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Une communication efficace est essentielle à la réussite de l'entreprise. Une étude récente de Grammarly estime que les entreprises connaissent une Perte de 1,2 billion de dollars chaque année en raison d'une mauvaise communication sur le lieu de travail.
Les responsables de la chaîne d'approvisionnement sont confrontés à la pression des pertes alors que la montée de la pandémie mondiale a poussé de nombreuses équipes de la chaîne d'approvisionnement à reconfigurer leurs opérations en raison de pénuries de personnel et de retards d'expédition. Par conséquent, l'importance de la communication dans la gestion de la chaîne d'approvisionnement n'a jamais été aussi cruciale.
Importance de la communication dans la gestion de la chaîne d'approvisionnement et la logistique
La communication entre les parties prenantes, les fournisseurs et votre équipe interne détermine des résultats positifs. Le manque de communication au sein d'une équipe peut entraîner :
- occasions manquées
- relations clients endommagées
- mauvaise gestion des stocks
- réputation négative de l'entreprise
- livraisons tardives
- perte de revenus
En tant que responsable de la chaîne d'approvisionnement, vos responsabilités sont vastes. De l'achat de matériaux à la gestion des stocks et à la livraison des produits, tout est important pour garantir un résultat positif pour les clients et votre équipe interne.
Ces deux dernières années ont rendu la gestion de la chaîne d'approvisionnement encore plus problématique. Les retards d'expédition dus à la pandémie mondiale ont entraîné des pénuries de main-d'œuvre et de stocks. Les stocks restant modérés, flambée des prix continuent d'avoir un impact sur la majorité de la population. Sans indication claire de la date à laquelle les approvisionnements répondront à la demande, les entreprises continueront de subir des perturbations de la chaîne d'approvisionnement.
Pour maintenir les opérations sans perturber les processus, les équipes de la chaîne d'approvisionnement ont besoin d'une infrastructure concrète pour maintenir une ligne de communication claire entre les membres de l'équipe.
Comment éviter les répercussions négatives sur la gestion de la chaîne d'approvisionnement grâce à une gestion efficace des e-mails
La communication aide votre équipe à rester en contact avec les parties prenantes et les fournisseurs afin de garantir une expérience positive de bout en bout. Et une communication efficace va bien au-delà des interactions en face à face ou mobiles. Le courrier électronique et les autres formes de communication écrites occupent jusqu'à 50 % de la semaine de travail et contribuent au succès d'une organisation.
Meilleures pratiques en matière de courrier électronique et la gestion de projet doit être une priorité pour éviter d'éventuelles pertes de revenus. Il s'agit de s'adapter à l'évolution des circonstances et d'établir une communication efficace au sein de l'équipe. Voici quelques conseils utiles à suivre.
Réduisez les échanges entre les deux parties grâce à une solution de boîte de réception partagée
UNE équipe de la chaîne d'approvisionnement aura plusieurs boîtes de réception à gérer, telles que dispatch@ ou orders@. Une boîte de réception partagée peut aider votre équipe à naviguer dans tous ses comptes de messagerie depuis une plateforme unique, directement depuis sa boîte de réception personnelle. Les boîtes de réception partagées ont révolutionné le mode de fonctionnement des équipes. Ils permettent aux responsables d'attribuer les adresses e-mail des membres de l'équipe pour une meilleure organisation plutôt que de créer de nombreux fils de discussion où des informations importantes peuvent être perdues.
De nombreuses équipes logistiques ont besoin de collaborer avec d'autres départements tout au long de la journée. Pour rationaliser les communications, notes par e-mail peut être utilisé pour créer des conversations informatives en temps réel directement à côté d'un e-mail. Les notes électroniques empêchent la création de fils de discussion et de conversations supplémentaires en dehors du courrier électronique.
Organisez vos e-mails importants
Il est quasiment impossible de réduire à zéro le nombre de vos boîtes de réception, mais organiser l'afflux de tâches peut vous aider à en minimiser la charge. L'organisation des e-mails dans des dossiers ou des étiquettes permet de conserver un enregistrement détaillé de l'emplacement de chaque e-mail important.
En tant que responsable de la chaîne d'approvisionnement, vous pouvez préférer que vos dossiers soient étiquetés en fonction du nom du projet ou d'un nom réservé à certains membres de l'équipe. Par exemple, vous pouvez utiliser les dossiers « Commandes d'expédition » ou « Factures de commande ». Cela permettra de garantir que chaque e-mail appartenant à cette catégorie peut être séparé pour un accès plus facile. Si votre équipe utilise Gmail, les libellés peuvent être utilisés sur le côté gauche de l'interface.
Gmelius, une plateforme de collaboration pour Gmail, propose des libellés Gmail partagés pour les équipes travaillant à partir d'une boîte de réception partagée.
Étiquettes partagées dans Gmail permettez d'organiser le pipeline de votre équipe, de gérer les demandes des clients et de déléguer les e-mails, directement depuis Gmail.
Chaque membre de l'équipe pourra voir où va chaque e-mail pour une meilleure gestion de projet.
Maintenir des réponses uniformes et professionnelles
Répondre à la demande des clients représente la moitié de la bataille en matière de gestion de la chaîne d'approvisionnement. Une relation endommagée avec un fournisseur peut entraîner des retards de livraison ou une pénurie de fournitures. Pour maintenir le professionnalisme et entretenir des relations positives avec les clients, il est essentiel de mettre en place des politiques et des procédures de courrier électronique structurées pour répondre aux clients.
Les modèles d'e-mails peuvent aider votre équipe à être sur la même longueur d'onde quant à la manière de répondre en fonction des normes de l'entreprise. Les modèles peuvent également être utilisés pour automatiser le flux de travail si vous envoyez des e-mails répétitifs.
Offres Gmelius modèles d'e-mails partagés et brouillons d'e-mails partagés pour Gmail. Les équipes peuvent travailler ensemble pour élaborer des réponses uniformes et les partager au sein de votre équipe.
Automatisez si nécessaire
Avec des milliers de courriels qui affluent, il est difficile pour la direction de traiter chacun d'eux de manière adéquate sans occuper la majeure partie de la journée de travail. Cependant, le fait de ne pas adresser les e-mails peut entraîner de mauvaises relations avec les clients et un arriéré d'e-mails.
Pour éviter la surcharge d'e-mails et maintenir des réponses rapides, automatisez autant que possible. L'automatisation permet de rationaliser le flux de travail et de réduire les distractions causées par l'encombrement des boîtes de réception. Gmelius peut aider votre équipe à maximiser la productivité en automatisant les tâches quotidiennes subalternes liées aux e-mails grâce à notre méthodologie d'automatisation simple.
La définition de règles à automatiser avec Gmelius est simple. Si un e-mail contient le mot « expédition », alors l'e-mail peut être directement attribué aux personnes travaillant dans le domaine des expéditions. Cette règle peut également être appliquée aux libellés Gmail. Si un e-mail contenant « expédition » arrive, il peut également être configuré pour être envoyé vers une étiquette Gmail. Cela évite d'avoir à attribuer les e-mails au fur et à mesure qu'ils arrivent manuellement.
De plus, votre équipe peut automatiser les modèles d'e-mails pour améliorer les temps de réponse et garantir le respect des accords de niveau de service (SLA). Étant donné que Gmelius s'intègre à Gmail, les réponses peuvent également être personnalisées pour établir de meilleures relations avec les clients. Au lieu d'utiliser un système automatisé qui donne à chaque client l'impression d'être un autre numéro, Gmelius veille à ce que la sensibilisation de l'entreprise se traduise par une interaction positive.
Gérez les tâches visuellement pour maintenir l'organisation et le flux de travail
Les solutions de gestion visuelle de projet peuvent aider à organiser les e-mails sous forme de tâches afin de garantir que chaque e-mail est envoyé selon le processus nécessaire pour garantir sa réussite.
Supposons, par exemple, que votre équipe commence par communiquer avec une partie prenante. Dans ce cas, vous souhaiterez peut-être créer une tâche qui indique que la conversation initiale avec les parties prenantes a eu lieu et que les fournitures doivent maintenant être commandées auprès du fournisseur.
En interne, votre équipe disposera d'employés désignés affectés à chaque domaine d'expertise. Gmelius aide les équipes à déléguer des tâches aux membres de l'équipe grâce à un Tableau Kanban Gmail.
Les responsables pourront voir la quantité de travail de chaque membre de l'équipe ainsi que l'état d'avancement de la tâche. Un tableau peut être attribué à chaque adresse de boîte de réception partagée. Ainsi, que vous gériez une boîte de réception support@ ou une boîte info@, vous pouvez voir visuellement où se trouve chaque e-mail dans le processus.
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Une communication efficace est un élément essentiel au succès de la gestion de la chaîne d'approvisionnement. Bien que de nombreuses erreurs puissent survenir dans le processus de la chaîne d'approvisionnement, des habitudes efficaces d'organisation du courrier électronique créent des solutions durables pour votre entreprise.
L'importance de la communication dans la gestion de la chaîne d'approvisionnement peut faire la différence entre le succès et l'échec. Pour en savoir plus sur la façon dont Gmleius peut vous aider, découvrez nos fonctionnalités et intégrations et découvrez comment Gmelius est conçu pour améliorer la communication et la collaboration au sein des équipes. Prêt à démarrer ? INSCRIVEZ-VOUS aujourd'hui !
