichten nicht gelöscht werden) und den Namen eines Labels bearbeiten.

Schau dir das an ultimativer Leitfaden für Gmail-Labels um in wenigen einfachen Schritten einen ordentlichen und übersichtlichen Posteingang zu erstellen.
Tipp 4: E-Mail-Threads teilen statt weiterzuleiten
Gmelius bietet Ihnen die Möglichkeit, alle Konversationen in einem E-Mail-Thread aufzuzeichnen und zu teilen.
Jede E-Mail-Konversation kann zur besseren Sichtbarkeit mit anderen Teamkollegen geteilt werden. Im Gegensatz zum Weiterleiten einer E-Mail ermöglicht das Teilen von E-Mails den Teammitgliedern, zukünftige Nachrichten im E-Mail-Thread zu sehen, was die Zusammenarbeit vereinfacht und Teams mit den aktuellsten Informationen versorgt.

Tipp 5: Chatten Sie zusammen mit E-Mails für eine einfache Zusammenarbeit
Das Teilen von E-Mails anstelle des Weiterleitens hat noch einen weiteren Vorteil: Sie können privat zusammen mit einer E-Mail chatten und Ihre Teamkollegen @mention senden. Müssen Sie sich schnell abstimmen, nach zusätzlichen Informationen fragen oder einem Teamkollegen Kontext bieten, ohne eine weitere E-Mail weiterleiten zu müssen? Dann versuche es E-Mail-Notizen. Sie sind so einfach zu bedienen, dass sie zu einer der Lieblingsfunktionen unserer Benutzer geworden sind.

Klicken Sie hier, um mehr zu erfahren und Gmelius kostenlos zu installieren.
Tipp 6: Regeln erstellen, um E-Mails automatisch zu filtern
Filter sind eine weitere leistungsstarke Gmail-Funktion: Sie ermöglichen es Ihnen, automatisch eine bestimmte Aktion auszuführen, wenn eine Nachricht in Ihrem Posteingang eingeht, die den Filterkriterien entspricht. Filter können beispielsweise auf der Grundlage der Betreffzeile, des Absenders, des Inhalts der Nachricht, der Anlagen oder der Größe erstellt werden.
Die beliebtesten Filter basieren auf dem Absender. Nachdem Sie festgelegt haben, was den Filter auslöst, können Sie Gmail mitteilen, welche Aktion ausgeführt werden soll. Eine oder mehrere der folgenden Aktionen können ausgewählt werden:
- Als gelesen markieren
- Archivieren und den Posteingang überspringen
- Mit einem Stern markieren
- Vorwärts
- Mit einem bestimmten Etikett auftragen
- Löschen
- Niemals als wichtig markieren
- Immer als wichtig markieren
- Niemals an Spam senden
- Kategorisieren: (bezieht sich auf Kategorietabs wie Social, Primary usw.).
Ein Wort der Vorsicht: Gmail-Filter sind eine wunderbare Zeitersparnis, aber wenn Sie Filter erstellen, die zu allgemein sind, können durchaus dazu führen, dass wichtige Nachrichten übersehen werden. Nehmen wir an, Sie haben einen Filter erstellt, der auf einem Wort in der Betreffzeile basiert. Eine wichtige Nachricht, die Sie lesen wollten, könnte versehentlich aus Ihrem Posteingang verschoben werden. Im Allgemeinen führt die Verwendung der genauen E-Mail-Adresse eines Absenders als Filter zu den genauesten Ergebnissen.
So erstellen Sie einen Filter
Um einen Filter zu erstellen:
- Klicken Sie im Suchfeld auf den Abwärtspfeil;
- Geben Sie als Nächstes Ihre Filterkriterien ein: Dies können Nachrichten von einem bestimmten Absender sein;
- Klicken Sie anschließend auf den Link „Filter erstellen“;

Geben Sie an, was Gmail tun soll, wenn es auf eine Übereinstimmung stößt, z. B. das Anbringen eines Sternes oder eines Labels.
- Klicken Sie abschließend auf die blaue Schaltfläche „Filter erstellen“.
Noch ein Gmail-Tipp: Wenn Sie mehrere Absender in denselben Filter aufnehmen müssen, sollten die E-Mail-Adressen der einzelnen Absender durch das Wort „ODER“ getrennt werden — z. B. [email protected] ODER [email protected].
Filter verwalten
Filter können auf der Seite „Einstellungen“ über die Registerkarte „Filter“ verwaltet werden.

Auf dieser Seite können Sie einen neuen Filter erstellen und vorhandene Filter löschen, bearbeiten, importieren und exportieren.
Tipp 7: Automatisieren Sie Ihre täglichen Aufgaben für sofortige Produktivitätssteigerungen
Stellen Sie sich vor, Gmail zu Ihrem virtuellen Assistenten zu machen. Mit Gmelius ist das möglich. Hier sind nur einige der Aktionen, die Sie automatisieren können.
- Automatische Antworten einrichten
- Ordnen Sie E-Mails automatisch bestimmten Mitgliedern Ihres Teams zu.
- Verwenden Sie automatisierte Regeln, um Ihre „Wenn das — dann das“ -Anweisungen zu befolgen.
Sie müssen sich keine Sorgen mehr machen, dass ein Posteingang mit E-Mails überflutet wird, die auf eine Antwort warten, oder dass Ihre Kunden nicht sofort die Aufmerksamkeit erhalten, die sie verdienen.
Tipp 8: E-Mail-Erinnerungen mit Gmail Nudge einrichten
Als Poweruser von Gmail geht es auch darum, E-Mails nicht durch das Raster fallen zu lassen. Damit Sie nicht vergessen, einer E-Mail nachzugehen, bietet Gmail eine Funktion namens „Nudge“. Es handelt sich im Grunde genommen um eine Erinnerungsfunktion. Es bringt alte E-Mails mit einem Vorschlag zur Beantwortung wieder oben in Ihren Posteingang.

Um den Nudge von Gmail zu aktivieren, gehen Sie zu den Einstellungen und dann zum Tab Allgemein und scrollen Sie dann nach unten zu „Nudge“.
Tipp 9: E-Mails planen statt gleich versenden
Als Gmail Power User geht es auch darum, den Empfänger zu kennen. Wann öffnet Ihr Empfänger Ihre E-Mail am wahrscheinlichsten? Welche Uhrzeit ist angemessen, um eine E-Mail zu senden?
Ein einfacher Gmail-Hack besteht darin, dass Sie nicht auf „Senden“ klicken, sondern auf den kleinen Pfeil auf der rechten Seite klicken und „Senden planen“ auswählen, um Ihre E-Mail zum richtigen Zeitpunkt zu senden.

Tipp 10: Delegieren Sie Ihr E-Mail-Konto an eine andere Person
Mit Gmail kann die Verwaltung Ihres Posteingangs an eine andere Person delegiert werden, z. B. an einen Kollegen oder einen Assistenten. Diese Person kann dann Ihre Nachrichten lesen, beantworten, senden, löschen und organisieren.
Richten Sie die E-Mail-Delegierung ein, wenn Sie nicht verfügbar sind
Gehen Sie wie folgt vor, um die Delegierung einzurichten:
- Klicken Sie in der oberen rechten Ecke des Bildschirms auf die Schaltfläche Einstellungen
- Klicken Sie auf den Tab Konten und Import
- Klicken Sie im Abschnitt Zugriff auf Ihr Konto gewähren auf den Link Weiteres Konto hinzufügen
- Fügen Sie die E-Mail-Adresse der Person hinzu, der Sie Zugriff gewähren möchten, und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Nächster Schritt;
- Klicken Sie abschließend auf die Schaltfläche E-Mail senden, um Zugriff zu gewähren.
Die Person, an die Sie Ihre E-Mails delegieren möchten, erhält eine Benachrichtigung von Gmail, in der Ihre Anfrage bestätigt wird.
Verstehen Sie die Grenzen der Delegation
Das Delegieren Ihres Gmail-Kontos an einen Kollegen oder Assistenten kann für vielbeschäftigte Personen ein sehr praktisches Tool sein, es gibt jedoch Einschränkungen. Denken Sie daran, dass die Person, an die Sie den Zugriff delegieren, über ein eigenes Gmail-Konto verfügen muss und dass die Anzahl der Konten, die Sie delegieren können, auf eines beschränkt ist.
Sie müssen auch bedenken, dass Sie die Delegierungsfunktion von Gmail nicht verwenden können, um ein Gruppen-E-Mail-Konto zu erstellen. Wenn Google feststellt, dass viele Personen auf dasselbe Gmail-Konto zugreifen, liegt es in seinem Recht, das Konto zu schließen. Hinweis: Wenn ein Delegierter eine Nachricht öffnet, wird die Nachricht standardmäßig als gelesen markiert. Wenn Sie dies ändern möchten, wechseln Sie zum Tab Konten und Import und wählen Sie die Option „Konversation ungelesen lassen, wenn sie von anderen geöffnet wird“.
So kündigen Sie den Delegationszugriff
Nehmen wir an, Sie haben entschieden, dass niemand mehr Zugriff auf Ihr Gmail-Konto haben soll. Gehen Sie wie folgt vor, um die Delegierung abzubrechen:
- Klicken Sie in der oberen rechten Ecke des Bildschirms auf die Schaltfläche Einstellungen;
- Wählen Sie im Menü Einstellungen aus;
- Klicken Sie anschließend auf die Registerkarte Konten und Import;
- Klicken Sie im Abschnitt Zugriff auf Ihr Konto gewähren auf den Link Löschen neben dem Namen der Person, deren Zugriff Sie kündigen möchten.
Und du bist bereit!
Eine weitere Lösung, um Fallstricke bei der E-Mail-Delegierung zu vermeiden
Mit Gmelius können Sie eine E-Mail, ein Gmail-Label oder einen gesamten Posteingang mit Ihrem Team teilen. Du kannst deinem Assistenten E-Mails zuweisen, Prioritätsstufen oder ein Fälligkeitsdatum festlegen, sodass Zuständigkeiten und Prioritäten klar sind. Als Bonus müssen Sie sich keine Sorgen mehr machen, dass Sie eine E-Mail verpassen, die bereits als gelesen markiert ist. Entdecken Sie, wie Delegieren Sie Ihre E-Mails sicher mit Gmelius.

Tipp 11: Verwenden Sie Gmail-Tastenkombinationen, um Zeit zu sparen
Wussten Sie, dass Gmail viele Tastenkombinationen bietet, sodass Sie Aufgaben schneller erledigen können?
Wenn Sie sie noch nicht verwenden, sollten Sie sich wirklich die Zeit nehmen, sich mit den Verknüpfungen vertraut zu machen und sie für Ihre allgemeinen Gmail-Aufgaben zu verwenden.
Tastenkürzel von Gmail einschalten
Standardmäßig bietet Gmail eine Reihe von Verknüpfungen, es gibt jedoch andere, die nur verfügbar sind, wenn Sie sie aktivieren. Folgen Sie diesen einfachen Schritten, um Kurzbefehle zu aktivieren:
- Klicken Sie in der oberen rechten Ecke des Bildschirms auf die Schaltfläche Einstellungen
- Wählen Sie im Menü Einstellungen
- Wählen Sie auf der Registerkarte Allgemein die Option Tastenkombinationen
- Klicken Sie unten auf der Seite auf die Schaltfläche Änderungen speichern.

So zeigen Sie eine Liste von Tastenkombinationen an
Dies ist ein geheimer Gmail-Hack. Drücken? Um eine vollständige Liste der Tastenkombinationen anzuzeigen: Denken Sie daran, wenn Sie die Taste drücken? Taste Sie müssen die Shift-Taste gedrückt halten. Unten finden Sie eine umfassende Liste der Tastenkombinationen.
Das ist beeindruckend, nicht wahr?

Tipp 12: Durchsuche deine E-Mails schneller
Eine weitere große Zeitverschwendung ist das Durchsuchen von Gmail nach einer bestimmten E-Mail-Nachricht. Ja, eine einfache Suche ist einfach. Wenn Sie jedoch Tausende von Gmail-Nachrichten haben, unabhängig davon, ob sie archiviert sind oder sich in Ihrem Posteingang befinden, kann es oft schwierig sein, genau das zu finden, wonach Sie suchen.
Die Lösung besteht darin, erweiterte Gmail-Suchen durchzuführen.
Klicken Sie dazu auf den Pfeil rechts neben der Suchschaltfläche.
Jetzt können Sie im bereitgestellten Suchfenster nach Absender, Ort, Betreff, Empfänger, Anlagen, Wörtern in der Nachricht oder Wörtern, die nicht in der Nachricht enthalten sind, und Datum suchen.

Sie haben auch die Möglichkeit, verschiedene Suchoperatoren im Suchfeld zu verwenden:
- hat: gelber Stern: Nachrichten mit einem gelben Stern
- Arbeitsplan 2020: Nachrichten, die genau diesen Satz enthalten
- Urlaub - Genf: Nachrichten über einen Urlaub, aber ohne Genf
- Marke: Werk von: Helen: Nachrichten von jemandem namens Helen mit dem Label 'Arbeit'
- nach:01.2020: Nachrichten, die nach dem 1. Januar 2020 datiert sind
Sie können eine vollständige Liste der Suchoperatoren anzeigen hier.
Tipp 13: Verwenden Sie Gmelius-E-Mail-Schnipsel
In vielen Ihrer E-Mails müssen Sie dieselben Informationen eingeben. Gmelius ermöglicht es Ihnen, einen schnellen Backlash „\“ zu verwenden, der mit einem Klick alles einfügen kann, von:
- E-Mail-Schließungen
- Zusammenfassungen der Informationen
- Liste der benötigten Dokumente
- Onboarding-Prozesse für Kunden und Mitarbeiter
- oder andere sich wiederholende Teile Ihrer E-Mails.

Snippets werden in Ihrer Vorlagenbibliothek gespeichert und können von Ihrem Verfasserfenster aus leicht aufgerufen werden. In Kombination mit gemeinsam nutzbaren E-Mail-Vorlagen sparen Sie und Ihr Team jede Menge Zeit auf Ihrem Weg zur Beherrschung von Gmail.
Tipp 14: Planen Sie Besprechungen direkt in Gmail
Um unnötiges Hin- und Herschicken von E-Mails zur Vereinbarung einer Besprechungszeit zu vermeiden, können Sie schöne Kalendereinladungen direkt in Ihre E-Mails einfügen und anderen die Möglichkeit geben, ihre Besprechungsplätze auszuwählen.
Gmelius-Tagungsplaner ermöglicht es Ihnen, eine Bibliothek mit Besprechungstypen zu erstellen, auf die Sie direkt in Ihrem Gmail-Erstellungsfenster oder mithilfe der mobilen Gmelius-App zugreifen können, sodass Sie Besprechungen auch unterwegs schneller planen können.

Abschließend
Jetzt sind Sie an der Reihe, diese Gmail-Tipps auf Ihre tägliche E-Mail-Routine anzuwenden und die Art und Weise zu verbessern, wie Sie und Ihr Team kommunizieren und zusammenarbeiten. Und im Handumdrehen werden Sie ein Gmail-Meister. Schauen Sie sich auch unsere Empfehlungen für die 10 Gmail-Automatisierungstechniken, um Hunderte von Stunden am Tag zu sparen.
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